Czym jest EDI? Historia i przyszłość elektronicznej wymiany danych

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to wymiana dokumentów i informacji biznesowych między komputerami.

Zasadniczo EDI jest metodologią. Jest to zestaw najlepszych praktyk, standardów, procesów i technologii, które umożliwiają swobodny przepływ informacji między różnymi firmami korzystającymi z tego samego łańcucha dostaw.

Przykładowo, producent samochodów (np. BMW) kupuje części od wielu różnych firm. Następnie musi dystrybuować wyprodukowane samochody do dealerów samochodowych, z których tylko niektórzy są pod bezpośrednią kontrolą BMW. Każde z tych zamówień zakupu i faktur może być wykonane ręcznie (drukowanie zamówień, ręczne ponowne wprowadzanie danych, e-mail lub faktura pocztowa itp.) Można też zrobić to elektronicznie i automatycznie za pomocą EDI.

Jednak, aby automatycznie wymieniać informacje pomiędzy różnymi firmami, różne systemy muszą być w stanie zrozumieć siebie nawzajem. Oznacza to, że muszą one używać znormalizowanego formatowania i kompatybilnej technologii. EDI to wszystkie elementy i procesy wymagane do dostarczenia tego elektronicznego i zautomatyzowanego wyniku.

W Data Interchange spędziliśmy dziesięciolecia pomagając firmom wdrażać systemy EDI i jesteśmy pionierami nowych sposobów optymalizacji nowoczesnych wyników EDI. W tym miejscu wyjaśnimy, jak działa EDI, jak się zmienia i jak dokładnie może kształtować przyszłość zarządzania łańcuchem dostaw.

Skąd się wzięło EDI?

EDI został po raz pierwszy wprowadzony do łańcuchów dostaw w latach 60-tych, kiedy Ed Guilbert opracował formę komunikacji elektronicznej między łańcuchami dostaw przesyłek w armii amerykańskiej. Chociaż integracja łańcucha dostaw na szeroką skalę trwała do wczesnych lat 90-tych, EDI było kluczowym czynnikiem ułatwiającym wczesną globalizację. Zamiast polegać na powolnych usługach pocztowych, pozwoliło to na natychmiastową komunikację na duże odległości w erze przed Internetem.

Obecnie niektóre z największych firm na świecie, w tym pionierzy tacy jak Walmart, Volkswagen i Scania, wykorzystują EDI, aby zapewnić takie korzyści, jak:

• Niższe koszty operacyjne
• Zwiększone bezpieczeństwo transakcji
• Szybsza, usprawniona komunikacja
• Usunięcie procesów ręcznych
• I więcej

Z technologii tej skorzystały wszystkie branże, od handlu detalicznego po opiekę zdrowotną i przemysł motoryzacyjny. W rzeczywistości nasz współzałożyciel Phillip Friend pomógł opracować pierwszy protokół komunikacyjny EDI w branży motoryzacyjnej (ODETTE FTP - znany również jako OFTP 2) w latach 80-tych.

Główne standardy EDI

Pierwotne wdrożenia były całkowicie zależne od partnerów handlowych korzystających z tego samego standardowego oprogramowania formatującego, z których cztery są nadal najbardziej popularne:

1. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): szeroko stosowane międzynarodowe standardy opracowane przez ONZ w 1987 roku.
2. ASC X12 (Accredited Standards Committee X12): Wprowadzony przez American National Standards Institute w 1979 roku i stosowany głównie w Ameryce Północnej
3. GS1 EDI: Popularne nowoczesne rozwinięcie EDIFACT stosowane w wielu globalnych łańcuchach dostaw.
4. VDA: Jeden z najstarszych standardów EDI, VDA, został wprowadzony pod koniec lat 70. i pierwotnie opierał się na formatach rekordów o stałej długości. Choć nadal ma duże znaczenie, wiele firm motoryzacyjnych korzysta obecnie z podzbiorów Odette komunikatów UN/EDIFACT.

Innym powszechnie stosowanym standardem jest PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL jest szczególnie interesującym rozwiązaniem, ponieważ zawiera również "standard komunikacji" o tej samej nazwie. PEPPOL jest popularny w całej Europie, szczególnie w sektorze publicznym. W Wielkiej Brytanii NHS korzysta z PEPPOL od 2019 roku.

Standardy komunikacji a standardy przekazywania wiadomości

Standardy komunikacji to metody przesyłania informacji, często nazywane również protokołami. Standardy komunikacji (lub po prostu standardy) określają sposób formatowania i prezentacji informacji w kontekście protokołu. Przykładami standardów komunikacji są EDIFACT, X12 i GS1.

Najpopularniejsze standardy komunikacyjne (protokoły) to OFTP i AS2, które zostały opracowane specjalnie dla EDI. Jednak powszechne są również protokoły wtórnie wykorzystane. Na przykład HTTP i FTP. PEPPOL został stworzony specjalnie dla EDI i posiada zarówno komponent komunikacyjny jak i standard komunikacyjny.

Różne rodzaje EDI

Na początku proces elektronicznej wymiany danych był czymś w rodzaju punktu kompleksowej obsługi, zdominowanego przez to, co obecnie znamy jako "EDI punkt-punkt" lub "Direct EDI". EDI punkt-punkt tworzy bezpośrednią linię komunikacji między dwiema firmami przy użyciu uzgodnionych protokołów, takich jak AS2 (przyjęty przez Walmart), OFTP lub SFTP.

Niestety, niekompatybilne protokoły i konieczność nadążania za setkami dostawców korzystających z szeregu standardów nadal sprawiają, że wiele firm boryka się z zarządzaniem integracjami. Od czasu pojawienia się Internetu, EDI ewoluowało, tworząc dwa główne warianty:

• EDI przez VAN: W tym przypadku wykorzystuje się chmurę hostowaną w celu ułatwienia wymiany informacji. Zamiast konfigurować i utrzymywać bezpośrednie połączenie między wszystkimi partnerami łańcucha dostaw, każdy po prostu utrzymuje połączenie z siecią VAN. Upraszcza to zarządzanie, a dostawcy VAN mogą pomóc w obsłudze szerokiego zakresu protokołów i standardów.
• WebEDI: To często działa w połączeniu z VAN, ale jest specjalnie zdefiniowane przez formularze wejściowe EDI przedstawione jako proste strony HTTP. Ułatwia to mniejszym dostawcom bez systemów EDI angażowanie się w większe przedsiębiorstwa, które wymagają komunikacji w standardzie EDI.

Jednak złożoność globalnego łańcucha dostaw i obecne zagrożenia związane z łańcuchem dostaw nie są w pełni rozwiązywane przez obecne rozwiązania EDI. Nie dziwi więc fakt, że formaty EDI są na dobrej drodze do kolejnej zmiany. Pytanie brzmi: jak dokładnie wyglądają te zmiany i dlaczego są konieczne?

Dlaczego EDI musi się zmienić?

Elektroniczna wymiana danych z pewnością przyczyniła się do optymalizacji i widoczności w globalnych łańcuchach dostaw, a nawet w dużej mierze wyeliminowała ręczne procesy z komunikacji na długo przed pojawieniem się Internetu. Nie sposób jednak nie wspomnieć o tym, że pod wieloma względami EDI nigdy nie spełniło pokładanych w nim nadziei.

Nie jest to niespodzianką w przypadku metodologii, która, powiedzmy sobie szczerze, znacznie wyprzedziła swoje czasy. Niemniej jednak, w miarę zwiększania presji na odporność i widoczność łańcucha dostaw, nieodłączne kwestie związane z EDI po raz kolejny mogą stanąć na przeszkodzie.

Co najważniejsze, obecnie firmy, które chcą po raz pierwszy skorzystać z EDI, napotykają na poważne problemy związane z wdrażaniem: powolne i złożone procesy (zwłaszcza w przypadku, gdy partnerzy nie mają wcześniejszego doświadczenia z EDI), które w dużej mierze uniemożliwiają elastyczność, jaką te systemy mają zapewnić.

Wyzwania związane z wdrażaniem

Nawet gdy systemy są już uruchomione, firmy ciągle potykają się o kolejne komplikacje związane z EDI, w tym:

• Niekompatybilne protokoły i standardy, które mogą być trudne lub całkowicie niemożliwe do nawigacji między systemami partnerskimi.
• Siloed i uszkodzone informacje z tyłu ciągłej potrzeby ręcznych go-betweens, ostatecznie zmniejszając wydajność.
• Rosnące koszty, ponieważ firmy walczą z wdrożeniem EDI, które wciąż wymaga szkoleń, digitalizacji danych i wdrożenia w całym łańcuchu dostaw.

Oczywiście wyzwania te nie są niczym nowym. Jednak wraz ze zmianami w infrastrukturze biznesowej, firmy są znacznie bardziej narażone na oczekiwanie prostych interfejsów i łatwo dostępnych narzędzi opartych na chmurze. Łącznie przyczynia się to do faktu, że 41% firm nadal zgłasza brak jakichkolwiek rozwiązań EDI. Znalezienie prostych odpowiedzi jest ważne dla zwiększenia wartości, jaką EDI może zapewnić w celu uspokojenia zmienności łańcucha dostaw.

Przyszłość EDI

Jak dokładnie zmienia się EDI? Odpowiedź przychodzi w formie metodologii, którą określamy jako EDI-as-a-Service. To rozszerzenie wdrożeń hybrydowych (obecnie stosowanych w zdecydowanej większości przypadków), łączy usługi zarządzane i rozwiązania oparte na chmurze, aby zapewnić firmom w końcu wyniki, których potrzebują nowoczesne łańcuchy dostaw.

W szczególności, ta modernizacja EDI XXI wieku pozwala firmom cieszyć się znaczącymi i bardzo potrzebnymi korzyściami, w tym

• Uproszczone wprowadzanie do systemu za pomocą opartych na chmurze narzędzi samoobsługowych, które umożliwiają dostosowanie do różnych standardów i protokołów, a także zapewniają, że nawet partnerzy handlowi z niewielkim lub żadnym doświadczeniem w zakresie EDI mogą być utrzymywani w pętli.
• Pełne dostosowanie standardów i protokołów przy użyciu zarówno automatycznego, jak i opartego na usługach mapowania EDI.
• Proste w użyciu pulpity nawigacyjne, które umożliwiają każdemu zaangażowanie się w system EDI i łańcuch dostaw oraz znacznie zwiększają widoczność i kontrolę nad tym systemem z punktu widzenia jednego źródła prawdy.
• Usunięcie błędu ludzkiego dzięki automatyzacji wdrożonej wraz z monitoringiem, który w każdej chwili dostrzega błędy i przestoje.
• Przewidywalne koszty dzięki długoterminowym rozwiązaniom opartym na usługach, które wykorzystują narzędzia oparte na chmurze wraz z ofertą dostosowaną do potrzeb klienta, aby uprościć wydatki, a tym samym zwiększyć marżę zysku.

Należy pamiętać, że w EDI ostatecznie chodzi o uproszczenie komunikacji w łańcuchu dostaw i to właśnie oferuje EDI-as-a-Service. Zwiększając kontrolę i poprawiając planowanie, możliwe staje się wyjście poza próbę utrzymania rozwiązania EDI i wykorzystanie go do poprawy wyników finansowych w organizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest EDI-as-a-Service (EDIaaS)?
Model hostowany w chmurze, w którym zewnętrzny dostawca zarządza operacjami EDI, wdrażaniem i monitorowaniem, zmniejszając złożoność wewnętrzną.

W jaki sposób EDI usprawnia prognozowanie łańcucha dostaw?
Dzięki standaryzacji i automatyzacji wymiany danych, EDI zapewnia dokładniejsze informacje w czasie rzeczywistym, które usprawniają planowanie i prognozowanie.

Czy EDI jest tylko dla dużych przedsiębiorstw?
Nie. Chociaż historycznie zdominowany przez duże organizacje, nowoczesny EDI natywny dla chmury jest coraz częściej wykorzystywany przez MŚP i szybko rozwijających się dostawców wchodzących w globalne łańcuchy dostaw.

Jakie dokumenty mogą być wymieniane za pomocą EDI?
Typowe przykłady obejmują zamówienia zakupu, faktury, zawiadomienia o wysyłce, wyprzedzające zawiadomienia o wysyłce (ASN), prognozy dostaw i potwierdzenia odbioru.

Partnerzy strategiczni mogą pomóc

Indywidualne, oparte na usługach podejście EDI-as-a-Service jest punktem zwrotnym, którego potrzebują łańcuchy dostaw i zarządzanie relacjami z dostawcami. Jednak te korzyści nie są możliwe, jeśli nie znajdziesz strategicznego partnera z najnowszą wiedzą branżową i możliwościami niezbędnymi do dostarczenia ich do Twoich drzwi.

W Data Interchange byliśmy pionierami w dziedzinie starszego EDI, a teraz jesteśmy pionierami lepszego podejścia do EDI w XXI wieku. Zatrudniając ponad 100 ekspertów, analizujemy każdy etap łańcucha dostaw, pomagając zaspokoić potrzeby klientów i ich partnerów w sposób, który jest poza zasięgiem ograniczonych możliwości wewnętrznych.

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym eBookiem lub skontaktuj się z nami na niezobowiązujący czat, aby zobaczyć, jak możemy uprościć EDI dziś, jutro i nie tylko.