Diez cosas que hay que buscar en un proveedor de servicios gestionados de EDI

Cuando busque un proveedor de servicios gestionados de EDI (MSP), probablemente estará pensando: ¿por dónde empiezo? Pues bien, hemos pensado en darle una ventaja. Hemos recopilado las diez cosas más importantes que debe buscar.

1. Integración

El EDI implica mucha integración y, a veces, la integración puede ser bastante compleja, ya que intervienen varios sistemas diferentes en todo el mundo. Es importante que compruebe que el proveedor puede integrarse con sus sistemas. Asimismo, averigüe su experiencia en materia de integración. ¿Se han integrado antes con su software ERP? Para asegurarse de que encuentra el proveedor adecuado, asegúrese de hablar de todas sus "soluciones de back office", de esta forma podrá hacerse una idea de la experiencia de la empresa y sus expertos.

2. Alcance de la red

Tanto si se trata de una empresa grande como de un nicho de mercado, conviene comprobar el alcance de la red del proveedor de EDI. ¿Tiene conexiones mundiales? ¿O están basados principalmente en Europa? Este puede ser el factor decisivo entre los proveedores. Si su presencia se extiende más allá de la del proveedor de EDI, es posible que desee buscar en otra parte.

3. Experiencia del cliente

¿Están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y responden rápidamente a las llamadas y los tickets? Comprobar los detalles del servicio de atención al cliente es fundamental. Usted quiere poder contar con alguien que siempre esté ahí y que entienda su negocio y el impacto que tiene. Al fin y al cabo, el EDI es una función crítica para las empresas, por lo que el hecho de que un problema se olvide o se retrase en su solución no es suficiente. Esto va de la mano con la cultura de la empresa, así que haga preguntas sobre los valores de la empresa y esto le dará una orientación sobre si pueden ser el ajuste correcto.

4. Apoyo proactivo

¿Supervisan su tráfico y previenen proactivamente los problemas en lugar de esperar a que se produzcan? ¿Confían en la supervisión manual o disponen de un sofisticado software que les avisa? Lo último que desea es que los problemas queden ocultos y no se le comuniquen. Necesita encontrar un proveedor que sea transparente y que quiera trabajar con usted en lugar de para usted.

5. Seguridad

¿Cómo de segura es su nube? ¿Cómo son sus procesos? Echa un vistazo y comprueba si cuentan con las acreditaciones y certificaciones adecuadas para garantizar que tus datos se manejan de forma segura. ¿Tiene criterios de seguridad específicos? Asegúrese de comprobar con ellos que esto se puede conseguir o, incluso mejor, que ya está cubierto. Por ejemplo, el cifrado está cada vez más extendido. Si esto es algo que su empresa requiere, asegúrese de calificar si el cifrado está en su lugar y cómo se ha configurado.

6. Cartera de servicios / Tipos de EDI

¿Son de talla única? Piensa en el tamaño de tu empresa, ¿tienen clientes de un tamaño similar que estén contentos con su servicio? Consulte sus estudios de caso o sus presupuestos para ver qué opinan empresas como la suya. Si su empresa es un nicho, es posible que necesite una solución EDI más personalizada. Algunos de los proveedores más grandes pueden intentar forzarle a seguir su ruta estándar, así que tenga cuidado con esto. Esto puede significar que acabe eligiendo un proveedor más pequeño que a menudo se ocupa de soluciones de EDI más complejas caso por caso.

Además, a la hora de elegir un proveedor de EDI, es fundamental asegurarse de que ofrece todos los servicios y soluciones que usted necesita. Por ejemplo, el software y los servicios de mapeo y traducción son un requisito común para las empresas que utilizan el EDI. La mayoría de las veces se necesitan de forma puntual, pero si puede utilizar su proveedor actual en lugar de tener que buscar uno adicional, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

7. Industria

¿Entienden su negocio? Una vez más, consulte sus casos prácticos para ver si prestan servicios de EDI a su sector. Es posible que tengan una sección sectorial en su página web, ya que algunos proveedores adaptan sus soluciones a cada sector. El EDI suele variar según el sector, ya que los protocolos de comunicación son diferentes. Pregunte si son compatibles con los protocolos de comunicación de su sector, ya que esto podría ser un factor decisivo.

8. Presupuesto

A menudo, cuando las empresas buscan proveedores o suministradores de soluciones, todo se reduce al presupuesto. Cuando se busca al líder del mercado, se espera pagar más por la solución en comparación con sus competidores. Sabemos que ir con el líder del mercado es una opción segura y fácil, pero a menudo asumimos que serán capaces de ofrecer una solución que se adapte al negocio, por lo que no hacemos tantas preguntas. A veces nos facilitan tanto el proceso que no es hasta que llegamos al final cuando descubrimos que su solución se sale del presupuesto.

Habitualmente, los líderes del mercado buscan a las grandes empresas con las que pueden conseguir grandes acuerdos. Desgraciadamente, esto no encaja con la mayoría de las empresas, y a veces incluso las más grandes se niegan a pagar una cantidad sustancial de dinero extra por lo que es esencialmente una "marca". Por lo tanto, aunque usted "quiera" ir a lo seguro, lo mejor sería comprometerse e investigar varios proveedores diferentes. Nunca se sabe, puede que encuentre la opción perfecta.

9. Transparencia

El comportamiento y las expectativas de los compradores han cambiado drásticamente en los últimos años. La gente espera tener visibilidad de lo que está pagando, sea lo que sea. Tanto si se trata de los precios, como de aspectos del servicio como disponer de un cuadro de mandos o poder informar sobre determinadas métricas, lo queremos todo y ahora. A la hora de elegir su proveedor de servicios gestionados de EDI, asegúrese de que ha concretado todo aquello a lo que desea tener acceso, visibilidad y apoyo. Además, asegúrese de que el proveedor es transparente en cuanto a los precios de la solución y el servicio. Debe indicar qué incluye y cuánto cuesta. Además, lo que no está incluido pero está disponible con un coste adicional y cuánto cuesta.

Además, ¿es el proveedor abierto sobre sus proveedores y socios? ¿Cómo es la cadena de suministro? ¿Poseen y desarrollan el software ellos mismos y tienen el control total? ¿O dependen de un tercero? Si es esto último, el tiempo para resolver los problemas podría ser bastante largo y estar fuera de control. Esto también puede llevar a que se rompa la comunicación y que no entiendan el impacto en su negocio.

10. Continuidad de la actividad

En los últimos años, es habitual que las empresas cuenten con un sólido plan de continuidad de negocio. Por ello, conviene preguntar si el proveedor tiene uno, pero también en qué consiste. Por ejemplo, ¿cómo garantizan que pueden seguir prestando sus servicios durante una emergencia global? Asegúrese de preguntarles sobre la capacidad de recuperación de su servicio y las medidas que tienen en marcha para diferentes situaciones de desastre.

Ahora más que nunca, los datos empresariales son muy valiosos. Lo último que querría es que su proveedor de servicios no tuviera un entorno de copias de seguridad seguro y bien construido. Además, es clave preguntar dónde se guardan las copias de seguridad. Al fin y al cabo, si están en el mismo sitio/ubicación, no hay mucha resistencia en absoluto.

Además, preguntarse por el Objetivo de Punto de Retorno (RPO) y el Objetivo de Tiempo de Retorno (RTO) es otra cuestión esencial. Imagínese que su empresa sufre un desastre, ¿cuánto tiempo podrían estar "fuera de servicio" sus sistemas empresariales antes de quebrar? ¿Cuánto negocio y dinero perdería en ese tiempo? Si sabe que sólo puede permitirse estar fuera de servicio durante un día, debe asegurarse de que su proveedor no sólo le proporcione una copia de seguridad de los datos, sino que también consiga que todo vuelva a funcionar dentro de ese plazo.