El impacto del fracaso del EDI en la cadena de suministro

Las áreas de interés para los especialistas de la cadena de suministro no han cambiado realmente a lo largo de los años. Los acontecimientos de 2020 han provocado un cambio de enfoque para muchos. Los costes, la optimización y el riesgo están en la cima de la agenda, con un énfasis en cómo un negocio centrado en la cadena de suministro puede ser tanto resistente como ágil. La mejora continua es esencial para que una cadena de suministro exitosa siga siendo competitiva en el mercado, pero ¿cómo se asegura de que todas las áreas estén cubiertas? Antes de entrar en el aspecto del EDI, como un error de EDI, veamos uno de los riesgos de los que más se habla.

Tiempo de inactividad

La mayoría de la gente considera que el tiempo de inactividad es cuando sus sistemas informáticos están fuera de línea. Sin embargo, si investigamos qué sistemas informáticos se utilizan para hacer funcionar una empresa, la situación empieza a ser demasiado compleja. No es sólo el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) el que puede fallar, sino una plétora de aplicaciones fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa. Las empresas centradas en la cadena de suministro de alguna forma, ya sean fabricantes, empresas de logística y distribución o almacenes, deben ser conscientes de su tiempo de inactividad del EDI.

Pongamos esto en contexto y analicemos el coste medio del tiempo de inactividad en la fabricación:

Las investigaciones muestran que el fabricante medio tiene que hacer frente a 800 horas de inactividad al año -o más de 15 horas a la semana- y los costes pueden ser escandalosos. Por ejemplo, el fabricante medio de automóviles pierde 22.000 dólares por minuto. 22.000 dólares por minuto de tiempo de inactividad".

Esto demuestra que para las empresas de fabricación, cualquier pérdida de tecnología crítica, como el EDI, es muy costosa. Sin embargo, el tiempo de inactividad no es lo único que hay que tener en cuenta. Como ocurre con toda tecnología, es necesario el mantenimiento y pueden surgir problemas. Entonces, ¿cuáles son los problemas del EDI que pueden evitarse para reducir el riesgo y recortar los costes dentro de la cadena de suministro?

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Errores EDI

Las transacciones EDI en la cadena de suministro implican el envío de datos hacia y desde diferentes empresas en los formatos correctos para que cada sistema los interprete.

Los errores de EDI pueden ser cualquier cosa, desde datos con un formato incorrecto, es decir, la sintaxis del mensaje es incorrecta, hasta datos comerciales dentro de estos mensajes. Ambas cosas provocan un retraso o el envío de datos inexactos a su socio comercial. Los retrasos en el envío de la información correcta a su cadena de suministro pueden provocar la paralización de la producción y la imposición de fuertes multas. Es imprescindible que los datos del EDI sean correctos.

¿Cómo se producen?

Error humano

Un error de EDI se produce sobre todo por la interacción humana. Por ejemplo, cuando se especifica un número de producto, una cantidad o una dirección no válidos. Por ello, es importante automatizar todo lo posible para reducir cualquier área de error.

Hecho: Los estudios sugieren que hasta un 5%. de todos los datos de las facturas introducidas manualmente se escriben de forma incorrecta".

Problemas de automatización/integración de datos

Incluso cuando la automatización se ha configurado para integrar perfectamente los datos entre dos partes, pueden surgir problemas. Si una de las partes realiza un mínimo cambio en su configuración, los datos pueden interpretarse de forma incorrecta, lo que provoca errores y retrasos a lo largo de la cadena de suministro.

Lectura recomendada: Para saber cómo resolver los desafíos comunes de la integración B2B en este artículo.

Códigos de error EDI y sus causas

Hay muchos tipos de códigos de error de EDI que se producen por razones muy variadas. Los códigos de error típicos de EDI pueden ser solucionados por los expertos de EDI, ya que son ampliamente conocidos. Sin embargo, hay tipos de códigos de error poco comunes que pueden tardar más en resolverse. Son estos errores de EDI poco comunes los que pueden resultar costosos para una empresa.

Por ejemplo, enviar datos incorrectos o mensajes EDI con un formato incorrecto. Esto puede deberse a la utilización de "calificadores" incorrectos en los datos, o a que los datos estén estructurados de una manera que no sea entendida por los sistemas de sus socios comerciales.

Sin embargo, los problemas más comunes se encuentran en la propia transmisión de los datos del EDI. Al enviar los datos, dos partes deben intercambiar y acordar el envío de datos a través de protocolos acordados. Se pueden cometer errores al configurar esto, por ejemplo, si se dejan cerrados los cortafuegos o los detalles de encriptación son inexactos o incorrectos. Esto impedirá que se envíen los datos y provocará retrasos en la cadena de suministro, algunos de los cuales detallaremos a continuación.

Impacto de los errores del EDI en la cadena de suministro

Los datos EDI incorrectos pueden causar problemas tanto para el emisor como para el receptor. Cuando se recibe un EDI incorrecto puede significar, por ejemplo, que el cliente espera más existencias de las que se entregan. Los errores de EDI pueden dar lugar a varias ineficiencias en los procesos operativos, por ejemplo, la entrega de artículos equivocados, que no aparezcan los artículos, que los pedidos nunca se reciban en los almacenes o que se lleven a los almacenes equivocados. Esto da lugar a disputas entre las partes, provocando una pérdida de tiempo y, por tanto, de dinero.

Datos:"Se producen disputas en el 5%-25% de los pedidos de recepción de entrada y se tarda 2 horas en gestionar cada disputa de entrada", GS1, Libro Blanco sobre el coste del servicio.

Impacto empresarial de los errores de EDI

Los fallos del EDI no sólo causan problemas en la cadena de suministro, sino también en la empresa. A continuación se describen algunas de las repercusiones que los fallos del EDI pueden tener en una empresa.

Devoluciones de cargos EDI

Un Chargeback de EDI es como una multa de penalización. Cuando un documento importante se retrasa o se pierde, como un aviso de envío, el cliente puede cobrar al proveedor. Esto se debe a las molestias y a la pérdida de dinero que supone para el cliente que el proveedor no entregue lo acordado. Las multas pueden ir desde la contención de los errores, pero pueden alcanzar una cantidad elevada en función de la gravedad del problema y del sector de que se trate.

Clientes/socios comerciales insatisfechos

Las entregas que no aparecen y las entregas con artículos/existencias incorrectas harán que los socios comerciales con los que trata no estén contentos. Esto no solo le penalizará a nivel empresarial, sino que a nivel personal le asociarán emocionalmente con una experiencia desagradable.

Aumento de la presión

Durante estas ineficiencias operativas, los empleados de sus socios comerciales, así como sus propios empleados, se estresarán. A medida que el impacto se produce más arriba o más abajo en la cadena de suministro, la presión se intensifica. Los empleados pueden trabajar horas extras para resolver el problema o los problemas, con el consiguiente coste para la empresa. Si estos problemas siguen produciéndose, los empleados pueden acabar sufriendo el agotamiento. Todos sabemos que la motivación de los empleados y la coherencia del equipo marcan una diferencia drástica en el crecimiento de la empresa.

Ejemplos de la industria

El impacto en la cadena de suministro y, en consecuencia, en la empresa puede variar en función de la vertical de la industria en la que se trabaje.

Ejemplo: Automoción

La industria del automóvil es una de las más complejas en lo que respecta a la cadena de suministro, debido a la longitud de algunas de las cadenas implicadas en la producción. Cualquier cambio, información incorrecta o retraso puede tener un enorme impacto en todos los implicados. Los fabricantes de equipos originales suelen utilizar un sistema de puntos, conocido como "puntos de rapidez". Si un proveedor comete un error, se le restan puntos, es la forma en que se califica a los proveedores.

En un entorno de "justo a tiempo", como el de un fabricante de automóviles como Ford, cuando no se reciben las piezas se puede retrasar la línea de producción. Los tiempos de inactividad cuestan mucho dinero y, a menudo, las multas se trasladan al proveedor. La fiabilidad se revisa con el proveedor y esto puede significar no ganar licitaciones para futuros trabajos con este cliente.

Las multas en el sector del automóvil se basan en la eficacia, el tiempo que se tarda en resolver o rectificar la situación. Cuanto más tarde el proveedor en proporcionar la información necesaria en el formato correcto, mayor será la multa. Estamos hablando de incrementos de 10.000 libras esterlinas.

Tras perder esos importantes "puntos de rapidez", la calificación del proveedor será baja, lo que afectará a su capacidad para conseguir futuros contratos Además de las multas, los fabricantes de equipos originales pueden optar por realizar una auditoría al proveedor.

Ejemplo: Venta al por menor

Si nos fijamos en el sector de la venta al por menor, concretamente en el de la ropa:

Hecho: El producto equivocado que se cuelga en la tienda, con un coste medio de 0,40 libras por unidad.

Ahora vamos a ampliar este ejemplo de venta al por menor observando una de las mayores empresas de comercio electrónico, Amazon:

Trabajar con Amazon como proveedor no es fácil, ya que tiene muchos requisitos. Estos requisitos son, en gran medida, operativos, y cuando no se cumplen resultan costosos. Los costes relacionados con el incumplimiento de los requisitos de Amazon se conocen como "devoluciones de cargos" o "disputas de cargos". Como vendedor, es fundamental que entienda estos requisitos y que esté al tanto de cualquier cambio, para asegurarse de mitigar el riesgo de que se produzcan estos costes adicionales.

Hecho: A partir de febrero de 2021, Amazon cambió su "proceso de información a nivel de caja ASN/SSCC", que si no se cumple "actualmente incurre en una devolución de cargos de 0,05 libras, 0,06 euros, 0,10 dólares por SKU recibida. Por ejemplo, si tienes 48 unidades en una caja, incurrirás en una devolución de cargos de 2,40 libras".

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¿Cómo se pueden evitar los errores del EDI?

Los errores de EDI pueden evitarse mediante la introducción de procesos de validación automatizados, programas informáticos que puedan revisar y comprobar la estructura de los datos enviados y recibidos. Además, hay que asegurarse de que se dispone de una visibilidad total y de alertas para que, en caso de error, el personal especializado pueda reaccionar rápidamente para corregirlo. El personal experto en EDI es una especie en extinción debido a que nuestros sistemas educativos no forman a la sangre fresca en esta área especializada que es fundamental para las cadenas de suministro en todo el mundo. Por ello, las empresas suelen tener recursos internos limitados de EDI y los complementan con un proveedor de EDI, o bien subcontratan completamente a un proveedor de EDI que pueda cubrir todos los aspectos necesarios.

Consejo profesional: Para mejorar la gestión de su cadena de suministro EDI:

- Configurar el software de automatización para las notificaciones de errores.

- Obtenga visibilidad en tiempo real de sus transacciones EDI.

Lectura recomendada: Artículo sobre la consolidación de la VAN (red de valor añadido)

Reducción del riesgo global del EDI

Para aquellas empresas que no dispongan de ningún recurso interno de EDI, le sugerimos que considere un paquete de asistencia que le cubra en caso de que surja algún error de EDI y garantice su rápida resolución, reduciendo el riesgo.

Sin embargo, si no ha considerado la posibilidad de utilizar el EDI antes, le recomendamos que se ponga en contacto con un proveedor de EDI con experiencia que pueda asesorarle sobre el mejor enfoque del EDI para su empresa. Esto no sólo garantizará el éxito de la implantación del EDI, que reduce el riesgo, sino que reduce los costes y aumenta la eficiencia de su empresa.

Si no se adopta el EDI en toda la cadena de suministro y hay algunas lagunas, esto puede repercutir significativamente en la eficacia de las demás áreas que sí utilizan el EDI. Si no se implanta el EDI en toda la cadena de suministro, la eficacia puede verse perjudicada, abriendo diversos riesgos en la cadena de suministro, como los retrasos y los efectos posteriores a los mismos. En este caso, un proveedor de EDI puede llevar a cabo una auditoría para investigar las posibles deficiencias.

Consejo profesional: subcontratar la propiedad a un proveedor de servicios gestionados de EDI puede garantizar que los riesgos del EDI se gestionen con éxito.

Lectura recomendada: Para saber más sobre esta opción, consulte nuestro blog - Las 5 razones principales para cambiar a los servicios gestionados de EDI

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