¿Cómo funcionan las soluciones EDI locales?

Tras el fuerte aumento de la digitalización de los años 90, el intercambio de documentos críticos para la empresa, como las facturas y los avisos de envío, por vía electrónica fue una evolución natural de los procesos en papel.¹

Desde entonces, el intercambio electrónico de datos (EDI) se ha convertido en un elemento fundamental para superar los problemas de la cadena de suministro y facilitar la transferencia precisa de datos sensibles. Hoy en día, el EDI cumple la misma función fundamental y las ventajas que ofrece siguen siendo similares, pero las soluciones han evolucionado.

Además de los avances tecnológicos, como las redes de valor añadido (VAN) y las integraciones de interfaces de programación de aplicaciones (API), las empresas disponen ahora de múltiples opciones para su sistema EDI, como:

Soluciones in situ
Servicios en la nube
Servicios gestionados

En este artículo analizaremos el EDI local, las ventajas que puede aportar a las empresas y el futuro del EDI. Comencemos.

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Una mirada más cercana al EDI local

Antes de los días de las redes ultrarrápidas y la computación en la nube, era necesario alojar el software en las instalaciones utilizando hardware físico. Por ello, el software de EDI suele instalarse y alojarse con una infraestructura local, que incluye servidores, bases de datos y sistemas informáticos, y es operado por personal in situ.

Los requisitos exactos del EDI local varían de una empresa a otra, pero la mayoría de las configuraciones suelen incluir la propia infraestructura de EDI combinada con soluciones de integración de datos para los ERP y servicios de comunicación para gestionar las solicitudes de forma segura.

¿En qué consiste el EDI local?

El EDI on-premise es un software de EDI propiedad de la empresa que se instala y opera desde el servidor y la infraestructura informática propios del cliente. Con una solución on-premise, los clientes pueden mantener el control sobre todos los aspectos de su sistema EDI, incluyendo:

Seguridad de los datos
Acceda a
Integridad

Al igual que con cualquier solución de EDI, hay tres pilares clave necesarios para garantizar un sistema eficaz en las instalaciones:

Hardware: La implantación del EDI en las instalaciones requiere servidores, bases de datos y sistemas operativos para almacenar, recibir, enviar y organizar la entrada de datos. Además de la infraestructura básica, también es necesario invertir en copias de seguridad y redundancia.
Software: Los sistemas de EDI reciben los datos internos, los traducen en EDI de salida según la norma estipulada, y aceptan los documentos electrónicos de entrada, convirtiéndolos en datos internos.
Personal: Se necesita personal para manejar las soluciones de software de EDI y supervisar la transferencia de datos. El EDI es dinámico y complejo cuando se trata de múltiples socios comerciales. Sin embargo, las competencias internas en materia de EDI se están agotando a medida que la externalización y los servicios gestionados ganan en popularidad.

Ventajas e inconvenientes del EDI local

Como es lógico, la utilización de una solución de EDI local tiene sus propias ventajas e inconvenientes. Por ello, las empresas deben sopesar estos pros y contras antes de decidir si el EDI local es adecuado para ellas.

Veamos con más detalle lo que tiene de bueno el EDI local y lo que le falta.

Las ventajas del EDI local

Aunque hay varias ventajas a las que las empresas pueden acceder implantando un software local en su sistema de EDI, hay dos que destacan por encima del resto:

Control total: Las empresas pueden gestionar ellas mismas las conexiones punto a punto y las consideraciones de seguridad. El control total de la transformación e integración de los datos en la empresa puede proporcionar cambios rápidos y oportunos, eliminando la necesidad de apoyo de terceros.
Reducción de costes: Con un EDI local, no hay costes adicionales por adelantado, mientras que con un software basado en la nube, por ejemplo, las empresas tendrán que pagar las cuotas de los datos y del proveedor, además de los costes de mantenimiento.

Lo que le falta al EDI local

Aunque el EDI local ofrece mayores niveles de control y puede ayudar a reducir los costes totales asociados a la implantación del EDI, este enfoque presenta varios inconvenientes que llevan a algunas empresas a buscar alternativas. Entre ellos se encuentran:

Necesidad de conocimientos especializados: La naturaleza de autoservicio del EDI local significa que las empresas necesitan equipos internos competentes para evitar costes significativos debido a problemas de implementación. La gestión del EDI requiere habilidades poco comunes y muy demandadas, por lo que es fundamental tener en cuenta las habilidades internas de EDI y las de los socios.
Mayor tiempo de implantación: Con el EDI local, el software puede ralentizar el tiempo de implantación y los procesos de incorporación de los socios comerciales, lo que supone una pérdida de ingresos y una ralentización de los tiempos de procesamiento de datos.

Una de las principales razones por las que muchas empresas utilizan el EDI es para reducir la complejidad. Sin embargo, cuando se trabaja con socios que utilizan diferentes protocolos de comunicación y formatos de mensajes, un sistema EDI local puede hacer que los procesos y la comunicación sean aún más complejos.

Quién debe utilizar las soluciones EDI locales

Dadas las ventajas e inconvenientes específicos que conlleva la implantación del EDI in situ, estas soluciones se adaptan mejor a determinadas empresas que a otras. Por ejemplo, el EDI local puede ser un sistema eficaz para:

Empresas que confían plenamente en su experiencia interna en materia de EDI
Empresas con un bajo número de relaciones comerciales estables
Empresas que sólo tratan con socios con capacidades EDI existentes

EDI local frente a EDI en la nube

Los avances tecnológicos y la aparición de nuevos programas informáticos han propiciado el surgimiento de nuevas e innovadoras soluciones, como la nube.

Se espera que el mercado de servicios de migración a la nube alcance los 448.340 millones de dólares en 2026 tras la adopción de modelos de software como servicio (SaaS).² Numerosas aplicaciones se han trasladado a la nube, y el EDI no es diferente.

El EDI en la nube incluye un número creciente de herramientas basadas en la web que permiten a las empresas enviar, recibir, almacenar y gestionar documentos electrónicos. Se accede a estas herramientas y se utilizan a través de una conexión de red, en lugar de un ordenador local.

Tanto el EDI vía VAN como el Web EDI son ejemplos de estas nuevas e innovadoras soluciones en la nube. En comparación con un enfoque local de EDI, un sistema basado en la nube puede proporcionar a las empresas una amplia gama de beneficios, tales como:

Relación coste-eficacia
Aumento de la eficacia operativa
Mejor capacidad de visibilidad de extremo a extremo
Colaboración interna y externa más fluida

Además, un sistema VAN suele ser más fácil de ampliar, ya que el proveedor suele encargarse de la provisión de recursos y la integración de nuevos socios de la cadena de suministro. Básicamente, las empresas subcontratan la construcción y el mantenimiento del sistema de EDI; lo único que les queda es utilizar ese sistema con eficacia.

Dadas estas ventajas asociadas al EDI basado en la nube, es la solución más adecuada para las empresas:

Buscando una mayor flexibilidad y escalabilidad
Buscando simplificar la cadena de suministro y la gestión del EDI
Que tienen una experiencia limitada o nula en materia de EDI a nivel interno

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En Data Interchange, entendemos que el futuro del EDI se definirá por soluciones flexibles que tiran de múltiples tipos de EDI - incluyendo tanto las herramientas locales como las basadas en la nube.

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Elimine los costes de los especialistas internos en EDI
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También puede llevar las cosas más lejos con un servicio gestionado de Data Interchange. Nuestro equipo está a su disposición para llevar a cabo el mantenimiento de todo el sistema EDI, incluida la gestión de los socios comerciales, la integración de datos y la implementación, lo que le ayudará a disfrutar de las ventajas que ofrece el EDI sin las molestias y los retrasos si algo va mal.

Si está preparado para comenzar su viaje de EDI, puede hablar con un experto de Data Interchange para empezar.