Die Vorteile der ERP- und EDI-Integration

Enterprise Resource Planning (ERP) und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind ein fester Bestandteil von Geschäftsprozessen, seit die Globalisierung die Hyperkonnektivität für eine schnelle Kommunikation über Grenzen hinweg unabdingbar gemacht hat.

Die zunehmende Rechenleistung hat die Verfügbarkeit von Daten erhöht und den Zugang zu hochwertigen Geschäftsinformationen erleichtert. ERP versucht, mehrere unterschiedliche Prozesse zu einem einzigen zusammenzufassen. Während ERP darauf abzielte, Daten zu zentralisieren, sollten EDI-Implementierungen den Datenaustausch zwischen zwei oder mehr Parteien erleichtern und die Logistik und das Lieferkettenmanagement modernisieren. 

Heute wachsen und entwickeln sich sowohl ERP als auch EDI weiter. Fast alle Unternehmen werden irgendwann ERP-Software implementieren müssen, und der EDI-Markt wird voraussichtlich von 1,88 Milliarden Dollar im Jahr 2022 auf 4,04 Milliarden Dollar im Jahr 2029 anwachsen^.1

Da sich diese Geschäftssysteme im Bereich der Beschaffung und des Lieferkettenmanagements überschneiden, wurde viel über die Integration von ERP und EDI diskutiert. Trotz der Tatsache, dass es diese Integrationen bereits seit mehreren Jahrzehnten gibt, hat sich die Einführung nur langsam vollzogen. 

Heute werden wir uns die ERP- und EDI-Integration genauer ansehen. Fangen wir an.

Was ist elektronischer Datenaustausch?

Kritische Informationen, die traditionell auf Papierdokumenten übermittelt wurden. Dies beinhaltet: 

• Prognosen zur Lieferung
• Kaufaufträge
• Lieferscheine
• Rechnungen

EDI kam erstmals in den 1960er Jahren auf, aber erst später nahmen viele Unternehmen und Organisationen in der ganzen Welt EDI in ihr Repertoire auf. Jahrzehnte später haben sich die EDI-Lösungen durch Entwicklungen wie die folgenden verändert

• EDI über VAN
• Web-EDI
• API-Integration
• Verwaltete Dienste

Die Vorteile von EDI

EDI-Lösungen wurden entwickelt, um die Kommunikation zwischen Unternehmen zu erleichtern und Papierdokumente und menschliche Fehler zu vermeiden. Moderne Lösungen nutzen jetzt Cloud Computing, API-Integrationen und Mehrwertnetzwerke (VANs) - und bieten so Zugang zu modernsten Tools und beschleunigen sowohl die Bereitstellung als auch die Einarbeitung. 

Die Funktionen, die mit dem Einsatz dieser modernen Lösungen einhergehen, können Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, darunter:

• Höhere Geschwindigkeit: EDI rationalisiert die Kommunikation innerhalb der Lieferketten. Die elektronische Übertragung von Geschäftsdokumenten und -daten ist der manuellen Verarbeitung weit überlegen und erhöht die Geschwindigkeit des Geschäftszyklus um 61 %.²
• Kosteneinsparungen: Ein schnellerer Geschäftszyklus sorgt für bessere Ergebnisse in der gesamten Lieferkette, von der Beschaffung und Lieferung bis zur letzten Meile. EDI senkt die Transport- und Lagerkosten, verringert die Abhängigkeit von Lagerflächen und erleichtert die Just-in-Time-Logistik (JIT).
• Höhere Genauigkeit und weniger Fehler: EDI ermöglicht einen präzisen Datenaustausch von Computer zu Computer. Der automatisierte elektronische Austausch verringert die Abhängigkeit vom Austausch von Papierdokumenten und der manuellen Dateneingabe, wodurch die Genauigkeit verbessert und Fehler reduziert werden.
• Höhere Effizienz: Modernes EDI nutzt die Automatisierung zur Optimierung von Prozessen. Dadurch können Unternehmen die für langwierige manuelle Bearbeitung aufgewendeten Arbeitsstunden reduzieren und ihre Bemühungen auf die Steigerung der Effizienz ausrichten. In einer Studie über modernes EDI rangierten eine höhere Dokumentengenauigkeit und Effizienz an erster und zweiter Stelle der wichtigsten Vorteile.³
• Konnektivität: Moderne EDI-Systeme lassen sich in andere Unternehmenstools und -plattformen, wie z. B. ERP-Systeme, integrieren. EDI-Daten sind nicht mehr in einer einzelnen Fachabteilung isoliert - sie können in andere Anwendungen eingespeist werden, um Geschäftseinblicke und Analysen zu bereichern. 

Was ist ein ERP?

Etwa zur gleichen Zeit wie EDI begann die Einführung von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) auf dem allgemeinen Markt. Grundsätzlich zielt ERP darauf ab, mehrere Geschäftsaufgaben und -prozesse zu kombinieren und zu zentralisieren, darunter: 

• Buchhaltung
• Beschaffung
• Projektleitung
• Risikomanagement 
• Einhaltung der Vorschriften

ERP-Software wird zwar von SAP, Oracle, Sage, Epicor und Intuit dominiert, aber es gibt auch zahlreiche andere branchenspezifische Optionen. 

Interessanterweise ist die ERP-Software einen ähnlichen Weg gegangen wie EDI, nämlich von Vor-Ort-Installationen zur Cloud-Integration.

Die Vorteile von ERP

ERP integriert ehemals getrennte Geschäftsprozesse in eine übergreifende ERP-Plattform. Das Ergebnis ist die Erleichterung eines schnellen Datenaustauschs zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, wodurch die Transparenz der Daten eines Unternehmens erhöht wird.

Darüber hinaus verfügen ERPs über zahlreiche Funktionen zur Gewährleistung der Datenintegrität bei der Aufnahme von Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich automatischer Datenvalidierung, -bereinigung und -deduplizierung. Ziel ist es, eine einzige zentrale Quelle der Wahrheit zu schaffen, in der alle Unternehmensressourcen aufgeführt sind.

Letztendlich kann der Einsatz eines ERP den Unternehmen Folgendes bieten:

• Verbessertes Berichtswesen
• Kosteneinsparungen
• Prozessverbesserungen
• Effizientes Management der Lieferkette 

Was bedeutet ERP- und EDI-Integration?

Datenkonnektivität und -integration sind in der agilen und schnelllebigen Welt von heute unerlässlich. EDI und ERP sind beides grundsätzlich datenzentrierte Anwendungen, und die Förderung der Querkommunikation zwischen beiden gewährleistet, dass Daten mobilisiert und nicht in Silos gespeichert werden. 

Um die schwer fassbare "Single Source of Truth" für alle ihre Daten zu schaffen, müssen Unternehmen versuchen, Daten von EDI-Plattformen in ihr ERP zu integrieren, sei es über die Oracle EDI-Integration oder andere wichtige ERP-Systeme. Angesichts der Tatsache, dass etwa 88 % der Unternehmen, die EDI nutzen, auch ERP einsetzen, ist eine Integration sinnvoll, um zwei geschäftskritische Plattformen zu verbinden.

Das Problem ist, dass ERP allgemeiner und übergreifender ist, während EDI speziell auf Lieferketten und Logistik ausgerichtet ist. Darüber hinaus verwenden EDI-Standards wie EDIFACT, TRADACOMS und PEPPOL ihre eigene Struktur und Syntax, die der ERP-Software nicht ohne weiteres bekannt ist. 

EDI-Daten sind jedoch eindeutig wertvoll für ein ERP-System und umgekehrt - es ist nur eine Frage der Integration des EDI-Frontends in das ERP-Back-End. Auf diese Weise können die Systeme miteinander kommunizieren, um interne und externe Daten auszutauschen und automatisierte Workflows zu erstellen.

Warum sollten Sie EDI und Ihr ERP-System integrieren?

Die ERP- und EDI-Integration ermöglicht es, Prozesse zwischen EDI-Lösungen und ERP-Systemen zu automatisieren. Dadurch wird die Übertragung von geschäftskritischen Informationen optimiert und die Geschäftszyklen werden beschleunigt. 

Wenn beispielsweise der Lagerbestand eines Kunden zur Neige geht, wird eine EDI 850-Bestellung erstellt und an den Lieferanten gesendet. Ohne die Integration von EDI und ERP müsste die Bestellung manuell beim Lieferanten aufgegeben werden. Die EDI-Integration mit dem ERP des Lieferanten kann jedoch den Prozess der Bestandsauffüllung ohne menschliches Eingreifen automatisieren, da die Bestellung durch ERP-Daten ausgelöst wird, die anzeigen, dass der aktuelle Bestand niedrig ist.

Einfach ausgedrückt: Die Integration von EDI in ein ERP-System erleichtert die Automatisierung und Analyse, schafft interne Effizienz und verringert die Gefahr menschlicher Fehler bei geschäftskritischen Dokumenten.

Die Vorteile von integriertem EDI

Die ERP-zu-EDI-Integration schafft eine Verbindung zwischen internen und partnerorientierten Lieferkettenprozessen. Die Verbindung der beiden ist für die Modernisierung der Lieferketten von entscheidender Bedeutung, denn sie schafft ein stärkeres Wertangebot für Partner und stärkt gleichzeitig die internen Geschäftsprozesse. 

Die Vorteile der EDI-Integration sind beträchtlich, aber die vielleicht wichtigsten für Unternehmen sind folgende: 

• Integration von Front-End-EDI und Back-End-ERP: EDI bietet eine Front-End-Konnektivität zwischen den Handelspartnern, während ERP die Aufzeichnung und Analyse aus einer Hand ermöglicht. Die Kombination dieser beiden Systeme verbessert die Effizienz und reduziert Fehler durch die Automatisierung der Verarbeitung von Geschäftsdokumenten.
• Geringere Kosten: Die EDI-Integration mit ERP ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten zu minimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie menschliche Fehler und die damit verbundenen Geschäftskosten reduzieren oder sogar ganz vermeiden.
• Prozessoptimierung: Automatisierte Pipelines zwischen EDI und ERP optimieren die Prozesse und beschleunigen die Geschäftszyklen. Unternehmen können lieferkettenbezogene Daten wie verfügbare Bestände, Umsatzprognosen und Lagerkapazitäten mit EDI integrieren, um reaktionsschnelle Lieferkettenprozesse zu erleichtern. Eine solche Automatisierung ist für das Just-in-Time (JIT) -Lieferkettenmanagement unerlässlich.
• Verbesserte Transparenz: Die Schaffung einer einzigen Quelle für ERP- und EDI-Daten verbessert die Transparenz der gesamten Lieferkette. Durch die Integration können Unternehmen ihre EDI-Daten zusammen mit anderen Unternehmensdaten analysieren und dabei die Datenanalyse- und Visualisierungstools ihres ERP-Systems voll nutzen. 

In Anbetracht dieser Vorteile sollten Unternehmen versuchen, ihre EDI- und ERP-Systeme zu verbinden, um die Funktionalität beider Systeme zu verbessern. Während die Integration früher eine schwierige Aufgabe war, ermöglichen Integrations-Gateways mit Mapping-Funktionen, verwalteten Dateiübertragungen (MFTs) und Sicherheit auf Unternehmensniveau eine reibungslose Kommunikation zwischen EDI und ERP-Systemen.

Sichere Integrationslösungen

EDI- und ERP-Integrationen erfordern Flexibilität und Sicherheit, um einen schnellen Datenaustausch und die Übersetzung von Dokumenten zwischen verschiedenen Formaten und Standards zu ermöglichen. Erst dann können Unternehmen die Dokumentenverarbeitung automatisieren, um menschliche Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Unser Value Added Network DiNet von Data Interchange kann Ihnen dabei helfen, genau das zu tun. Die umfassende Unterstützung von DiNet für die Übersetzung von Protokollen und Datenformaten ermöglicht Ihnen die Verwaltung einer einzigen Verbindung mit Zugang zu über 10.000 Geschäftspartnern. Darüber hinaus profitieren Sie von einer vollständigen Transparenz des Datenaustauschs mit einer integrierten Audit-Trail-Funktionalität, ausgefeilten Analyse- und Berichtsfunktionen. 

Zusätzlich zu der umfassenden Unterstützung für gängige ERP-Systeme, die das automatische Senden und Empfangen von Daten aus ERP-Systemen ermöglicht, bietet DiNet:

• Konsistente Serviceverfügbarkeit: Eine Service-Zuverlässigkeit von über 99,95 % gewährleistet, dass Sie EDI-Nachrichten mit minimalen Unterbrechungen übertragen können. 
• Umfassende Sicherheit: Dank der Datenverschlüsselung und der ISO 27001-Zertifizierung können Sie und Ihre Partner sicher sein, dass Ihre wichtigen Dokumente stets geschützt sind.
• Zugang zu hochmodernen Tools: Mit Dashboards, die mit Filter-, Änderungs- und Berichtsfunktionen ausgestattet sind, erhalten Sie Einblick in die Daten, die für Sie wichtig sind.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Sie bei der EDI-ERP-Integration unterstützen können, setzen Sie sich noch heute mit unserem Team in Verbindung.

¹ Fortune Business Einblicke

² Vorteile von EDI - EDI-Grundlagen

³ Rangfolge der Vorteile von EDI