Explicación de EDIFACT: Normas de mensajes y conjuntos de transacciones
El intercambio electrónico de datos (EDI) debería ser invisible para las operaciones comerciales que facilita. Pero esto dista mucho de ser cierto si usted tiene la tarea de crear e implantar un sistema EDI, o de habilitar su arquitectura EDI para traducir mensajes de otra norma EDI.
Aunque es sólo una de las muchas normas EDI, EDIFACT destaca como una metodología EDI integral utilizada por organizaciones de todo el mundo.1
Aquí pretendemos ofrecer una guía práctica sobre los Conjuntos de Transacciones EDIFACT (T-sets), la sintaxis y la construcción de mensajes para ayudarle a entender cómo traducir mensajes a EDIFACT y coordinarse con los socios de la cadena de suministro.
¿Qué es EDIFACT?
EDIFACT, o "Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte", es un sólido conjunto de normas desarrollado por el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico (UN/CEFACT).
En esencia, EDIFACT funciona normalizando el intercambio electrónico de datos entre socios comerciales. Creado para servir a cualquier transacción comercial en cualquier industria, abarca una amplia gama de tipos de documentos (por ejemplo, facturas, órdenes de compra, albaranes, etc.), e incluso ha dado lugar a una serie de "subconjuntos" específicos de la industria como EANCOM, que fue creado para el sector minorista.
EDIFACT, como todas las normas EDI, se diseñó para facilitar el intercambio global y multisectorial de documentos comerciales electrónicos con el fin de agilizar las complejidades inherentes al comercio mundial. Sin embargo, esto sólo funciona si se formulan los mensajes utilizando los códigos, conjuntos T y sintaxis adecuados.
Componentes de un mensaje EDIFACT
Un mensaje EDIFACT es una secuencia de datos completa y estructurada que representa una única transacción comercial, como un pedido, una factura o un aviso de envío. Cada mensaje comienza con un segmento de "cabecera de mensaje" (UNH) y termina con un segmento de "tráiler de mensaje" (UNT). Por ejemplo, un mensaje de factura (INVOIC) incluye todos los detalles relacionados con la facturación de un envío o un servicio.
Cada mensaje EDIFACT se compone de elementos de datos relacionados lógicamente y ensamblados en un orden específico. Los bloques de construcción de estos elementos de datos son códigos, segmentos y conjuntos T, que son conceptos distintos pero relacionados:
- Códigos EDIFACT: Los documentos comerciales se convierten de formatos internos (como XML o CSV) a los formatos normalizados utilizados en EDI, como EDIFACT o X12. Esta transformación garantiza que los datos puedan ser interpretados y comprendidos con precisión por los sistemas del destinatario.
- Segmentos EDIFACT: Conjunto de elementos de datos relacionados que juntos transmiten una información distinta dentro de un mensaje. Cada segmento comienza con un código único de tres letras que indica el tipo de información que contiene.
- EDIFACT T-sets (Conjuntos de transacciones): Conjunto normalizado de segmentos de datos relacionados que representan un tipo específico de transacción comercial. Cada T-set se identifica mediante un código EDIFACT único.
Por confusión, una serie T puede considerarse un tipo de mensaje. Por ejemplo, el Transaction Set 'ORDERS' corresponde al tipo de mensaje Purchase Order. Sin embargo, la forma más sencilla de entenderlo es que un mensaje EDIFACT es la representación completa de datos estructurados de una transacción comercial, y un Conjunto de Transacciones (T-set) es el tipo de transacción comercial que representa el mensaje.
Lista de códigos EDIFACT
EDIFACT dispone de un conjunto de códigos más completo que la mayoría de las normas EDI, lo que da lugar a un mayor número de segmentos y conjuntos T posibles. La comprensión de estos códigos simplifica el uso del sistema y contribuye a su correcta aplicación. Los ejemplos más comunes de códigos EDIFACT incluyen:
| Código EDIFACT | Descripción |
| DELFOR | Previsión de entregas |
| DELJIT | Entrega justo a tiempo |
| DESADV | Consejos de despacho |
| IFTMIN | Instrucciones para el transporte |
| IFTMBF | Solicitud de reserva de transporte |
| IFTMBC | Confirmación de reserva de transporte |
| INVOIC | Factura |
| PEDIDOS | Orden de compra |
| PAYORD | Orden de pago |
| PRICAT | Catálogo de precios |
| PRODAT | Datos del producto |
| INVRPT | Informe de inventario |
| RECADV | Aviso de recibo |
| MSCONS | Informe de consumo de servicios medidos |
| UTILMD | Datos maestros de servicios públicos |
| ORDCHG | Solicitud de cambio de pedido |
| CONTRL | Reconocimiento funcional |
| REMADV | Asesoramiento sobre remesas |
| SLSRPT | Informe de ventas salientes |
| ORDRSP | Respuesta a la orden de compra |
Cómo se construyen los mensajes EDIFACT
Las reglas sintácticas de la norma EDIFACT son vitales para construir e interpretar los mensajes EDIFACT, ya que garantizan la coherencia y uniformidad de cada mensaje. Profundicemos en esos detalles.
Caracteres utilizables: La lengua
EDIFACT dispone de un conjunto específico de caracteres que pueden utilizarse en los mensajes. Entre ellos se incluyen:
- Caracteres alfabéticos: De la A a la Z (sólo mayúsculas)
- Caracteres numéricos: 0 a 9
- Caracteres especiales: Un conjunto de caracteres especiales, como . , - ( ) / = + : ? ' y espacios
Ofrecen diversas opciones para construir todo tipo de mensajes comerciales, administrativos y de transporte.
Elementos de datos: Los componentes básicos
Los elementos de datos son las unidades fundamentales de un mensaje EDIFACT, que encapsulan piezas individuales de información análogas a las palabras en un idioma. Pueden ser simples o compuestos y alinearse dentro de segmentos siguiendo una secuencia predefinida.
Puntos clave sobre los elementos de datos:
- Los elementos de datos simples contienen un único dato. Por ejemplo, un precio o una fecha concretos.
- Los elementos de datos compuestos contienen varias piezas de datos relacionadas, o subelementos. Por ejemplo, un elemento de datos compuesto puede encapsular una dirección completa.
- Cada elemento de datos tiene un número único definido en el UNTDED (Directorio de elementos de datos comerciales de las Naciones Unidas).2
Segmentos: El marco de EDIFACT
Los segmentos funcionan como contenedores de elementos de datos relacionados lógicamente, como las frases de un idioma que transmiten una idea completa. Describen información específica, como datos sobre clientes o productos.
Puntos clave sobre los segmentos:
- Los segmentos estándar, como el "NAD" y el "MDT", tienen fines específicos, como proporcionar datos sobre el nombre y la dirección o especificar una fecha o una hora.
- Los segmentos de un mensaje siguen una secuencia definida en el "diagrama de estructura del mensaje", el marco de cada tipo de mensaje EDIFACT.
- Un segmento comienza con una etiqueta de segmento, que es un código de tres letras que indica el tipo de datos que contiene el segmento.
A continuación se muestra una tabla con algunos segmentos EDIFACT comunes:
| Código de segmento | Nombre del segmento | Descripción |
| UNH | Encabezado del mensaje | Inicia un mensaje y le asigna un número de referencia único. |
| BGM | Comienzo del mensaje | Identifica el tipo de mensaje y su función. |
| DTM | Fecha/Hora/Período | Proporciona información sobre la fecha y la hora. |
| NAD | Nombre y dirección | Especifica el nombre y la dirección de las partes implicadas. |
| LIN | Partida | Identifica las partidas individuales dentro de una transacción. |
| UNT | Trailer del mensaje | Marca el final del mensaje y cuenta el número total de segmentos. |
Cada elemento de datos del segmento LIN contiene un elemento de información relacionado con un artículo de un pedido, por ejemplo, su identificador, la acción requerida, el número de artículo y cualquier información de sublínea.
Conjuntos T: Grupos de segmentos
Los segmentos EDIFACT se agrupan para crear T-sets, que representan una transacción comercial o unidad de comunicación específica. Por ejemplo, un T-set puede representar un pedido de compra, una factura o una instrucción logística de envío.
Puntos clave sobre los conjuntos T de EDIFACT:
- Cada T-set se adhiere a una estructura estandarizada, prescrita por el estándar EDIFACT. Esto garantiza que, independientemente de las partes implicadas, el T-set se interpreta y procesa de forma coherente.
- Cada T-set tiene un código EDIFACT único que garantiza su reconocimiento universal. Por ejemplo, el código "ORDERS" representa un conjunto T de órdenes de compra, e "INVOIC" significa un conjunto T de facturas.
- Un T-set se compone de varios segmentos, cada uno de los cuales contiene un elemento distinto de información relevante para la transacción. Los segmentos de una serie T se organizan en un orden específico predefinido.
Para ilustrarlo, he aquí un ejemplo del segmento LIN utilizado para construir un conjunto T que representa una partida en un pedido de compra, y un desglose de los elementos de datos que podrían incluirse.
| Segmento (T-Set) | Elemento de datos | Descripción | Valor de la muestra |
| LIN | 1082 | Identificador de la partida | 1 |
| C212 | Número de artículo Identificación | ||
| 7140 | Número de artículo | ABC123 | |
| 7143 | Tipo de número de artículo, codificado | EN |
Mensaje: La transacción EDIFACT completa
Un mensaje en el sistema EDIFACT es similar a un párrafo o a una carta completa. Es la forma ensamblada de todos los segmentos relacionados necesarios para representar una transacción comercial.
Puntos clave sobre los mensajes:
- Cada mensaje comienza con un segmento de "cabecera de mensaje" (UNH) y termina con un segmento de "tráiler de mensaje" (UNT), formando una unidad de intercambio de datos autónoma.
- Los mensajes describen transacciones específicas como facturas, órdenes de compra o instrucciones de transporte.
Ejemplo de mensaje:
- UNH - Cabecera de mensaje
- BGM - Comienzo del mensaje (identifica el tipo y la función del mensaje)
- DTM - Fecha/Hora/Periodo (proporciona información de fecha y hora relacionada con la transacción)
- NAD - Nombre y dirección (proporciona información sobre el nombre y la dirección de las partes implicadas en la transacción)
- LIN - Partida (define partidas específicas dentro de la transacción)
- UNT - Trailer del mensaje
Para proporcionar más detalles, a continuación se muestran todos los componentes que podrían ir en un mensaje EDIFACT que representa una orden de compra de partida individual.
| Código de segmento | Elemento de datos | Descripción |
| UNH | 1 | Encabezado del mensaje |
| PEDIDOS:D:96A:UN | Identifica el tipo de mensaje como orden de compra | |
| BGM | 220 | Identifica el nombre y la función del documento/mensaje |
| BKOD99 | Identificador del documento/mensaje (por ejemplo, número de pedido) | |
| DTM | C507 | Fecha/Hora/Período |
| FECHA CÓDIGO | Calificador de código de función de fecha, hora o período | |
| FECHA | Texto de fecha, hora o período | |
| NAD | C082 | Datos de identificación del partido |
| CÓDIGO DE PARTIDO | Identificador del partido | |
| NOMBRE DEL PARTIDO | Código que identifica un elemento de datos | |
| LIN | 1 | Identificador de la partida |
| C212 | Número de artículo Identificación | |
| 7140 | Número de artículo | |
| 7143 | Tipo de número de artículo, codificado | |
| UNT | 22 | Tráiler de mensajes |
| 1 | Recuento de control |
Formulada como un mensaje EDI real, esta información tendría el siguiente aspecto:
UNH+1+PEDIDOS:D:96A:UN'
BGM+220+BKOD99′
DTM+137:20220228:102′
NAD+POR+COMPRADOR1::91′
LIN+1++ELEMENTO1:EN'
UNT+5+1′
Aunque casi incomprensible para un ser humano, proporciona una representación universalmente inteligible de una transacción comercial optimizada para el intercambio electrónico.
Archivos de transmisión: Grupos de mensajes
Los ficheros de transmisión representan lotes de mensajes. Están definidos por los segmentos "cabecera de intercambio" (UNB) y "tráiler de intercambio" (UNZ). Un fichero de transmisión puede contener uno o varios grupos de mensajes o mensajes individuales.
Cómo puede ayudar un socio EDI
Aunque el sistema EDIFACT es completo y potente, navegar por sus entresijos lleva tiempo, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que operan dentro de cadenas de suministro complejas que utilizan múltiples normas EDI. Traducir formatos EDI como ASNI o VDA a EDIFACT, o viceversa, supone un reto importante que requiere el uso complejo de software de mapeo EDI.
EDI a través de VAN (Value-Added Network) es un proveedor de red privada que aloja una plataforma segura para el intercambio de EDI u otros documentos comerciales electrónicos entre socios comerciales. Las VAN pueden manejar cualquier norma EDI (como X12, EDIFACT) y garantizan la transmisión segura y fiable de los datos.
En Data Interchange, ofrecemos servicios EDI flexibles que simplifican a las empresas que confían en EDI la tarea de hacerlo sin tener que reconfigurar constantemente sus sistemas internos. Salve la distancia entre las complejidades del formato EDIFACT y las necesidades específicas de su empresa para satisfacer con confianza los requisitos EDI de cualquier socio de la cadena de suministro.
