EDIFACT Erklärt: Nachrichtenstandards und Transaktionssätze

Der elektronische Datenaustausch (EDI) sollte für die Geschäftsabläufe, die er erleichtert, unsichtbar sein. Doch das stimmt bei weitem nicht, wenn Sie ein EDI-System aufbauen und implementieren oder Ihre EDI-Architektur in die Lage versetzen müssen, Nachrichten aus einem anderen EDI-Standard zu übersetzen. 

Obwohl EDIFACT nur einer von vielen EDI-Standards ist, zeichnet es sich als umfassende EDI-Methode aus, die von Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet wird^.1  

Hier möchten wir Ihnen eine praktische Anleitung zu den EDIFACT Transaction Sets (T-Sets), der Syntax und dem Nachrichtenaufbau geben, damit Sie verstehen, wie Sie Nachrichten in EDIFACT übersetzen und mit Ihren Partnern in der Lieferkette koordinieren können. 

Was ist EDIFACT?

EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) ist ein robuster Satz von Standards, der vom Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronischen Geschäftsverkehr (UN/CEFACT) entwickelt wurde.

Im Wesentlichen funktioniert EDIFACT durch die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs zwischen Geschäftspartnern. Es wurde für alle Geschäftsvorgänge in allen Branchen entwickelt und umfasst eine Vielzahl von Dokumenttypen (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw.) und hat sogar eine Reihe branchenspezifischer "Untergruppen" hervorgebracht, wie EANCOM, das für den Einzelhandel entwickelt wurde.

EDIFACT wurde, wie alle EDI-Standards, entwickelt, um den globalen und branchenübergreifenden Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zu erleichtern und so die Komplexität des globalen Handels zu rationalisieren. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre Nachrichten unter Verwendung der richtigen Codes, T-Sets und Syntax formulieren.

Bestandteile einer EDIFACT-Nachricht

Eine EDIFACT-Nachricht ist eine vollständige, strukturierte Datensequenz, die einen einzelnen Geschäftsvorgang darstellt, z. B. eine Bestellung, eine Rechnung oder eine Versandanzeige. Jede Nachricht beginnt mit einem "Nachrichtenkopf"-Segment (UNH) und endet mit einem "Nachrichtentrailer"-Segment (UNT). Eine Rechnungsnachricht (INVOIC) enthält zum Beispiel alle Details zur Fakturierung einer Lieferung oder einer Dienstleistung.

Jede EDIFACT-Nachricht besteht aus logisch zusammenhängenden Datenelementen, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind. Die Bausteine dieser Datenelemente sind Codes, Segmente und T-Sets, die unterschiedliche, aber verwandte Konzepte darstellen: 

• EDIFACT-Codes: Geschäftsdokumente werden von internen Formaten (z. B. XML oder CSV) in die im EDI verwendeten standardisierten Formate wie EDIFACT oder X12 umgewandelt. Durch diese Umwandlung wird sichergestellt, dass die Daten von den Systemen des Empfängers genau interpretiert und verstanden werden können. 
• EDIFACT-Segmente: Eine Sammlung von zusammenhängenden Datenelementen, die zusammen eine bestimmte Information innerhalb einer Nachricht übermitteln. Jedes Segment beginnt mit einem eindeutigen Drei-Buchstaben-Code, der die Art der im Segment enthaltenen Informationen angibt.
• EDIFACT T-Sets (Transaction Sets): Eine standardisierte Sammlung von zusammenhängenden Datensegmenten, die eine bestimmte Art von Geschäftsvorfall darstellen. Jeder T-Satz wird durch einen eindeutigen EDIFACT-Code identifiziert.

Verwirrenderweise kann ein T-Set als Nachrichtentyp betrachtet werden. Zum Beispiel entspricht das Transaction Set "ORDERS" dem Nachrichtentyp "Purchase Order". Der einfachste Weg, dies zu verstehen, ist jedoch, dass eine EDIFACT-Nachricht die vollständige strukturierte Datendarstellung eines Geschäftsvorfalls ist, und ein Transaktionsset (T-Set) ist die Art des Geschäftsvorfalls, den die Nachricht darstellt. 

EDIFACT-Code-Liste

EDIFACT hat einen umfangreicheren Satz von Codes als die meisten EDI-Standards, was zu mehr möglichen Segmenten und T-Sets führt. Das Verständnis dieser Codes vereinfacht die Nutzung des Systems und trägt zu seiner erfolgreichen Anwendung bei. Die häufigsten Beispiele für EDIFACT-Codes sind:

EDIFACT-Code	Beschreibung
DELFOR	Prognose für die Lieferung
DELJIT	Lieferung Just-In-Time
DESADV	Versandhinweise
IFTMIN	Anweisungen für den Transport
IFTMBF	Transport Buchungsanfrage
IFTMBC	Transport Buchungsbestätigung
INVOIC	Rechnung
ORDERS	Bestellung
PAYORD	Zahlungsauftrag
PRICAT	Preiskatalog
PRODAT	Produktdaten
INVRPT	Inventarbericht
RECADV	Empfangsbestätigung
MSCONS	Bericht über den Verbrauch von Messdiensten
UTILMD	Stammdaten Versorgungsunternehmen
ORDCHG	Antrag auf Bestellungsänderung
CONTRL	Funktionsbestätigung
REMADV	Überweisungshinweis
SLSRPT	Bericht über ausgehende Verkäufe
ORDRSP	Antwort auf eine Bestellung

Wie EDIFACT-Nachrichten aufgebaut sind

Die Syntaxregeln des EDIFACT-Standards sind für den Aufbau und die Interpretation von EDIFACT-Nachrichten von entscheidender Bedeutung, da sie die Kohärenz und Einheitlichkeit jeder Nachricht gewährleisten. Lassen Sie uns in diese Details eintauchen.

Verwendbare Zeichen: Die Sprache

EDIFACT hat einen bestimmten Satz von Zeichen, die in Nachrichten verwendet werden können. Dazu gehören:

• Alphabetische Zeichen: A bis Z (nur Großbuchstaben)
• Numerische Zeichen: 0 bis 9
• Sonderzeichen: Eine Reihe von Sonderzeichen, wie z. B. . , - ( ) / = + : ? ' und Leerzeichen

Diese bieten eine Reihe von Möglichkeiten zur Erstellung aller Arten von Handels-, Verwaltungs- und Transportnachrichten.

Datenelemente: Die Bausteine

Datenelemente sind die grundlegenden Einheiten in einer EDIFACT-Nachricht, die analog zu Wörtern in einer Sprache einzelne Informationen enthalten. Sie können entweder einfach oder zusammengesetzt sein und reihen sich innerhalb von Segmenten in einer vordefinierten Reihenfolge aneinander.

Wichtige Punkte über Datenelemente:

• Einfache Datenelemente enthalten ein einzelnes Stück von Daten. Zum Beispiel einen bestimmten Preis oder ein Datum.
• Zusammengesetzte Datenelemente enthalten mehrere zusammenhängende Datenteile oder Subelemente. So könnte ein zusammengesetztes Datenelement beispielsweise eine vollständige Adresse enthalten.
• Jedes Datenelement hat eine eindeutige Nummer, die im UNTDED (United Nations Trade Data Element Directory) definiert ist^.2

Segmente: Der Rahmen von EDIFACT

Segmente dienen als Behälter für logisch zusammenhängende Datenelemente, ähnlich wie Sätze in einer Sprache, die eine vollständige Idee vermitteln. Sie umreißen spezifische Informationen, wie z. B. Kundendetails oder Produktinformationen. 

Wichtige Punkte über Segmente:

• Standardsegmente wie "NAD" und "DTM" dienen bestimmten Zwecken, z. B. der Angabe von Namen und Adressen oder der Angabe von Datum und Uhrzeit.
• Die Segmente einer Nachricht folgen einer bestimmten Reihenfolge, die im "Nachrichtenstrukturdiagramm" - dem Rahmen für jeden EDIFACT-Nachrichtentyp - festgelegt ist.
• Ein Segment beginnt mit einem Segment-Tag, einem aus drei Buchstaben bestehenden Code, der die Art der im Segment enthaltenen Daten angibt.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit einigen gängigen EDIFACT-Segmenten:

Segment Code	Name des Segments	Beschreibung
UNH	Kopfzeile der Nachricht	Startet eine Nachricht und weist ihr eine eindeutige Referenznummer zu.
BGM	Beginn der Nachricht	Identifiziert den Nachrichtentyp und die Funktion.
DTM	Datum/Uhrzeit/Zeitraum	Liefert Informationen zu Datum und Uhrzeit.
NAD	Name und Anschrift	Angabe von Name und Anschrift der beteiligten Parteien.
LIN	Einzelposten	Identifiziert Einzelposten innerhalb einer Transaktion.
UNT	Nachricht Trailer	Markiert das Ende der Nachricht und zählt die Gesamtzahl der Segmente.

Jedes Datenelement innerhalb des LIN-Segments enthält eine Information zu einer Position in einem Auftrag, z. B. ihre Kennung, die erforderliche Aktion, die Positionsnummer und alle Unterzeileninformationen.

T-Sätze: Gruppen von Segmenten 

EDIFACT-Segmente werden zu T-Sets zusammengefasst, die einen bestimmten Geschäftsvorgang oder eine Kommunikationseinheit darstellen. Ein T-Set kann zum Beispiel eine Bestellung, eine Rechnung oder eine logistische Versandanweisung darstellen. 

Wichtige Punkte über EDIFACT T-Sets:

1. Jeder T-Satz folgt einer standardisierten Struktur, die durch den EDIFACT-Standard vorgegeben ist. Damit ist sichergestellt, dass der T-Satz unabhängig von den beteiligten Parteien einheitlich interpretiert und verarbeitet wird.
2. Jeder T-Satz hat einen eindeutigen EDIFACT-Code, der seine universelle Erkennbarkeit gewährleistet. Zum Beispiel steht der Code "ORDERS" für einen T-Satz "Bestellung" und "INVOIC" für einen T-Satz "Rechnung".
3. Ein T-Satz besteht aus mehreren Segmenten, von denen jedes eine bestimmte, für die Transaktion relevante Information enthält. Die Segmente eines T-Satzes sind in einer bestimmten, vordefinierten Reihenfolge angeordnet.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für das LIN-Segment, das verwendet wird, um ein T-Set zu konstruieren, das eine Position in einer Bestellung darstellt, sowie eine Aufschlüsselung der Datenelemente, die enthalten sein könnten.

Segment (T-Satz)	Datenelement	Beschreibung	Beispielwert
LIN	1082	Kennung der Einzelposten	1
	C212	Positionsnummer Identifizierung
	7140	Artikel-Nummer	ABC123
	7143	Art der Positionsnummer, codiert	IN

Nachricht: Die vollständige EDIFACT-Transaktion

Eine Nachricht im EDIFACT-System ist vergleichbar mit einem Absatz oder einem vollständigen Brief. Sie ist die zusammengesetzte Form aller zusammenhängenden Segmente, die zur Darstellung eines Geschäftsvorfalls erforderlich sind.

Wichtige Punkte zu den Botschaften:

• Jede Nachricht beginnt mit einem "Message Header"-Segment (UNH) und endet mit einem "Message Trailer"-Segment (UNT) und bildet somit eine in sich geschlossene Datenaustauscheinheit.
• In den Nachrichten werden spezifische Transaktionen wie Rechnungen, Bestellungen oder Transportanweisungen dargestellt.

Beispiel für eine Nachricht:

• UNH - Kopf der Nachricht
• BGM - Beginn der Nachricht (identifiziert den Typ und die Funktion der Nachricht)
• DTM - Date/Time/Period (liefert Datums- und Zeitinformationen zur Transaktion)
• NAD - Name und Adresse (liefert Namens- und Adressinformationen zu den an der Transaktion beteiligten Parteien)
• LIN - Line Item (definiert bestimmte Einzelposten innerhalb der Transaktion)
• UNT - Nachrichten-Trailer

Im Folgenden sind alle Komponenten aufgeführt, die in einer EDIFACT-Nachricht für eine Einzelbestellung enthalten sein können.

Segment Code	Datenelement	Beschreibung
UNH	1	Kopfzeile der Nachricht
	AUFTRÄGE:D:96A:UN	Identifiziert den Nachrichtentyp als Bestellung
BGM	220	Kennzeichnet den Namen und die Funktion des Dokuments/der Nachricht
	BKOD99	Kennung des Dokuments/der Nachricht (z. B. Auftragsnummer)
DTM	C507	Datum/Uhrzeit/Zeitraum
	DATUM CODE	Datum oder Uhrzeit oder Zeitraum Funktionscode-Qualifier
	DATUM	Text zu Datum, Uhrzeit oder Zeitraum
NAD	C082	Angaben zur Identifizierung der Partei
	PARTY CODE	Kennung der Partei
	NAME DER PARTEI	Code zur Identifizierung eines Datenelements
LIN	1	Kennung der Einzelposten
C212		Positionsnummer Identifizierung
	7140	Artikel-Nummer
	7143	Art der Positionsnummer, codiert
UNT	22	Trailer zur Nachricht
	1	Kontrolle der Anzahl

Als echte EDI-Nachricht formuliert, würde diese Information wie folgt aussehen:  

UNH+1+BESTELLT:D:96A:UN'

BGM+220+BKOD99′

DTM+137:20220228:102′

NAD+BY+BUYER1::91′

LIN+1++ITEM1:IN'

UNT+5+1′

Obwohl für einen Menschen nahezu unverständlich, bietet dies eine allgemein verständliche Darstellung eines Geschäftsvorfalls, die für den elektronischen Austausch optimiert ist.

Übertragungsdateien: Gruppen von Nachrichten 

Übertragungsdateien sind Stapel von Nachrichten. Sie werden durch die Segmente "Nachrichtenkopf" (UNB) und "Nachrichtenende" (UNZ) definiert. Eine Übertragungsdatei kann eine oder mehrere Nachrichtengruppen oder einzelne Nachrichten enthalten.

Wie ein EDI-Partner helfen kann

Obwohl das EDIFACT-System umfassend und leistungsfähig ist, ist es zeitaufwändig, sich in seinen Feinheiten zurechtzufinden, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die innerhalb komplexer Lieferketten arbeiten und mehrere EDI-Standards verwenden. Die Übersetzung von EDI-Formaten wie ASNI oder VDA in EDIFACT oder umgekehrt stellt eine große Herausforderung dar und erfordert den komplexen Einsatz von EDI-Mapping-Software.

EDI über VAN (Value-Added Network) ist ein privater Netzbetreiber, der eine sichere Plattform für den Austausch von EDI- oder anderen elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen Handelspartnern bereitstellt. VANs können alle EDI-Standards (wie X12, EDIFACT) verarbeiten und gewährleisten die sichere und zuverlässige Übertragung von Daten.

Data Interchange bietet flexible EDI-Dienste, die es Unternehmen, die auf EDI angewiesen sind, einfach machen, ohne dass sie ihre internen Systeme ständig neu konfigurieren müssen. Wir schließen die Lücke zwischen der Komplexität des EDIFACT-Formats und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, damit Sie die EDI-Anforderungen Ihrer Partner in der Lieferkette zuverlässig erfüllen können.

¹ Artefaktfrei

² UNTDED-ISO7372 | UNECE