T-Set | EDIFACT INVOIC
Elektroniczna wymiana danych (EDI) ma kluczowe znaczenie dla standaryzacji transakcji z dostawcami, prowadząc do bardziej wydajnych sposobów pracy między firmami. Jednym z pierwszych kroków do osiągnięcia tego sukcesu we własnej firmie jest dogłębne zrozumienie różnych dostępnych standardów EDI.
Wcześniej szczegółowo omówiliśmy EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), jeden z najczęściej używanych standardów EDI. Tutaj zajmiemy się bardziej dogłębnie komunikatem EDIFACT INVOIC.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, co obejmuje ten kodeks, jego zaletach i praktycznych wskazówkach dotyczących tego, jak wpływa on na komunikację z partnerami w łańcuchu dostaw.
Sugerowana lektura: Zapoznaj się ze standardem EDIFACT, czytając nasz artykuł: EDIFACT Explained: Standardy wiadomości i zestawy transakcji.
Czym jest EDIFACT INVOIC?
EDIFACT INVOIC jest znormalizowanym dokumentem elektronicznym używanym w handlu międzynarodowym i reprezentuje fakturę handlową.
Wiadomość INVOIC zawiera szczegółowe informacje o:
- Dostarczone produkty lub usługi
- Ich ilości
- Uzgodnione ceny
- Zniżki lub rabaty (jeśli dotyczy)
- Ogólne kwoty faktur
Może również zawierać informacje o podatkach, transporcie i opakowaniu. Jest to kluczowy element umożliwiający transakcje międzynarodowe między partnerami handlowymi poprzez zmniejszenie liczby błędów ręcznych, zwiększenie szybkości i poprawę ogólnej wydajności.
Jakie są zalety (i wady) EDIFACT INVOIC?
EDIFACT INVOIC oferuje kilka istotnych korzyści. Wynikają one z tego, że zmniejsza potrzebę ręcznych interwencji i zwiększa przejrzystość dla wszystkich stron, prowadząc do bardziej efektywnych operacji. Oto zestawienie jego konkretnych zalet:
- Usprawnia operacje: Ograniczając ręczne wprowadzanie danych i związane z tym błędy, EDIFACT INVOIC usprawnia procesy biznesowe i znacznie zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas ręcznego wprowadzania danych. Dokładność i szybkie dostarczanie tych informacji pomaga również w zarządzaniu zapasami i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.
- Zwiększa szybkość: Dzięki możliwościom automatyzacji, wymiana dokumentów może odbywać się natychmiastowo, umożliwiając szybsze przetwarzanie faktur.
- Zgodność z międzynarodowymi standardami: EDIFACT INVOIC jest zgodny z międzynarodowymi standardami, zapewniając globalną kompatybilność i akceptację dokumentów faktur.
- Efektywność kosztowa: Z biegiem czasu redukcja błędów i zwiększona wydajność, którą umożliwia EDIFACT INVOIC, może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów dla Twojej firmy.
Chociaż powyższe wyniki są wyraźnie pozytywne, mogą istnieć potencjalne wady komunikatu INVOIC. Konfiguracja i konserwacja mogą być kosztowne i często wymagają specjalistycznej wiedzy.
Poza tym, każdy partner handlowy może korzystać z innego podzbioru standardu, co może powodować niedopasowanie i wymagać niestandardowego narzędzia do mapowania. Wreszcie, pojedynczy błąd w zestawie t może prowadzić do odrzucenia całego zestawu.
Co zawiera komunikat EDIFACT DESADV?
Struktura zestawu INVOIC T jest stosunkowo prosta i praktyczna, składa się z nagłówka, części szczegółowej i podsumowania.
Sekcja nagłówka zawiera ogólne informacje o fakturze, takie jak numery faktur i daty, podczas gdy sekcja szczegółów jest zarezerwowana dla opisów pozycji, ilości i cen. Sekcja podsumowująca podsumowuje wszystko sumami faktur.
Każda z tych sekcji zawiera odrębne segmenty. Na przykład segment nagłówka zawiera segmenty BGM (początek wiadomości) i DTM (data/godzina/okres). W sekcji szczegółów znajdują się segmenty LIN (line item) i PIA (additional item identification). Segment podsumowujący zawiera następnie segmenty MOA (kwota pieniężna) i UNT (zwiastun komunikatu).
Poniżej znajdują się bardziej szczegółowe informacje na temat segmentów w komunikacie INVOIC, wraz z przykładami zastępczymi i ich przeznaczeniem:
| Segment | Przykład | Opis |
| UNH | UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007′ | Nagłówek wiadomości. Służy do rozpoczęcia, identyfikacji i określenia wymiany. |
| BGM | BGM+380+342459+9′ | Początek wiadomości. Służy do wskazania typu i funkcji dokumentu oraz do przesłania numeru identyfikacyjnego. |
| DTM | DTM+137:20050705:102′ | Data/godzina/okres. Służy do określania daty, godziny lub okresu związanego z fakturą. |
| FTX | FTX+ZZZ++:::Dowolny opis tekstowy faktury | Wolny tekst. Służy do określania dowolnych lub zakodowanych informacji tekstowych. |
| NAD | NAD+BY+5412345000176::9′ | Nazwa i adres. Służy do określenia stron zaangażowanych w transakcję. |
| LIN | LIN+1++157870:IN | Pozycja. Służy do podawania szczegółów dotyczących fakturowanych pozycji. |
| MOA | MOA+203:1202,58′ | Kwota pieniężna. Służy do określenia sumy faktury lub innych kwot związanych z fakturą. |
| TAX | PODATEK+7+VAT++:::15′ | Szczegóły cła/podatku/opłaty. Służy do wskazania szczegółów podatkowych związanych z pozycjami lub całą fakturą. |
| UNS | `UNS+S' | Kontrola sekcji. Służy do dzielenia wiadomości na sekcje. |
| CNT | CNT+2:1′ | Suma kontrolna. Służy do sprawdzania poprawności liczby pozycji lub innych elementów. |
| UNT | UNT+23+1′ | Zwiastun wiadomości. Służy do zakończenia, sprawdzenia integralności i potwierdzenia odbioru wiadomości. |
Rzeczywista wiadomość INVOIC (przy użyciu powyższych przykładów zastępczych) wyglądałaby mniej więcej tak:
| UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007’BGM+380+342459+9’DTM+137:20050705:102’FTX+ZZZ++:::Free text description of the invoice’NAD+BY+5412345000176::9’NAD+SU+4012345000094::9’LIN+1++157870:IN’MOA+203:1202.58’TAX+7+VAT+++:::15’UNS+S’CNT+2:1’UNT+23+1′ |
Wskazówka: Pamiętaj, że nie wszystkie wiadomości INVOIC zawierają za każdym razem te same segmenty. Zależy to od konkretnych wymagań faktury, rodzaju wymienianych towarów lub usług oraz wymagań biznesowych obu partnerów handlowych.
Odpowiedniki EDIFACT INVOIC w innych formatach EDI
Podobnie jak w przypadku innych zestawów T (takich jak zestaw T EDIFACT DESADV), istnieją różne odpowiedniki EDIFACT INVOIC w innych standardach EDI. Przyjrzyjmy się najczęściej używanym standardom:
| Standard EDI | Odpowiednik EDIFACT INVOIC |
| ANSI ASC X12 (Amerykański Narodowy Instytut Standardów) | 810 Faktura |
| TRADACOMS (brytyjski standard sprzedaży detalicznej) | INVFIL Plik faktury |
| UN/CEFACT XML (Centrum Narodów Zjednoczonych ds. Ułatwień w Handlu i Biznesu Elektronicznego) | Faktura międzybranżowa |
| VDA (niemiecki przemysł motoryzacyjny) | 4913 Faktura |
| RosettaNet | PIP3A4 Wniosek o fakturę |
| ODETTE (europejski przemysł motoryzacyjny) | ODETTE INVOIC |
| SAP IDoc | INVOIC02 Dokument faktury |
| GS1 XML | Faktura 3.1 |
| PEPPOL BIS (paneuropejskie zamówienia publiczne online) | Billing 3.0 |
Jak przetwarzane są zestawy t EDIFACT INVOIC?
Przyjrzyjmy się teraz, w jaki sposób przetwarzany jest zestaw EDIFACT INVOIC t, aby zapewnić dokładną, wydajną i szybką komunikację między firmami. Przeanalizujemy każdy krok, od skompilowania wiadomości do otrzymania ostatecznego potwierdzenia:
- Kompilacja: Nadawca rozpoczyna od zebrania wszystkich istotnych danych i utworzenia wiadomości INVOIC. Obejmuje to szczegóły faktury, takie jak opisy pozycji, ilości, ceny itp.
- Transmisja: Utworzony komunikat INVOIC jest następnie wysyłany elektronicznie do odbiorcy za pośrednictwem EDI.
- Odbiór i walidacja: Po otrzymaniu wiadomości system odbiorcy interpretuje i weryfikuje dane. Wszelkie błędy oznaczone na tym etapie walidacji są natychmiast zgłaszane.
- Integracja z systemem przetwarzania faktur: Jeśli dane są wolne od błędów, zostają zintegrowane z systemem przetwarzania faktur odbiorcy. Wszelkie rozbieżności są niezwłocznie usuwane.
- Potwierdzenie odbioru: Po zweryfikowaniu faktury odbiorca wysyła wiadomość CONTRL (Control) z powrotem do pierwotnego nadawcy. Wiadomość ta potwierdza, że faktura została odebrana i zaakceptowana.
Większa wydajność dzięki pomocy partnera EDI
Zrozumienie i poruszanie się po szeregu różnych standardów EDI dostępnych dla Twojej firmy może być skomplikowane. Zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę, że stosowane standardy mogą różnić się w zależności od branży (nie mówiąc już o firmach).
W Data Interchange wykorzystujemy nasze ponad 30-letnie doświadczenie w EDI, aby pomóc organizacjom w pełni zsynchronizować operacje i usprawnić komunikację z partnerami. Nasze rozwiązania ED I mogą pomóc w zarządzaniu różnymi przypadkami użycia EDI, od wielu połączeń po cyfrową integrację z dostawcami.
Dowiedz się, jak nasze rozwiązania mogą pomóc Twojej firmie odnieść sukces już dziś, rozmawiając z jednym z naszych ekspertów!
