El mensaje VDA 4987: Estructura, ventajas y casos de uso

De las muchas normas de intercambio electrónico de datos (EDI) disponibles, la norma Verband der Automobilindustrie (VDA) es fundamental para la industria del automóvil. Su marco global y sus mensajes específicos, como el VDA 4987, son fundamentales para garantizar una comunicación fluida, eficaz y normalizada en toda la cadena de suministro de la automoción, desde la logística y la gestión de inventarios hasta la facturación y la documentación.

El mensaje VDA 4987, en particular, desempeña un papel fundamental a la hora de armonizar las instrucciones de embalaje, facilitar un proceso logístico más fluido, mejorar la seguridad de los productos y contribuir a los esfuerzos de sostenibilidad de las empresas automovilísticas. El mensaje VDA 4987 se publicó en 2023 y sustituye al ya antiguo mensaje VDA 4913.

Aquí profundizaremos en lo que implica exactamente el mensaje VDA 4987 y en cómo su empresa puede empezar a emplearlo correctamente.

Lecturas recomendadas: Empiece con nuestra explicación sobre la norma VDA en su conjunto.

¿Qué es el mensaje VDA 4987?

El mensaje VDA 4987 actúa como un Aviso Anticipado de Expedición (ASN), diseñado para compartir información logística detallada (incluidos los detalles de embalaje y envío) entre fabricantes y proveedores.

Incluye información sobre cómo deben embalarse, etiquetarse y enviarse las piezas y componentes de automoción para garantizar un transporte seguro y eficaz. Proporciona un formato estructurado para el intercambio de datos relativos a las dimensiones, el peso, la manipulación y los requisitos de apilamiento del embalaje, así como instrucciones específicas para el proceso de embalaje.

Su objetivo fundamental es garantizar que todas las partes implicadas en la cadena de suministro dispongan de información coherente y precisa, lo que permite mejorar la logística, reducir los errores y aumentar la eficacia general de la cadena de suministro.

¿Cuáles son las ventajas y los casos de uso del mensaje VDA 4987?

El mensaje VDA 4987 presenta un gran número de ventajas y puede aplicarse a diversos casos de uso cruciales.

Ventajas del mensaje VDA 4987

  • Normalización en toda la industria del automóvil: El mensaje VDA 4987 promueve la uniformidad en la comunicación de las instrucciones de envasado, lo que facilita a las empresas la comprensión y el seguimiento de las directrices.
  • Eficiencia en las operaciones de la cadena de suministro: Al proporcionar instrucciones de embalaje claras y estructuradas, el mensaje VDA 4987 ayuda a agilizar los procesos logísticos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para la manipulación y el envío.
  • Reducción de los errores de transporte: Con instrucciones detalladas, la probabilidad de que se produzcan errores en el embalaje y el envío se reduce significativamente, lo que conlleva menos daños y pérdidas durante el tránsito.
  • Optimización de los materiales de envasado: El mensaje fomenta el uso de materiales de envasado adecuados y eficientes, lo que puede suponer un ahorro de costes y beneficios medioambientales.
  • Mejora de la comunicación entre socios: El formato normalizado facilita una comunicación más clara entre fabricantes, proveedores y proveedores logísticos, mejorando la colaboración y la coordinación.
  • Mayor seguridad y calidad de los productos: Unas instrucciones de envasado claras ayudan a garantizar que los productos estén correctamente protegidos durante el transporte, manteniendo su calidad y reduciendo el riesgo de defectos.
  • Cumplimiento de los requisitos normativos: El mensaje VDA 4987 puede ayudar a las empresas a cumplir las normativas internacionales de envío y embalaje, evitando problemas legales y sanciones.
  • Flexibilidad y escalabilidad: A medida que las empresas crecen y evolucionan, el formato estandarizado de los mensajes puede adaptarse fácilmente a nuevos productos y tecnologías de envasado, lo que favorece la escalabilidad.

Casos de uso del mensaje VDA 4987 

  • Comunicación entre fabricante y proveedor de piezas de automoción: El fabricante (OEM) enviará un Programa de Demanda como VDA 4984 o 4984 a un Proveedor. 
  • Planificación logística y de transporte: Los proveedores de servicios logísticos utilizan los mensajes VDA 4987 para conocer las especificaciones de embalaje de los componentes de automoción que deben transportar. Esto permite una carga, descarga y asignación de vehículos de transporte más eficientes.
  • Gestión de almacenes: Los almacenes que reciben piezas de diversos proveedores pueden utilizar el mensaje VDA 4987 para preparar la entrada de mercancías. Conocer de antemano los tipos de embalaje y las instrucciones de manipulación ayuda a asignar el espacio de almacenamiento y los equipos de manipulación adecuados.
  • Automatización de la cadena de suministro: El 4987 notifica automáticamente al fabricante el lugar y la fecha/hora de entrega del envío. Ayuda a los almacenes indicándoles de antemano qué productos contiene el envío y cómo están empaquetados.
  • Garantía de calidad y conformidad: Las empresas pueden utilizar VDA 4987 para garantizar que todos los componentes recibidos o enviados cumplen las normas de envasado internas y externas, lo que contribuye a la calidad y seguridad general del producto.
  • Iniciativas de sostenibilidad medioambiental: Al especificar y adherirse a las normas de envasado que reducen los residuos y promueven el uso de materiales reciclables, las empresas pueden utilizar los mensajes de VDA 4987 como parte de sus esfuerzos de sostenibilidad.
  • Gestión de envases retornables: Para los escenarios que implican sistemas de envases retornables, los mensajes VDA 4987 pueden especificar cómo deben manipularse, devolverse o reutilizarse estos envases, facilitando las prácticas de logística circular.
  • Cumplimiento de la normativa aduanera y de protección de fronteras: Cuando se envían piezas al extranjero, la información detallada del embalaje en los mensajes VDA 4987 puede ayudar a declarar las mercancías con exactitud, garantizando el cumplimiento de la normativa aduanera y facilitando el cruce de fronteras.

Lectura recomendada: Descubra el mensaje VDA 4905 para conocer mejor la planificación del inventario y la producción mediante comunicaciones de pedidos normalizadas.

¿Cuál es la estructura típica de un mensaje VDA 4987?

Para entender qué incluye un mensaje VDA 4987 típico, empecemos con un ejemplo.

511 4987 1 20240315 1
512 1 20240315 20
513 1 11223344 "Front Left Door Panel" 10 120x80x60 25kg "Do Not Stack More More than 3 High, Fragile - Handle with Care"
514 1 "RPC1234567" "Preferred Delivery Window: 2024-04-01 to 2024-04-05"
515 1 20240315

Utilizando el ejemplo anterior, veamos ahora qué significa y qué representa cada uno de los segmentos previstos de un mensaje VDA 4987.

SegmentoEjemploDescripción
511 - Inicio del mensaje511 4987 1 20240315 1Indica el inicio del mensaje VDA 4987, incluido su tipo (4987 para instrucciones de embalaje), el número de versión, la fecha de creación (AAAAMMDD) y el número de secuencia.
512 - Información del documento512 1 20240315 20Detalles sobre el mensaje o documento que se envía, incluido su número de secuencia, la fecha y un número de referencia o recuento de elementos que indica el alcance del mensaje.
513 - Información sobre la pieza513 1 11223344 "Panel de la puerta delantera izquierda" 10 120x80x60 25kg "No apilar a más de 3 alturas, frágil - manipular con cuidado"Información específica de la pieza, incluido el número de secuencia, el número de pieza, la descripción, la cantidad, las dimensiones, el peso y las instrucciones especiales de manipulación. Este segmento consolida los detalles críticos de embalaje y manipulación de cada artículo.
514 - Instrucciones de embalaje y entrega514 1 "RPC1234567" "Ventana de entrega preferente: 2024-04-01 a 2024-04-05"Proporciona detalles sobre el tipo/referencia de envase e instrucciones o preferencias de entrega adicionales, incluido el número de secuencia, la referencia del envase (por ejemplo, un tipo específico de envase o estándar de envasado) y la ventana de entrega preferida.
515 - Fin del mensaje515 1 20240315Marca el final del mensaje VDA 4987, incluida la fecha de finalización del mensaje, para indicar que se han proporcionado todos los datos pertinentes y que el mensaje está completo.

¿Cómo se procesa un mensaje VDA 4987?

Una vez cubiertos los detalles anteriores, pasemos ahora a los pasos que debe seguir al enviar, aceptar y/o procesar un mensaje VDA 4987.

  1. Creación del mensaje: El remitente (básicamente, el proveedor) crea un mensaje VDA 4987. Esto implica recopilar información detallada sobre los requisitos de embalaje para piezas o productos específicos, incluidas las dimensiones, el peso, las instrucciones de manipulación y cualquier necesidad de embalaje especial.
  2. Formateo del mensaje: A continuación, la información se formatea según la norma VDA 4987. Esta norma garantiza la coherencia de la estructura del mensaje, lo que facilita a los sistemas del destinatario la interpretación y el tratamiento de la información.
  3. Transmisión del mensaje: El mensaje formateado se transmite electrónicamente al destinatario. Esto suele hacerse a través de sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), que permiten la transferencia directa de datos entre los sistemas de información del remitente y el destinatario.
  4. Recepción y validación: Al recibir el mensaje, el sistema del destinatario lo valida para asegurarse de que se ajusta a la norma VDA 4987 y de que toda la información necesaria está presente y es correcta. Este paso puede incluir comprobaciones automáticas para detectar errores u omisiones.
  5. Interpretación y acción: Una vez validado, el mensaje es interpretado por el sistema del destinatario. Se extraen las instrucciones específicas de embalaje y se puede actuar en consecuencia. Esto puede implicar la preparación del embalaje adecuado para las mercancías salientes, el ajuste de los registros de inventario o la actualización de la planificación logística para dar cabida a los requisitos de embalaje especificados.
  6. Confirmación y respuesta: En algunos casos, el destinatario puede enviar un mensaje de confirmación o de respuesta al remitente. Esto podría confirmar la recepción y comprensión de las instrucciones de envasado o podría implicar preguntas o solicitudes de aclaración si alguna parte del mensaje no está clara.
  7. Aplicación de las instrucciones de embalaje: El último paso es la aplicación práctica de las instrucciones de embalaje detalladas en el mensaje VDA 4987. Esto podría implicar la preparación física de los materiales de embalaje, el embalaje de las piezas o productos de acuerdo con las instrucciones especificadas y la preparación de estas mercancías para su envío.

¿Cuáles son los equivalentes del mensaje VDA 4987 en otras normas?

Recuerde que es probable que tenga que interactuar con socios comerciales y proveedores que no operan necesariamente sólo con VDA; además, es muy probable que su empresa tenga que trabajar con varias normas EDI diferentes.

Aquí tiene una guía sobre cuál es el equivalente del mensaje VDA 4987 en otras normas EDI importantes.

Norma EDIEquivalente de VDA 4987
EDIFACTIFTMIN
ANSI X12856 Aviso de embarque/Manifiesto
GS1 EANCOMDESADV (Aviso de envío)
TRADACOMSAVISO DE EXPEDICIÓN
OdetteDELINS (Instrucción de entrega)

Lectura recomendada: Explore VDA 4915, un mensaje que intercambia información sobre entregas Just-In-Time y optimiza los flujos de trabajo para el sector de la automoción.

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