T-Satz | EDIFACT INVOIC

Der elektronische Datenaustausch (EDI) hat entscheidend zur Standardisierung von Lieferantentransaktionen beigetragen und zu einer effizienteren Arbeitsweise zwischen Unternehmen geführt. Einer der ersten Schritte auf dem Weg zu diesem Erfolg in Ihrem eigenen Unternehmen ist ein gründliches Verständnis der verschiedenen verfügbaren EDI-Standards.

Wir haben uns bereits eingehend mit EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) befasst, einem der am häufigsten verwendeten EDI-Standards. Hier gehen wir noch weiter in die Tiefe und behandeln die EDIFACT-INVOIC-Nachricht.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was dieser Kodex beinhaltet, welche Vorteile er bietet und wie er in die Kommunikation mit Ihren Partnern in der Lieferkette integriert werden kann. 

Empfohlene Lektüre: Lesen Sie zur Auffrischung der Kenntnisse über den EDIFACT-Standard unseren Artikel: EDIFACT Explained: Nachrichtenstandards und Transaktionssätze.

Was ist EDIFACT INVOIC?

EDIFACT INVOIC ist ein standardisiertes elektronisches Dokument, das im internationalen Handel verwendet wird und eine Handelsrechnung darstellt. 

Die INVOIC-Nachricht enthält detaillierte Informationen über:

• Angebotene Produkte oder Dienstleistungen
• Ihre Mengen
• Vereinbarte Preise
• Preisnachlässe oder Rabatte (falls zutreffend)
• Gesamtrechnungsbeträge

Sie können auch Angaben zu Steuern, Transport und Verpackung enthalten. Es ist eine entscheidende Komponente für internationale Transaktionen zwischen Handelspartnern, indem es manuelle Fehler reduziert, die Geschwindigkeit erhöht und die Gesamteffizienz verbessert.

Was sind die Vorteile (und Nachteile) von EDIFACT INVOIC?

EDIFACT INVOIC bietet mehrere bedeutende Vorteile. Diese liegen darin, dass sie den Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert und die Transparenz für alle Beteiligten erhöht, was zu einem effektiveren Betrieb führt. Hier eine Übersicht über die spezifischen Vorteile: 

• Rationalisierung der Abläufe: Durch die Reduzierung der manuellen Dateneingabe und der damit verbundenen Fehler rationalisiert EDIFACT INVOIC die Geschäftsprozesse und verringert die Zahl der menschlichen Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, erheblich. Die Genauigkeit und die schnelle Bereitstellung dieser Informationen helfen auch bei der Bestandsverwaltung und bei der Entscheidungsfindung auf der Grundlage besserer Informationen.
• Höhere Geschwindigkeit: Aufgrund der Automatisierungsfunktionen kann der Dokumentenaustausch sofort erfolgen, was eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen ermöglicht.
• Konform mit internationalen Standards: EDIFACT INVOIC entspricht den internationalen Standards und gewährleistet so die weltweite Kompatibilität und Akzeptanz Ihrer Rechnungsdokumente.
• Kosteneffizienz: Im Laufe der Zeit kann die durch EDIFACT INVOIC ermöglichte Fehlerreduzierung und Effizienzsteigerung zu erheblichen Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen führen.

Obwohl die oben genannten Ergebnisse eindeutig positiv sind, kann die INVOIC-Nachricht auch Nachteile mit sich bringen. Die Einrichtung und Wartung kann kostspielig sein und erfordert oft Expertenwissen. 

Außerdem kann jeder Handelspartner eine andere Teilmenge des Standards verwenden, was zu einer Fehlanpassung führen kann und ein benutzerdefiniertes Mapping-Tool erfordert. Schließlich kann ein einziger Fehler in einem t-Satz dazu führen, dass der gesamte Satz abgelehnt wird.

Was beinhaltet eine EDIFACT DESADV-Nachricht?

Die Struktur des INVOIC-T-Satzes ist relativ einfach und praktisch und besteht aus einem Kopf-, einem Detail- und einem Zusammenfassungsteil. 

Der Kopfbereich enthält allgemeine Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummern und -daten, während der Detailbereich für Artikelbeschreibungen, Mengen und Preise reserviert ist. Der Abschnitt "Zusammenfassung" fasst alles mit den Rechnungssummen zusammen.

Jeder dieser Abschnitte enthält verschiedene Segmente. Das Kopfsegment enthält zum Beispiel die Segmente BGM (Beginn der Nachricht) und DTM (Datum/Uhrzeit/Zeitspanne). Im Detailabschnitt finden Sie die Segmente LIN (Line Item) und PIA (Additional Item Identification). Das Summensegment umfasst dann die Segmente MOA (Geldbetrag) und UNT (Nachrichtenanhänger).

Im Folgenden finden Sie genauere Angaben zu den Segmenten in einer INVOIC-Nachricht, zusammen mit Platzhalterbeispielen und ihrem Zweck:

Segment	Beispiel	Beschreibung
UNH	UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007′	Kopf der Nachricht. Er wird verwendet, um einen Datenaustausch zu beginnen, zu identifizieren und zu spezifizieren.
BGM	BGM+380+342459+9′	Beginn der Nachricht. Er wird verwendet, um die Art und Funktion des Dokuments anzugeben und die Identifikationsnummer zu übermitteln.
DTM	DTM+137:20050705:102′	Datum/Zeit/Zeitraum. Es wird verwendet, um bestimmte Datums-, Zeit- oder Periodendetails in Bezug auf die Rechnung festzulegen.
FTX	FTX+ZZZ++:::Freitextbeschreibung der Rechnung'	Freier Text. Er wird für die Angabe von Freiform- oder kodierten Textinformationen verwendet.
NAD	NAD+BY+5412345000176::9′	Name und Adresse. Er wird verwendet, um die an der Transaktion beteiligten Parteien anzugeben.
LIN	LIN+1++157870:IN'	Einzelposten. Sie wird verwendet, um Einzelheiten über die in Rechnung gestellten Artikel anzugeben.
MOA	MOA+203:1202.58′	Geldbetrag. Er wird verwendet, um den Rechnungsbetrag oder andere Beträge im Zusammenhang mit der Rechnung anzugeben.
STEUER	STEUER+7+MWST+++:::15′	Angaben zu Zöllen/Steuern/Gebühren. Es wird verwendet, um die Steuerdetails in Bezug auf die Einzelposten oder die Gesamtrechnung anzugeben.
UNS	`UNS+S'	Abschnittskontrolle. Sie wird verwendet, um die Nachricht in Abschnitte zu unterteilen.
CNT	CNT+2:1′	Kontrollsumme. Sie dient als Kontrolle, um die korrekte Anzahl von Einzelposten oder anderen Elementen sicherzustellen.
UNT	UNT+23+1′	Nachrichten-Trailer. Er wird verwendet, um eine Nachricht zu beenden, ihre Integrität zu prüfen und ihren Empfang zu bestätigen.

Eine tatsächliche INVOIC-Nachricht (unter Verwendung der obigen Platzhalterbeispiele) würde etwa so aussehen:

UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007’BGM+380+342459+9’DTM+137:20050705:102’FTX+ZZZ++:::Free text description of the invoice’NAD+BY+5412345000176::9’NAD+SU+4012345000094::9’LIN+1++157870:IN’MOA+203:1202.58’TAX+7+VAT+++:::15’UNS+S’CNT+2:1’UNT+23+1′

Pro-Tipp: Denken Sie daran, dass nicht alle INVOIC-Nachrichten immer die gleichen Segmente enthalten. Ihr Inhalt hängt von den spezifischen Anforderungen der Rechnung, der Art der ausgetauschten Waren oder Dienstleistungen und den geschäftlichen Anforderungen der beiden Handelspartner ab.

Die Äquivalente von EDIFACT INVOIC in anderen EDI-Formaten

Wie bei anderen T-Sets (z. B. dem T-Set EDIFACT DESADV) gibt es auch für das EDIFACT INVOIC in anderen EDI-Standards unterschiedliche Entsprechungen. Werfen wir einen Blick auf die am häufigsten verwendeten Standards:

EDI-Standard	Äquivalent von EDIFACT INVOIC
ANSI ASC X12 (Amerikanisches Institut für Normung)	810 Rechnung
TRADACOMS (britischer Einzelhandelsstandard)	INVFIL Datei für Rechnungen
UN/CEFACT XML (Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronischen Geschäftsverkehr)	Branchenübergreifende Rechnung
VDA (Deutsche Automobilindustrie)	4913 Rechnung
RosettaNet	PIP3A4 Anforderung einer Rechnung
ODETTE (Europäische Automobilindustrie)	ODETTE INVOIC
SAP IDoc	INVOIC02 Rechnungsdokument
GS1 XML	Rechnung 3.1
PEPPOL BIS (Paneuropäisches Öffentliches Auftragswesen Online)	Abrechnung 3.0

Wie EDIFACT INVOIC t-sets verarbeitet werden

Nun wollen wir uns ansehen, wie ein EDIFACT INVOIC t-Satz verarbeitet wird, um eine genaue, effiziente und schnelle Kommunikation zwischen Unternehmen zu gewährleisten. Wir untersuchen jeden Schritt, von der Erstellung der Nachricht bis zum Erhalt der endgültigen Bestätigung:

1. Zusammenstellung: Der Absender sammelt zunächst alle relevanten Daten und erstellt eine INVOIC-Nachricht. Dazu gehören Rechnungsdetails wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise usw.
2. Übermittlung: Die erstellte INVOIC-Nachricht wird dann elektronisch per EDI an den Empfänger gesendet.
3. Empfang und Validierung: Nach dem Empfang der Nachricht werden die Daten vom System des Empfängers interpretiert und validiert. Alle Fehler, die während dieser Validierungsphase festgestellt werden, werden sofort gemeldet.
4. Integration in das Rechnungsbearbeitungssystem: Wenn die Daten fehlerfrei sind, werden sie in das Rechnungsverarbeitungssystem des Empfängers integriert. Etwaige Unstimmigkeiten werden umgehend behoben.
5. Empfangsbestätigung: Sobald die Rechnung geprüft wurde, sendet der Empfänger eine CONTRL-Nachricht (Control) an den ursprünglichen Absender zurück. Diese Nachricht bestätigt, dass die Rechnung empfangen und akzeptiert wurde. 

Höhere Effizienz mit Hilfe eines EDI-Partners

Das Verständnis und die Navigation in der Vielzahl der verschiedenen EDI-Standards, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, kann kompliziert sein. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die verwendeten Standards von Branche zu Branche variieren können (von Unternehmen ganz zu schweigen).

Wir von Data Interchange nutzen unsere über 30-jährige Erfahrung im Bereich EDI, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Abläufe vollständig zu synchronisieren und die Kommunikation mit ihren Partnern zu optimieren. Mit unseren EDI-Lösungen können Sie eine Vielzahl von EDI-Anwendungsfällen verwalten, von Mehrfachverbindungen bis hin zur digitalen Integration mit Ihren Lieferanten.

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¹ Wie EDI die Lieferkette vorantreibt