EDI interno vs. Servicio gestionado

¿Cuál es el adecuado para usted?

Su capacidad para digitalizar y simplificar el intercambio de documentos electrónicos de ordenador a ordenador en tiempo real ha llevado a la adopción del intercambio electrónico de datos (EDI) a nada menos que el 85% de las empresas, entre las que se encuentran nombres tan importantes como Amazon.1

Incluso cuando los procesos y operaciones globales aumentan su complejidad en los mercados, el poder del EDI sigue siendo relevante y cada vez más necesario para una amplia gama de sectores, como:

  • Automóviles
  • Logística
  • Fabricación 
  • Venta al por menor
  • Sanidad

Para las empresas que desean obtener todos los beneficios de la implementación del EDI, es esencial una implantación eficaz. Aunque las soluciones internas han sido tradicionalmente la opción más lógica para las empresas, los servicios gestionados son cada vez más populares debido a su facilidad y eficiencia. 

En este artículo, consideramos ambos enfoques en detalle y determinamos cuál es la mejor solución para su negocio. Empecemos.

Lectura recomendada: Para saber cómo puede obtener una ventaja competitiva con la ayuda de una solución EDI, eche un vistazo a nuestro libro electrónico gratuito - La empresa centrada en la cadena de suministro

¿Qué es el EDI y por qué es importante?

La historia del EDI se remonta a los años 60, cuando Ed Guilbert lo desarrolló como un sistema estandarizado para permitir el seguimiento de la carga a través del télex, la radio, el teletipo y el teléfono. Sin embargo, el EDI no obtuvo un reconocimiento generalizado hasta los años 90, cuando las empresas se dieron cuenta del valor de una metodología que permitía el libre flujo de documentos comerciales críticos.

Gracias a un conjunto de buenas prácticas, normas y procesos que permiten intercambiar electrónicamente documentos empresariales cruciales, el EDI ha eliminado desde entonces la necesidad de procesos complejos y basados en papel. Esto ha llevado a la simplificación significativa de los intercambios de documentación, incluyendo órdenes de compra, documentos de aduana, facturas, y más. 

Además de mejorar las relaciones con los proveedores y la eficiencia de los procesos, el EDI ha sido capaz de proporcionar a las empresas una serie de beneficios en las últimas décadas, entre ellos

  • Mayor visibilidad: La total transparencia de extremo a extremo de los procesos de pedido para las empresas y sus socios comerciales permite mejorar las relaciones, así como tomar decisiones informadas que facilitan la mejora del servicio.
  • Reducción de los errores humanos: La eliminación de las entradas manuales reduce significativamente el riesgo de errores humanos, que pueden provocar malentendidos, retrasos en los pedidos y otros contratiempos innecesarios. 
  • Mayor velocidad: el flujo automatizado de comunicaciones compartidas en tiempo real elimina la necesidad de volver a introducir información o esperar los tiempos de entrega, y garantiza procesos y resultados mucho más rápidos.
  • Mejora de la eficiencia: Los procesos más rápidos y automatizados aumentan la eficiencia de la cadena de suministro, al tiempo que liberan a los equipos para que se centren en otras áreas del comercio complejo, como las adquisiciones y la gestión de relaciones. 

Como cualquier proceso, el EDI ha evolucionado, y las soluciones heredadas son cada vez menos eficaces y, en algunos casos, incluso obsoletas, debido a las cambiantes exigencias del comercio mundial. Por ello, las empresas deben elegir cuidadosamente su solución de EDI. Eso significa elegir entre las dos opciones más comunes para la implantación del EDI:

  • EDI interno: Una solución de EDI implantada, gestionada y mantenida por un equipo interno de expertos.
  • EDI gestionado: Una solución de EDI implementada y gestionada por un proveedor externo sin necesidad de comprar o desplegar el software en toda la empresa.

Veamos ambos enfoques con más detalle.

EDI en la empresa

Las empresas que deseen implantar el EDI en sus instalaciones deben invertir. Tanto en infraestructura de EDI dedicada como en equipos internos con los conocimientos y la experiencia necesarios para que el sistema funcione sin problemas.

Con este enfoque, todos los procesos de EDI se gestionan internamente, incluida la implementación de los servidores y máquinas necesarios para garantizar una solución de EDI completa. Además, los equipos deben estar preparados para resolver rápidamente los problemas y las interrupciones para garantizar que los procesos empresariales sigan funcionando sin interrupciones.

Ventajas del EDI interno

El EDI interno ha sido una forma de implementación muy utilizada desde que el EDI se hizo popular en los años 90. Aunque este tipo de implantaciones han caído en desuso debido a la creciente complejidad de los requisitos del EDI y a las relaciones globales de la cadena de suministro, un EDI interno bien gestionado puede seguir proporcionando a las empresas una serie de ventajas, entre ellas: 

  • No depender de un tercero
  • Profesionales del EDI con un conocimiento detallado de la infraestructura de la empresa
  • Control total de los procesos y comunicaciones EDI
  • Gestión interna de las relaciones con los proveedores y la reputación
  • La capacidad de realizar cambios inmediatos en el sistema
  • Soluciones adaptadas a las necesidades exclusivas y a las asociaciones comerciales

Costes del EDI interno

Tradicionalmente, las implicaciones financieras de la implantación del EDI en la empresa han sido el mayor inconveniente de este enfoque. Además de la inversión en infraestructura de EDI, la necesidad de emplear equipos de profesionales dedicados ha hecho que los costes aumenten a medida que evolucionan las capacidades de EDI. 

Además, para ser eficaz, el EDI interno debe responder y ajustarse a los cambios del mercado, lo que genera costes adicionales y a menudo ocultos, entre ellos:

  • Mantenimiento, actualizaciones y reparaciones
  • Supervisión del EDI
  • Tasas de licencia en curso
  • Infraestructura en evolución, incluyendo servidores y tecnología

La gestión de cada una de estas consideraciones, que a menudo requiere mucho tiempo, también puede suponer un coste para las empresas en términos de eficiencia, al requerir recursos que podrían utilizarse mejor en otros ámbitos. Dicho esto, cuando se maneja adecuadamente, el control total sobre las relaciones de la cadena de suministro que ofrecen las soluciones internas puede ayudar a la gestión de las relaciones con los proveedores, lo que garantiza el éxito de las asociaciones comerciales a largo plazo. 

Servicio gestionado EDI

El servicio gestionado de EDI es un modelo de despliegue externalizado en el que un proveedor externo asume toda la responsabilidad de la implantación, el mantenimiento y la gestión del EDI de una organización. 

Al utilizar esta opción, las empresas no tienen que invertir en ninguna infraestructura de EDI por sí mismas, sino que pueden subcontratar estas capacidades a empresas que ya trabajan en implantaciones de EDI establecidas, a través de equipos de profesionales totalmente formados.

Ventajas del servicio gestionado de EDI

Las exigencias de las cadenas de suministro actuales han hecho que el servicio gestionado de EDI sea cada vez más popular en los últimos años. Esto se debe a que las soluciones totalmente gestionadas que garantizan la gestión por parte de terceros de todos los componentes del EDI, incluida la asignación, el mantenimiento y otros aspectos, han proporcionado facilidad y eficiencia a las empresas que carecen de experiencia en EDI. 

La capacidad de redistribuir los recursos internos como resultado del EDI gestionado también puede dar lugar a oportunidades de crecimiento en otros lugares, mientras que otros beneficios de esta opción también incluyen:

  • Acceso asequible a los conocimientos especializados de EDI
  • Gestión por parte de terceros de los requisitos específicos de los socios comerciales
  • Supervisión continua para reducir los problemas de conectividad
  • Reducción de las inversiones en infraestructuras
  • Acceso a tecnología EDI actualizada
  • Implantación ágil de EDI
  • Mejora de la capacidad de respuesta de los socios comerciales

Costes del servicio gestionado de EDI

La asequibilidad es una de las principales ventajas del servicio gestionado de EDI, que tradicionalmente funciona con un modelo basado en la suscripción. Dicho esto, el servicio gestionado de EDI no garantiza que sea rentable, ya que los proveedores mal elegidos plantean riesgos basados en el precio, entre otros: 

  • Procesos EDI mal ajustados
  • Pérdida de control sobre la implantación del EDI
  • Costes ocultos para cosas como los avances tecnológicos y la supervisión
  • Adquisiciones que requieren mucho tiempo 

Para ser asequible, un servicio gestionado de EDI depende de encontrar el socio y la solución adecuados. En particular, el retorno de la inversión (ROI) en lo que respecta al EDI depende de asociaciones que ofrezcan ventajas específicas de asequibilidad, como el precio inicial, la asistencia personalizada a la empresa y la gestión continua del EDI, todo lo cual puede ser difícil de encontrar.

Obtenga el apoyo que necesita para su solución EDI

El control total que ofrece a las empresas significa que una solución EDI interna sigue siendo una opción tentadora para muchas empresas, especialmente las que cuentan con equipos y conocimientos internos establecidos. Sin embargo, a medida que las cadenas de suministro evolucionan y surgen retos, las limitaciones o las soluciones heredadas provocan contratiempos operativos.

Por este motivo, las implementaciones de EDI gestionadas que ofrecen un soporte mejorado son cada vez más populares, pero las empresas deben asegurarse de que eligen al proveedor adecuado. En Data Interchange, lo hemos hecho más fácil con EDI-as-a-Service, una solución que combina herramientas basadas en la nube con servicios gestionados. 

Creemos que esta revisión del siglo XXI es el futuro del EDI, ya que proporciona una serie de beneficios que pueden ser difíciles de encontrar en otros lugares, entre ellos

  • Visibilidad y control: Las herramientas y los cuadros de mando basados en la nube ofrecen análisis en tiempo real y una supervisión holística de la cadena de suministro que mantiene siempre el control en sus manos. 
  • Soporte a la carta: El acceso a la asistencia gestionada siempre que lo necesite simplifica la gestión satisfactoria de las relaciones de suministro, al tiempo que le ayuda a desarrollar siempre la experiencia interna en materia de EDI.
  • Incorporación simplificada: El uso flexible de múltiples tipos de EDI simplifica la incorporación en todo el espectro de estándares de EDI para que, por fin, el manejo de EDI sea inclusivo y de una sola fuente. 

Sin quitarle el control a sus equipos internos, esto proporciona una opción de despliegue rentable y gestionada que garantiza las soluciones EDI adaptables y siempre activas en las que confían las cadenas de suministro modernas.
Para ver de primera mano por qué el EDI como servicio podría ser la opción de despliegue adecuada para usted, hable hoy mismo con un experto en intercambio de datos de confianza.

1 Tendencias del EDI: El futuro del EDI para 2022

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