El mensaje VDA 4938: Estructura, ventajas y casos de uso

Navegar por las complejidades de la comunicación en la cadena de suministro de la automoción es esencial. Y el mensaje VDA 4938 desempeña un papel crucial en este panorama. 

Como parte de las normas VDA más amplias, está diseñado para facilitar un intercambio de datos fluido entre socios, garantizando la eficacia y claridad de las transacciones. 

Esta guía le proporcionará una visión global del mensaje VDA 4938, explicando su significado, aplicación y ventajas. Tanto si es nuevo en las normas EDI como si desea profundizar en su conocimiento, esta introducción le allanará el camino para aprovechar VDA 4938 con el fin de mejorar sus operaciones comerciales.

Lectura recomendada: Póngase al día sobre la norma general con nuestra guía sobre VDA.

¿Qué es el mensaje VDA 4938?

El mensaje VDA 4938 desempeña un papel importante en las comunicaciones dentro de la industria del automóvil, sirviendo de piedra angular para mejorar la eficacia operativa y agilizar los procesos de la cadena de suministro. 

Esta norma de mensajes, desarrollada en el marco de la Asociación Alemana de la Industria del Automóvil (VDA), está diseñada para satisfacer las complejas exigencias de los fabricantes de automóviles y sus proveedores. Las ventajas y los casos de uso del mensaje VDA 4938 abarcan diversas facetas de la gestión de la cadena de suministro de la automoción, ofreciendo una solución sólida para lograr una comunicación fluida y una sinergia operativa.

¿Cuáles son las ventajas y los casos de uso del mensaje VDA 4938?

Hay una serie de ventajas y aplicaciones asociadas al mensaje VDA 4938 que hacen que merezca la pena implementarlo en sus comunicaciones B2B.

Ventajas del mensaje VDA 4938

  • Normalización en toda la industria del automóvil: Garantiza un formato de comunicación uniforme que facilita el intercambio de datos entre socios.
  • Eficacia en la comunicación: Agiliza el intercambio de información, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para la introducción e interpretación manual de datos.
  • Reducción de errores: Minimiza el riesgo de errores en la transmisión de datos, lo que permite procesar los pedidos y gestionar el inventario con mayor precisión.
  • Ahorro de costes: Disminuye los costes administrativos al automatizar el intercambio de información, reduciendo la necesidad de procesos basados en papel y la intervención manual.
  • Mayor visibilidad de la cadena de suministro: Mejora la capacidad de seguimiento y gestión de pedidos, envíos y niveles de inventario en tiempo real, mejorando la eficiencia general de la cadena de suministro.
  • Mayor integración de los socios: Facilita la integración con una amplia gama de socios comerciales, independientemente de su tamaño o capacidad tecnológica, promoviendo una colaboración más fluida.

Casos de uso del mensaje VDA 4938 

  • Gestión de pedidos: Se utiliza para la transmisión electrónica de órdenes de compra, lo que agiliza y hace más fiable el proceso de pedido.
  • Avisos de entrega y envío: Permite enviar avisos de envío por adelantado, lo que ayuda a los destinatarios a prepararse para la entrada de mercancías y gestionar el inventario de forma más eficaz.
  • Procesamiento de facturas: Admite el intercambio electrónico de información de facturación, agilizando los procesos de facturación y pago.
  • Gestión de inventarios: Ayuda en el intercambio de informes de inventario y actualizaciones del nivel de existencias, lo que permite una mejor planificación y control del inventario.
  • Planificación y control de la producción: Facilita el intercambio de programas y demandas de producción, ayudando a sincronizar las actividades de la cadena de suministro.
  • Intercambio de datos sobre calidad: Permite la transmisión de documentos y datos relacionados con la calidad, garantizando que los productos cumplen las normas y especificaciones requeridas.

¿Cuál es la estructura típica de un mensaje VDA 4938?

Para entender bien el mensaje VDA 4938, es importante saber qué aspecto tiene y qué significan sus segmentos. Empecemos con un ejemplo:

UNA:+.?
‘UNB+UNOC:3+sender-id:14+recipient-id:14+030101:1234+00000000000778’UNH+1+INVOIC:D:01B:UN’BG
M+380+20050105′ DTM+137:20050105:102′ NAD+BY+buyer-company::9′
NAD+SU+supplier-company::9′ CUX+2:EUR:9′ LIN+1++código-producto:SA'
IMD+F++:::descripción-producto' CANT+47:100:PCE' MOA+66:1500′ IMPUESTO+7+IVA+++:::19+S'
UNS+S' MOA+79:1190′ UNT+13+1'UNZ+1+00000000000778′

Y ahora profundicemos en los distintos segmentos de un mensaje VDA 4938 y sus finalidades.

SegmentoEjemploDescripción
Asesoramiento sobre cadenas de servicio (UNA)¿"UNA:+.? '"Especifica los caracteres especiales utilizados en el mensaje.
Cabecera de intercambio (UNB)“UNB+UNOC:3+sender-id:14+recipient-id:14+030101:1234+00000000000778′”Define el inicio del mensaje, incluida la información sobre el remitente y el destinatario.
Encabezado de mensaje (UNH)"UNH+1+INVOIC:D:01B:UN'"Especifica el inicio de un mensaje y su tipo (por ejemplo, factura).
Comienzo del mensaje (BGM)"BGM+380+20050105′"Indica el tipo de documento y su número de referencia.
Fecha/Hora/Periodo (DTM)“DTM+137:20050105:102′”Especifica fechas y horas relevantes para el mensaje, como una fecha de documento o de entrada en vigor.
Nombre y dirección (NAD)"NAD+BY+comprador-empresa::9′" y "NAD+SU+proveedor-empresa::9′".Proporciona información sobre el comprador y el vendedor implicados.
Divisas (CUX)"CUX+2:EUR:9′"Especifica la moneda utilizada en la transacción.
Partida (LIN)"LIN+1++código-producto:SA'"Identifica una partida del documento.
Descripción del artículo (IMD)"IMD+F++:::descripción-producto'"Proporciona una descripción del artículo o servicio.
Cantidad (CANT)"QTY+47:100:PCE'"Especifica la cantidad del artículo al que se hace referencia.
Importe monetario (MOA)"MOA+66:1500′" y "MOA+79:1190′".Indica varios importes monetarios, como el importe de la partida y el importe total de la factura.
Derechos/impuestos/tasas (TAX)“TAX+7+VAT+++:::19+S'”Proporciona detalles sobre los impuestos aplicables a la partida o al total.
Control de secciones (UNS)"UNS+S"Marca el inicio de la sección de resumen del mensaje.
Trailer del mensaje (UNT)"UNT+13+1′"Marca el final del mensaje, proporcionando un recuento de los segmentos.
Remolque de intercambio (UNZ)“UNZ+1+00000000000778′”Marca el final del intercambio, confirmando la referencia de control del intercambio.

¿Cómo se procesa un mensaje VDA 4938?

El tratamiento de un mensaje VDA 4938 implica una serie de pasos, entre los que se incluyen la comunicación propiamente dicha del mensaje y la verificación de su contenido. Entre ellas se incluyen:

  • Recopilación de datos: Se recopilan los datos relevantes para el mensaje a partir de los sistemas internos del remitente.
  • Conversión de formatos: Los datos se convierten al formato VDA 4938, respetando la estructura y las normas específicas.
  • Control de conformidad: El mensaje se somete a una comprobación de conformidad con la norma VDA 4938 para garantizar que todos los campos están correctamente cumplimentados y formateados.
  • Detección de errores: Cualquier error en el mensaje se identifica y se corrige para evitar malentendidos por parte del destinatario.
  • Envío seguro: El mensaje se envía al destinatario utilizando un método de transmisión seguro, como las redes EDI.
  • Acuse de recibo: El remitente recibe un acuse de recibo del sistema del destinatario, confirmando la recepción correcta.
  • Tratamiento inicial: Tras su recepción, el mensaje se somete a un tratamiento inicial para validar su estructura y contenido.
  • Tratamiento de errores: Las discrepancias o errores detectados se corrigen automáticamente o se marcan para su revisión manual.
  • Extracción: Se extraen los datos relevantes del mensaje para utilizarlos en los sistemas del destinatario.
  • Transformación: Los datos extraídos pueden transformarse o reformatearse para adaptarse a las estructuras de datos internas del destinatario.
  • Análisis de datos: Los datos integrados se analizan para obtener información práctica, como las necesidades de inventario o los ajustes de producción.
  • Acciones automatizadas: El sistema puede iniciar automáticamente acciones como confirmaciones de pedidos o actualizaciones de inventario basadas en reglas predefinidas.
  • Mantenimiento de registros: Tanto el remitente como el destinatario mantienen registros del mensaje VDA 4938 para futuras referencias y cumplimiento.
  • Registro de auditoría: Se mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas desde la recepción del mensaje hasta el procesamiento final para su trazabilidad.

¿Cuáles son los equivalentes del mensaje VDA 4938 en otras normas?

Recuerde: la norma VDA no será probablemente la única norma EDI con la que tendrá que trabajar. Aquí tiene un desglose de los equivalentes del mensaje a otros estándares de uso común:

Norma EDIEquivalente de VDA 4938
EDIFACTINVOIC
ANSI X12810 Factura
OdetteODETTE FACTURA
TRADACOMSINVFIL
PeppolFactura

Mejore sus comunicaciones EDI con Data Interchange

El mensaje VDA 4938, al igual que sus homólogos dentro de la norma VDA, desempeña un papel fundamental en la racionalización de las comunicaciones de la cadena de suministro de la automoción. Esta guía sirve de base para comprender su aplicación y sus ventajas.

El panorama de las normas EDI, que incluye diversos mensajes y conjuntos de transacciones, es amplio y esencial para mejorar las comunicaciones y asociaciones empresariales.

Asociarse con un servicio de asistencia gestionada EDI como Data Interchange, que cuenta con más de 35 años de experiencia y un conjunto de soluciones de software EDI, puede elevar las capacidades EDI de su empresa. Para obtener orientación experta sobre el aprovechamiento de VDA 4938 y otros procesos EDI, ponerse en contacto con nuestros especialistas es el siguiente paso hacia la mejora de la eficiencia y las asociaciones.

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