Das ANSI X12 856 T-Set: Struktur, Vorteile und Anwendungsfälle

Der elektronische Datenaustausch (EDI) hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente austauschen, verändert und ermöglicht eine rationelle und effiziente branchenübergreifende Kommunikation. Unter den vielen EDI-Transaktionssätzen (T-Sets) kommt dem ANSI X12 856 T-Set eine besondere Bedeutung zu.

Dieser Artikel befasst sich mit der Struktur, den Vorteilen und den Anwendungsfällen des ANSI X12 856 T-Sets und bietet Unternehmen einen umfassenden Leitfaden zur Nutzung dieses leistungsstarken Tools.

Was ist das ANSI X12 856 T-Set?

Das ANSI X12 856 T-Set, auch bekannt als Advanced Shipping Notice/Manifest, ist ein standardisiertes elektronisches Dokument, das hauptsächlich in der Logistik und im Lieferkettenmanagement verwendet wird. Es enthält detaillierte Informationen über den Inhalt einer Sendung und erleichtert den genauen und rechtzeitigen Austausch von Versanddaten zwischen Handelspartnern.

Dieser vom American National Standards Institute (ANSI) entwickelte und im ANSI X12-Standard enthaltene Transaktionssatz ermöglicht es Unternehmen, den Prozess der Benachrichtigung von Empfängern über Sendungen zu automatisieren. Er enthält wichtige Daten wie die zu versendenden Artikel, ihre Mengen, das Versanddatum, Informationen zum Spediteur und Verpackungsdetails.

Diese Standardisierung trägt dazu bei, dass alle am Versandprozess beteiligten Parteien auf derselben Seite stehen, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.

Häufige Anwendungsfälle für das ANSI X12 856 T-Set

Die Vielseitigkeit des ANSI X12 856 T-Sets macht es zu einem wertvollen Hilfsmittel in verschiedenen Branchen, insbesondere in solchen, die auf eine präzise und effiziente Logistik und ein effizientes Lieferkettenmanagement angewiesen sind. Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:

Einzelhandel:

Verwaltung des Warenflusses von den Lieferanten zu den Geschäften und Vertriebszentren.
Erhalt von Lieferankündigungen (ASNs) von Lieferanten.
Rationalisierung der Bestandsverwaltung und Gewährleistung der rechtzeitigen Bestückung der Regale.

Herstellung:

Koordinierung des Empfangs von Rohstoffen und Komponenten von Lieferanten.
Bessere Planung von Produktionsplänen und Verringerung von Ausfallzeiten.
Unterstützung von Just-in-Time (JIT) Fertigungsumgebungen.

Logistik und Transport:

Verwaltung der Warenbewegungen in den verschiedenen Phasen der Lieferkette.
Verfolgung von Sendungen, Planung von Routen und Koordinierung mit Spediteuren.
Sicherstellung effizienter und termingerechter Lieferungen, Verbesserung der Transparenz der Lieferkette.

Gesundheitswesen:

Verwaltung des Versands von medizinischem Material, Ausrüstung und Arzneimitteln.
Aufrechterhaltung angemessener Lagerbestände in Krankenhäusern, Kliniken und Apotheken.
Sicherstellung der Verfügbarkeit wichtiger medizinischer Artikel zur Unterstützung der Patientenversorgung.

Elektronischer Handel:

Abwicklung des hohen Sendungsvolumens, das durch Online-Bestellungen entsteht.
Aktualisierung der Bestandssysteme in Echtzeit und Verwaltung der Liefererwartungen der Kunden.
Steigerung der Effizienz des Abwicklungsprozesses und Verringerung von Fehlern und Verzögerungen.

Vorteile der Implementierung des ANSI X12 856 T-Sets

Die Einführung des ANSI X12 856 T-Sets bietet zahlreiche Vorteile, die die betriebliche Effizienz und Genauigkeit eines Unternehmens erheblich beeinflussen können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Verbesserte Transparenz der Sendungen:

Bietet umfassende und detaillierte Informationen über Sendungen.
Verbessert die Transparenz in der gesamten Lieferkette und ermöglicht die Verfolgung und Überwachung in Echtzeit.
Gewährleistet eine rechtzeitige Entscheidungsfindung und Problemlösung.

Verbesserte Bestandsverwaltung:

Erleichtert eine bessere Planung für die Ankunft von Waren.
Reduziert das Risiko von Überbeständen oder Fehlbeständen.
Optimiert die Bestandsführung und spart Kosten.

Operative Effizienz:

Automatisiert den Austausch von Versandinformationen und reduziert die manuelle Dateneingabe.
Beschleunigt die damit verbundenen Prozesse und minimiert Fehler.
Führt zu reibungsloseren Abläufen und erhöhter Produktivität.

Kostensenkung:

Senkt die Betriebskosten durch Rationalisierung der Versandbenachrichtigungen.
Reduziert den Papierkram und minimiert Fehler.
Senkt die mit der manuellen Bearbeitung verbundenen Arbeitskosten.

Bessere Kundenzufriedenheit:

Hilft, die Erwartungen der Kunden durch rechtzeitige und genaue Versandinformationen zu erfüllen.
Informiert die Kunden über Auftragsstatus und Lieferzeiten.
Verbessert die Kundenzufriedenheit und stärkt das Vertrauen.

Gestärkte Lieferantenbeziehungen:

Förderung einer besseren Kommunikation und Koordination mit den Lieferanten.
Gewährleistet die Anpassung durch klare und rechtzeitige Versandinformationen.
Stärkt die Beziehungen und fördert die Zusammenarbeit.

Durch die Integration des ANSI X12 856 T-Sets in ihre Abläufe können Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren, was zu einem effizienteren, transparenteren und kostengünstigeren Lieferkettenmanagement führt.

Beispiel für ein ANSI X12 856 T-Set

Zum besseren Verständnis ist hier ein Beispiel dafür, wie ein ANSI X12 856 T-Set aussehen könnte:

ST*856*0001~
BSN*00*SH123456*20240501*1234~
HL*1**S~MEA*PD*G*1500*LB~
TD1*CTN25*10~TD5*B*2*UPSN*G*ZZ~
REF*MB*123456789~
REF*CN*987654321~
N1*SF*Lieferantenname*92*12345~
N1*ST*Ziel Name*92*67890~
HL*2*1*O~PRF*123456~
PID*F****Widget A~
MEA*WT*G*300*LB~
TD1*CTN25*2~
HL*3*2*P~
PO4*5*30*LB*15*CT~
PID*F****Widget B~
MEA*WT*G*1200*LB~
CTT*3*4500~SE*19*0001~

Im Folgenden wird erklärt, was die einzelnen Segmente bedeuten und darstellen:

Segment	Beispiel	Beschreibung
ST	ST8560001~	Transaktionssatz-Kopfzeile: Zeigt den Beginn des Transaktionssatzes an, wobei "856" für die Versandanzeige/Bekanntmachung und "0001" für die Kontrollnummer steht.
BSN	BSN00SH123456202405011234~	Beginnendes Segment für Versandanzeige: Enthält die Sendungsidentifikationsnummer, das Datum und die Uhrzeit.
HL	HL1*S~	Hierarchiestufe: Gibt den Beginn der Sendungshierarchie an.
MEA	MEAPDG1500LB~	Maße: Geben Sie das Gesamtgewicht der Sendung an.
TD1	TD1CTN2510~	Angaben zum Spediteur (Menge und Gewicht): Gibt die Anzahl der Container und das Gesamtgewicht an.
TD5	TD5B2UPSNG*ZZ~	Betreiberdetails (Routing): Bietet Informationen über den Anbieter und das Routing.
REF	REFMB123456789~	Referenz-Identifikation: Identifiziert die Hauptkonnossementnummer.
REF	REFCN987654321~	Referenz-Identifikation: Identifiziert die Pro-Nummer des Betreibers.
N1	N1SFSLieferant Name9212345~	Name: Identifiziert den Versender (Lieferanten) mit seinem Identifikationscode.
N1	N1STDestination Name9267890~	Name: Identifiziert den Empfänger (Bestimmungsort) mit seinem Identifikationscode.
HL	HL21*O~	Hierarchiestufe: Gibt den Beginn der Auftragshierarchie an.
PRF	PRF*123456~	Bestellungsreferenz: Bezieht sich auf die Bestellnummer.
PID	PIDF***Widget A~	Produkt-/Artikelbeschreibung: Beschreibt den zu versendenden Artikel.
MEA	MEAWTG300LB~	Maße: Angaben zum Gewicht des Artikels.
TD1	TD1CTN252~	Angaben zum Spediteur (Menge und Gewicht): Gibt die Anzahl der Behälter und das Gesamtgewicht für diesen Artikel an.
HL	HL32*P~	Hierarchiestufe: Gibt den Beginn der Verpackungshierarchie an.
PO4	PO4530LB15*CT~	Physikalische Details des Artikels: Gibt die Artikelmenge, das Gewicht und die Verpackungsdetails an.
PID	PIDF***Widget B~	Produkt-/Artikelbeschreibung: Beschreibt einen anderen zu versendenden Artikel.
MEA	MEAWTG1200LB~	Maße: Gibt das Gewicht eines anderen Artikels an.
CTT	CTT34500~	Transaktionssummen: Liefert eine Zusammenfassung der Transaktion, z. B. die Gesamtzahl der Artikel und das Gesamtgewicht.
SE	SE190001~	Transaktionssatz-Trailer: Zeigt das Ende des Transaktionssatzes an und gibt die Gesamtzahl der Segmente und die Kontrollnummer an.

Wie wird das ANSI X12 856 T-Set verarbeitet?

Die Verarbeitung des ANSI X12 856 T-Satzes umfasst mehrere wichtige Schritte, die sicherstellen, dass die Sendungsinformationen korrekt erfasst, übermittelt und von den entsprechenden Parteien verwendet werden. Hier finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung des typischen Arbeitsablaufs:

Datenerfassung: Zunächst sammelt die für den Versand verantwortliche Stelle (z. B. ein Lieferant oder ein Lagerhaus) alle sachdienlichen Details über die Sendung. Dazu gehören Informationen über die zu versendenden Artikel, ihre Mengen, Verpackungsdetails und Versanddaten.
EDI 856-Vorbereitung: Die gesammelten Daten werden dann gemäß den ANSI X12-Normen in ein EDI 856-Dokument formatiert. Dies beinhaltet die Strukturierung der Informationen in die entsprechenden Segmente und Hierarchien, um Klarheit und Übereinstimmung mit dem Standard zu gewährleisten.
Übermittlung: Sobald das EDI-856-Dokument erstellt ist, wird es über sichere EDI-Übertragungsprotokolle an den vorgesehenen Empfänger (z. B. einen Einzelhändler, Vertriebshändler oder Logistikdienstleister) übermittelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten sicher und effizient übertragen werden.
Empfang und Integration: Nach Erhalt des EDI 856 verarbeitet das System des Empfängers das Dokument. Dazu gehört in der Regel die Integration der Sendungsinformationen in die internen Systeme des Empfängers, z. B. in die Bestandsverwaltung oder das ERP-System (Enterprise Resource Planning).
Überprüfung und Abgleich: Der Empfänger prüft die erhaltenen Sendungsdetails anhand seiner Bestellungen und anderer zugehöriger Dokumente. Etwaige Unstimmigkeiten werden festgestellt und behoben, um sicherzustellen, dass die Sendung mit der erwarteten Bestellung übereinstimmt.
Vorbereitung auf den Empfang: Mit genauen Versandinformationen kann sich der Empfänger auf die Ankunft der Waren vorbereiten. Dazu gehören die Zuweisung von Platz im Lager, die Planung von Arbeitskräften für das Entladen und gegebenenfalls die Planung der weiteren Verteilung.
Ankunft der Sendung und Bestätigung: Wenn die Sendung eintrifft, werden die physischen Waren mit dem EDI-856-Beleg abgeglichen. Dazu gehören die Bestätigung der Mengen, des Zustands der Artikel und der Verpackung. Etwaige Probleme werden dokumentiert, und es werden entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Funktionsbestätigung: In einigen Fällen sendet der Empfänger eine Funktionsbestätigung (z. B. EDI 997) an den Absender zurück. Diese Bestätigung bestätigt, dass die EDI 856 empfangen und erfolgreich verarbeitet wurde.
Aktualisierung der internen Datensätze: Sowohl der Absender als auch der Empfänger aktualisieren ihre internen Aufzeichnungen, um den Status der Sendung wiederzugeben. Dazu gehören Bestandsaktualisierungen, Finanzunterlagen und andere relevante Systeme.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Rückmeldungen zum Versandprozess werden gesammelt und ausgewertet. Dies hilft bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Sendungen und gewährleistet eine kontinuierliche Optimierung der Lieferkette.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass das ANSI X12 856 T-Set effizient und genau verarbeitet wird, was zu reibungsloseren Abläufen und einer besseren Koordination innerhalb der Lieferkette führt.

Was sind die Entsprechungen des ANSI X12 856 T-Sets in anderen Normen?

Das ANSI X12 856 T-Set, das für seine Rolle bei der Bereitstellung detaillierter Versandinformationen bekannt ist, hat Entsprechungen in verschiedenen anderen EDI-Standards (Electronic Data Interchange). Das Verständnis dieser Äquivalente ist entscheidend für Unternehmen, die international tätig sind oder mit Partnern arbeiten, die andere EDI-Standards verwenden.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die die Äquivalente des ANSI X12 856 T-Sets in verschiedenen EDI-Standards aufzeigt:

EDI-Standard	Äquivalent zu ANSI X12 856
UN/EDIFACT	DESADV (Versandmitteilung): Enthält detaillierte Versandinformationen, einschließlich Artikel, Mengen, Verpackung und Versanddaten.
TRADACOMS	DESADV (Lieferavis): Übermittlung von Sendungsdetails vom Lieferanten an den Empfänger zur Unterstützung der Lieferkoordination.
Odette	AVIEXP (Erweiterte Versandanweisungen): Bietet erweiterte Versandanweisungen mit detaillierten Angaben zu versendeten Artikeln, Mengen und Verpackungsinformationen, die in der Automobilindustrie häufig verwendet werden.
VDA	VDA 4913 (Versandanzeige/Versandauftrag): Dient als Lieferavis bzw. Versandauftrag mit umfassenden Angaben zur Sendung und wird vor allem in der Automobilindustrie verwendet.

Unterstützung durch Data Interchange in Betracht ziehen

Das ANSI X12 856 T-Set ist ein leistungsfähiges Instrument für die Verwaltung von Versandmitteilungen und die Gewährleistung einer nahtlosen Kommunikation innerhalb der Lieferkette. Die Implementierung und Verwaltung von EDI-Standards kann jedoch ohne die richtige Unterstützung und Technologie sehr komplex sein.

An dieser Stelle kommt Data Interchange ins Spiel. Unser Team bietet fortschrittliche EDI-Softwarelösungen, die die Einführung und den Betrieb des ANSI X12 856 T-Sets vereinfachen und maximale Effizienz und Konformität gewährleisten. Dank unseres Fachwissens können Unternehmen EDI-Standards reibungslos in ihre bestehenden Systeme integrieren und so häufige Probleme wie Datenfehler und Fehlkommunikation vermeiden.

Sind Sie bereit, Ihre Versandprozesse zu rationalisieren und die Effizienz Ihrer Lieferkette mit EDI zu verbessern? Wenden Sie sich an einen unserer Experten, um loszulegen.