Die 5 häufigsten Probleme bei der EDI-Implementierung und wie sie zu lösen sind

Wenn Sie über die Einführung von EDI (Electronic Data Interchange) im Jahr 2021 nachdenken, sind Sie nicht allein. Die Störungen des letzten Jahres haben dazu geführt, dass viele Unternehmen über Möglichkeiten zur Verbesserung ihres Lieferkettenmanagements nachdenken. EDI ist ein wichtiges Instrument, das für Stabilität, Transparenz und Optimierung sorgt. Aber nur, wenn es richtig gemacht wird. Eine effektive EDI-Implementierung erfordert Planung. Das müssen Sie tun: 

1. Wählen Sie die richtige Art von EDI-Lösung. 
2. Sorgen Sie für Kompatibilität mit Ihren Partnern in der Lieferkette.
3. Integrieren Sie Daten in Ihrem Unternehmen.
4. Verwaltung von Sicherheit und Kosten. 
5. Abgleich der Ergebnisse mit den Anforderungen und Zielen des Unternehmens.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir unsere mehr als drei Jahrzehnte lange EDI-Erfahrung bei Data Interchange genutzt, um eine Liste der fünf häufigsten Fehler zusammenzustellen, die wir in der Praxis erlebt haben - und Antworten darauf zu geben, wie Sie sie vermeiden können. Wir können EDI-Implementierungen, die schief gelaufen sind, reparieren. Aber wenn Sie von Anfang an richtig vorgehen, können Sie Ihren ROI verbessern und ein effektives Ergebnis vom ersten Tag an sicherstellen. Lassen Sie uns beginnen.

1. Unterschätzung der Komplexität der Lieferkette 

EDI ist eine großartige Möglichkeit, die Komplexität zu überwinden und das Lieferkettenmanagement zu verbessern. Aber wenn Sie Ihre Lieferkette unterschätzen, kann ein Projekt von Anfang an scheitern. Denken Sie daran, dass "EDI" nicht nur eine Sache ist - oder überhaupt eine "Sache". Es handelt sich um eine Methodik, die viele Standards und Übertragungsprotokolle umfasst. Ihre Lösung muss auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und aller Unternehmen innerhalb Ihrer Lieferkette abgestimmt sein.   

Die Globalisierung hat zu größeren Lieferketten geführt, was sowohl die Herausforderungen als auch die Vorteile einer EDI-Implementierung vergrößert. Ein starres EDI-System wird nicht in der Lage sein, all diese Akteure zu verbinden, und könnte Sie mit manuellen Eingaben und Ad-hoc-Verfahren zurücklassen, die den gesamten Sinn Ihrer Investition untergraben.    

Strategien zur Unterstützung: 

Die Art von EDI, die Sie einsetzen, hat einen großen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, die Komplexität zu bewältigen. Managed Services und Cloud-basierte Software können einen Großteil der Integrationsherausforderungen lösen und vereinfachen - mehr dazu im nächsten Abschnitt.    

Neben den branchen- und regionalspezifischen Standards (z. B. VDA in der deutschen Automobilindustrie) gibt es drei allgemeine Standards, die Sie auf jeden Fall einbeziehen müssen: 

• UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): EDIFACT, die einzige wirklich internationale Norm, wurde 1987 von den Vereinten Nationen entwickelt und ist weit verbreitet. 
• ASC X12 (Accredited Standards Committee X12): Der vorherrschende Standard in Nordamerika und oft als "ANSI X12" bezeichnet. Das ASC wurde 1979 vom American National Standards Institute gegründet und pflegt die X12-Standards zusammen mit einer wachsenden Anzahl von XML-Schemata speziell für das Gesundheitswesen, Versicherungen, den öffentlichen Verkehr und das Finanzwesen. 
• GS1 EDI: Als Teil des GS1-Gesamtsystems ist GS1 praktisch eine Untermenge von EDIFACT, die in globalen Lieferketten weit verbreitet ist und von Organisationen wie McKinsey als moderne Entwicklung unterstützt wird. 

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Ihr System eine Reihe verschiedener Übertragungsprotokolle unterstützen kann. Dazu gehören wiederverwendete Protokolle wie FTP, SFTP und HTTP sowie EDI-spezifische Protokolle wie OFTP, X.400 und AS2.

Hohe Transaktionsvolumina, globale Partner und Beziehungen, die sich über mehrere Branchen erstrecken, sind wahrscheinlich allesamt komplizierende Faktoren, um die herum geplant werden muss. Aber Komplexität kann viele Formen annehmen. Unterschätzen Sie zum Beispiel nicht die Herausforderung, einen Lieferanten mit wenig Erfahrung im Umgang mit EDI an Bord zu nehmen. 

Profi-Tipp: Seit seiner Einführung durch Walmart im Jahr 2002 hat AS2 als EDI-Protokoll weiter an Akzeptanz und Beliebtheit gewonnen.

2. Die Wahl des falschen EDI-Typs

"EDI-Typen" sind verschiedene Ansätze für den Informationsaustausch, und jeder hat Vor- und Nachteile. Die Entscheidung, welche Art von EDI für Ihr Unternehmen die richtige ist, ist eine wichtige Vorentscheidung, die sich auf Ihre gesamte Erfahrung mit EDI auswirken wird. Die wichtigsten Arten von EDI sind: 

• Direktes EDI (Punkt-zu-Punkt-EDI): Direktes EDI stellt eine einzige Verbindung zwischen zwei Unternehmen her. Dies bietet die meiste Kontrolle, ist in der Regel vor Ort und kann bei geeigneter Ausführung kostengünstig sein. Es erfordert jedoch auch das meiste firmeninterne Fachwissen, um es effektiv einzusetzen, und kann es schwierig machen, Änderungen und/oder mehrere Protokolle und Standards zu berücksichtigen. 
• EDI über VAN: Ein VAN (oder Value Added Network) ist ein von einem Dritten eingerichtetes privates Netzwerk, das für den Austausch von Dokumenten genutzt wird. Dies erhöht die Flexibilität und lagert die Wartung einer effektiven Lösung aus. 
• Web-EDI: Web-EDI vereinfacht den Informationsaustausch, indem papierbasierte Dokumente mit Webformularen repliziert werden. Auf diese Weise können die Benutzer auf einfache Weise Informationen eingeben, die dann in eine EDI-Nachricht umgewandelt werden. Diese Art von Lösung wird in den meisten Fällen von Dritten angeboten und ist besonders nützlich für Unternehmen (entweder Ihr Unternehmen oder Unternehmen innerhalb Ihrer Lieferkette), die nur begrenzte EDI-Erfahrung haben.

Jede der oben genannten Strategien kann durch Selbstbedienungsoptionen oder als verwalteter Dienst ausgeführt werden. Managed Services sind eine hervorragende Möglichkeit, Implementierungsprobleme zu umgehen, und können langfristig zu nahtlosen Ergebnissen beitragen. Insbesondere wenn Sie eine hybride Lösung aufbauen wollen, die mehrere EDI-Strategien einsetzt, können Managed Services diesen Prozess für Ihr Unternehmen erheblich vereinfachen.  

Empfohlene Lektüre: 10 Dinge, auf die Sie bei einem EDI Managed Service Provider achten sollten.

Strategien zur Unterstützung:    

Moderne EDI-Entwicklungen haben sich auf die Vereinfachung des Umgangs mit EDI konzentriert. Web-EDI ist ein hervorragendes Beispiel dafür, und die Einfachheit der Verwendung von Cloud-basierten Tools (sowohl aus der Sicht der Verwaltung als auch der Benutzer) macht sie zu einem entscheidenden Faktor für eine effektive EDI-Implementierung und langfristige Umsetzung. Wenn Cloud-basierte Tools und Web-EDI-Funktionen nicht als "as-a-service" angeboten werden, ist es wichtig, sie intern zu entwickeln. 

Grundsätzlich gilt, dass eine direkte EDI-Lösung nicht die richtige Wahl ist, wenn Sie nicht über die entsprechenden Fähigkeiten im Unternehmen verfügen. Und vergessen Sie nicht Ihre Lieferkettenbeziehungen. Ihre Lösung muss nicht nur den technischen Anforderungen Ihrer Lieferanten und Kunden entsprechen, sondern auch deren EDI-Kenntnisse und -Reife. Bei jeder EDI-Lösung sollten Sie auf intuitive Dashboards achten, die die Berichterstattung filtern, auf einfache Upload-Tools, die es auch unerfahrenen Benutzern ermöglichen, Daten zu übermitteln, und auf vollständig integrierte Lösungen, die manuelle Schritte minimieren oder abschaffen.   

Profi-Tipp: Der Aufbau einer Hybridlösung, die Elemente mehrerer EDI-Typen kombiniert, ist eine gute Wahl, die die Flexibilität Ihrer Lieferkettenbeziehungen verbessern kann.

3. Verfälschte oder unvollständige Daten

Die Einführung von EDI stellt Ihre vorhandenen Daten auf den Prüfstand und erfordert die Einrichtung von Systemen, die die Erstellung von Daten im Laufe der Zeit vereinfachen. Viele EDI-Formate, wie z. B. EDIFACT, sind nicht für das Lesen oder Verstehen durch Menschen gedacht. Das bedeutet, dass das Erkennen und Beheben von Fehlern eine Herausforderung darstellt und spezielle (und zunehmend seltene) Fähigkeiten erfordert. Selbst wenn dies möglich ist, ist die manuelle Fehlererkennung zeitaufwändig und teuer - und kann immer noch zu Transaktionsfehlern führen.  

Strategien zur Unterstützung:   

Fehlerhafte Daten haben ihren Ursprung oft auf der Ebene der Bestellung. In der Regel handelt es sich um falsche Preise, nicht vorrätige Artikel und/oder doppelte Bestellungen. Der Vorteil von EDI in Bezug auf die Datenqualität besteht darin, dass Sie die Systeme direkt integrieren und menschliche Fehler ausschließen. Die Daten müssen jedoch von vornherein korrekt sein. Der beste Ort, um die Qualität Ihrer Daten zu überprüfen und zu verbessern, ist die Quelle - Ihr ERP oder das Ihres Handelspartners. Daher ist es wichtig, dass Ihr EDI-System über Fehlererkennungswerkzeuge verfügt.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine 100-prozentige EDI-Einführungsrate anstreben, können Sie die Anzahl der manuellen Eingaben innerhalb Ihrer Lieferkette minimieren. Dadurch werden wiederum Datenfehler minimiert.

4. Vergessen der Sicherheit

EDI bringt Sie in engeren Kontakt mit Ihren Partnern in der Lieferkette. Durch den Austausch von Informationen geben Sie aber auch Elemente Ihres internen Systems an diese Partner weiter - und umgekehrt. Internationale Beziehungen können die Dinge noch komplizierter machen, da unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes sowie kulturelle Erwartungen hinzukommen.   

Strategien zur Unterstützung:

Die von EDI ausgehenden Sicherheitsrisiken sind teilweise physiologischer Natur. Realistisch betrachtet haben Sie bereits viele der per EDI übertragenen Informationen mit Ihren Partnern in der Lieferkette ausgetauscht - Sie tun dies jetzt nur in einem neuen Format. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass verschlüsselte Übertragungsprotokolle verwendet werden und dass die Daten auf beiden Seiten ordnungsgemäß gespeichert werden. Das bedeutet, dass Sie die Sicherheitsrichtlinien mit Ihren Partnern offen besprechen und sicherstellen müssen, dass jeder mit einer Reihe von Best Practices einverstanden ist. 

Wichtig ist auch, dass Sie sich über die Sensibilität Ihrer Daten im Klaren sind. Auftragsdaten sind zum Beispiel nicht sehr sensibel. Rechnungen hingegen können sensible Geschäftsinformationen enthalten. Wenn Sie jedoch sehr sensible Daten verwalten, wie z. B. Informationen über das Gesundheitswesen, müssen strengere Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden.

Profi-Tipp: Wenn alle Ihre Daten in einem VAN oder einer anderen gehosteten Lösung gespeichert sind, gibt es weniger bewegliche Teile, die Sie berücksichtigen müssen, um ein sicheres Ergebnis zu erzielen. Allerdings müssen Sie die Sicherheitszertifizierungen Ihres VANs überprüfen - zum Beispiel die Akkreditierung nach ISO 27001.

5. Steigende Kosten

Letztendlich geht es bei EDI um Kosteneinsparungen. Eine effektive EDI-Lösung rationalisiert Ihre Logistik- und Lieferkettenbeziehungen und sorgt für Prozess-, Workflow- und Kosteneffizienz. Aber der Einstieg kann teuer sein, und wenn Sie von Implementierungsproblemen geplagt werden, sind zusätzliche Kosten ein negativer Nebeneffekt. Zumindest wird sich dadurch die Amortisationszeit verlängern. 

Mögliche zusätzliche Kosten können in nahezu jeder Phase anfallen:

• Entwicklung von EDI-Fähigkeiten, Organisationsstrukturen und -prozessen. 
• Aufbau einer EDI-Lösung oder Suche nach einem EDI-Anbieter.
• Digitalisierung von Daten und EDI-Integration in Ihrem Unternehmen. 
• Einführung von EDI bei den Handelspartnern.

Wenn Ihre EDI-Implementierung nicht gut läuft, müssen Sie auch mit Reputationskosten rechnen. Viele Hersteller bestrafen ihre Zulieferer, wenn sie EDI falsch einsetzen, da dies Auswirkungen auf die Produktionslinien hat. 

Strategien zur Unterstützung:

Das Vermeiden von Kostenüberschreitungen ist eine Frage der Planung. Sie brauchen ein klares Verständnis Ihrer Ziele, Ihrer internen Fähigkeiten und Ihrer Beziehungen zur Lieferkette. Dann müssen Sie Entscheidungen treffen, die zu einem System führen, das auf die richtigen Ergebnisse ausgerichtet ist.  

Intern verwaltete Systeme haben das Potenzial, die geringsten direkten Kosten zu verursachen. Wenn dieses System jedoch ausfällt oder erhebliche Änderungen oder Ergänzungen in Ihrem Unternehmen erfordert, können die Vorteile einer internen Lösung schnell verschwinden. EDI über VAN und/oder Web-EDI sind von unschätzbarem Wert für ein Unternehmen, das eine flexiblere Lösung schaffen und Elemente der Implementierung vereinfachen möchte. 

Profi-Tipp: Managed Services können Ihnen den Einstieg erleichtern oder eine langfristig verwaltete Lösung bieten, ohne dass die Kosten in die Höhe schnellen. Lesen Sie mehr über unsere verwalteten Dienste und unseren Beratungsservice, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Vergessen Sie nicht das große Ganze

Entscheidend für eine effektive EDI-Implementierung sind klare Ziele und ein solides Verständnis Ihrer Lieferkette. Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihr internes Fachwissen und denken Sie daran, die Anforderungen Ihrer Lieferanten und Kunden zu berücksichtigen - ihre technischen Anforderungen und ihr EDI-Fachwissen. 

Grundsätzlich sollten Sie versuchen, die Nutzung, Verwaltung und Flexibilität Ihres EDI-Systems in jeder Hinsicht zu vereinfachen. Sie brauchen ein hybrides System, das das gesamte Spektrum an Formaten, Standards und Protokollen abdeckt und auch von Personen mit geringer EDI-Erfahrung genutzt werden kann. Wahrscheinlich bedeutet dies eine Kombination aus EDI über VAN, Web-EDI-Tools und Managed Services.

Und schließlich sollten Sie sich auf die Geschäftsergebnisse konzentrieren, die EDI liefern kann. Ein Teil dieses Nutzens ist die Effizienz der Lieferkette. Aber ein besseres Verständnis Ihrer Lieferkettenbeziehungen kann Ihre strategische und taktische Entscheidungsfindung verbessern und Ihnen helfen, ein stärker auf die Lieferkette ausgerichtetes Unternehmen zu werden.