T-Set | EDIFACT INVOIC
El intercambio electrónico de datos (EDI) ha sido fundamental para estandarizar las transacciones de los proveedores, lo que ha dado lugar a formas más eficientes de trabajar entre empresas. Uno de los primeros pasos para lograr ese éxito en su propia empresa es conocer en profundidad las distintas normas EDI disponibles.
Anteriormente ya habíamos profundizado en EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), uno de los estándares EDI más utilizados. Aquí profundizaremos en el mensaje EDIFACT INVOIC.
Siga leyendo para saber más sobre lo que implica este código, sus ventajas y orientaciones prácticas sobre cómo influye en las comunicaciones con sus socios de la cadena de suministro.
Lectura recomendada: Obtenga un repaso de lo que implica el estándar EDIFACT leyendo nuestro artículo: EDIFACT Explained: Estándares de mensajes y conjuntos de transacciones.
¿Qué es EDIFACT INVOIC?
EDIFACT INVOIC es un documento electrónico normalizado utilizado en el comercio internacional y representa una factura comercial.
El mensaje INVOIC incluye información detallada sobre:
- Productos o servicios prestados
- Sus cantidades
- Precios acordados
- Descuentos o rebajas (si procede)
- Importes globales de las facturas
También puede incluir información sobre impuestos, transporte y embalaje. Es un componente crucial para facilitar las transacciones internacionales entre socios comerciales reduciendo los errores manuales, aumentando la velocidad y mejorando la eficiencia general.
¿Cuáles son las ventajas (y los inconvenientes) de EDIFACT INVOIC?
EDIFACT INVOIC ofrece varias ventajas significativas. En concreto, se deben a que reduce la necesidad de intervenciones manuales y aumenta la transparencia para todas las partes, lo que se traduce en operaciones más eficaces. He aquí un desglose de sus ventajas específicas:
- Agiliza las operaciones: Al reducir la introducción manual de datos y los errores asociados, EDIFACT INVOIC agiliza los procesos empresariales y disminuye significativamente los errores humanos que podrían producirse durante la introducción manual de datos. La precisión y rapidez de esta información también contribuye a la gestión del inventario y a una toma de decisiones mejor informada.
- Aumenta la velocidad: gracias a su capacidad de automatización, los intercambios de documentos pueden producirse al instante, lo que permite un procesamiento más rápido de las facturas.
- Conformidad con las normas internacionales: EDIFACT INVOIC cumple las normas internacionales, lo que garantiza la compatibilidad global y la aceptación de sus documentos de facturación.
- Rentabilidad: Con el tiempo, la reducción de errores y el aumento de la eficiencia que permite EDIFACT INVOIC pueden suponer un importante ahorro de costes para su empresa.
Aunque los resultados anteriores son claramente positivos, el mensaje INVOIC puede presentar inconvenientes. La configuración y el mantenimiento pueden ser costosos y a menudo requieren conocimientos especializados.
Además, cada socio comercial puede utilizar un subconjunto diferente de la norma, lo que puede provocar un desajuste y requerir una herramienta de mapeo personalizada. Por último, un solo error en un conjunto t puede hacer que se rechace todo el conjunto.
¿Qué incluye un mensaje EDIFACT DESADV?
La estructura de INVOIC T-set es relativamente sencilla y práctica, y consta de una sección de cabecera, otra de detalle y otra de resumen.
La sección de cabecera contiene información general sobre la factura, como el número de factura y la fecha, mientras que la sección de detalle está reservada para las descripciones de los artículos, las cantidades y los precios. La sección de resumen lo resume todo con los totales de la factura.
Cada una de estas secciones contiene segmentos distintos. Por ejemplo, el segmento de cabecera incluye los segmentos BGM (inicio del mensaje) y DTM (fecha/hora/período). En la sección de detalle, se encuentran los segmentos LIN (partida) y PIA (identificación de partida adicional). A continuación, el segmento de resumen incluye los segmentos MOA (importe monetario) y UNT (tráiler del mensaje).
A continuación se ofrecen detalles más específicos sobre los segmentos de un mensaje INVOIC, junto con ejemplos de marcadores de posición y su finalidad:
| Segmento | Ejemplo | Descripción |
| UNH | UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007′ | Cabecera de mensaje. Se utiliza para iniciar, identificar y especificar un intercambio. |
| BGM | BGM+380+342459+9′ | Comienzo del mensaje. Sirve para indicar el tipo y la función del documento y para transmitir el número de identificación. |
| DTM | DTM+137:20050705:102′ | Fecha/Hora/Periodo. Se utiliza para especificar determinados detalles de fecha, hora o periodo relacionados con la factura. |
| FTX | FTX+ZZZ++:::Descripción en texto libre de la factura". | Texto libre. Se utiliza para especificar información de texto libre o codificado. |
| NAD | NAD+BY+5412345000176::9′ | Nombre y dirección. Se utiliza para especificar las partes implicadas en la transacción. |
| LIN | LIN+1++157870:EN' | Partida. Se utiliza para dar detalles sobre los artículos que se facturan. |
| MOA | MOA+203:1202.58′ | Importe monetario. Se utiliza para especificar el total de la factura u otros importes relacionados con la factura. |
| IMPUESTO | IMPUESTO+7+IVA+++:::15′ | Detalles de derechos/impuestos/tasas. Se utiliza para indicar los detalles de impuestos relacionados con las partidas o la factura total. |
| UNS | `UNS+S' | Control de secciones. Sirve para dividir el mensaje en secciones. |
| CNT | CNT+2:1′ | Total de control. Se utiliza como control para garantizar el número correcto de partidas u otros elementos. |
| UNT | UNT+23+1′ | Remolque de mensaje. Se utiliza para finalizar, comprobar la integridad y confirmar la recepción de un mensaje. |
Un mensaje INVOIC real (utilizando los ejemplos anteriores) tendría este aspecto:
| UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN007’BGM+380+342459+9’DTM+137:20050705:102’FTX+ZZZ++:::Free text description of the invoice’NAD+BY+5412345000176::9’NAD+SU+4012345000094::9’LIN+1++157870:IN’MOA+203:1202.58’TAX+7+VAT+++:::15’UNS+S’CNT+2:1’UNT+23+1′ |
Consejo profesional: Recuerde que no todos los mensajes INVOIC incluyen siempre los mismos segmentos. Los suyos dependerán de los requisitos específicos de la factura, del tipo de bienes o servicios que se intercambien y de los requisitos empresariales de ambos socios comerciales.
Los equivalentes de EDIFACT INVOIC en otros formatos EDI
Al igual que ocurre con otros T-sets (como el T-set EDIFACT DESADV), habrá diferentes equivalentes del EDIFACT INVOIC en otros estándares EDI. Echemos un vistazo a los estándares más utilizados:
| Norma EDI | Equivalente de EDIFACT INVOIC |
| ANSI ASC X12 (Instituto Nacional Estadounidense de Normalización) | 810 Factura |
| TRADACOMS (norma de venta al por menor en el Reino Unido) | INVFIL Archivo de facturas |
| UN/CEFACT XML (Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico) | Factura multisectorial |
| VDA (industria automovilística alemana) | 4913 Factura |
| RosettaNet | PIP3A4 Solicitud de factura |
| ODETTE (industria europea del automóvil) | ODETTE INVOIC |
| IDOC SAP | INVOIC02 Documento de facturación |
| GS1 XML | Factura 3.1 |
| PEPPOL BIS (Contratación pública paneuropea en línea) | Facturación 3.0 |
Cómo se procesan los conjuntos t de EDIFACT INVOIC
Ahora, vamos a profundizar en cómo se procesa un t-set EDIFACT INVOIC para garantizar una comunicación precisa, eficiente y rápida entre empresas. Exploramos cada paso, desde la compilación del mensaje hasta la recepción del acuse de recibo final:
- Recopilación: El remitente comienza recopilando todos los datos relevantes y creando un mensaje INVOIC. Esto incluye detalles de la factura como descripciones de artículos, cantidades, precios, etc.
- Transmisión: El mensaje INVOIC creado se envía electrónicamente al destinatario a través de EDI.
- Recepción y validación: Al recibir el mensaje, el sistema del destinatario interpreta y valida los datos. Los errores detectados durante esta fase de validación se señalan inmediatamente.
- Integración en el sistema de procesamiento de facturas: Si los datos no contienen errores, se integran en el sistema de procesamiento de facturas del destinatario. Cualquier discrepancia se resuelve rápidamente.
- Acuse de recibo: Una vez verificada la factura, el destinatario envía un mensaje CONTRL (Control) al remitente original. Este mensaje confirma que la factura ha sido recibida y aceptada.
Mayor eficiencia con la ayuda de un socio EDI
Comprender y navegar por la variedad de normas EDI disponibles para su empresa puede resultar complicado. Sobre todo si se tiene en cuenta que los estándares utilizados pueden variar de un sector a otro (y no digamos de una empresa a otra).
En Data Interchange, utilizamos nuestros más de 30 años de experiencia en EDI para ayudar a las organizaciones a ver operaciones totalmente sincronizadas y comunicaciones racionalizadas con sus socios. Nuestras soluciones EDI pueden ayudarle a gestionar una gran variedad de casos de uso de EDI, desde conexiones múltiples hasta la integración digital con sus proveedores.
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