ANSI X12 Erläutert: Nachrichtenstandards und Transaktionssätze

EDI ist seit den 1970er Jahren das Rückgrat der B2B-Transaktionen. Viele Unternehmen haben jedoch immer noch Schwierigkeiten, EDI-Normen von einem Standard in einen anderen zu übertragen. 

ANSI X12 ist einer der am häufigsten verwendeten EDI-Standards für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen. 

Obwohl der American National Standards Institute X12 (ANSI X12) nur einer von vielen EDI-Standards ist, ist er in Nordamerika vorherrschend und wird auf der ganzen Welt ^verwendet1. Es ist wichtig, ANSI X12 zu verstehen und in Ihr EDI-System zu integrieren.  

Hier werden ANSI X12 Transaction Sets (T-Sets), Syntax und Nachrichtenaufbau erklärt, um Ihnen die praktischen Informationen zu geben, die Sie benötigen, um sich sicher im ANSI X12-Standard zu bewegen.

Was ist ANSI X12?

Das American National Standards Institute X12, bekannt als ANSI X12, ist ein EDI-Standard, der 1979 vom Accredited Standards Committee (ASC) eingeführt wurde. Er bietet ein strukturiertes Format für den einheitlichen und standardisierten Austausch von Geschäftsdaten zwischen Handelspartnern.

Das Prinzip des ANSI X12-Formats ist dasselbe wie bei allen EDI-Standards: Es soll eine gemeinsame Sprache von Codes und Segmenten geschaffen werden, die ein breites Spektrum von Geschäftsvorgängen in verschiedenen Branchen abbilden können. Dadurch wird der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den Branchen vereinheitlicht, um die Transaktionen zwischen den Handelspartnern zu rationalisieren. 

ANSI X12-Unterausschüsse

Um der Bandbreite der von ANSI X12 abgedeckten Geschäftsprozesse gerecht zu werden, hat das Accredited Standards Committee Unterausschüsse für verschiedene Branchen eingerichtet. Diese Unterausschüsse definieren spezifische Transaktionsstandards und Nachrichtenstrukturen, die auf die jeweiligen Branchen zugeschnitten sind. Dazu gehören:

• X12C – Kommunikation und Steuerung
• X12F - Finanzen
• X12I - Transport
• X12J - Technische Bewertung
• X12M - Lieferkette
• X12N - Versicherung

Diese Unterausschüsse befassen sich mit den besonderen Anforderungen verschiedener Sektoren und bieten spezifische Untergruppen von ANSI X12 für eine präzisere Kommunikation.

Bestandteile einer ANSI X12-Nachricht

Eine ANSI X12-Nachricht ist ein strukturierter Datensatz, der eine bestimmte Art von Geschäftstransaktion darstellt. Sie folgt einem standardisierten Format, um einen einheitlichen Datenaustausch zwischen Handelspartnern zu gewährleisten. Jede Nachricht wird anhand einer eindeutigen Anordnung von Codes, Segmenten und Transaktionssätzen (T-Sets) aufgebaut, bei denen es sich um eindeutige, sich jedoch überschneidende Konzepte handelt.

• ANSI X12-Codes: Dies sind eindeutige Bezeichner, die bestimmte T-Satz-Segmente oder Datenelemente in einer Nachricht darstellen.
• ANSI X12-Segmente: Dies sind Sammlungen von zusammenhängenden Datenelementen, die bestimmte Informationen in einem Transaktionssatz darstellen. Jedes Segment beginnt mit einer eindeutigen Segment-ID, gefolgt von den durch Elementtrennzeichen getrennten Datenelementen.
• ANSI X12 T-Sets: Dies sind Gruppen zusammengehöriger Datensegmente, die ein bestimmtes Geschäftsdokument oder eine Transaktion bilden. Jedes Transaktionsset steht für eine andere Art von Geschäftsdokument, z. B. eine Rechnung oder eine Bestellung.

Insbesondere in ANSI X12 werden die Begriffe T-Satz und Nachricht oft austauschbar verwendet, und beide beziehen sich auf eine Sammlung von Daten, die ein einzelnes Geschäftsdokument oder eine Transaktion darstellen. T-Sets können jedoch spezifischer als die Art des Geschäftsvorfalls definiert werden, den die Nachricht darstellt, während die Nachricht die vollständige Darstellung dieses Geschäftsvorfalls ist. 

ANSI X12-Code-Liste

ANSI X12 verfügt über eine Vielzahl von Codes, mit denen bestimmte Nachrichtentypen gekennzeichnet werden. Diese müssen Sie kennen, um eine ANSI-X12-Nachricht effektiv erstellen zu können. Diese ANSI-X12-Codes stehen für standardisierte EDI-Transaktionssätze, die branchenübergreifend für den Austausch von Geschäftsdokumenten verwendet werden.

Diese Zeichenregeln gewährleisten die Datenkonsistenz und Kompatibilität zwischen EDI-Systemen und Handelspartnern.

Nachfolgend finden Sie eine Liste häufig verwendeter ANSI X12-Transaktionssätze und der dazugehörigen Geschäftsfunktionen. Jeder ANSI X12-Code entspricht einem bestimmten Geschäftsbeleg, wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen und Versandbenachrichtigungen.

ANSI X12-Code	Beschreibung
810	Rechnung
820	Zahlungsauftrag
830	Prognose für die Lieferung
832	Preis-/Verkaufskatalog
840	Anfrage für ein Angebot
846	Inventar-Anfrage/Beratung
850	Bestellung
852	Daten zur Produktaktivität
855	Bestellungsbestätigung
856	Schiffsmeldung/Manifest
860	Antrag auf Bestellungsänderung
865	Bestätigung der Bestellungsänderung
870	Statusbericht zur Bestellung
997	Funktionsbestätigung

Wie ANSI X12-Nachrichten aufgebaut sind

Bei der Erstellung einer ANSI X12-Nachricht müssen verschiedene Schlüsselkomponenten in einer strukturierten, hierarchischen Weise unter Verwendung einer spezifischen Syntax zusammengesetzt werden. Zu den Komponenten gehören Datenelemente, Segmente und Transaktionssets (T-Sets), die alle in Umschlägen gekapselt sind, die die Nachricht strukturieren. Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten aufgeschlüsselt und ihr Zusammenbau zu einer ANSI X12-Nachricht veranschaulicht.

Verwendbare Zeichen: Die Sprache

Wie jede Sprache verfügt auch ANSI X12 über eine bestimmte Anzahl von Zeichen, die in Nachrichten verwendet werden können. Dazu gehören:

• Alphabetische Zeichen: A bis Z (nur Großbuchstaben)
• Numerische Zeichen: 0 bis 9
• Sonderzeichen: Eine Reihe von Sonderzeichen, wie z. B. . , - ( ) / = + : ? ' und Leerzeichen

Zusammen bieten sie Flexibilität für die Übermittlung einer ganzen Reihe von Geschäftsvorgängen und Informationen.

Datenelemente: Die grundlegenden Einheiten

Datenelemente sind die kleinsten Dateneinheiten in einer ANSI X12-Nachricht. Sie stellen einzelne Geschäftsinformationen dar. Sie bilden die Bausteine von ANSI X12-Transaktionssätzen und ermöglichen den strukturierten Datenaustausch zwischen Systemen. Datenelemente können einfach oder zusammengesetzt sein:

• Einfache Datenelemente: Diese enthalten eine einzelne Information, ähnlich wie ein Wort in einem Satz. Ein einfaches Datenelement kann zum Beispiel der Preis eines Produkts oder ein bestimmtes Datum sein.
• Zusammengesetzte Datenelemente: Diese umfassen mehrere zusammenhängende Informationen, ähnlich wie ein Satz, der aus zusammenhängenden Wörtern besteht. Eine vollständige Adresse, die den Straßennamen, den Ort, das Bundesland und die Postleitzahl enthält, ist ein Beispiel für ein zusammengesetztes Datenelement.

Es gibt eine eindeutige ID für jedes Datenelement zusammen mit seinem Namen, seiner Beschreibung, seinem Typ und seiner minimalen/maximalen Länge. Datenelemente folgen bestimmten Formaten oder Typen, z. B. Dezimalzahlen, Ganzzahlen, Bezeichner, Zeichenketten oder Datum/Uhrzeit. Das Datenwörterbuch führt auch alle Einschränkungen oder Regeln für das Datenelement auf, z. B. ob es obligatorisch oder optional ist und ob es vordefinierte Werte gibt, an die es sich halten muss^.2

Segmente: Die Bausteine

Segmente in ANSI X12 sind vergleichbar mit Sätzen, die eine bestimmte Information enthalten. Segmente sind eine strukturierte Gruppe zusammenhängender Datenelemente, wobei jedes Segment mit einer Segment-ID beginnt. Segmente tragen dazu bei, Daten innerhalb von ANSI-X12-Transaktionssätzen in eine logische Struktur zu ordnen, wodurch eine genaue Interpretation der Geschäftsinformationen ermöglicht wird.

Hier ist ein Beispiel:

Segment-ID	Element-Trennzeichen	Datenelement 1	Element-Trennzeichen	Datenelement 2
BEG	*	00	*	082922

Dieses "BEG" (Beginning Segment) zeigt den Beginn einer Bestellung an, wobei "00" ein Originaldokument und "082922" die Bestellnummer darstellt.

Erstellung von Transaktionssets (T-Set)

Transaktionssätze (T-Sätze) sind mit Absätzen vergleichbar und fassen zusammenhängende Segmente zu einer vollständigen Geschäftstransaktion zusammen. Jeder Transaktionssatz legt fest, wie bestimmte Geschäftstransaktionen organisiert und im EDI-Format übermittelt werden. Jeder Transaktionssatz wird durch einen eindeutigen dreistelligen Code identifiziert.

Lassen Sie uns ein vereinfachtes Beispiel eines Purchase Order (PO) Transaktionssatzes (gekennzeichnet durch den Code 850 in ANSI X12) konstruieren:

Segment-ID	Datenelemente
ST	Transaction Set Identifier Code, Transaction Set Control Number
BEG	Transaction Set Purpose Code, Bestellnummer
CUR	Währung Code
REF	Referenz-Identifikation Qualifier, Referenz-Identifikation
DTB	Datum/Uhrzeit-Referenz
SE	Anzahl der eingeschlossenen Segmente, Transaction Set Control Number

In diesem Beispiel beginnt das Segment "ST" den Transaktionssatz, gefolgt von Segmenten wie "BEG" (Beginn der Bestellung), "CUR" (Währung) und "REF" (Referenzidentifikation). Dieser T-Satz endet mit dem "SE"-Segment, das die Gesamtzahl der Segmente des Transaktionssatzes enthält.

Umschläge: Gruppierung und Strukturierung

Umschläge sind die Hüllen in einem ANSI X12-Datenaustausch, die zusammengehörige Daten bündeln und die Transaktionssätze strukturieren. Sie legen fest, wie Transaktionssätze innerhalb einer ANSI X12-Nachricht organisiert, übertragen und interpretiert werden. Es gibt drei Arten von Umschlägen:

1. Der Interchange Control Envelope (ISA und IEA) kapselt die gesamte Übertragung, einschließlich aller Funktionsgruppen, die von einem Sender zu einem Empfänger gesendet werden.
2. Der Funktionsgruppen-Umschlag (GS und GE) gruppiert zusammengehörige Transaktionssätze. Verschiedene funktionale Gruppen können verwendet werden, um verschiedene Arten von Transaktionssätzen zu gruppieren oder um Transaktionssätze zu trennen, die für verschiedene Abteilungen innerhalb der empfangenden Organisation bestimmt sind.
3. Der Transaction Set Envelope (ST und SE) umschließt ein einzelnes Transaktionsset.

Vollständige Nachricht: Alles unter einen Hut bringen

Fassen wir alles zusammen und betrachten wir eine vereinfachte Darstellung einer vollständigen ANSI X12 für eine Purchase Order (850 Transaction Set) Nachricht:

Segment Code	Datenelement	Beschreibung
ISA	Austausch von Sender/Empfänger-ID, Datum, Uhrzeit usw.	Interchange Control Header (markiert den Beginn des Interchange-Umschlags)
GS	Funktionaler Identifizierungscode (PO), Absendercode, Empfängercode, Datum, Uhrzeit	Funktionsgruppenkopf (markiert den Beginn der Funktionsgruppe)
ST	850	Transaction Set Header (markiert den Beginn des Transaction Set, 850 stellt eine Bestellung dar)
BEG	00, 082922	Anfang der Bestellung (00 steht für Original, und 082922 ist die Bestellnummer)
CUR	USD	Währungssegment mit der Angabe USD (USD steht für U.S. Dollar)
REF	AB, 12345	Referenzsegment mit zusätzlichen Käuferinformationen (AB steht für Additional Buyer's Number, und 12345 ist die Referenzidentifikation)
DTM	003, 20210910	Datum/Uhrzeit-Referenz mit Angabe des Datums (003 steht für "Delivery Requested" und 20210910 ist das Datum)
SE	5, 0001	Transaction Set Trailer (markiert das Ende des Transaktionssatzes, und 5 gibt die Anzahl der enthaltenen Segmente an)
GE	1, 000000001	Funktionsgruppen-Trailer (markiert das Ende der Funktionsgruppe, und 1 steht für die Anzahl der enthaltenen Transaktionssätze)
IEA	1, 000000001	Interchange Control Trailer (markiert das Ende des Interchange-Umschlags, und 1 steht für die Anzahl der enthaltenen Funktionsgruppen)

In einer echten EDI-Nachricht würde diese Information folgendermaßen formuliert werden: 

ISA00 00 ZZSENDERISA ZZRECEIVERISA2012091719U004010000000010P>~
GSPOSENDERCODEECEIVERCODE2012091719000000001X004010~
ST8500001~
BEG00082922~
CURUSD~
REFAB12345~
DTM00320210910~
SE50001~
GE1000000001~
IEA1*000000001~

In diesem Fall ist das Zeichen * das Datenelement-Trennzeichen und das Zeichen ~ das Segment-Terminator, entsprechend den üblichen Konventionen der X12-Syntax. Ihre spezifische Implementierung kann andere Zeichen als Trennzeichen oder Terminatoren verwenden.

Übertragungsdateien: Gruppen von Nachrichten 

Eine Übertragungsdatei in ANSI X12 bezieht sich auf die gesamte Sammlung von Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt von einem Handelspartner an einen anderen gesendet wird. Es handelt sich im Wesentlichen um einen Stapel von Geschäftsdokumenten, die nach dem ANSI X12-Standard strukturiert sind. Eine Übertragungsdatei kann nur eine einzige Nachricht (z. B. eine einzelne Rechnung oder Bestellung) oder viele verschiedene Nachrichten enthalten. Entscheidend ist, dass alle Nachrichten zusammen als Einheit übermittelt werden.

Nutzen Sie die Stärken eines EDI-Partners

Der ANSI X12-Standard ist ein leistungsstarkes und umfassendes System. Es ist jedoch zeitaufwändig, es zu beherrschen, insbesondere für kleine bis mittlere Unternehmen, die komplexe Lieferketten und mehrere EDI-Standards verwalten. Die Herausforderung, EDI-Formate wie EDIFACT oder TRADACOMS korrekt in ANSI X12 zu übersetzen oder umgekehrt, ist ohne die richtigen Werkzeuge oder Unterstützung beträchtlich.

EDI via VAN (Value-Added Network) ist ein privates Netz, in dem Tools wie EDI-Mapping-Software gehostet werden können, die die Übersetzung von EDI-Nachrichten von einem Standard in einen anderen automatisieren. Dies ist eine wichtige Fähigkeit für jedes Unternehmen, das flexibel mit Partnern in der Lieferkette zusammenarbeiten möchte, die unterschiedliche oder mehrere EDI-Standards verwenden. 

Bei Data Interchange bieten wir flexible EDI-Dienstleistungen, die genau auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten sind. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen EDI-Partner trägt dazu bei, die Integration zu vereinfachen, die Datengenauigkeit zu verbessern und skalierbare Lieferkettenabläufe zu unterstützen. Zwar ist es durchaus möglich, EDI-Nachrichtenformate manuell zu konvertieren, doch wir ermöglichen es Unternehmen, dies schnell und in großem Umfang zu tun. Mit dem richtigen EDI-Partner können Sie sicher sein, dass Sie die Anforderungen Ihrer Lieferkettenpartner erfüllen können. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren. 

¹ Über X12

² ANSI/NISO Z39.87-2006 (R2017) Datenwörterbuch - Technische Metadaten für digitale Standbilder