Wie funktionieren Vor-Ort-EDI-Lösungen?

Nach dem starken Anstieg der Digitalisierung in den 1990er Jahren war der elektronische Austausch von geschäftskritischen Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheinen eine natürliche Weiterentwicklung der papierbasierten Prozesse.1

Seitdem ist der elektronische Datenaustausch (EDI) von zentraler Bedeutung für die Bewältigung von Problemen in der Lieferkette und die genaue Übertragung sensibler Daten. Heute erfüllt EDI dieselbe grundlegende Funktion, und die Vorteile, die EDI zu bieten hat, sind ähnlich geblieben - aber die Lösungen haben sich weiterentwickelt. 

Neben technologischen Entwicklungen wie VANs (Value-Added Networks) und API-Integrationen (Application Programming Interface) stehen den Unternehmen heute mehrere Optionen für ihr EDI-System zur Verfügung, z. B:

  • Vor-Ort-Lösungen
  • Cloud-Dienste
  • Verwaltete Dienste

In diesem Artikel befassen wir uns mit EDI vor Ort, den Vorteilen, die dies für Unternehmen bieten kann, und mit der Zukunft von EDI. Lassen Sie uns beginnen.

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Ein genauerer Blick auf On-Premise-EDI

Vor der Zeit der superschnellen Netzwerke und des Cloud Computing war das Hosting von Software vor Ort mit physischer Hardware erforderlich. Infolgedessen wird EDI-Software oft mit einer Infrastruktur vor Ort installiert und gehostet, einschließlich Servern, Datenbanken und Computersystemen, und von Mitarbeitern vor Ort betrieben.

Die genauen Anforderungen an EDI vor Ort variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber die meisten Einrichtungen umfassen die EDI-Infrastruktur selbst in Kombination mit Datenintegrationslösungen für ERPs und Kommunikationsdiensten zur sicheren Verwaltung von Anfragen.

Was beinhaltet EDI vor Ort?

Vor-Ort-EDI ist eine unternehmenseigene EDI-Software, die auf dem eigenen Server und in der eigenen EDV-Infrastruktur des Kunden installiert und betrieben wird. Mit einer Vor-Ort-Lösung können Kunden die Kontrolle über alle Aspekte ihres EDI-Systems behalten, einschließlich:

  • Sicherheit der Daten
  • Zugang
  • Integrität

Wie bei jeder EDI-Lösung gibt es drei wichtige Säulen, die für ein effektives Vor-Ort-System erforderlich sind:

  • Hardware: Für die EDI-Implementierung vor Ort sind Server, Datenbanken und Betriebssysteme erforderlich, um die Daten zu speichern, zu empfangen, zu senden und die Dateneingabe zu organisieren. Neben der Kerninfrastruktur muss auch in Backups und Redundanz investiert werden.
  • Software: EDI-Systeme empfangen interne Daten, übersetzen sie gemäß dem festgelegten Standard in ausgehende EDI und nehmen eingehende elektronische Dokumente entgegen und wandeln sie in interne Daten um.
  • Personal: Für den Betrieb von EDI-Softwarelösungen und die Überwachung des Datentransfers wird Personal benötigt. EDI ist dynamisch und komplex, wenn man mit mehreren Geschäftspartnern zu tun hat. Die internen EDI-Kenntnisse nehmen jedoch ab, da Outsourcing und Managed Services immer beliebter werden.

Die Vor- und Nachteile von On-Premise-EDI

Es überrascht nicht, dass die Nutzung einer EDI-Lösung vor Ort mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen verbunden ist. Daher müssen Unternehmen diese Vor- und Nachteile abwägen, bevor sie entscheiden, ob EDI vor Ort das Richtige für sie ist.

Schauen wir uns die Vorteile und Schwächen von On-Premise-EDI etwas genauer an.

Die Vorteile von On-Premise-EDI

Der Einsatz von On-Premise-Software in einem EDI-System bietet Unternehmen mehrere Vorteile, von denen zwei besonders hervorzuheben sind:

  • Volle Kontrolle: Unternehmen können Punkt-zu-Punkt-Verbindungen und Sicherheitsaspekte selbst verwalten. Die vollständige Kontrolle über die Umwandlung und Integration von Daten im eigenen Haus ermöglicht rasche und rechtzeitige Änderungen und macht die Unterstützung durch Dritte überflüssig.
  • Kostenreduzierung: Bei einem vor Ort installierten EDI-System fallen keine zusätzlichen Kosten an - bei einer Cloud-basierten Software beispielsweise müssen Unternehmen Daten- und Providergebühren sowie Wartungskosten zahlen.

Was EDI vor Ort nicht kann

EDI vor Ort bietet zwar ein höheres Maß an Kontrolle und kann dazu beitragen, die mit der EDI-Implementierung verbundenen Gesamtkosten zu senken, doch hat dieser Ansatz auch einige Nachteile, die einige Unternehmen dazu veranlassen, sich nach Alternativen umzusehen. Dazu gehören:

  • Anforderungen an die Fachkenntnisse: Der Selbstbedienungs-Charakter von On-Premise-EDI bedeutet, dass Unternehmen kompetente interne Teams benötigen, um erhebliche Kosten aufgrund von Implementierungsproblemen zu vermeiden. Die EDI-Verwaltung erfordert seltene und gefragte Fähigkeiten, was bedeutet, dass man die internen EDI-Fähigkeiten und die von Partnern im Auge behalten muss.
  • Erhöhte Bereitstellungszeit: Bei EDI vor Ort kann die Software die Implementierungszeit und die Einführungsprozesse für Handelspartner verlangsamen, was zu Umsatzeinbußen und langsameren Datenverarbeitungszeiten führt.

Einer der Hauptgründe, warum so viele Unternehmen EDI einsetzen, ist die Verringerung der Komplexität. Bei der Zusammenarbeit mit Partnern, die unterschiedliche Kommunikationsprotokolle und Nachrichtenformate verwenden, kann ein vor Ort installiertes EDI-System die Prozesse und die Kommunikation jedoch noch komplexer machen.

Wer sollte EDI-Lösungen vor Ort nutzen?

Angesichts der spezifischen Vor- und Nachteile, die mit dem Einsatz von EDI vor Ort verbunden sind, sind diese Lösungen für bestimmte Unternehmen besser geeignet als für andere. Zum Beispiel kann EDI vor Ort ein effektives System sein für:

  • Unternehmen, die volles Vertrauen in ihr vorhandenes internes EDI-Fachwissen haben
  • Unternehmen mit einer geringen Anzahl stabiler Handelsbeziehungen
  • Unternehmen, die nur mit Partnern zusammenarbeiten, die über EDI-Fähigkeiten verfügen

Vor-Ort-EDI vs. Cloud-basiertes EDI

Der technologische Fortschritt und das Aufkommen neuer Software haben zum Aufkommen neuer und innovativer Lösungen geführt, wie z. B. der Cloud.

Es wird erwartet, dass der Markt für Cloud-Migrationsdienste aufgrund der Einführung von Software-as-a-Service-Modellen (SaaS) bis 2026 ein Volumen von 448,34 Milliarden US-Dollar erreichen wird.2 Zahlreiche Anwendungen wurden in die Cloud verlagert, und EDI ist nicht anders.

Cloud-basiertes EDI umfasst eine wachsende Zahl von webbasierten Tools, mit denen Unternehmen elektronische Dokumente senden, empfangen, speichern und verwalten können. Der Zugriff auf diese Tools erfolgt über eine Netzwerkverbindung - im Gegensatz zu einem Computer vor Ort.

Sowohl EDI via VAN als auch Web-EDI sind Beispiele für diese neuen und innovativen Cloud-Lösungen. Im Vergleich zu einem EDI-Ansatz vor Ort kann ein Cloud-basiertes System Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie z. B.:

  • Kosten-Wirksamkeit
  • Steigerung der betrieblichen Effizienz
  • Bessere End-to-End-Transparenzfunktionen
  • Bessere interne und externe Zusammenarbeit

Darüber hinaus ist ein VAN-System in der Regel leichter zu skalieren, da die Bereitstellung von Ressourcen und die Integration neuer Lieferkettenpartner häufig vom Anbieter übernommen wird. Im Wesentlichen lagern die Unternehmen den Aufbau und die Wartung des EDI-Systems aus - sie müssen es nur noch effektiv nutzen.

Angesichts dieser Vorteile ist Cloud-basiertes EDI die beste Lösung für Unternehmen:

  • Sie suchen nach mehr Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Vereinfachung der Lieferkette und des EDI-Managements
  • die keine oder nur begrenzte EDI-Kenntnisse im Haus haben

Erhalten Sie die Unterstützung, die Sie für Ihre EDI-Lösung benötigen

Wir bei Data Interchange wissen, dass die Zukunft von EDI durch flexible Lösungen definiert wird, die mehrere Arten von EDI nutzen - sowohl vor Ort als auch Cloud-basierte Tools.

DiNet, unser privates Cloud-Mehrwertnetzwerk, bietet Unterstützung für Protokollübersetzung und Zugang zu über 10.000 Geschäftspartnern über eine einzige Verbindung. Darüber hinaus profitieren Sie von einer integrierten Prüfpfadfunktionalität sowie von ausgefeilten Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen,:

  • Eliminierung der Kosten für interne EDI-Spezialisten
  • Aufrechterhaltung einer einzigen Verbindung zu allen Geschäftspartnern
  • Beaufsichtigung aller EDI-Transaktionen in Echtzeit

Mit einem Managed Service von Data Interchange können Sie noch einen Schritt weiter gehen. Unser Team kümmert sich um die Wartung des gesamten EDI-Systems, einschließlich der Verwaltung von Handelspartnern, der Datenintegration und der Implementierung. So können Sie die Vorteile von EDI nutzen, ohne dass es zu Problemen und Verzögerungen kommt, wenn etwas schief geht.

Wenn Sie bereit sind, Ihre EDI-Reise zu beginnen, können Sie mit einem Experten von Data Interchange sprechen, um loszulegen.

1 Eine sehr kurze Geschichte der Digitalisierung

2 Cloud-Migrationsmarkt - Wachstum, Trends, COVID-19 Auswirkungen und Prognosen (2022 - 2027)

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