Wie Sie Ihre EDI- und ERP-Systemintegration optimieren können

Elektronischer Datenaustausch (EDI) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme haben die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und miteinander kommunizieren, verändert. Der EDI-Markt wird bis 2030 ein Umsatzziel von 58,98 Milliarden Dollar erreichen, während der ERP-Markt im selben Jahr auf 71,34 Milliarden Dollar anwachsen soll.1 2

Angesichts dieses Wachstums erkennen die Unternehmen zunehmend, wie wertvoll die Integration der beiden Systeme ist. Auf dem heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Markt ist die Integration Ihrer EDI- und ERP-Systeme nicht nur eine gute Idee - sie ist eine Notwendigkeit.

Mit dem richtigen Ansatz kann die Integration von EDI und ERP die Abläufe erheblich rationalisieren, die Lieferkette vereinfachen und die Effizienz des Unternehmens insgesamt steigern. Aber es gut zu machen, kann leichter gesagt als getan sein.

In diesem Artikel geben wir Ihnen Strategien an die Hand, wie Sie diese Integration optimieren können und wie Sie sie am besten umsetzen.

Brauchen Sie eine Zusammenfassung über EDI und ERP? In unserer Erklärung zur Integration von EDI in Ihr ERP erfahren Sie, warum dieser Prozess so wichtig für Ihr Unternehmen ist.

Die Kosten einer schlechten EDI-ERP-Integration

Während EDI die Front-End-Konnektivität zwischen den Partnern ermöglicht, ist ERP entscheidend für die Speicherung und Analyse von Daten aus einer Hand, was beide zu kritischen Elementen für den Betrieb Ihres Unternehmens und die Kommunikation mit Ihren Partnern macht.

Die Gefahren einer mangelhaften Integration Ihrer EDI- und ERP-Systeme sollten nicht übersehen werden. Einige der Risiken sind:

  • Datensilos und Inkonsistenzen führen zu fehlerhaften Entscheidungen
  • Erhöhte Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler durch manuelle Dateneingabe
  • Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung, die rechtzeitige Lieferungen kosten
  • Ineffiziente Abläufe, die unnötige Kosten verursachen
  • Unfähigkeit, den Betrieb effektiv zu skalieren

Um diese zu vermeiden, ist ein systematischer, strategischer Ansatz für die EDI-ERP-Integration erforderlich. Lassen Sie uns eintauchen.

Kartierung von Daten

Das Herzstück jeder erfolgreichen EDI- und ERP-Integration ist das Datenmapping. Dabei handelt es sich um den Prozess der Verknüpfung von Feldern aus der EDI-Nachricht mit den entsprechenden Feldern in der ERP-Datenbank.

Dies spielt auch bei der Wahl des richtigen EDI-Formats eine Rolle. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Formatpräferenzen, und die Verwendung des falschen Formats kann zu Kompatibilitätsproblemen führen. So ist beispielsweise das X12-Format in der nordamerikanischen Transport- und Logistikbranche weit verbreitet, während das EDIFACT-Format auf globaler Ebene beliebter ist.

Hinzu kommt, dass ERP-Systeme nicht auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind, im Gegensatz zu EDI, das oft mit Lieferketten und Logistik in Verbindung gebracht wird. Das bedeutet, dass es eine Reihe wichtiger EDI-Branchenstandards gibt, die Ihr ERP-System von Haus aus nicht kennt, darunter EDIFACT, TRADACOMS und PEPPOL.

Hier erfahren Sie, wie Sie das Datenmapping angehen:

  • Identifizieren Sie Datenelemente: Bestimmen Sie die Datenelemente, die von der EDI-Nachricht auf das ERP-System abgebildet werden müssen. Dabei kann es sich um Rechnungsdetails, Bestellmengen, Versandinformationen usw. handeln. 
  • Stellen Sie Verbindungen her: Definieren Sie, wie Datenelemente in Ihrer EDI-Nachricht mit den Feldern in Ihrem ERP-System korrelieren. 
  • Regelmäßig testen: Führen Sie mehrere Tests durch, um sicherzustellen, dass die korrekten Daten übertragen werden und dass keine Informationen verloren gehen oder während des Prozesses falsch interpretiert werden. 
  • Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datenmapping-Einrichtung, um sicherzustellen, dass sie weiterhin Ihren sich entwickelnden Geschäftsanforderungen entspricht. 

Empfohlene Lektüre: Weitere Informationen über die Funktionsweise des Datenmappings finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden: Was ist EDI-Mapping?

Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen

Bei der Integration Ihrer EDI- und ERP-Systeme ist es unerlässlich, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre Geschäfts- und Kundendaten zu schützen. Ein EDI-System, das nicht ordnungsgemäß gewartet wird, ist bereits anfällig für Datenschutzverletzungen. Aber wenn diese Verstöße bei der Integration mit Ihrem ERP-System auftreten, riskieren Sie, dass Ihr gesamtes Netzwerk gefährdet wird.3

Sicherheit ist auch entscheidend, um Ihren Ruf und das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten. Wenn Sie regelmäßig mit sensiblen Informationen wie Versanddaten, Kontrollnummern und Rechnungsdaten zu tun haben, ist die Sicherung des Datenaustauschs nicht verhandelbar.

  • Verschlüsselung der Daten: Alle Daten, die zwischen dem EDI- und dem ERP-System übertragen werden, sollten verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. 
  • Kontrollierter Zugang: Führen Sie strenge Maßnahmen zur Zugangskontrolle ein. Nur befugtes Personal sollte Zugang zu sensiblen Daten haben. 
  • Regelmäßige Überprüfungen: Führen Sie regelmäßig Sicherheitsprüfungen durch, um potenzielle Schwachstellen zu ermitteln und sie umgehend zu beheben. 
  • Datensicherung und -wiederherstellung: Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten und erstellen Sie einen Wiederherstellungsplan für den Fall eines Systemausfalls oder einer Sicherheitsverletzung. 

Sicherstellung der Skalierbarkeit

Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre EDI- und ERP-Integration skalierbar ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Ihre Systeme in der Lage sein, größere Datenmengen zu verarbeiten, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Skalierbarkeit kann erreicht werden durch: 

  • Überprüfung der Infrastruktur: Beurteilen Sie regelmäßig Ihre Systeminfrastruktur, um sicherzustellen, dass sie der steigenden Datenlast gewachsen ist. 
  • Flexible Gestaltung: Das Design Ihrer EDI- und ERP-Integration sollte flexibel genug sein, um Änderungen im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. 

Techniken zur Systemüberwachung

Die Systemüberwachung ist ein wesentlicher Bestandteil der Optimierung der EDI- und ERP-Integration. Dadurch können Sie in Echtzeit Einblicke in den Datenfluss und die Verarbeitungszeit gewinnen und feststellen, ob einzelne Komponenten des Systems unzureichende Leistungen erbringen. Eine wirksame Systemüberwachung beinhaltet:

  • Regelmäßige Gesundheitsprüfungen des Systems: Diese Prüfungen helfen, etwaige Anomalien in den Systemaktivitäten zu erkennen. Sie können automatisiert und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden.
  • Verfolgung von Leistungsmetriken: So können Unternehmen die Effizienz ihrer EDI- und ERP-Systeme anhand von Parametern wie der Datenverarbeitungszeit und der Transaktionsabwicklungszeit verfolgen.
  • Fehlermeldungen: Ein robuster Mechanismus zur Fehlerberichterstattung kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.
  • Überwachung von Datenlecks: Dies gewährleistet die Sicherheit sensibler Daten, die die EDI- und ERP-Systeme durchlaufen, und warnt Sie vor möglichen Lecks.

Identifizierung und Behebung von Engpässen

Ein weiterer wichtiger Teil der Optimierung ist das Aufspüren und Beheben von Engpässen. Dabei kann es sich um physische (z. B. unzureichende Systemressourcen), logische (z. B. ineffiziente Datenverarbeitungsalgorithmen) oder operative Engpässe (z. B. unkoordinierte Aktivitäten zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen) handeln. Es ist wichtig, bei der Ermittlung von Engpässen einen systematischen Ansatz zu verfolgen, der Folgendes umfasst:

  • Profiling: Dabei wird das System analysiert, um festzustellen, wo es zu Verzögerungen kommt. Das Profiling kann auf verschiedenen Ebenen durchgeführt werden, von der Untersuchung einzelner Komponenten bis hin zur Bewertung des gesamten Systems.
  • Lasttests: Hierbei wird ein hohes Maß an Benutzeraktivität simuliert, um zu sehen, wie das System mit der Belastung zurechtkommt. Dies kann Leistungsengpässe aufzeigen, die unter normalen Bedingungen nicht auffallen würden.
  • Identifizierung der Grundursache: Sobald ein Engpass identifiziert wurde, geht es darum, die Ursache zu diagnostizieren. Dies könnte die Bewertung von Code, Hardware oder sogar organisatorischen Praktiken beinhalten.
  • Lösung des Problems: Schließlich müssen Maßnahmen ergriffen werden, um diese Engpässe zu beseitigen. Dies könnte System-Upgrades, Neuprogrammierung oder sogar Umschulung des Personals beinhalten.

Optimieren Sie Ihre Datenbank

Die Datenbank ist das Herzstück eines jeden EDI- und ERP-Systems. Sie speichert und verwaltet alle Daten, die Ihre Geschäftsprozesse steuern. Nicht optimierte Datenbanken können zu langsamen Antwortzeiten, längeren Bearbeitungszeiten und Systemverlangsamungen führen. Hier sind einige Strategien, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Regelmäßige Wartung: Regelmäßige Datenbankwartung, wie Defragmentierung und Neuaufbau von Indizes, kann dazu beitragen, dass Ihre Datenbank optimal funktioniert.
  • Datenpartitionierung: Dabei werden Ihre Daten in kleinere, besser zu verwaltende Teile aufgeteilt, die jeweils separat gespeichert werden. Dies kann die Abfrageleistung erheblich verbessern.
  • Zwischenspeicherung: Durch die Speicherung von Daten, auf die häufig zugegriffen wird, können Sie den Datenabruf beschleunigen und die Belastung Ihrer Datenbank verringern.
  • Datenbank-Tuning: Hierbei handelt es sich um den Prozess der Anpassung verschiedener Parameter und Konfigurationen, damit Ihre Datenbank effektiver arbeitet.

Bewertungen der Effizienz

Die Optimierung Ihrer EDI- und ERP-Integration ist kein einmaliges Projekt. Regelmäßige Bewertungen der Integrationseffizienz können sicherstellen, dass Ihr System weiterhin mit maximaler Leistung funktioniert. Diese Bewertungen sollten sich auf Folgendes konzentrieren:

  • Überprüfung der Systemleistung: Überprüfen Sie regelmäßig, wie effektiv Ihre Daten zwischen Ihren EDI- und ERP-Systemen übertragen werden.
  • Bewerten Sie die Kosten der Integration: Beurteilen Sie, ob die Kosten für die Wartung Ihres Systems eine gute Kapitalrendite ergeben.
  • Einhaltung der Vorschriften sicherstellen: Halten Sie sich über Branchenstandards und Änderungen der gesetzlichen Vorschriften auf dem Laufenden, da Verstöße zu Geldstrafen oder Geschäftsverlusten führen können.

Erwägen Sie einen EDI-Partner

Auch wenn die interne Verwaltung von EDI-ERP-Integrationen auf den ersten Blick die einfachste Lösung zu sein scheint, kann sie im weiteren Verlauf zu unnötigen Kosten und Komplikationen führen. Hier kommen dedizierte EDI-Software und -Dienstleistungen ins Spiel.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister können Sie Ihre EDI-ERP-Integration rationalisieren, die Datengenauigkeit verbessern, die betriebliche Effizienz steigern und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Außerdem unterstützt Sie der richtige Anbieter bei der regelmäßigen Überwachung und Prüfung, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

  • Überlegen Sie, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist: Je nach Ihren spezifischen Anforderungen benötigen Sie einen Anbieter, der Selbstbedienungs- oder verwaltete Lösungen anbietet. Ideal ist ein Anbieter, der beides anbietet, so dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
  • Bewerten Sie deren Produktangebot: Suchen Sie nicht nur nach Lösungen, die speziell auf die EDI-ERP-Integration ausgerichtet sind. Prüfen Sie, ob der Dienstleister Ihrer Wahl eine Reihe von Produkten anbietet, die Ihre verschiedenen EDI-Anforderungen abdecken können.

Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe mit Data Interchange

Der Weg zu einer nahtlosen EDI-ERP-Integration kann entmutigend erscheinen. Aber mit den richtigen Praktiken, einem strategischen Ansatz und einem vertrauenswürdigen EDI-Partner kann diese Herausforderung zu einer Wachstumschance werden.

Data Interchange bietet umfassende EDI- und ERP-Integrationslösungen an, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Mit mehr als 35 Jahren Branchenerfahrung, einer Reihe zufriedener Kunden und unserem Engagement für modernste Technologien verfügen wir über das Fachwissen, das Sie benötigen, um den Umgang Ihres Unternehmens mit EDI zu optimieren.

  • Nahtlose API-Integrationen: Unser Value Added Network (VAN) DiNet kombiniert EDI- und API-Konnektivität, um einen reibungsloseren Datenaustausch und die Integration zwischen Ihren Systemen - und Ihren Partnern - zu ermöglichen.
  • Leistungsstarke Mapping-Funktionen: XE ist unsere Antwort für Unternehmen, die eine Mapping-Lösung suchen, die alle gängigen EDI-Formate unterstützt und vollständig in Ihre Systeme und Partner integriert werden kann.
  • Plattform für den verwalteten Dateitransfer (MTF): Unsere erstklassige Integrationsplattform Epic bietet B2B-Integrations- und Managed-File-Transfer-Funktionen und überbrückt so die Lücken zwischen den Systemen und Prozessen Ihres Unternehmens und Ihrer Partner. 
  • Laufende Unterstützung: Wir verfügen über ein engagiertes Team von EDI-Experten, das Ihnen dabei hilft, Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen mit der/den am besten geeigneten Lösung(en) in Einklang zu bringen.

Setzen Sie Ihre betriebliche Effizienz nicht aufs Spiel - sprechen Sie mit einem unserer Experten.

1 Elektronischer Datenaustausch (EDI) Markt im Wert von 58,98 Milliarden Dollar bis 2030 - Exklusiver Bericht von The Insight Partners

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3 Warum die Verwendung von EDI für Ihr Unternehmen ein Cybersecurity-Risiko darstellen kann: Ein Leitfaden für die beste Datenentscheidung 

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