Consolidación de los proveedores de VAN


Tras el difícil año 2020, las empresas de todo el mundo han hecho todo lo posible por mantenerse a flote. Muchas de las que participan en las cadenas de suministro globales han tenido que examinar todos los aspectos del funcionamiento de su empresa. Esas "cajas negras" que a menudo se pasan por alto y que están funcionando en un rincón de una habitación, o los servicios que se introdujeron para solucionar un problema de la cadena de suministro de forma apresurada, pero que al poco tiempo se olvidaron, están llamando la atención.

¿Qué es una red de valor añadido (VAN)?

Una VAN es esencialmente un "EDI gestionado". Comenzó como una forma de eliminar la carga y la complejidad de gestionar cientos o incluso miles de conexiones individuales de las empresas. La transmisión de datos hacia y desde las empresas es una misión crítica, por lo que, como es de esperar, la mejor manera de conseguirlo es una pregunta habitual.

Una de esas "cajas negras" de la cadena de suministro que puede pasarse por alto es el EDI. Pero, ¿cómo acaban las empresas con varios proveedores de VAN? A menudo se trata de problemas heredados: divisiones corporativas individuales, como la de fabricación y la de finanzas, pueden haber seguido caminos muy diferentes en los días en que las VAN estaban muy especializadas en torno a una función o industria. Otras VAN pueden haber sido adquiridas a través de fusiones corporativas y la idea de integrar todo en una única plataforma parece una tarea demasiado inmensa.

En este artículo abordaremos los problemas comunes de tener varios proveedores de redes de valor añadido.

Situación de las redes de proveedores

Desde que se produjo la pandemia, las cadenas de suministro se han visto sometidas a una gran presión para rendir, algunas incluso han cambiado lo que fabrican para seguir siendo viables. Durante este periodo, ha sido esencial contar con proveedores fiables en toda la red empresarial. Algunos proveedores habrán quebrado, otros no habrán estado a la altura de las expectativas, mientras que algunas empresas habrán tenido que incorporar nuevos proveedores para cumplir con los nuevos requisitos de fabricación, lo que ha dado lugar a una evaluación y consolidación de su red de proveedores. De este modo, la red de proveedores es más pequeña pero más fuerte y está preparada para avanzar en la "nueva normalidad".

Las empresas también pueden reducir una capa de riesgo y complejidad dentro de su cadena de suministro aplicando esta evaluación a sus proveedores de EDI y VAN. Evaluando el valor que aportan y, por tanto, consolidando a un proveedor de servicios fiable para suministrar el EDI.

Los proveedores de servicios son cada vez más populares. Las empresas están optando por externalizar aspectos específicos a expertos en la materia. Por ejemplo, 'El tamaño del mercado mundial de servicios gestionados se valoró en 174.980 millones de dólares en 2018 y se espera que registre una CAGR del 11,7% de 2019 a 2025.' Esta tasa de crecimiento de los servicios gestionados se debe a que las empresas deciden centrar sus recursos en las prioridades más importantes.

Desventajas de utilizar varios proveedores de VAN

Los riesgos asociados a los múltiples proveedores de VAN

Algunas empresas comercian e interactúan a través del EDI directo con mucho éxito, también conocido como punto a punto, sin acercarse nunca a un proveedor de VAN (red de valor añadido). Otras se encuentran con múltiples proveedores de servicios, sin una buena razón. ¿Puede cualquiera de estos enfoques ser realmente apropiado y sostenible? Sin embargo, algunas empresas se decantan naturalmente por un único proveedor de VAN; a continuación exponemos algunas de las cuestiones que contribuyen a esta decisión:

Lectura recomendada: Diferentes tipos de EDI comparados.

Mayor tiempo de resolución

Con una configuración de múltiples proveedores de VAN, tendrá duplicados de muchas funciones. Por nombrar algunas:

  • Mesas de apoyo/contactos/números de teléfono
  • Portales web
  • Informes
  • Revisiones del servicio/acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Con todas estas funciones duplicadas se genera complejidad y más para que sus recursos internos las gestionen. Si se enfrenta a un problema, por ejemplo con un documento de pedido, le llevará más tiempo identificar dónde se originó el problema, debido a la complejidad añadida en su configuración. Su recurso interno tendrá que entrar en cada portal web (utilizando diferentes interfaces de usuario) para cada proveedor de VAN y ver si puede encontrar el problema.

Si no es así, tendrán que llamar o crear tickets con el equipo de soporte de cada proveedor de VAN. Después de esto, tendrán que perseguir y mantenerse al tanto de cada ticket hasta que se descubra el origen del problema. Una vez que se haya encontrado, se podrá trabajar en una solución. ¿Por qué no trabajar con un solo proveedor de VAN? De este modo, sus problemas se resolverán mucho más rápido.

Costes

Tener varios proveedores de VAN significa necesitar soporte para cada uno, y esto es claramente una duplicación de un coste que podría ser mucho menor si se cubriera con un solo proveedor. Además, no se trata sólo del coste inicial de los proveedores, sino del coste del tiempo perdido en términos de recursos internos. Por ejemplo, la elaboración de informes. En lugar de poder configurar un informe o cuadro de mando para informar desde un portal web, hay varios cuadros de mando o informes desde los que trabajar. Sin embargo, la empresa necesita ver la visión completa de los documentos y las estadísticas de las operaciones. Esto lleva tiempo a sus recursos internos para fusionar en un informe global.

¿Por qué pagar dos o tres tarifas por servicios muy similares? Hoy en día, rara vez tenemos varias cuentas de teléfono móvil para acceder a servicios o aplicaciones, ¿por qué no llevar este tipo de pensamiento al mundo de la empresa? Las empresas deberían pensar en obtener economías de escala en los precios:

- Reducir los costes internos porque hay menos contratos que supervisar y gestionar.
- Tener un solo punto de contacto si surge un problema (y no tener la confusión de qué proveedor puede ser la causa del problema).
- Reorientar al personal hacia actividades más provechosas.
- Tener una mayor cantidad de tráfico que pasa por una VAN le da más ventaja.

Lectura recomendada: Para saber a qué otros costes podría enfrentarse, lea nuestro artículo - El impacto del fracaso del EDI en la cadena de suministro.

Riesgo de terceros

El uso de varios proveedores de VAN aumenta el riesgo de terceros. No sólo está abriendo el riesgo a los que le sirven directamente, sino a los que también sirven a sus proveedores. Esto aumenta su riesgo de forma drástica. Además, está añadiendo complejidad al motor general que dirige su negocio. Esto aumenta el tiempo que se tarda en hacer las cosas, desperdiciando su eficiencia.

En última instancia, las empresas subcontratan para transferir la propiedad a expertos en determinados campos. Aunque esto tiene sus ventajas, es bueno entender cómo opera su proveedor. ¿Con cuántos terceros trabajan? A fin de cuentas, usted ha cedido el control a otra persona, pero ¿sabe si son ellos los que tienen plena autoridad en toda su oferta?

Para reducir el riesgo de terceros, tendrá que "investigar" a su posible proveedor de VAN para asegurarse de que tiene el control. He aquí algunas preguntas que debe plantearse:

  • ¿La furgoneta que te ofrecen es suya? Si no es así, ¿de quién es?
  • ¿El apoyo que ofrecen está dirigido por ellos? Si no es así, ¿quién?
  • ¿Cuál es su estructura empresarial, en términos de; han adquirido algún otro negocio recientemente? ¿O en el pasado? Si es así, ¿cómo trabajan juntos? (Esto puede significar procesos torpes o lagunas, lo que significa que las cosas pueden perderse o tardar más en resolverse).

El proceso de consolidación de los proveedores de VAN

Ahora que hemos visto algunos de los riesgos asociados, ¿qué hacer con las empresas que tienen un montón de proveedores de VAN diferentes? Un proveedor de VAN competente puede transferir todos sus enlaces, protocolos y formatos existentes sin ninguna interrupción perceptible del servicio, y los beneficios son grandes. Pero primero, veamos cómo es el proceso de consolidación de la VAN:

Ventajas de un proveedor de VAN

Mayor control

No se le da la vuelta a la asistencia, sino que tiene un único punto de contacto.

Mitigación de riesgos

Un menor número de proveedores de servicios reduce la complejidad de la instalación y, por tanto, minimiza el riesgo de que se produzcan problemas.

Ventanilla única

Un solo proveedor puede prestar todo el servicio necesario, lo que permite a la empresa centrarse en otras actividades.

Atribución del problema

Será más fácil aislar los problemas si los tiene, y por lo tanto se resolverán más rápidamente.

Mejora de las relaciones con los proveedores

Sólo tendrá que gestionar un proveedor, lo que significa que podrá establecer una relación más sólida con él, lo que, a su vez, facilitará los negocios en general. El proveedor de VAN se convertirá en una extensión de su negocio.

Ahorro de costes

Tener todos sus archivos/documentos a través de una VAN será valioso para su proveedor de VAN, por lo que tendrá más influencia para negociar un buen trato en su servicio.

Mejora de los informes

Una interfaz familiar para su equipo que contiene toda la información que necesita para la elaboración de informes, ahorrando tiempo y permitiéndole tomar decisiones empresariales más rápidamente.

Ahorro de tiempo

En general, su equipo ahorra mucho tiempo al mejorar lo anterior. Se dedica menos tiempo a los problemas, si es que los hay. Los informes son más rápidos, el acceso al equipo de soporte correcto es más rápido y se pierde menos tiempo en el enlace con los externos.

Qué buscar en su proveedor de VAN

Un proveedor de servicios de red de valor añadido debería estar dispuesto a ser sincero sobre los problemas de rendimiento y fiabilidad; lamentablemente, demasiados se esconden detrás de la mística tecnológica. En efecto, hay muchos conocimientos arcanos, pero eso no debe impedir que un proveedor de VAN competente ofrezca a sus clientes informes veraces y comprensibles sobre el servicio, el coste, los volúmenes y la fiabilidad.

Consejo profesional: consulte las diez cosas más importantes que debe buscar en su proveedor de servicios gestionados de EDI para ayudarle a elegir el proveedor de VAN adecuado que pueda preparar su negocio para el futuro.

Recuerde que todos sus datos pasarán por el proveedor de VAN que haya elegido. De este modo, su empresa sólo tendrá que decidirse por una solución más rentable, más fiable, preparada para el futuro, menos arriesgada y más fácil de gestionar.

Tanto si se siente orgulloso de gestionar su propio EDI como si está sumergido en un marasmo de contratos en competencia, le sugerimos que establezca una relación a largo plazo con un único proveedor de VAN. No cualquier proveedor, por supuesto, sino uno que pueda ofrecer claridad de precios en todos los servicios de EDI, altos niveles de soporte técnico y verdadera experiencia, no sólo en su industria, sino en las diversas funciones de su negocio que utilizan EDI.

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