¿Qué es PEPPOL?

Una de las mayores ventajas del intercambio electrónico de datos (EDI) es su longevidad: existe desde hace más de cincuenta años. Y en ese tiempo, su larga lista de marcos establecidos y mejores prácticas ha sido ampliamente aceptada.

Todo ello contribuye a garantizar una transferencia fluida y fiable de la información electrónica. A su vez, esto permite a las empresas racionalizar sus cadenas de suministro, algo cada vez más importante en el complejo mundo globalizado de hoy en día.

Uno de los factores que más contribuyen a que el intercambio electrónico transfronterizo de información sea más rápido, sencillo y seguro es PEPPOL. PEPPOL es un conjunto de especificaciones que simplifican y normalizan el proceso de contratación electrónica, permitiendo a organizaciones de todo el mundo enviar y recibir información electrónica sin problemas.

En este artículo le explicaremos todo lo que necesita saber sobre PEPPOL: qué es, cómo funciona y cómo puede beneficiar a su empresa. Sin más dilación, entremos en materia.

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¿Qué es PEPPOL?

PEPPOL, o Norma Paneuropea de Contratación Pública en Línea, es un conjunto de especificaciones técnicas y normas cuyo objetivo es simplificar el intercambio de información empresarial crítica -incluidas facturas y acuerdos sobre infraestructuras de transporte- entre organizaciones. ¹

Por ejemplo, las Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial de PEPPOL (PEPPOL BIS) normalizan la forma en que las organizaciones de la red PEPPOL intercambian documentos electrónicos. Los usuarios de la red PEPPOL pueden aplicar estas normas en los servicios existentes de contratación electrónica e intercambio de comercio electrónico, haciéndolos interoperables entre sistemas dispares de toda Europa y del mundo. ²

¿Cómo funciona PEPPOL?

Para conectarse a la red PEPPOL, las empresas deben utilizar un Punto de Acceso PEPPOL, normalmente de un proveedor de servicios externo como Data Interchange. Como su nombre indica, los puntos de acceso actúan como pasarela a la red PEPPOL, permitiéndole enviar y recibir documentos electrónicos a/de otras organizaciones que estén conectadas a un punto de acceso.

Existen más de 300 Puntos de Acceso PEPPOL en todo el mundo, que forman una red global a través de la cual las empresas envían y reciben documentos electrónicos. Al enviar una factura, por ejemplo, su Punto de Acceso se encarga del proceso de envío del documento al Punto de Acceso del destinatario, mientras que el Punto de Acceso del destinatario le remite automáticamente cualquier factura electrónica.

El modelo de las cuatro esquinas

El proceso que utiliza PEPPOL se conoce como el modelo de las cuatro esquinas, en el que cada esquina representa un componente clave que interviene en el intercambio de información electrónica, a saber:

El remitente
El destinatario
Sus respectivos puntos de acceso

Para entender por qué el modelo de las cuatro esquinas es tan eficaz, es necesario echar un vistazo rápido a los modelos que lo precedieron.

En los primeros años del EDI, las empresas intercambiaban información directamente, de igual a igual, lo que se conoce como modelo de dos esquinas. Este proceso requería que cada empresa instalara su propio sistema de comunicaciones, que le permitiera enviar y recibir mensajes, y que se establecieran nuevas conexiones cada vez que intercambiaban información electrónica con otra empresa. Sin embargo, este modelo no tenía una escalabilidad evidente debido a su naturaleza de uno a uno^.3

Más tarde, las empresas empezaron a subcontratar la gestión de los mensajes a terceros proveedores de servicios, es decir, al modelo de tres esquinas. Esto supuso una mejora significativa, pero para que el EDI funcionara, ambas partes debían ser compatibles con el proveedor de servicios^externo4.

El modelo de cuatro esquinas que utiliza PEPPOL resuelve estos problemas por completo. Como ambos puntos de acceso están controlados por PEPPOL, ninguno de los socios comerciales tiene que preocuparse por la compatibilidad. En lugar de ello, disfrutan de un intercambio de información seguro y sin fisuras con cualquier persona de la red.

Más información: Para echar un vistazo a las tendencias de la cadena de suministro y la tecnología que las está impulsando, eche un vistazo a nuestro artículo: Cómo aunar las tendencias tecnológicas emergentes en la gestión de la cadena de suministro.

Las ventajas de PEPPOL

Ahora que ya sabemos qué es PEPPOL y cómo funciona, pasemos a la parte más importante: las ventajas que PEPPOL puede aportar a su empresa.

Aunque el uso de PEPPOL tiene numerosas ventajas, la mejor manera de aprovecharlas y maximizarlas es trabajar con un experto de confianza que pueda integrar las normas PEPPOL con sus sistemas críticos para la empresa. Esto es exactamente lo que ofrecemos en Data Interchange (más información más adelante).

¿Qué ventajas puede aportar PEPPOL a su organización? He aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:

Convertirse en proveedor preferente del sector público

PEPPOL es la norma preferida para el intercambio de información entre empresas en la Unión Europea. De hecho, todas las organizaciones del sector público de la UE deben poder enviar y recibir facturas que cumplan las especificaciones de PEPPOL.

Si adopta la norma PEPPOL, obtendrá una ventaja competitiva sobre los que no lo hagan y se asegurará de ser el primero en la cola para trabajar con las organizaciones gubernamentales de la UE en materia de contratación pública. Establecer relaciones más sólidas con los socios es importante para cualquier cadena de suministro, por lo que tener fácil acceso a una norma preferida le mantendrá en la agenda de todas las organizaciones adecuadas.

Y si tenemos en cuenta que la contratación pública representa en torno al 14% del PIB de la UE, podemos ver la enorme oportunidad que esto supone para las empresas del sector privado^.5

Sus transferencias de datos son seguras y conformes

La red PEPPOL hace especial hincapié en la seguridad, ya que toda la información confidencial se envía cifrada. Además, hay 17 autoridades PEPPOL en todo el mundo que se encargan de garantizar que todas las transferencias de datos cumplan estrictas normas técnicas y especificaciones de servicio.

Esta atención a la seguridad y el cumplimiento de la normativa da a las empresas la tranquilidad de saber que los documentos electrónicos que envían y reciben están a salvo de filtraciones de datos y se ajustan a las mejores prácticas del sector.

Las medidas de seguridad mejoradas garantizan que sus cadenas de suministro sean rentables, ya que la inversión en seguridad ahora significa que no tendrá que hacer frente a los costes de una filtración de datos más adelante.

Puede utilizar PEPPOL en todo el mundo

Aunque PEPPOL es la norma de la UE, no se limita a Europa. De hecho, PEPPOL va camino de convertirse en la norma mundialmente reconocida para el EDI gracias a las claras ventajas que aporta a los usuarios. Ya se utiliza en más de 70 países de todo el mundo, entre ellos Australia, Canadá, Nueva Zelanda y Estados Unidos, y la red no deja de^crecer6.

Si adopta ahora PEPPOL, estará en condiciones de realizar intercambios electrónicos de datos seguros y sin fisuras con organizaciones de todo el mundo. En el mundo interconectado de hoy en día, ampliar sus capacidades EDI y de cadena de suministro podría ser el factor decisivo entre el éxito o el fracaso de su empresa.

Más información: ¿Le interesa trabajar con un experto que le ayude a sacar el máximo partido de EDI y PEPPOL? Este artículo explica todo lo que necesita saber para elegir al socio adecuado: Cómo elegir al proveedor de EDI adecuado en 2022.

El intercambio de datos facilita la aplicación de PEPPOL

Aunque PEPPOL aporta muchas ventajas, el cambio a un nuevo protocolo de mensajería electrónica no está exento de dificultades. Por eso merece la pena trabajar con un experto de confianza del sector, como Data Interchange. Gracias a PEPPOL, el EDI puede ser más fácil, estandarizado y eficaz.

Con Data Interchange, puede garantizar una transición fluida y sin complicaciones a la norma PEPPOL, integrando a la perfección los documentos y prácticas PEPPOL con sus sistemas y procesos actuales. Nuestras ofertas PEPPOL incluyen:

Una pasarela PEPPOL totalmente autorizada: Utilice nuestro punto de acceso PEPPOL autorizado y cumpla todos sus requisitos de contratación electrónica.
Capacidades de integración: Desde APIs hasta integración ERP, podemos ayudarle a integrar el estándar PEPPOL en todos sus sistemas críticos de negocio.
Mayor eficacia: Aproveche al máximo las ventajas del intercambio electrónico seguro de documentos de PEPPOL para impulsar la eficiencia en toda su organización.
Seguridad de alto nivel: Con el cifrado de datos y las firmas digitales, puedes estar seguro de que los datos están a salvo y seguros en cada paso del intercambio.
Experiencia en el sector: Nuestros equipos especializados del Reino Unido y Europa cuentan con una amplia experiencia y conocimientos del sector.
Respaldado por Microsoft Azure: Nuestro Punto de Acceso PEPPOL está respaldado por la popular plataforma de computación en la nube Azure, garantizando los más altos niveles de fiabilidad, consistencia y seguridad.

Así que, si está listo para adoptar la red PEPPOL y busca un socio de confianza que le ayude a dar el paso, hable con un experto para saber cómo podemos ayudarle.