Más del 41% de las empresas corren peligro sin el EDI

Tras realizar una encuesta a 138 empresas individuales el año pasado, nos sorprendió inmediatamente un dato clave: más del 41% de las empresas no tienen capacidad de intercambio electrónico de datos (EDI) y el 21% sólo utiliza portales web.

Se trata de un número considerable de empresas que, al no adoptar el EDI, o al no utilizar plenamente sus capacidades mediante la integración con los sistemas ERP, se están exponiendo a un riesgo significativo por el aumento de los errores y la ineficacia de los procesos. Si las empresas desean relacionarse con sus clientes y proveedores de forma más eficaz, con menos errores y con un menor riesgo de fallos costosos, deben formar parte de una cadena de suministro sin fisuras utilizando el EDI integrado.

La encuesta reveló que los tipos de mensajes más populares que se intercambian son las facturas (tanto entrantes como salientes) y las notas de envío (a veces denominadas notas de envío avanzadas o ASN). El intercambio sin riesgos de un mensaje operativo, como un ASN, es fundamental: si no se transmite, es un posible obstáculo para la línea, lo que conlleva sanciones financieras y pérdida de negocio.

Hay una serie de posibles razones para la baja adopción del EDI, que pueden incluir la percepción del coste, la complejidad de la implementación y el retorno de la inversión, así como disponer del personal necesario. La buena noticia es que todas estas cuestiones pueden abordarse mediante la subcontratación de un proveedor especializado en EDI.

La ventaja de los servicios gestionados

La encuesta sugiere que la externalización es sorprendentemente baja: más del 30% de los usuarios de EDI no utilizan una red de valor añadido (VAN) y, por lo tanto, no están aprovechando los beneficios de la externalización de la gestión del EDI.

Sin embargo, existe una tendencia creciente a externalizar la gestión del EDI a un especialista, lo que libera a la empresa para que se concentre en su competencia principal. Además de revelar un gran número de empresas que pueden beneficiarse de la externalización, la encuesta reveló que el 30% de los encuestados tenía múltiples conexiones directas con proveedores de VAN, mientras que casi el 40% de las empresas tenía una única conexión directa con un proveedor de VAN.

La cantidad de conexiones directas múltiples que revela la encuesta indica un cambio hacia un mercado más competitivo. El panorama está cambiando con respecto a la situación histórica en la que cada empresa de primer nivel suministraba a un solo OEM, con las consiguientes limitaciones en la cadena de suministro. Los proveedores trabajan ahora con múltiples clientes, y con redes de cadenas de suministro más complejas, en lugar de cadenas directas.

La elección de un especialista en EDI o de un proveedor de VAN es similar a la selección de un portal web, en el sentido de que el cliente indicará a la empresa la dirección de su proveedor elegido. Es posible que las empresas utilicen varias VAN porque los clientes individuales hayan sugerido su propia VAN preferida, pero esto no es un requisito previo. La VAN elegida debe poder conectarle con quien desee. Data Interchange dispone de interconexiones para tratar con múltiples VAN preferidas, de modo que el tráfico puede consolidarse y se pueden realizar economías de escala.

Cuando no utilizan su capacidad de EDI, la encuesta reveló que estas empresas recurren principalmente al correo electrónico y a los portales web para clientes. El hecho de que el fax sea lo siguiente puede sorprender, pero el cambio empresarial puede ser difícil y muchas empresas se sienten cómodas en la familiaridad, pero esto puede ocultar los problemas subyacentes. Nuestro trabajo en Data Interchange es mostrar el retorno de la inversión que puede lograrse ayudando a las empresas a revisar sus procesos.

Integración EDI necesaria para el ERP

La encuesta muestra que el 88% de los usuarios de EDI tienen un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema MRP (Materials Resource Planning) u otro sistema de planificación. La gran mayoría puede importar y exportar mensajes, lo que cabría esperar de un ERP moderno. Sin embargo, la encuesta divulga un número pequeño pero significativo de empresas que no pueden hacerlo. Estas empresas suelen verse obstaculizadas por sistemas heredados o por la falta de conocimientos operativos en la organización.

La encuesta también reveló que el 64% de las empresas que utilizan un portal web tienen un sistema ERP, MRP o de planificación. Sólo la mitad, aproximadamente, puede importar y exportar mensajes. Si el sistema ERP es capaz de integrarse, como la mayoría, ¿por qué se recurre a los portales? Al no dar el salto a la integración total, estas empresas utilizan un proceso manual para exportar desde el portal e importar al ERP, lo que supone un mayor riesgo y coste.

Las empresas que han invertido en un sistema ERP totalmente funcional para obtener un beneficio significativo en términos de costes e integración deberían contar también con EDI. Sin él, una empresa está añadiendo complejidad, costes y riesgos. Por una pequeña inversión adicional, Data Interchange puede ayudar a una empresa a aprovechar todo el potencial de su ERP.

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