Wpływ nieudanego EDI na łańcuch dostaw

Obszary zainteresowania specjalistów od łańcucha dostaw w zasadzie nie zmieniły się na przestrzeni lat. Wydarzenia z 2020 roku spowodowały, że wielu z nich zmieniło punkt ciężkości. Koszty, optymalizacja i ryzyko są na szczycie listy priorytetów, z naciskiem na to, jak firma skupiona na łańcuchu dostaw może być zarówno odporna, jak i zwinna. Ciągłe doskonalenie jest niezbędne dla udanego łańcucha dostaw, aby pozostać konkurencyjnym na rynku, ale jak zapewnić, że wszystkie obszary są objęte? Zanim zajmiemy się stroną EDI, taką jak błąd EDI, przyjrzyjmy się jednemu z najczęściej omawianych rodzajów ryzyka.

Czas przestoju

Większość ludzi uważa, że przestój to sytuacja, gdy ich systemy IT są w trybie offline. Jednakże, jeśli zbadamy, co systemy informatyczne są wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, zaczyna się nadmiernie skomplikowane. To nie jest tylko ERP (Enterprise Resource Planning) system, który może iść w dół, ale mnóstwo aplikacji krytycznych dla firmy działa z powodzeniem. Dla tych firm skupionych wokół łańcucha dostaw w jakiejś formie, czy jest to producent, logistyka i dystrybucja lub biznes magazynowy, powinny być świadome swoich przestojów EDI.

Przedstawmy to w kontekście i spójrzmy na średni koszt przestoju w produkcji:

'Badania pokazują, że przeciętny producent ma do czynienia z 800 godzinami przestoju rocznie - czyli ponad 15 godzin tygodniowo - a koszty mogą być skandaliczne. Aby uzyskać odpowiednią perspektywę, weź pod uwagę, że przeciętny producent samochodów traci 22 000 USD na minutę przestoju".

To pokazuje, że dla firm produkcyjnych każda utrata krytycznej technologii, takiej jak EDI, jest bardzo kosztowna. Jednak przestoje nie są jedyną rzeczą, którą należy brać pod uwagę. Jak w przypadku każdej technologii, wymagana jest konserwacja i mogą wystąpić problemy. Jakie są więc problemy z EDI, którym można zapobiec, aby zmniejszyć ryzyko i obniżyć koszty w łańcuchu dostaw?

Błędy EDI

Transakcje EDI w łańcuchu dostaw polegają na przesyłaniu danych do i z różnych firm w odpowiednich formatach, które każdy system może zinterpretować.

Błędy EDI mogą być dowolne, od nieprawidłowo sformatowanych danych, co oznacza, że składnia wiadomości jest nieprawidłowa do danych biznesowych w tych wiadomościach. Oba te zjawiska powodują opóźnienia lub niedokładne dane wysyłane do partnera handlowego. Opóźnienia w przekazywaniu prawidłowych informacji w łańcuchu dostaw mogą spowodować wstrzymanie produkcji i wysokie kary pieniężne. Konieczne jest, aby dane EDI były poprawne.

Jak one powstają?

Błąd ludzki

Błąd EDI występuje głównie poprzez interakcję z człowiekiem. Na przykład, gdy podany jest nieprawidłowy numer produktu, ilość lub adres. W związku z tym ważne jest, aby zautomatyzować jak najwięcej, aby zmniejszyć obszar błędu.

Fakt: 'Badania sugerują, że . do 5% wszystkich ręcznie wprowadzanych danych z faktur jest wpisywanych niepoprawnie.

Kwestie automatyzacji/integracji danych

Nawet jeśli automatyzacja została ustawiona w celu płynnej integracji danych pomiędzy dwoma stronami, mogą pojawić się problemy. Jeśli jedna ze stron dokona nawet niewielkiej zmiany w swoich ustawieniach, dane mogą być interpretowane nieprawidłowo, co prowadzi do błędów i opóźnień w dalszej części łańcucha dostaw.

Sugerowana lektura: Aby dowiedzieć się, jak rozwiązać wspólne wyzwania związane z integracją B2B w tym artykule.

Kody błędów EDI i ich przyczyny

Wpływ błędów EDI na łańcuch dostaw

Nieprawidłowe dane EDI mogą powodować problemy zarówno dla nadawcy jak i odbiorcy. Kiedy otrzymujemy nieprawidłowe dane EDI, może to oznaczać, na przykład, że klient oczekuje większej ilości towaru niż ta, która została dostarczona. Błędy EDI mogą prowadzić do kilku niewydolności procesów operacyjnych, np. dostarczenia niewłaściwych pozycji, pozycji nie pojawiających się, zamówień nigdy nie przyjmowanych do magazynów lub przyjmowanych do niewłaściwych magazynów. Prowadzi to do sporów między stronami, powodując stratę czasu, a tym samym pieniędzy.

Fakt:'Spory występują w przypadku 5%-25% przychodzących zamówień odbiorczych, przy czym zarządzanie każdym sporem przychodzącym zajmuje 2 godziny", GS1, Cost to Serve Whitepaper.

Wpływ błędów EDI na biznes

Nie tylko nieudane EDI powoduje problemy w łańcuchu dostaw, ale także w firmie. Poniżej przedstawiliśmy kilka wpływów, jakie nieudane EDI może mieć na firmę.

Obciążenia zwrotne EDI

EDI Chargeback jest jak mandat karny. Kiedy ważny dokument jest spóźniony lub pominięty, np. zawiadomienie o wysyłce, klient może obciążyć dostawcę. Jest to spowodowane niedogodnościami i utratą pieniędzy przez klienta z powodu niedostarczenia przez dostawcę tego, co zostało uzgodnione. Kary mogą wahać się w granicach błędów, jednak mogą osiągnąć wysoką kwotę w zależności od powagi problemu i branży, która jest zaangażowana.

Niezadowoleni klienci/partnerzy handlowi

Dostawy, które się nie pojawiają i dostawy z niewłaściwymi artykułami/składami sprawią, że partnerzy handlowi, z którymi współpracujesz, nie będą zadowoleni. Nie tylko na poziomie biznesowym będzie to dla Ciebie niekorzystne, ale także na poziomie osobistym, który będzie kojarzył Cię emocjonalnie z nieprzyjemnym doświadczeniem.

Zwiększone ciśnienie

W czasie tych nieefektywności operacyjnych pracownicy partnerów handlowych, jak również Twoi pracownicy będą zestresowani. Jak wpływ dalej w górę lub w dół łańcucha dostaw uderza, ciśnienie nasila się. Pracownicy mogą pracować w nadgodzinach, aby rozwiązać problem(y) kosztujące firmę dalsze pieniądze. Jeśli te problemy będą się powtarzać, pracownicy mogą w końcu cierpieć z powodu wypalenia. Wszyscy wiemy, że motywacja pracowników i spójność zespołu mają ogromny wpływ na rozwój firmy.

Przykłady branżowe

Wpływ na łańcuch dostaw, a w konsekwencji na przedsiębiorstwo, może być różny w zależności od tego, w jakim pionie branżowym działa.

Przykład: Automotive

Branża motoryzacyjna jest jedną z najbardziej złożonych, jeśli chodzi o łańcuch dostaw, co wynika z długości niektórych łańcuchów zaangażowanych w produkcję. Każda zmiana, nieprawidłowa informacja lub opóźnienia mogą mieć ogromny wpływ na wszystkich, którzy są zaangażowani. OEM's zazwyczaj używają systemu punktowego, znanego jako "punkty za szybkość". Jeśli dostawca popełni błąd, punkty zostaną odjęte, jest to sposób oceniania dostawców.

W środowisku "just in time", takim jak producent samochodów, np. Ford, nieotrzymanie części może spowodować wstrzymanie linii produkcyjnej. Przestoje kosztują dużo pieniędzy i bardzo często kary są przenoszone na dostawcę. Niezawodność jest weryfikowana z dostawcą, a to może oznaczać brak wygranych przetargów na przyszłą pracę z tym klientem.

Kary pieniężne w branży motoryzacyjnej opierają się na wydajności, czasie potrzebnym do rozwiązania lub naprawienia sytuacji. Im dłużej zajmuje dostawcy dostarczenie informacji, które są potrzebne we właściwym formacie, tym większa kara. Mówimy tu o przyrostach rzędu 10 tys. funtów!

Po utracie tych ważnych "punktów szybkości", ocena dostawcy będzie niska, co wpłynie na jego zdolność do zdobycia przyszłych kontraktów Oprócz kar pieniężnych, producenci OEM mogą zdecydować się na przeprowadzenie audytu u dostawcy.

Przykład: Sprzedaż detaliczna

Jeśli spojrzymy na branżę Retail, a konkretnie Apparel:

Fakt: Niewłaściwy produkt wywieszany w sklepie, kosztujący średnio 0,40 funta za sztukę.

Rozwińmy teraz ten detaliczny przykład, patrząc na jedną z największych firm e-commerce, Amazon:

Współpraca z Amazonem jako sprzedawcą nie jest łatwa, ponieważ mają oni wiele wymagań. Wymagania te są w dużej mierze operacyjne, co w przypadku ich nieprzestrzegania staje się kosztowne. Koszty związane z niespełnieniem wymogów Amazona znane są jako "chargebacks" lub "charge disputes". Jako sprzedawca ważne jest, aby zrozumieć te wymagania i utrzymać się na szczycie wszelkich zmian, aby zapewnić, że można złagodzić ryzyko tych dodatkowych kosztów są ponoszone.

Fakt: Od lutego 2021 roku Amazon zmienił swój "proces informacji o poziomie kartonu ASN/SSCC", który jeśli nie jest przestrzegany "obecnie ponosi obciążenie zwrotne w wysokości £0.05, €0.06, $0.10 za otrzymane SKU. Na przykład, jeśli masz 48 jednostek w jednym pudełku, poniesiesz £2,40 chargeback."

Jak można zapobiegać błędom EDI?

Błędom EDI można zapobiec poprzez wprowadzenie automatycznych procesów walidacji, oprogramowania, które może przeglądać i testować strukturę wysyłanych i odbieranych danych. Ponadto należy zapewnić, że pełna widoczność i alarmowanie jest dostępne, tak aby w przypadku błędu, wyspecjalizowany personel mógł szybko zareagować, aby go poprawić. Ekspert EDI pracownicy są sortowane po, plus umierającego gatunku z powodu naszych systemów edukacyjnych nie szkolenia świeżej krwi się na tym specjalistycznym obszarze, który jest krytyczny dla łańcuchów dostaw na całym świecie. W rezultacie, firmy są często ustawione w taki sposób, że albo mają ograniczone wewnętrzne zasoby EDI i uzupełnić go z i dostawcy EDI, lub zlecić całkowicie do dostawcy EDI, który może obejmować wszystkie aspekty wymagane.

Pro tip: Aby usprawnić zarządzanie łańcuchem dostaw EDI:

- Skonfiguruj oprogramowanie do automatyzacji powiadomień o błędach.

- Uzyskaj wgląd w transakcje EDI w czasie rzeczywistym.

Sugerowana lektura: Artykuł o konsolidacji VAN (Value added network)

Zmniejszenie ogólnego ryzyka związanego z EDI

Dla tych firm, które nie mają żadnych wewnętrznych zasobów EDI, sugerujemy rozważenie pakietu wsparcia, który obejmie Cię w przypadku pojawienia się jakichkolwiek błędów EDI i zapewni ich szybkie rozwiązanie, zmniejszając ryzyko.

Jeśli jednak nie rozważałeś wcześniej EDI, zalecamy skontaktowanie się z doświadczonym dostawcą EDI, który może doradzić najlepsze podejście do EDI dla Twojej firmy. Zapewni to nie tylko udaną konfigurację EDI, która zmniejszy ryzyko, ale także obniży koszty i zwiększy wydajność Twojej firmy.

Jeśli w całym łańcuchu dostaw nie wdrożono EDI i istnieją pewne luki, może to znacząco wpłynąć na efektywność pozostałych obszarów, które korzystają z EDI. Jeśli EDI nie zostanie wdrożony w całym łańcuchu dostaw, efektywność może zostać naruszona, otwierając różne ryzyka związane z łańcuchem dostaw, takie jak opóźnienia i efekty następcze. W takim przypadku dostawca EDI może przeprowadzić audyt w celu zbadania wszelkich luk.

Pro tip: Outsourcing własności do EDI Managed Service Provider może zapewnić, że ryzyko EDI jest zarządzane z powodzeniem.

Sugerowana lektura: Aby dowiedzieć się więcej o tej opcji, sprawdź nasz blog -. Top 5 powodów, aby przejść na usługi zarządzane EDI