¿Qué es el EDI? Historia y futuro del intercambio electrónico de datos

El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de documentos e información empresarial entre ordenadores.

Fundamentalmente, el EDI es una metodología. Es un conjunto de buenas prácticas, normas, procesos y tecnología que permite el libre flujo de información entre diferentes empresas que utilizan la misma cadena de suministro.

Por ejemplo, un fabricante de coches (como BMW) compra piezas a un montón de empresas diferentes. Luego tiene que distribuir los coches fabricados a los concesionarios, sólo algunos de los cuales están bajo el control directo de BMW. Cada uno de esos pedidos de compra y facturas podría hacerse manualmente (imprimir los pedidos, volver a introducir los datos manualmente, enviar la factura por correo electrónico o postal, etc.). O podría hacerse electrónica y automáticamente mediante EDI.

Sin embargo, para intercambiar automáticamente información entre diferentes empresas, los distintos sistemas deben ser capaces de entenderse entre sí. Esto significa que deben utilizar un formato estandarizado y una tecnología compatible. El EDI es el conjunto de componentes y procesos necesarios para obtener este resultado electrónico y automatizado.

En Data Interchange llevamos décadas ayudando a las empresas a implantar sistemas EDI y somos pioneros en nuevas formas de optimizar los resultados del EDI moderno. A continuación, vamos a explicar EDI, cómo funciona, cómo está cambiando, y cómo exactamente va a dar forma al futuro de la gestión de la cadena de suministro.

¿De dónde viene el EDI?

El EDI se introdujo por primera vez en las cadenas de suministro en los años 60, cuando Ed Guilbert desarrolló una forma de comunicación electrónica entre cadenas de suministro de envíos en el ejército estadounidense. Aunque hubo que esperar hasta principios de los años 90 para que se generalizara la integración de las cadenas de suministro, el EDI fue un facilitador fundamental de la primera globalización. En lugar de depender de los lentos servicios postales, permitió la comunicación instantánea a larga distancia en una era anterior a Internet.

En la actualidad, algunas de las mayores empresas del mundo, entre ellas pioneras como Walmart, Volkswagen y Scania, aprovechan el EDI para obtener ventajas como:

Menores costes de explotación
Mayor seguridad en las transacciones
Comunicaciones más rápidas y ágiles
Eliminación de los procesos manuales
Y más

Desde el comercio minorista hasta los sectores sanitario y automovilístico se han beneficiado de esta tecnología. De hecho, nuestro cofundador Phillip Friend ayudó a desarrollar el primer protocolo de comunicaciones EDI de la industria del automóvil (ODETTE FTP, también conocido como OFTP 2) en la década de 1980.

Las principales normas EDI

Las implantaciones originales dependían por completo de que los socios comerciales compartieran el mismo software de formato estándar, los cuatro más comunes todavía:

UN/EDIFACT (Naciones Unidas/Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte): normas internacionales ampliamente utilizadas desarrolladas por la ONU en 1987.
ASC X12 (Comité de Normas Acreditadas X12): Introducido por el American National Standards Institute en 1979 y utilizado principalmente en Norteamérica.
GS1 EDI: Un desarrollo moderno y popular de EDIFACT utilizado en muchas cadenas de suministro globales.
VDA: VDA, una de las normas EDI más antiguas, se introdujo a finales de los años 70 y se basaba originalmente en formatos de registro de longitud fija. Aunque sigue siendo importante, muchas empresas de automoción utilizan ahora subconjuntos Odette de mensajes UN/EDIFACT.

Otra norma común es PEPPOL (contratación pública paneuropea en línea). PEPPOL es especialmente interesante porque también incluye una "norma de comunicación" del mismo nombre. PEPPOL es popular en toda Europa, sobre todo en el sector público. En el Reino Unido, el NHS utiliza PEPPOL desde 2019.

Normas de comunicación frente a normas de mensajería

Las normas de comunicación son el método de transferencia de información, a menudo también denominadas protocolos. Los estándares de mensajería (o simplemente estándares) son la forma en que se formatea y presenta esa información en el contexto del protocolo. EDIFACT, X12 y GS1 son ejemplos de normas de mensajería.

Los estándares (protocolos) de comunicación más comunes son OFTP y AS2, ambos desarrollados específicamente para el EDI. Sin embargo, también son comunes los protocolos reutilizados. Por ejemplo, HTTP y FTP. PEPPOL se ha creado específicamente para el EDI y tiene un componente de mensajería y otro de estándar de comunicación.

Diferentes tipos de EDI

Para empezar, el proceso de intercambio electrónico de datos era algo así como una ventanilla única, dominada por lo que ahora conocemos como "EDI punto a punto" o "EDI directo". El EDI punto a punto crea una línea directa de comunicación a través de dos empresas que utilizan protocolos acordados como AS2 (adoptado por Walmart), OFTP o SFTP.

Desgraciadamente, la incompatibilidad de protocolos y la necesidad de mantenerse al día con cientos de proveedores que utilizan una serie de normas sigue dejando a muchas empresas con dificultades para gestionar las integraciones. Desde la llegada de Internet, el EDI ha evolucionado, creando dos variantes principales:

EDI a través de VAN: Se despliega una nube alojada para facilitar el intercambio de información. En lugar de tener que establecer y mantener una conexión directa entre todos los socios de la cadena de suministro, todos mantienen simplemente una conexión con la VAN. Esto simplifica la gestión, y los proveedores de VAN pueden ayudar a soportar una amplia gama de protocolos y estándares.
WebEDI: suele funcionar junto con una VAN, pero se define específicamente por formularios de entrada de EDI presentados como simples páginas HTTP. Esto facilita a los pequeños proveedores sin sistemas de EDI la relación con las grandes empresas que requieren una comunicación estándar de EDI.

Sin embargo, la complejidad de la cadena de suministro global y los riesgos actuales de la misma no se resuelven del todo con las soluciones de EDI actuales. Como es lógico, esto ha hecho que los formatos de EDI vuelvan a cambiar. La pregunta es: ¿cómo son exactamente estos cambios y por qué son necesarios?

¿Por qué tiene que cambiar el EDI?

No cabe duda de que el intercambio electrónico de datos ha contribuido enormemente a la optimización y la visibilidad de las cadenas de suministro mundiales, incluso eliminando en gran medida los procesos manuales de las comunicaciones mucho antes de que existiera Internet. Sin embargo, sería imposible hablar del EDI heredado sin mencionar que, en muchos aspectos, nunca llegó a estar a la altura de sus propias expectativas.

No es ninguna sorpresa tratándose de una metodología que, admitámoslo, estaba muy adelantada a su tiempo. Dicho esto, a medida que aumenta la presión sobre la resistencia y la visibilidad de la cadena de suministro, los problemas inherentes al EDI corren de nuevo el riesgo de interponerse en el camino.

Sobre todo, en estos momentos, las empresas que recurren al EDI por primera vez se encuentran con importantes problemas de implantación: procesos lentos y complejos (especialmente cuando los interlocutores no tienen experiencia previa en EDI) que impiden en gran medida la flexibilidad que estos sistemas pretenden aportar.

Retos de la aplicación

Incluso una vez que los sistemas están en funcionamiento, las empresas se encuentran constantemente con otras complicaciones del EDI, como:

Protocolos y normas incompatibles que pueden dificultar o imposibilitar la navegación entre sistemas asociados.
La información en forma de silo y corrupta, con la continua necesidad de intermediarios manuales, reduce en última instancia la eficiencia.
Los costes se disparan, ya que las empresas se esfuerzan por implantar el EDI, que sigue requiriendo formación, digitalización de datos e implantación en toda la cadena de suministro.

Por supuesto, estos retos no son nada nuevo. Sin embargo, a medida que la infraestructura empresarial cambia, las empresas son mucho más propensas a esperar interfaces sencillas y herramientas basadas en la nube de fácil acceso. Todo ello contribuye a que el 41% de las empresas aún no disponga de ninguna solución EDI. Encontrar respuestas sencillas es importante para ampliar el valor que el EDI puede aportar a la hora de calmar la volatilidad de la cadena de suministro.

El futuro del EDI

¿Cómo va a cambiar exactamente el EDI? La respuesta viene en forma de una metodología que denominamos EDI-as-a-Service. Esta ampliación de las implantaciones híbridas (utilizadas actualmente en la gran mayoría de los casos), aúna servicios gestionados y soluciones basadas en la nube para garantizar que las empresas puedan ofrecer por fin los resultados que necesitan las cadenas de suministro modernas.

En concreto, esta revisión del EDI del siglo XXI permite a las empresas disfrutar de ventajas notables y muy necesarias, entre las que se incluyen:

Simplificación de la incorporación con la ayuda de herramientas de autoservicio basadas en la nube que permiten acomodar diferentes estándares y protocolos, así como garantizar que incluso los socios comerciales con poca o ninguna experiencia en EDI puedan mantenerse al día.
La acomodación completa de normas y protocolos, utilizando tanto el mapeo EDI automatizado como el dirigido por el servicio.
Cuadros de mando sencillos de utilizar que permiten a cualquier persona relacionarse con un sistema EDI y una cadena de suministro, y que mejoran en gran medida la visibilidad y el control de ese sistema desde una única fuente de información.
Eliminación del error humano gracias a la automatización implementada junto con la supervisión que detecta los errores y las interrupciones en cualquier momento.
Costes predecibles con soluciones basadas en servicios a largo plazo que aprovechan las herramientas basadas en la nube junto con ofertas personalizadas para simplificar los gastos y aumentar así los márgenes de beneficio.

Recuerde que, en última instancia, el EDI consiste en simplificar las comunicaciones en la cadena de suministro, y esto es lo que ofrece el EDI como servicio. Al aumentar el control y mejorar la planificación, se hace posible ir más allá de tratar de mantener su solución EDI y utilizarla para impulsar mejoras en los resultados finales de su organización.

Preguntas frecuentes

¿Qué es EDI-as-a-Service (EDIaaS)?
Un modelo alojado en la nube en el que un proveedor externo gestiona las operaciones de EDI, la incorporación y la supervisión, reduciendo la complejidad interna.

¿Cómo mejora el EDI la previsión de la cadena de suministro?
Al normalizar y automatizar el intercambio de datos, el EDI proporciona información más precisa y en tiempo real que mejora la planificación y la previsión.

¿El EDI es sólo para las grandes empresas?
No. Aunque históricamente ha estado dominado por las grandes organizaciones, el EDI moderno y nativo de la nube lo utilizan cada vez más las PYME y los proveedores de rápido crecimiento que se incorporan a las cadenas de suministro mundiales.

¿Qué documentos pueden intercambiarse con EDI?
Algunos ejemplos habituales son los pedidos de compra, las facturas, los avisos de entrega, los avisos de entrega anticipada (ASN), las previsiones de entrega y los avisos de remesa.

Los socios estratégicos pueden ayudar

El enfoque a medida y orientado al servicio de EDI como servicio es el punto de inflexión que necesitan las cadenas de suministro y la gestión de las relaciones con los proveedores. Sin embargo, estas ventajas no son posibles si no se encuentra un socio estratégico con los conocimientos de vanguardia del sector y las capacidades necesarias para llevarlas a su puerta.

En Data Interchange, hemos estado a la vanguardia del EDI heredado y ahora somos pioneros en un mejor enfoque del EDI en el siglo XXI. Con más de 100 expertos, examinamos todas las fases de su cadena de suministro, ayudándole a satisfacer sus necesidades y las de sus socios proveedores de formas que están fuera del alcance de las limitadas capacidades internas.

Para obtener más información, consulte nuestro libro electrónico o póngase en contacto con nosotros para una charla sin compromiso y ver cómo podemos simplificar su EDI hoy, mañana y en el futuro.