EDI im eigenen Haus oder als Managed Service

Welche ist die richtige für Sie?

Seine Fähigkeit, den Austausch von elektronischen Dokumenten von Computer zu Computer in Echtzeit zu digitalisieren und zu vereinfachen, hat dazu geführt, dass 85 % der Unternehmen, darunter so bekannte Namen wie Amazon, den elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzen.1

Auch wenn die globalen Prozesse und Abläufe auf den Märkten immer komplexer werden, bleibt die Leistungsfähigkeit von EDI für eine Vielzahl von Sektoren, wie z. B. die Industrie, relevant und zunehmend notwendig:

  • Automobilindustrie
  • Logistik
  • Herstellung 
  • Einzelhandel
  • Gesundheitswesen

Für Unternehmen, die die Vorteile der EDI-Implementierung voll ausschöpfen wollen, ist eine effektive Implementierung unerlässlich. Während firmeninterne Lösungen traditionell die logischste Lösung für Unternehmen sind, erfreuen sich Managed Services aufgrund ihrer Einfachheit und Effizienz zunehmender Beliebtheit. 

In diesem Artikel betrachten wir beide Ansätze im Detail und ermitteln, welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist. Lassen Sie uns beginnen.

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Was ist EDI und warum ist es wichtig?

Die Geschichte von EDI reicht bis in die 1960er Jahre zurück, als Ed Guilbert es als standardisiertes System entwickelte, um die Verfolgung von Fracht über Telex, Funk, Fernschreiber und Telefon zu ermöglichen. Eine breite Anerkennung fand EDI jedoch erst in den 90er Jahren, als die Unternehmen den Wert einer Methodik erkannten, die den freien Fluss wichtiger Geschäftsdokumente ermöglichte.

Mit Hilfe einer Reihe von bewährten Verfahren, Standards und Prozessen, die den elektronischen Austausch wichtiger Geschäftsdokumente ermöglichen, macht EDI seither komplexe und papierbasierte Prozesse überflüssig. Dies hat zu einer erheblichen Vereinfachung des Dokumentenaustauschs geführt, z. B. bei Bestellungen, Zolldokumenten, Rechnungen und vielem mehr. 

Neben verbesserten Lieferantenbeziehungen und effizienten Prozessen hat EDI den Unternehmen in den letzten Jahrzehnten eine Reihe von Vorteilen gebracht, darunter:

  • Erhöhte Transparenz: Die vollständige End-to-End-Transparenz der Bestellprozesse für Unternehmen und ihre Handelspartner ermöglicht verbesserte Beziehungen sowie fundierte Entscheidungen, die Serviceverbesserungen erleichtern.
  • Geringere menschliche Fehler: Durch den Wegfall der manuellen Eingaben wird das Risiko menschlicher Fehler, die zu Missverständnissen, Auftragsverzögerungen und anderen unnötigen Rückschlägen führen können, erheblich verringert. 
  • Höhere Geschwindigkeit: Durch den automatisierten Kommunikationsfluss, der in Echtzeit ausgetauscht wird, entfällt die Notwendigkeit, Informationen erneut einzugeben oder Lieferzeiten abzuwarten, und es werden wesentlich schnellere Prozesse und Ergebnisse erzielt.
  • Verbesserte Effizienz: Schnellere, automatisierte Prozesse erhöhen die Effizienz der Lieferkette und geben den Teams die Möglichkeit, sich auf andere Bereiche des komplexen Handels zu konzentrieren, z. B. auf Akquisitionen und Beziehungsmanagement. 

Wie jeder Prozess hat sich auch EDI weiterentwickelt, wobei ältere Lösungen aufgrund der sich ändernden Anforderungen des globalen Handels immer weniger effizient und in einigen Fällen sogar veraltet sind. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre EDI-Lösung sorgfältig auswählen. Das bedeutet, dass sie zwischen den beiden gängigsten Optionen für den EDI-Einsatz wählen müssen:

  • Inhouse EDI: Eine EDI-Lösung, die von einem internen Expertenteam implementiert, verwaltet und gepflegt wird.
  • Managed EDI: Eine EDI-Lösung, die von einem Drittanbieter implementiert und verwaltet wird, ohne dass Software gekauft oder unternehmensweit eingesetzt werden muss.

Schauen wir uns diese beiden Ansätze einmal genauer an.

Innerbetriebliches EDI

Unternehmen, die EDI intern einsetzen wollen, müssen investieren. Sowohl in eine spezielle EDI-Infrastruktur als auch in interne Teams mit dem Wissen und der Erfahrung, die für einen reibungslosen Betrieb des Systems erforderlich sind.

Bei diesem Ansatz werden alle EDI-Prozesse intern abgewickelt, einschließlich der Implementierung der Server und Maschinen, die für eine umfassende EDI-Lösung erforderlich sind. Darüber hinaus müssen die Teams darauf vorbereitet sein, Probleme und Störungen schnell zu beheben, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse ohne Unterbrechung weiterlaufen.

Vorteile von internem EDI

Inhouse-EDI ist seit dem Aufschwung von EDI in den 90er Jahren eine der beliebtesten Formen der Implementierung. Auch wenn diese Art der Implementierung angesichts der immer komplexeren EDI-Anforderungen und der globalen Lieferkettenbeziehungen etwas in Vergessenheit geraten ist, kann gut gehandhabtes Inhouse-EDI den Unternehmen immer noch eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter: 

  • Freiheit von der Abhängigkeit von einer dritten Partei
  • EDI-Fachleute mit detaillierten Kenntnissen der Unternehmensinfrastruktur
  • Vollständige Kontrolle über EDI-Prozesse und -Kommunikation
  • Interne Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Reputation
  • Die Fähigkeit, sofortige Systemänderungen vorzunehmen
  • Auf individuelle Anforderungen und Handelspartnerschaften zugeschnittene Lösungen

Kosten für internes EDI

Traditionell waren die finanziellen Auswirkungen der internen EDI-Einführung der größte Nachteil dieses Ansatzes. Nicht nur die Investitionen in die EDI-Infrastruktur, sondern auch die Notwendigkeit, spezielle Teams von Fachleuten zu beschäftigen, hat zweifellos dazu geführt, dass die Kosten mit der Weiterentwicklung der EDI-Funktionen eskaliert sind. 

Um effektiv zu sein, muss EDI im Unternehmen außerdem auf Marktveränderungen reagieren und sich diesen anpassen, was zusätzliche und oft versteckte Kosten verursacht, z. B:

  • Wartung, Aktualisierung und Reparaturen
  • EDI-Überwachung
  • Laufende Lizenzierungsgebühren
  • Entwicklung der Infrastruktur einschließlich Server und Technologie

Die oft zeitaufwändige Bearbeitung all dieser Aspekte kann Unternehmen auch Effizienz kosten, da Ressourcen benötigt werden, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. Dennoch kann die vollständige Kontrolle über die Lieferkettenbeziehungen, die unternehmensinterne Lösungen bieten, bei richtiger Handhabung zu einem Management der Lieferantenbeziehungen beitragen, das langfristig erfolgreiche Handelspartnerschaften gewährleistet. 

Verwaltete Dienstleistung EDI

Managed Service EDI ist ein ausgelagertes Bereitstellungsmodell, bei dem ein Drittanbieter die volle Verantwortung für die EDI-Implementierung, Wartung und Verwaltung eines Unternehmens übernimmt. 

Bei dieser Option müssen die Unternehmen nicht selbst in eine EDI-Infrastruktur investieren, sondern können diese Funktionen an Unternehmen auslagern, die bereits im Rahmen etablierter EDI-Implementierungen mit bereits voll ausgebildeten Teams von Fachleuten arbeiten.

Vorteile von Managed Service EDI

Die Anforderungen der modernen Lieferketten haben dazu geführt, dass Managed Service EDI in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist. Das liegt daran, dass vollständig verwaltete Lösungen, die die Handhabung aller EDI-Komponenten durch Dritte sicherstellen, einschließlich Mapping, Wartung und darüber hinaus, Unternehmen, die über keine EDI-Expertise verfügen, Erleichterung und Effizienz bieten. 

Die Möglichkeit der Umverteilung interner Ressourcen als Ergebnis von Managed EDI kann auch zu Wachstumsmöglichkeiten an anderer Stelle führen, und weitere Vorteile dieser Option sind:

  • Erschwinglicher Zugang zu speziellem EDI-Fachwissen
  • Bearbeitung spezifischer Anforderungen von Handelspartnern durch Dritte
  • Kontinuierliche Überwachung zur Verringerung von Konnektivitätsproblemen
  • Geringere Investitionen in die Infrastruktur
  • Zugang zu aktueller EDI-Technologie
  • Agile EDI-Implementierungen
  • Verbesserte Reaktionsfähigkeit der Handelspartner

Kosten des Managed Service EDI

Erschwinglichkeit ist einer der Hauptvorteile von Managed Service EDI, das traditionell auf einem Abonnementmodell basiert. Dennoch ist EDI mit Managed Services nicht garantiert kosteneffizient, und schlecht gewählte Anbieter bergen auch preisliche Risiken: 

  • Unpassende EDI-Prozesse
  • Verlust der Kontrolle über die EDI-Implementierung
  • Versteckte Kosten, z. B. für technische Weiterentwicklungen und Überwachung
  • Zeitaufwendige Akquisitionen 

Um erschwinglich zu sein, muss ein EDI-Managed Service den richtigen Partner und die richtige Lösung finden. Insbesondere die Investitionsrendite (ROI) im EDI-Bereich hängt von Partnerschaften ab, die bestimmte Vorteile bieten, wie z. B. Vorabpreise, maßgeschneiderte Unternehmensunterstützung und laufende EDI-Bearbeitung, was alles schwer zu finden ist.

Erhalten Sie die Unterstützung, die Sie für Ihre EDI-Lösung benötigen

Die vollständige Kontrolle, die sie den Unternehmen bietet, bedeutet, dass eine interne EDI-Lösung für viele Unternehmen immer noch eine verlockende Option ist, insbesondere für solche mit etablierten internen Teams und Fachwissen. Da sich die Lieferketten jedoch weiterentwickeln und neue Herausforderungen entstehen, führen Einschränkungen oder veraltete Lösungen zu betrieblichen Rückschlägen.

Aus diesem Grund werden gemanagte EDI-Implementierungen, die erweiterten Support bieten, immer beliebter, aber Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie den richtigen Anbieter wählen. Bei Data Interchange haben wir dies mit EDI-as-a-Service vereinfacht, einer Lösung, die Cloud-basierte Tools mit Managed Services kombiniert. 

Wir sind davon überzeugt, dass diese Überarbeitung des 21. Jahrhunderts die Zukunft von EDI ist und eine Reihe von Vorteilen bietet, die anderswo nur schwer zu finden sind, darunter:

  • Sichtbarkeit und Kontrolle: Cloud-basierte Tools und Dashboards liefern Echtzeitanalysen und einen ganzheitlichen Überblick über die Lieferkette, sodass Sie stets die Kontrolle behalten. 
  • Unterstützung auf Abruf: Der Zugang zu gemanagtem Support, wann immer Sie ihn benötigen, vereinfacht die erfolgreiche Abwicklung von Lieferbeziehungen und hilft Ihnen gleichzeitig, internes EDI-Fachwissen zu entwickeln.
  • Vereinfachtes Onboarding: Die flexible Verwendung mehrerer EDI-Typen vereinfacht das Onboarding über das gesamte Spektrum der EDI-Standards hinweg, so dass die EDI-Abwicklung endlich aus einer Hand erfolgt. 

Ohne Ihren internen Teams die Kontrolle zu entziehen, bietet dies eine kosteneffiziente, verwaltete Bereitstellungsoption, die die anpassungsfähigen, stets verfügbaren EDI-Lösungen gewährleistet, auf die moderne Lieferketten angewiesen sind.
Um aus erster Hand zu erfahren, warum EDI-as-a-Service die richtige Bereitstellungsoption für Sie sein könnte, sprechen Sie noch heute mit einem vertrauenswürdigen Data Interchange-Experten.

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