Was ist EDI: Die Geschichte und Zukunft des elektronischen Datenaustauschs

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der Austausch von Geschäftsdokumenten und -informationen von Computer zu Computer. Im Grunde ist EDI eine Methode. Es handelt sich um eine Reihe von bewährten Verfahren, Standards, Prozessen und Technologien, die den freien Informationsfluss zwischen verschiedenen Unternehmen ermöglichen - insbesondere zwischen verschiedenen Unternehmen innerhalb einer einzigen Lieferkette.

Ein Beispiel: Ein Autohersteller (z. B. BMW) kauft Teile von einer Vielzahl verschiedener Unternehmen. Anschließend muss er die hergestellten Fahrzeuge an Autohändler vertreiben, von denen nur einige direkt von BMW kontrolliert werden. Jede dieser Bestellungen und Rechnungen könnte manuell bearbeitet werden (Ausdrucken von Bestellungen, manuelle Dateneingabe, E-Mail oder Postversand der Rechnung usw.). Oder es könnte einfach elektronisch und automatisch über EDI erfolgen.

Um jedoch Informationen zwischen verschiedenen Unternehmen automatisch austauschen zu können, müssen sich die verschiedenen Systeme gegenseitig verstehen können. Das bedeutet, dass sie eine standardisierte Formatierung und kompatible Technologie verwenden müssen. EDI umfasst alle Komponenten und Verfahren, die erforderlich sind, um dieses elektronische und automatisierte Ergebnis zu erzielen.

Wir von Data Interchange unterstützen seit Jahrzehnten Unternehmen bei der Implementierung von EDI-Systemen und entwickeln neue Wege zur Optimierung moderner EDI-Ergebnisse. Im Folgenden erklären wir, wie EDI funktioniert, wie es sich verändert und wie genau es die Zukunft des Lieferkettenmanagements gestalten wird .

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Woher kommt EDI?

EDI wurde erstmals in den 1960er Jahren in Lieferketten eingeführt, als Ed Guilbert eine Form der elektronischen Kommunikation zwischen den Lieferketten der US-Armee entwickelte. Obwohl es bis Anfang der 90er Jahre dauerte, bis sich EDI in der Lieferkette durchsetzte, war EDI ein entscheidender Faktor für die frühe Globalisierung. Anstatt sich auf die langsamen Postdienste zu verlassen, ermöglichte EDI die sofortige Kommunikation über große Entfernungen in einer Zeit vor dem Internet.

Heute nutzen einige der größten Unternehmen der Welt, darunter EDI-Pioniere wie Walmart, Volkswagen und Scania, EDI, um Vorteile wie diese zu erzielen:

• Niedrigere Betriebskosten
• Erhöhte Transaktionssicherheit
• Schnellere, optimierte Kommunikation
• Abschaffung manueller Prozesse
• Und mehr

Vom Einzelhandel bis hin zum Gesundheitswesen und der Automobilindustrie haben alle Branchen von EDI profitiert. Unser Mitbegründer Phillip Friend war in den 1980er Jahren an der Entwicklung des ersten EDI-Kommunikationsprotokolls (ODETTE FTP - auch bekannt als OFTP 2) für die Automobilindustrie beteiligt.

Die wichtigsten EDI-Standards

Die ursprünglichen EDI-Implementierungen waren vollständig davon abhängig, dass die Handelspartner dieselbe Standardsoftware verwenden, von denen die vier gängigsten noch immer existieren:

1. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): weit verbreitete internationale Standards, die 1987 von der UNO entwickelt wurden.
2. ASC X12 (Akkreditierter Normenausschuss X12): Eingeführt vom American National Standards Institute im Jahr 1979 und überwiegend in Nordamerika verwendet.
3. GS1 EDI: Eine beliebte moderne Weiterentwicklung von EDIFACT, die in vielen globalen Lieferketten eingesetzt wird.
4. VDA: VDA ist ein neuerer EDI-Standard, der sich schnell durchgesetzt hat und in der Automobilindustrie, insbesondere in Deutschland, weit verbreitet ist.

Ein weiterer gemeinsamer Standard ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL ist eine besonders interessante Entwicklung, da es auch einen "Kommunikationsstandard" mit demselben Namen umfasst. PEPPOL ist in ganz Europa beliebt - insbesondere im öffentlichen Sektor. Im Vereinigten Königreich nutzt der NHS PEPPOL seit 2019.

Kommunikationsstandards vs. Nachrichtenstandards

Kommunikationsstandards sind die Methode zur Übertragung von Informationen - oft auch Protokolle genannt. Nachrichtenstandards (oder einfach nur Standards) geben an, wie diese Informationen im Kontext des Protokolls formatiert und dargestellt werden. EDIFACT, X12 und GS1 sind allesamt Beispiele für Nachrichtenübertragungsstandards.

Die gängigsten Kommunikationsstandards (Protokolle) sind OFTP und AS2, die beide speziell für EDI entwickelt wurden. Es sind jedoch auch wiederverwendete Protokolle üblich. Zum Beispiel HTTP und FTP. PEPPOL wurde speziell für EDI entwickelt und hat sowohl eine Nachrichten- als auch eine Kommunikationsstandardkomponente.

Verschiedene Arten von EDI

Zu Beginn war der EDI-Prozess eine Art One-Stop-Shop, der von dem dominiert wurde, was wir heute als "Punkt-zu-Punkt-EDI" oder "Direkt-EDI" kennen. Punkt-zu-Punkt-EDI schafft eine direkte Kommunikationsverbindung zwischen zwei Unternehmen unter Verwendung vereinbarter Protokolle wie AS2 (wie von Walmart übernommen), OFTP oder SFTP.

Leider haben viele Unternehmen aufgrund inkompatibler Protokolle und der Notwendigkeit, mit Hunderten von Lieferanten Schritt zu halten, die eine Reihe von Standards verwenden, immer noch Schwierigkeiten, die Integration zu bewältigen. Seit der Einführung des Internets hat sich EDI weiterentwickelt. Die beiden Alternativen zum direkten EDI sind:

• EDI via VAN: Hier wird eine gehostete Cloud eingesetzt, um den Informationsaustausch zu erleichtern. Anstatt eine direkte Verbindung zwischen allen Partnern der Lieferkette einzurichten und aufrechtzuerhalten, unterhält jeder einfach eine Verbindung zum VAN. Dies vereinfacht die Verwaltung, und die VAN-Anbieter können eine breite Palette von Protokollen und Standards unterstützen.
• WebEDI: Dies funktioniert oft in Verbindung mit einem VAN, ist aber speziell durch EDI-Eingabeformulare definiert, die als einfache HTTP-Seiten dargestellt werden. Dies erleichtert kleineren Anbietern ohne EDI-Systeme die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen, die EDI-Standardkommunikation benötigen.

Die Komplexität der globalen Lieferkette und die aktuellen Risiken in der Lieferkette werden von den derzeitigen EDI-Lösungen jedoch nicht vollständig bewältigt. Es ist daher nicht überraschend, dass sich die EDI-Formate erneut ändern werden. Die Frage ist, wie genau diese Änderungen aussehen und warum sie notwendig sind.

Empfohlene Lektüre: Verschiedene Arten von EDI im Vergleich

Warum muss sich EDI ändern?

EDI hat einen großen Beitrag zur Optimierung und Transparenz globaler Lieferketten geleistet und schon lange vor dem Internet manuelle Prozesse weitgehend aus der Kommunikation verbannt. Es wäre jedoch unmöglich, über das alte EDI zu sprechen, ohne zu erwähnen, dass es in vielerlei Hinsicht nie ganz seinen eigenen Erwartungen gerecht werden konnte.

Dies ist kaum eine Überraschung bei einer Methode, die, seien wir ehrlich, ihrer Zeit weit voraus war. Da jedoch die Ausfallsicherheit und die Transparenz der Lieferkette immer wichtiger werden, besteht erneut die Gefahr, dass die mit EDI verbundenen Probleme in den Weg gestellt werden. Vor allem Unternehmen, die zum ersten Mal auf EDI setzen, sehen sich derzeit mit erheblichen Problemen bei der EDI-Implementierung konfrontiert - langsame und komplexe Prozesse (vor allem, wenn die Partner noch keine EDI-Erfahrung haben), die die Flexibilität, die EDI bieten soll, weitgehend verhindern.

Selbst wenn die Systeme einmal in Betrieb sind, stolpern die Unternehmen immer wieder über weitere EDI-Komplikationen, z. B:

• Inkompatible Protokolle und EDI-Standards, die sich nur schwer oder gar nicht zwischen den Systemen der Partner bewegen lassen.
• Siloisierte und fehlerhafte Informationen, die durch den ständigen Bedarf an manuellen Zwischenschritten entstehen und letztlich die Effizienz verringern.
• Steigende Kosten, da die Unternehmen mit der Einführung von EDI zu kämpfen haben, die noch immer Schulungen, die Digitalisierung von Daten und die Einführung in der gesamten Lieferkette erfordert.

Natürlich sind diese Herausforderungen nicht neu. Mit dem Wandel der Geschäftsinfrastruktur erwarten die Unternehmen jedoch immer häufiger einfache Schnittstellen und leicht zugängliche cloudbasierte Tools. Dies alles trägt dazu bei, dass 41 % der Unternehmen immer noch angeben, überhaupt keine EDI-Lösungen zu haben. Es ist wichtig, einfache Antworten zu finden, um den Wert, den EDI für die Beruhigung der Lieferkette bieten kann, zu erweitern.

Die Zukunft von EDI

Wie genau wird sich EDI verändern? Die Antwort kommt in Form einer Methodik, die wir als EDI-as-a-Service bezeichnen. Diese Erweiterung der hybriden Implementierungen (die derzeit in den allermeisten Fällen zum Einsatz kommen) vereint verwaltete Dienste und Cloud-basierte Lösungen, um sicherzustellen, dass Unternehmen endlich die Ergebnisse liefern können, die moderne Lieferketten benötigen. Insbesondere ermöglicht diese EDI-Überholung des 21. Jahrhunderts den Unternehmen bemerkenswerte und dringend benötigte Vorteile, darunter:

• Vereinfachtes Onboarding mit Hilfe von Cloud-basierten Self-Service-Tools, die die Anpassung an unterschiedliche Standards und Protokolle ermöglichen und sicherstellen, dass auch Handelspartner mit wenig bis gar keiner EDI-Erfahrung auf dem Laufenden gehalten werden können.
• Die vollständige Anpassung von EDI-Standards und -Protokollen, sowohl durch automatisiertes als auch durch dienstgesteuertes EDI-Mapping.
• Einfach zu bedienende Dashboards, die es jedem ermöglichen, sich mit einem EDI-System und der Lieferkette zu befassen und die Sichtbarkeit und Kontrolle über dieses System von einem einzigen Standpunkt aus zu verbessern.
• Beseitigung menschlicher Fehler dank der Automatisierung, die mit einer Überwachung einhergeht, die jederzeit Fehler und Ausfälle erkennt.
• Vorhersehbare Kosten durch langfristige, serviceorientierte Lösungen, die neben maßgeschneiderten Angeboten auch Cloud-basierte Tools nutzen, um die Ausgaben zu vereinfachen und so die Gewinnspanne zu erhöhen.

Wir sollten nicht vergessen, dass es bei EDI letztlich um die Vereinfachung der Kommunikation in der Lieferkette geht, und genau das bietet EDI-as-a-Service. Durch die Verbesserung der Kontrolle und der Planung wird es möglich, über die Wartung Ihrer EDI-Lösung hinauszugehen und sie zu nutzen, um Verbesserungen in Ihrem Unternehmen zu erzielen.

Strategische Partner können helfen

Der maßgeschneiderte, dienstleistungsorientierte Ansatz von EDI-as-a-Service ist der Wendepunkt, den Lieferketten und das Lieferantenbeziehungsmanagement brauchen. Diese Vorteile sind jedoch nur dann möglich, wenn Sie einen strategischen Partner finden, der über die notwendigen Branchenkenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um sie Ihnen zu bieten.

Wir von Data Interchange waren schon immer Vorreiter bei der Entwicklung von EDI und sind nun Vorreiter für einen besseren Ansatz für EDI im 21. Jahrhundert. Mit über 100 EDI-Experten, die in unserem ständig wachsenden Netzwerk arbeiten, können wir jede Phase Ihrer Lieferkette überblicken und die Anforderungen von Ihnen und Ihren Lieferpartnern auf eine Weise erfüllen, die mit begrenzten internen Kapazitäten nicht zu erreichen ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unser eBook oder kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch, um zu sehen, wie wir Ihr EDI heute, morgen und übermorgen vereinfachen können.