Jak wybrać właściwego dostawcę EDI

Jeszcze do niedawna większość organizacji podejmujących się elektronicznej wymiany danych (EDI) nie musiała zbytnio zastanawiać się nad wyborem dostawcy. Główni klienci, jako warunek prowadzenia biznesu, zazwyczaj narzucali standardy, technologię i sprzedawców. Obecnie EDI jest szeroko dostępny na konkurencyjnym rynku jako usługa zarządzana lub "pay as you go", wymagająca stosunkowo niewielkiego zaangażowania. Zmiana dostawcy EDI powinna być stosunkowo prosta i niedroga.

Niemniej jednak, opłaca się podjąć tę decyzję za pierwszym razem i w ten sposób uniknąć niektórych problemów z niektórymi dostawcami VAN (Value Added Network) w "starym stylu", a mianowicie: samozadowolenia, degradacji usług, wzrostu cen i często dość szalenie skomplikowanych mechanizmów opłat. Pomimo wszystkich dobrze nagłośnionych korzyści płynących z EDI, zniechęciły one wiele firm do przyjęcia EDI, chyba że zostały do tego zmuszone, ale przyspieszone tempo handlu i ilość danych oznaczają, że EDI nie jest już opcjonalne.

Na co więc firma powinna zwrócić uwagę, aby zapewnić sobie udaną, długoterminową relację z dostawcą usług EDI?

Po pierwsze, chodzi o ustalanie cen i opłat. Koszty powinny być przejrzyste, przewidywalne i mieć prostą relację do wielkości użytkowania - bez nagłych podwyżek lub dopłat za przekroczenie uzgodnionych limitów objętości, bez bieżących opłat za liczbę połączeń partnerskich (z których niektóre mogą być rzadko używane). A jeśli z jakiegoś powodu ruch spadnie, koszty powinny się zmniejszyć.

Wraz z ceną należy wziąć pod uwagę serwis. Nie ma opublikowanych niezależnych źródeł na temat wydajności i niezawodności usług, ale sprzedawca powinien być przygotowany do zaoferowania statystyk, które są potwierdzone przez istniejących użytkowników. Portal internetowy powinien oferować łatwe sposoby weryfikacji, czy dane są wysyłane i odbierane.

Sprzedawca powinien również być w stanie wykazać odporność na nieoczekiwane. Obawa przed przestępczym lub sponsorowanym przez państwo włamaniem lub odmową usługi jest niestety bardzo realna, natomiast każdy system oparty na IT jest podatny na awarie komunikacyjne, pożar, powódź i inne katastrofy. Jakie zabezpieczenia oferuje sprzedawca? Co to jest zapasowy przepis na serwery i podobne, i gdzie są one zlokalizowane? Czy kopia zapasowa jest lustrzana i ciągła, czy też może dojść do utraty godzin lub nawet dni danych? Jak działają procedury przywracania systemu i danych? W jakim czasie? Czy ktoś je rzeczywiście przetestował? Kto jest właścicielem serwerów i pamięci masowej i jaki priorytet ma dostawca, jeśli coś pójdzie nie tak? I niezależnie od tego, czy problem jest duży czy mały, gdzie jest pomoc i wsparcie - czy pomoc jest dostępna 24/7, czy zespoły wsparcia mają głębokie zrozumienie techniczne i biznesowe, czy też czytają skrypt z ekranu?

Jednak ani Twoja firma, ani sam EDI nie są statyczne, więc musisz przygotować się na przyszłość tak bardzo, jak to tylko możliwe. Dążysz do rozwoju biznesu, więc potencjalnych partnerów EDI będzie coraz więcej. Musisz dowiedzieć się, jak dobry jest Twój dostawca usług w zakresie "włączania" nowych ogniw do łańcucha. To nie jest tylko kwestia techniczna czy kosztowa - szczególnie w przypadku mniejszych partnerów istnieje potrzeba "sprzedania" koncepcji i zalet EDI. Dobry dostawca usług może być w stanie zrobić to lepiej niż Ty.

Standardy EDI wciąż się rozwijają, a "otwarte standardy" zyskują na popularności

Standardy EDI nadal się rozwijają, a "otwarte standardy" zyskują na popularności, podczas gdy starsze standardy stale ewoluują, aby odzwierciedlić zmieniające się potrzeby biznesowe i zoptymalizować się do nowych technologii. Tak więc ważne jest, aby zrozumieć zaangażowanie dostawcy i inwestycji w utrzymaniu co najmniej na bieżąco, jeśli nie prowadzi, te zmiany. Jakie są jego osiągnięcia w tym zakresie? Jak wiele swoich zasobów poświęca na rozwój i unowocześnianie, czy tylko odsprzedaje czyjeś wysiłki? Czy jest zaangażowana w prace organów opracowujących standardy? Ale jednocześnie, jak bardzo jest zaangażowana we wspieranie "starszych" systemów, których Ty lub Twoi partnerzy mogą nadal potrzebować?

Wszystko to należy zbadać. Oczywiście, żadne z tych pytań dotyczących EDI nie zwalnia z konieczności przeprowadzenia zwykłej analizy due diligence. Spójrz na własność, kapitalizację - czy mogą "zniknąć" w trudnych czasach? Rachunki mogą wskazywać na ich zaangażowanie w ciągłe wsparcie techniczne i rozwój. Orzeczenia sądowe mogą sugerować poziom niezadowolenia klientów z usług. Standardowe rzeczy, ale nadal jest to podstawa każdej decyzji dotyczącej zamówień.

Aby uzyskać więcej informacji wyślij nam e-mail na adres [email protected].