Zehn Dinge, auf die Sie bei einem EDI Managed Service Provider achten sollten

Bei der Suche nach einem EDI Managed Service Provider (MSP) fragen Sie sich wahrscheinlich: Wo soll ich anfangen? Nun, wir dachten, wir geben Ihnen einen Vorsprung! Wir haben die zehn wichtigsten Punkte zusammengestellt, auf die Sie achten sollten.

1. Integration

EDI ist mit einem hohen Maß an Integration verbunden, und manchmal kann die Integration recht komplex sein, wenn mehrere verschiedene Systeme auf der ganzen Welt beteiligt sind. Es ist wichtig, dass Sie prüfen, ob der Anbieter Ihre Systeme integrieren kann. Erkundigen Sie sich auch, wie viel Erfahrung der Anbieter mit der Integration hat. Hat er schon einmal eine Integration mit Ihrer ERP-Software durchgeführt? Um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Anbieter finden, sollten Sie alle Ihre "Back-Office-Lösungen" besprechen. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie erfahren das Unternehmen und seine Experten sind.

2. Reichweite des Netzes

Unabhängig davon, ob Sie ein Groß- oder ein Nischenunternehmen sind, sollten Sie die Netzreichweite des EDI-Anbieters prüfen. Verfügt er über weltweite Verbindungen? Oder sind sie hauptsächlich in Europa ansässig? Dies kann ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des Anbieters sein. Wenn Ihre Reichweite über die des EDI-Anbieters hinausgeht, sollten Sie sich vielleicht nach einem anderen Anbieter umsehen.

3. Kundenerlebnis

Sind sie rund um die Uhr erreichbar und reagieren sie schnell auf Anrufe und Anfragen? Es ist wichtig, die Details des Kundensupports zu prüfen. Sie möchten sich auf jemanden verlassen können, der immer für Sie da ist und Ihr Unternehmen und die Auswirkungen versteht. Schließlich ist EDI eine unternehmenskritische Funktion, so dass es nicht gut ist, wenn ein Problem vergessen oder mit Verzögerung behoben wird. Dies geht Hand in Hand mit der Unternehmenskultur. Fragen Sie also nach den Unternehmenswerten, um herauszufinden, ob die Person zu Ihnen passen könnte.

4. Proaktive Unterstützung

Überwachen sie Ihren Datenverkehr und beugen proaktiv Problemen vor, anstatt darauf zu warten, dass sie auftreten? Verlassen sie sich auf eine manuelle Überwachung oder verfügen sie über eine ausgeklügelte Software, die sie warnt? Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Probleme im Verborgenen bleiben und nicht an Sie weitergegeben werden. Sie müssen einen Anbieter finden, der transparent ist und mit Ihnen und nicht für Sie arbeiten will.

5. Sicherheit

Wie sicher ist ihre Cloud? Wie sehen ihre Prozesse aus? Schauen Sie sich an, ob sie über die richtigen Akkreditierungen und Zertifizierungen verfügen, um einen sicheren Umgang mit Ihren Daten zu gewährleisten. Haben Sie bestimmte Sicherheitskriterien? Vergewissern Sie sich, dass diese erfüllt werden können oder besser noch, dass sie bereits abgedeckt sind. So ist beispielsweise die Verschlüsselung heute weiter verbreitet als je zuvor. Wenn dies für Ihr Unternehmen erforderlich ist, sollten Sie sich vergewissern, dass die Verschlüsselung vorhanden ist und wie sie eingerichtet wurde.

6. Portfolio von Dienstleistungen / Arten von EDI

Sind sie eine Einheitsgröße für alle? Überlegen Sie, wie groß Ihr Unternehmen ist. Haben sie Kunden ähnlicher Größe, die mit ihrem Service zufrieden sind? Sehen Sie sich die Fallstudien oder Angebote an, um zu erfahren, was Unternehmen wie Sie selbst denken. Wenn Sie ein Nischenunternehmen sind, benötigen Sie möglicherweise eine maßgeschneiderte EDI-Lösung. Einige größere Anbieter könnten versuchen, Ihnen ihre Standardlösung aufzudrängen, also seien Sie vorsichtig. Das kann dazu führen, dass Sie sich für einen kleineren Anbieter entscheiden, der komplexere EDI-Lösungen oft von Fall zu Fall behandelt.

Bei der Auswahl eines EDI-Anbieters ist es außerdem wichtig, darauf zu achten, dass er alle von Ihnen benötigten Dienste und Lösungen anbietet. Zum Beispiel sind Mapping- und Übersetzungssoftware und -dienste eine häufige Anforderung für Unternehmen, die EDI nutzen. Meistens werden sie ad hoc benötigt, aber wenn Sie Ihren bestehenden Anbieter nutzen können, anstatt einen zusätzlichen Anbieter zu suchen, sparen Sie viel Zeit und Mühe.

7. Industrie

Verstehen sie Ihr Geschäft? Schauen Sie sich auch hier die Fallstudien an, um festzustellen, ob sie EDI-Dienste für Ihren Sektor anbieten. Möglicherweise gibt es auf der Website des Anbieters einen Branchenbereich, da einige Anbieter ihre Lösungen auf die jeweilige Branche zuschneiden. EDI variiert oft von Branche zu Branche, da sich die Kommunikationsprotokolle unterscheiden. Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter Ihre Kommunikationsprotokolle unterstützt, denn das könnte der Knackpunkt sein.

8. Haushalt

Wenn Unternehmen nach Lieferanten oder Lösungsanbietern suchen, kommt es oft auf das Budget an. Bei der Suche nach dem Marktführer wird erwartet, dass er im Vergleich zu seinen Wettbewerbern mehr für die Lösung bezahlt. Wir wissen, dass es eine sichere und einfache Option ist, sich für den Marktführer zu entscheiden, aber oft gehen wir davon aus, dass er in der Lage sein wird, eine für das Unternehmen geeignete Lösung anzubieten, so dass wir nicht so viele Fragen stellen. Manchmal machen sie uns den Prozess so einfach, dass wir erst am Ende feststellen, dass ihre Lösung das Budget bei weitem übersteigt!

Gewöhnlich suchen die Marktführer nach großen Unternehmen, mit denen sie große Geschäfte abschließen können. Leider trifft dies auf die meisten Unternehmen nicht zu, und manchmal weigern sich sogar die größeren Unternehmen, einen erheblichen zusätzlichen Betrag für einen "Markennamen" zu zahlen. Auch wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, ist es vielleicht besser, einen Kompromiss einzugehen und mehrere Anbieter zu prüfen. Man weiß nie, vielleicht finden Sie ja das perfekte Angebot.

9. Transparenz

Das Kaufverhalten und die Erwartungen der Käufer haben sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Die Menschen erwarten, dass sie wissen, wofür sie bezahlen, ganz gleich, was es ist. Egal, ob es sich um die Preisgestaltung, um Aspekte des Dienstes wie ein Dashboard oder um die Möglichkeit der Berichterstattung über bestimmte Kennzahlen handelt - wir wollen alles und zwar sofort. Achten Sie bei der Auswahl Ihres EDI-Managed-Service-Anbieters darauf, dass Sie sich über alles im Klaren sind, worauf Sie Zugriff haben möchten, was Sie sehen möchten und was Sie unterstützen soll. Vergewissern Sie sich auch, dass der Anbieter seine Preise für die Lösung und den Service transparent macht. Daraus sollte hervorgehen, was alles enthalten ist und wie viel es kostet. Außerdem sollte angegeben werden, was nicht inbegriffen ist, aber gegen einen Aufpreis erhältlich ist und wie viel.

Außerdem ist der Anbieter offen über seine Lieferanten und Partner. Wie sieht die Lieferkette aus? Besitzen und entwickeln sie die Software selbst und haben sie die volle Kontrolle darüber? Oder verlassen sie sich auf einen Dritten? Wenn letzteres der Fall ist, kann es sehr lange dauern, bis Probleme gelöst werden. Dies kann auch zu einer gestörten Kommunikation führen, und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen werden möglicherweise nicht verstanden.

10. Geschäftskontinuität

In den letzten Jahren ist es für Unternehmen üblich geworden, einen soliden Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs zu haben. Daher lohnt es sich zu fragen, ob der Anbieter einen solchen Plan hat, aber auch, woraus er besteht. Wie stellt er beispielsweise sicher, dass er seine Dienste auch in einem globalen Notfall weiter anbieten kann? Erkundigen Sie sich nach der Ausfallsicherheit des Dienstes und nach den Maßnahmen, die für verschiedene Katastrophenszenarien vorgesehen sind.

Geschäftsdaten sind heute mehr denn je sehr wertvoll. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Dienstanbieter nicht über eine sichere und gut ausgebaute Backup-Umgebung verfügt. Darüber hinaus sollten Sie sich unbedingt fragen, wo Ihre Sicherungskopien aufbewahrt werden. Denn wenn sie sich am selben Standort befinden, ist die Ausfallsicherheit nicht besonders hoch.

Eine weitere wichtige Frage ist die Frage nach dem Return Point Objective (RPO) und dem Return Time Objective (RTO). Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen würde von einer Katastrophe heimgesucht. Wie lange könnten Ihre Geschäftssysteme ausfallen, bevor Sie pleite gehen? Wie viel Geschäft und Geld würden Sie in dieser Zeit verlieren? Wenn Sie wissen, dass Sie es sich nur leisten können, einen Tag lang auszufallen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Anbieter nicht nur Ihre Daten sichern, sondern auch alles innerhalb dieses Zeitrahmens wieder zum Laufen bringen kann.