Wie Sie den richtigen EDI-Anbieter auswählen

Bis vor kurzem mussten sich die meisten Unternehmen, die sich an den elektronischen Datenaustausch (EDI) wagten, nicht allzu viele Gedanken über die Wahl des Anbieters machen. Großkunden gaben als Bedingung für die Geschäftsabwicklung in der Regel Standards, Technologien und Anbieter vor. Heute ist EDI auf einem wettbewerbsorientierten Markt als verwalteter oder kostenpflichtiger Dienst weit verbreitet und erfordert relativ wenig Engagement. Der Wechsel Ihres EDI-Anbieters sollte relativ einfach und kostengünstig sein.

Es zahlt sich jedoch aus, diese Entscheidung von Anfang an richtig zu treffen und dabei einige der Probleme zu vermeiden, die bei einigen VAN-Anbietern (Value Added Network) "alten Stils" aufgetreten sind, nämlich: Selbstgefälligkeit, Verschlechterung der Dienstleistungen, höhere Preise und oft wahnsinnig komplexe Gebührenmechanismen. Trotz der weithin bekannten Vorteile von EDI haben diese viele Unternehmen davon abgehalten, EDI einzuführen, wenn sie nicht dazu gezwungen wurden, aber die Beschleunigung des Handels und der Datenmengen bedeutet, daß EDI nicht mehr optional ist.

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Worauf sollte ein Unternehmen also achten, um eine erfolgreiche, langfristige Beziehung mit einem EDI-Dienstleister zu gewährleisten?

Zunächst geht es um die Preisgestaltung und die Abrechnung. Die Kosten sollten transparent und vorhersehbar sein und in einem linearen Verhältnis zum Nutzungsvolumen stehen - keine plötzlichen Erhöhungen oder Zuschläge bei Überschreitung vereinbarter Volumengrenzen, keine laufenden Gebühren nach der Anzahl der Partnerverbindungen (von denen einige vielleicht nur selten genutzt werden). Und wenn der Verkehr aus irgendeinem Grund zurückgeht, sollten die Kosten sinken.

Neben dem Preis muss auch der Service berücksichtigt werden. Es gibt keine veröffentlichten unabhängigen Quellen zur Leistung und Zuverlässigkeit des Dienstes, aber ein Anbieter sollte bereit sein, Statistiken anzubieten, die von bestehenden Nutzern bestätigt werden. Das Webportal sollte einfache Möglichkeiten bieten, um zu überprüfen, ob die Daten gesendet und empfangen werden.

Der Anbieter sollte auch in der Lage sein, seine Widerstandsfähigkeit gegen Unvorhergesehenes zu demonstrieren. Die Angst vor kriminellem oder staatlichem Hacking oder Denial-of-Service ist leider sehr real, während jedes IT-basierte System durch Kommunikationsausfälle, Feuer, Überschwemmung und andere Katastrophen gefährdet ist. Welche Sicherheitsfunktionen bietet der Anbieter? Wie sieht es mit der Sicherung von Servern und dergleichen aus, und wo befinden sich diese? Wird das Backup gespiegelt und fortlaufend gesichert, oder können Daten für Stunden oder sogar Tage verloren gehen? Wie funktionieren die Verfahren zur System- und Datenwiederherstellung? In welchem Zeitrahmen? Hat jemand diese tatsächlich getestet? Wer ist eigentlich der Eigentümer der Server und des Speichers, und welche Priorität hat Ihr Anbieter, wenn etwas schief läuft? Und unabhängig davon, ob es sich um ein großes oder kleines Problem handelt, wo ist die Hilfe und Unterstützung - ist die Hilfe rund um die Uhr verfügbar, haben die Support-Teams ein tiefes technisches und geschäftliches Verständnis oder lesen sie ein Skript von einem Bildschirm ab?

Aber weder Ihr Unternehmen noch EDI selbst sind statisch, also müssen Sie so weit wie möglich zukunftssicher sein. Sie wollen Ihr Geschäft ausbauen, also wird es immer mehr potenzielle EDI-Partner geben. Sie müssen herausfinden, wie gut Ihr Dienstleister in der Lage ist, neue Glieder in die Kette einzubinden. Dies ist nicht nur eine technische oder Kostenfrage - insbesondere bei kleineren Partnern müssen Sie das Konzept und die Vorteile von EDI "verkaufen". Ein guter Dienstleister ist dazu möglicherweise besser in der Lage als Sie.

Die EDI-Standards entwickeln sich weiter, und die "offenen Standards" werden immer beliebter.

Die EDI-Standards entwickeln sich weiter, und "offene Standards" gewinnen an Bedeutung, während ältere Standards ständig weiterentwickelt werden, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen Rechnung zu tragen und sich für die neuen Technologien zu optimieren. Daher ist es wichtig zu wissen, inwieweit sich ein Anbieter verpflichtet hat, mit diesen Veränderungen zumindest Schritt zu halten, wenn nicht sogar sie anzuführen. Wie sieht seine Erfolgsbilanz in diesem Bereich aus? Wie viele Ressourcen werden für die Entwicklung und Aktualisierung aufgewendet, oder werden nur die Bemühungen eines anderen Anbieters weiterverkauft? Ist das Unternehmen an den Gremien beteiligt, die Normen entwickeln? Aber wie engagiert ist das Unternehmen bei der Unterstützung der "alten" Systeme, die Sie oder Ihre Partner möglicherweise noch verwenden müssen?

All dies muss erforscht werden. Und natürlich macht keine dieser EDI-spezifischen Fragen die Notwendigkeit einer normalen Due-Diligence-Prüfung überflüssig. Schauen Sie sich die Eigentumsverhältnisse und die Kapitalausstattung an - könnten sie in schwierigen Zeiten "verschwinden"? Aus der Buchhaltung könnte hervorgehen, dass sich das Unternehmen für kontinuierliche technische Unterstützung und Entwicklung einsetzt. Gerichtsurteile können Hinweise auf den Grad der Unzufriedenheit der Kunden mit dem Service geben. Das sind Standardfragen, aber sie sind dennoch der Kern jeder Beschaffungsentscheidung.

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