Cómo seleccionar el proveedor de EDI adecuado

Hasta hace poco, la mayoría de las organizaciones que se aventuraban al intercambio electrónico de datos (EDI) no tenían que pensar demasiado en su elección de proveedor. Los principales clientes, como condición para hacer negocios, solían imponer normas, tecnología y proveedores. Ahora, el EDI está ampliamente disponible en un mercado competitivo como un servicio gestionado o de "pago por uso", que requiere relativamente poco compromiso. Cambiar de proveedor de EDI debería ser relativamente sencillo y poco costoso.

No obstante, merece la pena tomar esta decisión a la primera y, de este modo, evitar algunos de los problemas que plantean algunos de los proveedores de redes de valor añadido (VAN) del "viejo estilo", a saber: la complacencia, la degradación del servicio, el aumento de los precios y, a menudo, unos mecanismos de cobro bastante complejos. A pesar de todos los beneficios bien publicitados del EDI, éstos han disuadido a muchas empresas de adoptarlo a menos que se les obligue, pero el ritmo acelerado del comercio y los volúmenes de datos significan que el EDI ya no es opcional.

Entonces, ¿qué debe buscar una empresa para garantizar una relación exitosa y a largo plazo con un proveedor de servicios de EDI?

En primer lugar está la fijación de precios y el cobro. Los costes deben ser transparentes, predecibles y tener una relación lineal con los volúmenes de uso: no hay aumentos repentinos ni recargos por superar los límites de volumen acordados, ni cargos continuos por el número de conexiones de los socios (algunas de las cuales pueden utilizarse raramente). Y si el tráfico disminuye por alguna razón, los costes deberían reducirse.

Además del precio, hay que tener en cuenta el servicio. No hay fuentes independientes publicadas sobre el rendimiento y la fiabilidad del servicio, pero el proveedor debe estar preparado para ofrecer estadísticas confirmadas por los usuarios existentes. El portal web debe ofrecer formas sencillas de verificar que los datos se envían y reciben.

El proveedor también debe ser capaz de demostrar su capacidad de resistencia frente a lo inesperado. El temor a la piratería informática o a la denegación de servicio por parte de delincuentes o Estados es, por desgracia, muy real, mientras que cualquier sistema basado en las tecnologías de la información es vulnerable a las interrupciones de las comunicaciones, los incendios, las inundaciones y otras catástrofes. ¿Qué características de seguridad ofrece el proveedor? ¿Cuál es la provisión de copias de seguridad de los servidores y similares, y dónde están ubicadas? ¿Las copias de seguridad están duplicadas y son continuas, o podrían perderse horas o incluso días de datos? ¿Cómo funcionan los procedimientos de restauración del sistema y de los datos? ¿En qué plazos? ¿Alguien los ha probado realmente? ¿Quién es el verdadero propietario de los servidores y el almacenamiento, y qué prioridad tiene su proveedor si las cosas van mal? Y, tanto si el problema es grande como si es pequeño, ¿dónde está la ayuda y la asistencia: hay ayuda disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, los equipos de asistencia tienen un profundo conocimiento técnico y empresarial o leen un guión de una pantalla?

Pero ni su negocio, ni el propio EDI, son estáticos, por lo que debe prepararse para el futuro en la medida de lo posible. Su objetivo es hacer crecer el negocio, por lo que habrá cada vez más socios potenciales de EDI. Tiene que averiguar la capacidad de su proveedor de servicios para incorporar nuevos eslabones a la cadena. No se trata sólo de una cuestión técnica o de costes, sino que, sobre todo con los socios más pequeños, hay que "vender" el concepto y las ventajas del EDI. Un buen proveedor de servicios puede estar en mejor posición que usted para hacerlo.

Las normas del EDI siguen desarrollándose y los "estándares abiertos" ganan adeptos

Las normas de EDI siguen desarrollándose y los "estándares abiertos" ganan adeptos, mientras que las normas más antiguas evolucionan continuamente para reflejar las necesidades cambiantes de las empresas y optimizarse a las nuevas tecnologías. Por ello, es importante conocer el compromiso y la inversión de un proveedor para mantenerse al día, si no a la cabeza, de estos cambios. ¿Cuál es su trayectoria en este sentido? ¿Qué parte de sus recursos se dedica al desarrollo y la actualización o se limita a revender los esfuerzos de otros? ¿Participa en los organismos que elaboran las normas? Pero, al mismo tiempo, ¿hasta qué punto se compromete a dar soporte a los sistemas "heredados" que usted o sus socios pueden seguir utilizando?

Todo esto debe ser explorado. Y, por supuesto, ninguna de estas cuestiones específicas del EDI obvia la necesidad de una diligencia debida ordinaria. Hay que fijarse en la propiedad y la capitalización: ¿podrían "desaparecer" en tiempos difíciles? Las cuentas pueden mostrar su compromiso con la asistencia técnica y el desarrollo continuos. Las sentencias judiciales pueden sugerir niveles de insatisfacción de los clientes con el servicio. Es algo habitual, pero sigue siendo el núcleo de cualquier decisión de compra.

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