Die Auswirkungen von fehlgeschlagenem EDI auf die Lieferkette

Die Schwerpunkte der Supply-Chain-Spezialisten haben sich im Laufe der Jahre nicht wirklich verändert. Die Ereignisse des Jahres 2020 haben bei vielen eine Verschiebung des Schwerpunkts bewirkt. Kosten, Optimierung und Risiken stehen ganz oben auf der Tagesordnung, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, wie ein auf die Lieferkette ausgerichtetes Unternehmen sowohl widerstandsfähig als auch flexibel sein kann. Kontinuierliche Verbesserungen sind für eine erfolgreiche Lieferkette unerlässlich, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, aber wie wird sichergestellt, dass alle Bereiche abgedeckt werden? Bevor wir uns mit den EDI-Aspekten, wie z. B. EDI-Fehlern, befassen, wollen wir einen Blick auf eines der meistdiskutierten Risiken werfen.

Ausfallzeit

Die meisten Menschen verstehen unter Ausfallzeiten, dass ihre IT-Systeme offline sind. Wenn wir jedoch untersuchen, welche IT-Systeme für den Betrieb eines Unternehmens verwendet werden, wird es übermäßig komplex. Es ist nicht nur das ERP-System (Enterprise Resource Planning), das ausfallen kann, sondern eine Vielzahl von Anwendungen, die für den erfolgreichen Betrieb Ihres Unternehmens entscheidend sind. Unternehmen, die sich in irgendeiner Form mit der Lieferkette befassen, sei es als Hersteller, Logistik- und Vertriebsunternehmen oder Lagerhaus, sollten sich über ihre EDI-Ausfallzeiten im Klaren sein.

Betrachten wir in diesem Zusammenhang die durchschnittlichen Kosten von Ausfallzeiten in der Fertigung:

Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Hersteller mit 800 Stunden Ausfallzeit pro Jahr zu tun hat - das sind mehr als 15 Stunden pro Woche - und die Kosten dafür können unverschämt hoch sein. Zur Verdeutlichung: Ein durchschnittlicher Automobilhersteller verliert 22.000 Dollar pro Minute Ausfallzeit verliert.'

Dies zeigt, dass für Fertigungsunternehmen jeder Verlust kritischer Technologien, wie z. B. EDI, sehr kostspielig ist. Doch Ausfallzeiten sind nicht das Einzige, was zu beachten ist. Wie bei jeder Technologie ist eine Wartung erforderlich, und es können Probleme auftreten. Welche EDI-Probleme können also vermieden werden, um das Risiko zu verringern und die Kosten innerhalb der Lieferkette zu senken?

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EDI-Fehler

Bei EDI-Transaktionen in der Lieferkette werden Daten an und von verschiedenen Unternehmen in den richtigen Formaten gesendet, die jedes System interpretieren kann.

Bei EDI-Fehlern kann es sich um falsch formatierte Daten handeln, d. h. die Syntax der Nachricht ist fehlerhaft, oder um Geschäftsdaten innerhalb dieser Nachrichten. Beides führt zu einer Verzögerung oder zu ungenauen Daten, die an Ihren Handelspartner gesendet werden. Verzögerungen bei der Übermittlung der korrekten Informationen in Ihrer Lieferkette können zu Produktionsstillständen und hohen Geldstrafen führen. Es ist unbedingt erforderlich, dass die EDI-Daten korrekt sind.

Wie entstehen sie?

Menschliches Versagen

Ein EDI-Fehler entsteht meist durch menschliche Interaktion. Zum Beispiel, wenn eine ungültige Produktnummer, Menge oder Adresse angegeben wird. Daher ist es wichtig, so viel wie möglich zu automatisieren, um die Fehleranfälligkeit zu verringern.

Tatsache: Studien legen nahe, dass bis zu 5% aller manuell eingegebenen Rechnungsdaten falsch getippt werden".

Fragen der Automatisierung/Datenintegration

Selbst wenn die Automatisierung so eingerichtet wurde, dass Daten zwischen zwei Parteien nahtlos integriert werden, können Probleme auftreten. Wenn eine Partei auch nur eine kleine Änderung an ihrer Einrichtung vornimmt, können die Daten falsch interpretiert werden, was zu Fehlern und Verzögerungen im weiteren Verlauf der Lieferkette führt.

Empfohlene Lektüre: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie häufige Probleme bei der B2B-Integration lösen können.

EDI-Fehlercodes und deren Ursachen

Es gibt viele Arten von EDI-Fehlercodes, die aus den unterschiedlichsten Gründen auftreten. Typische EDI-Fehlercodes können von EDI-Experten behoben werden, da sie allgemein bekannt sind. Es gibt jedoch auch ungewöhnliche Arten von Fehlercodes, deren Behebung mehr Zeit in Anspruch nehmen kann. Es sind diese ungewöhnlichen EDI-Fehler, die einem Unternehmen teuer zu stehen kommen können.

Zum Beispiel, um falsche Daten oder falsch formatierte EDI-Nachrichten zu senden. Dies kann durch die Verwendung falscher "Qualifier" in den Daten oder durch eine Strukturierung der Daten verursacht werden, die von den Systemen Ihrer Handelspartner nicht verstanden wird.

Ein häufiges Problem ist jedoch die eigentliche Übertragung der EDI-Daten. Beim Senden von Daten müssen zwei Parteien Daten über vereinbarte Protokolle austauschen und sich darauf einigen. Bei der Einrichtung dieser Protokolle können Fehler gemacht werden, z. B. wenn Firewalls geschlossen bleiben oder die Verschlüsselungsangaben ungenau oder falsch sind. Dadurch wird die Übermittlung der Daten verhindert und es kommt zu Verzögerungen in der Lieferkette, auf die wir im Folgenden noch näher eingehen werden.

Auswirkungen von EDI-Fehlern auf die Lieferkette

Fehlerhafte EDI-Daten können sowohl für den Absender als auch für den Empfänger Probleme verursachen. Wenn fehlerhafte EDI-Daten empfangen werden, kann das zum Beispiel bedeuten, dass der Kunde einen größeren Lagerbestand erwartet als geliefert wird. EDI-Fehler können zu einer Reihe von Ineffizienzen in den betrieblichen Abläufen führen, z. B. zur Lieferung falscher Artikel, zum Nichterscheinen von Artikeln, zu Aufträgen, die nie in den Lagern ankommen oder in die falschen Lager gebracht werden. Dies führt zu Streitigkeiten zwischen den Parteien und verursacht Zeit- und damit Geldverschwendung.

Tatsache:Bei 5 % bis 25 % der eingehenden Bestellungen kommt es zu Streitigkeiten, wobei für die Bearbeitung jeder eingehenden Streitigkeit 2 Stunden benötigt werden, GS1, Whitepaper zu den Servicekosten.

Geschäftliche Auswirkungen von EDI-Fehlern

Nicht nur in der Lieferkette, sondern auch innerhalb des Unternehmens können EDI-Probleme auftreten. Im Folgenden haben wir einige der Auswirkungen skizziert, die fehlgeschlagenes EDI auf ein Unternehmen haben kann.

EDI-Rückbuchungen

Eine EDI-Rückbuchung ist wie eine Strafzahlung. Wenn ein wichtiges Dokument verspätet oder gar nicht geliefert wird, z. B. eine Versandanzeige, kann der Kunde dem Lieferanten eine Gebühr in Rechnung stellen. Dies ist auf die Unannehmlichkeiten und den Geldverlust zurückzuführen, die dem Kunden dadurch entstehen, dass der Lieferant nicht liefert, was vereinbart wurde. Die Strafen reichen von der Behebung von Fehlern bis hin zu hohen Beträgen, je nach Schwere des Problems und der betroffenen Branche.

Unzufriedene Kunden/Handelspartner

Lieferungen, die nicht ankommen, und Lieferungen mit den falschen Artikeln/Beständen machen Ihre Handelspartner unzufrieden. Nicht nur auf geschäftlicher Ebene werden Sie dadurch benachteiligt, sondern auch auf persönlicher Ebene wird man Sie emotional mit einer unangenehmen Erfahrung in Verbindung bringen.

Erhöhter Druck

Bei diesen betrieblichen Ineffizienzen geraten sowohl die Mitarbeiter Ihrer Handelspartner als auch Ihre eigenen Mitarbeiter in Stress. Je weiter oben oder unten in der Lieferkette die Auswirkungen zu spüren sind, desto größer wird der Druck. Die Mitarbeiter machen möglicherweise Überstunden, um das Problem zu lösen, was das Unternehmen noch mehr Geld kostet. Wenn diese Probleme immer wieder auftreten, können die Mitarbeiter schließlich an Burnout leiden. Wir alle wissen, dass die Motivation der Mitarbeiter und der Zusammenhalt im Team einen entscheidenden Einfluss auf das Unternehmenswachstum haben.

Beispiele aus der Industrie

Die Auswirkungen auf die Lieferkette und damit auf das Unternehmen können je nach Branche unterschiedlich sein.

Beispiel: Automobilindustrie

Die Automobilindustrie ist eine der komplexesten Branchen, wenn es um die Lieferkette geht. Dies liegt an der Länge einiger der an der Produktion beteiligten Ketten. Jede Änderung, falsche Information oder Verzögerung kann enorme Auswirkungen auf alle Beteiligten haben. Die OEMs verwenden in der Regel ein Punktesystem, das als "Speedy Points" bekannt ist. Wenn ein Lieferant einen Fehler macht, werden ihm Punkte abgezogen, so werden die Lieferanten bewertet.

In einer "Just-in-Time"-Umgebung, wie z. B. bei einem Automobilhersteller wie Ford, kann es zu Verzögerungen in der Produktion kommen, wenn Teile nicht ankommen. Ausfallzeiten kosten viel Geld, und sehr oft werden Geldstrafen an den Zulieferer weitergegeben. Die Zuverlässigkeit wird gemeinsam mit dem Lieferanten überprüft, was dazu führen kann, dass er bei künftigen Ausschreibungen für diesen Kunden nicht zum Zuge kommt.

Bußgelder im Automobilbereich basieren auf der Effizienz, d. h. auf der Zeit, die zur Lösung oder Behebung der Situation benötigt wird. Je länger der Zulieferer braucht, um die benötigten Informationen im richtigen Format zu liefern, desto höher ist die Geldstrafe. Wir sprechen hier von 10.000-Pfund-Schritten!

Nach dem Verlust dieser wichtigen "Schnelligkeitspunkte" wird die Bewertung des Lieferanten niedrig ausfallen, was sich auf seine Fähigkeit auswirkt, künftige Aufträge zu erhalten. Zusätzlich zu den Geldbußen können die OEMs ein Audit bei dem Lieferanten durchführen.

Beispiel: Einzelhandel

Betrachten wir die Einzelhandelsbranche, insbesondere die Bekleidungsindustrie:

Tatsache: Das falsche Produkt wird im Laden aufgehängt, was durchschnittlich 0,40 £ pro Stück kostet.

Erweitern wir nun dieses Beispiel aus dem Einzelhandel, indem wir uns eines der größten E-Commerce-Unternehmen, Amazon, ansehen:

Die Zusammenarbeit mit Amazon als Verkäufer ist nicht einfach, da sie eine Menge Anforderungen stellen. Diese Anforderungen sind größtenteils betrieblicher Natur, deren Nichteinhaltung teuer wird. Die Kosten, die durch die Nichteinhaltung von Amazons Anforderungen entstehen, werden als "Rückbuchungen" oder "Gebührenstreitigkeiten" bezeichnet. Als Verkäufer ist es wichtig, dass Sie diese Anforderungen verstehen und sich über alle Änderungen auf dem Laufenden halten, um sicherzustellen, dass Sie das Risiko dieser zusätzlichen Kosten vermindern.

Tatsache: Im Februar 2021 änderte Amazon seinen "ASN/SSCC-Prozess für Informationen auf Kartonebene", der bei Nichteinhaltung "derzeit eine Rückbuchung von 0,05 £, 0,06 €, 0,10 $ pro erhaltener SKU zur Folge hat. Wenn Sie zum Beispiel 48 Einheiten in einem Karton haben, wird eine Rückbuchung in Höhe von 2,40 £ fällig."

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Wie können EDI-Fehler vermieden werden?

EDI-Fehler lassen sich durch die Einführung automatisierter Validierungsprozesse vermeiden, d. h. durch Software, die die Struktur der gesendeten und empfangenen Daten überprüfen und testen kann. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass eine vollständige Transparenz und Warnmeldungen verfügbar sind, so dass im Falle eines Fehlers das Fachpersonal schnell reagieren und den Fehler beheben kann. EDI-Fachkräfte sind gefragt und eine aussterbende Spezies, da unsere Bildungssysteme keinen Nachwuchs für dieses Spezialgebiet ausbilden, das für Lieferketten in der ganzen Welt von entscheidender Bedeutung ist. Infolgedessen sind Unternehmen oft so aufgestellt, dass sie entweder über begrenzte interne EDI-Ressourcen verfügen und diese durch einen EDI-Anbieter ergänzen, oder sie lagern einen EDI-Anbieter vollständig aus, der alle erforderlichen Aspekte abdecken kann.

Profi-Tipp: So verbessern Sie Ihr EDI-Lieferkettenmanagement:

- Richten Sie eine Automatisierungssoftware für Fehlerbenachrichtigungen ein.

- Verschaffen Sie sich in Echtzeit einen Überblick über Ihre EDI-Transaktionen.

Empfohlene Lektüre: Artikel VAN (Wertschöpfungsnetz) Konsolidierung

Verringerung des gesamten EDI-Risikos

Für Unternehmen, die keine internen EDI-Ressourcen haben, empfehlen wir ein Support-Paket, das Sie bei EDI-Fehlern unterstützt und sicherstellt, dass diese schnell behoben werden, um das Risiko zu verringern.

Wenn Sie EDI jedoch noch nicht in Betracht gezogen haben, empfehlen wir Ihnen, sich mit einem erfahrenen EDI-Anbieter in Verbindung zu setzen, der Sie über den besten Ansatz für EDI in Ihrem Unternehmen beraten kann. Dadurch wird nicht nur eine erfolgreiche EDI-Einrichtung gewährleistet, die das Risiko verringert, sondern auch die Kosten senkt und die Effizienz Ihres Unternehmens steigert.

Wenn Sie EDI nicht in Ihrer gesamten Lieferkette einführen und es einige Lücken gibt, kann dies die Effizienz der anderen Bereiche, die EDI verwenden, erheblich beeinträchtigen. Wenn EDI nicht in der gesamten Lieferkette eingeführt wird, kann die Effektivität beeinträchtigt werden, was verschiedene Risiken für die Lieferkette mit sich bringt, z. B. Verzögerungen und deren Nachwirkungen. In diesem Fall kann ein EDI-Anbieter ein Audit durchführen, um etwaige Lücken zu untersuchen.

Profi-Tipp: Die Auslagerung der Verantwortung an einen EDI Managed Service Provider kann sicherstellen, dass die EDI-Risiken erfolgreich gemanagt werden.

Empfohlene Lektüre: Wenn Sie mehr über diese Option erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog - Die 5 wichtigsten Gründe für den Wechsel zu EDI Managed Services

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