Qué es el EDI: Historia y futuro del intercambio electrónico de datos

El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de documentos e información empresarial entre ordenadores. Fundamentalmente, el EDI es una metodología. Se trata de un conjunto de buenas prácticas, normas, procesos y tecnología que permite el libre flujo de información entre diferentes empresas, concretamente, diferentes empresas dentro de una misma cadena de suministro.

Por ejemplo, un fabricante de coches (por ejemplo, BMW) compra piezas a un montón de empresas diferentes. A continuación, necesita distribuir los coches fabricados a los concesionarios, de los cuales sólo algunos están bajo el control directo de BMW. Cada una de esas órdenes de compra y facturas podría hacerse manualmente (imprimir las órdenes, reintroducir los datos manualmente, enviar la factura por correo electrónico o por correo postal, etc.). O bien podría hacerse de forma electrónica y automática utilizando el EDI.

Sin embargo, para intercambiar automáticamente información entre diferentes empresas, los distintos sistemas deben ser capaces de entenderse entre sí. Esto significa que deben utilizar un formato estandarizado y una tecnología compatible. El EDI es el conjunto de componentes y procesos necesarios para obtener este resultado electrónico y automatizado.

En Data Interchange llevamos décadas ayudando a las empresas a implantar sistemas EDI, y somos pioneros en nuevas formas de optimizar los resultados del EDI moderno. A continuación, vamos a explicar el EDI, cómo funciona, cómo está cambiando, y cómo exactamente va a dar forma al futuro de la gestión de la cadena de suministro.

Lectura recomendada: Si quiere saber más sobre cómo el EDI puede ofrecer resultados empresariales transformadores, consulte nuestro libro electrónico - La empresa centrada en la cadena de suministro.

¿De dónde viene el EDI?

El EDI se introdujo por primera vez en las cadenas de suministro en la década de 1960, cuando Ed Guilbert desarrolló una forma de comunicación electrónica entre las cadenas de suministro de envíos en el ejército estadounidense. Aunque hubo que esperar hasta principios de los años 90 para que el EDI se integrara de forma generalizada en la cadena de suministro, fue un facilitador fundamental de la primera globalización. En lugar de depender de los lentos servicios postales, el EDI permitió la comunicación instantánea a larga distancia en una época anterior a Internet.

En la actualidad, algunas de las mayores empresas del mundo, incluidas las pioneras del EDI como Walmart, Volkswagen y Scania, aprovechan el EDI para obtener ventajas como

Menores costes de explotación
Mayor seguridad en las transacciones
Comunicaciones más rápidas y ágiles
Eliminación de los procesos manuales
Y más

Todo, desde el comercio minorista hasta las industrias de la salud y la automoción, se ha beneficiado del EDI. De hecho, nuestro cofundador Phillip Friend ayudó a desarrollar el primer protocolo de comunicaciones EDI de la industria del automóvil (ODETTE FTP, también conocido como OFTP 2) en la década de 1980.

Las principales normas EDI

Las implantaciones originales del EDI dependían por completo de que los socios comerciales compartieran el mismo software de formato estándar, los cuatro más comunes todavía:

UN/EDIFACT (Naciones Unidas/Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte): normas internacionales ampliamente utilizadas desarrolladas por la ONU en 1987.
ASC X12 (Comité de Normas Acreditadas X12): Introducido por el American National Standards Institute en 1979 y utilizado principalmente en Norteamérica.
GS1 EDI: Un desarrollo moderno y popular de EDIFACT utilizado en muchas cadenas de suministro globales.
VDA: VDA, una norma EDI más reciente, ha experimentado una rápida adopción y se utiliza ampliamente en la industria del automóvil, especialmente en Alemania.

Otra norma común es PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL es un desarrollo particularmente interesante porque también incluye un "estándar de comunicación" con el mismo nombre. PEPPOL es popular en toda Europa, especialmente en el sector público. En el Reino Unido, el NHS utiliza PEPPOL desde 2019.

Normas de comunicación frente a normas de mensajería

Las normas de comunicación son el método de transferencia de la información, a menudo también llamadas protocolos. Los estándares de mensajería (o simplemente estándares) son la forma en que se formatea y presenta esa información en el contexto del protocolo. EDIFACT, X12 y GS1 son ejemplos de normas de mensajería.

Los estándares (protocolos) de comunicación más comunes son OFTP y AS2, ambos desarrollados específicamente para el EDI. Sin embargo, también son comunes los protocolos reutilizados. Por ejemplo, HTTP y FTP. PEPPOL se ha creado específicamente para el EDI y tiene un componente de mensajería y otro de estándar de comunicación.

Diferentes tipos de EDI

En un principio, el proceso de EDI era una especie de ventanilla única, dominada por lo que hoy conocemos como "EDI punto a punto" o "EDI directo". El EDI punto a punto crea una línea de comunicación directa entre dos empresas utilizando protocolos acordados como AS2 (adoptado por Walmart), OFTP o SFTP.

Por desgracia, la incompatibilidad de los protocolos y la necesidad de mantenerse al día con cientos de proveedores que utilizan una serie de normas sigue haciendo que muchas empresas tengan dificultades para gestionar las integraciones. Desde la llegada de Internet, el EDI ha evolucionado. Las dos alternativas al EDI directo son:

EDI a través de VAN: Se despliega una nube alojada para facilitar el intercambio de información. En lugar de tener que establecer y mantener una conexión directa entre todos los socios de la cadena de suministro, todos mantienen simplemente una conexión con la VAN. Esto simplifica la gestión, y los proveedores de VAN pueden ayudar a soportar una amplia gama de protocolos y estándares.
WebEDI: suele funcionar junto con una VAN, pero se define específicamente por formularios de entrada de EDI presentados como simples páginas HTTP. Esto facilita a los pequeños proveedores sin sistemas de EDI la relación con las grandes empresas que requieren una comunicación estándar de EDI.

Sin embargo, la complejidad de la cadena de suministro global y los riesgos actuales de la misma no se resuelven del todo con las soluciones de EDI actuales. Como es lógico, esto ha hecho que los formatos de EDI vuelvan a cambiar. La pregunta es: ¿cómo son exactamente estos cambios y por qué son necesarios?

Lectura recomendada: Diferentes tipos de EDI comparados

¿Por qué tiene que cambiar el EDI?

El EDI ha supuesto una enorme diferencia en la optimización y la visibilidad de las cadenas de suministro globales, incluso eliminando en gran medida los procesos manuales de las comunicaciones mucho antes de Internet. Sin embargo, sería imposible hablar del EDI heredado sin mencionar que, en muchos aspectos, nunca llegó a estar a la altura de sus propias expectativas.

Esto no es una sorpresa para una metodología que, admitámoslo, estaba muy adelantada a su tiempo. Dicho esto, a medida que aumenta la presión sobre la resistencia y la visibilidad de la cadena de suministro, los problemas inherentes al EDI corren de nuevo el riesgo de interponerse en el camino. En particular, ahora mismo, las empresas que recurren al EDI por primera vez se encuentran con importantes problemas de implementación del mismo: procesos lentos y complejos (especialmente cuando los socios no tienen experiencia previa con el EDI) que impiden en gran medida la flexibilidad que el EDI pretende ofrecer.

Incluso una vez que los sistemas están en funcionamiento, las empresas se encuentran constantemente con otras complicaciones del EDI, como:

Protocolos y estándares EDI incompatibles que pueden ser difíciles o totalmente imposibles de navegar a través de los sistemas de los socios.
La información en forma de silo y corrupta, con la continua necesidad de intermediarios manuales, reduce en última instancia la eficiencia.
Los costes se disparan, ya que las empresas se esfuerzan por implantar el EDI, que sigue requiriendo formación, digitalización de datos e implantación en toda la cadena de suministro.

Por supuesto, estos retos no son nada nuevo. Sin embargo, a medida que la infraestructura empresarial cambia, las empresas son mucho más propensas a esperar interfaces sencillas y herramientas basadas en la nube de fácil acceso. Todo ello contribuye al hecho de que el 41% de las empresas todavía afirme no tener ninguna solución EDI. Encontrar respuestas sencillas es importante para ampliar el valor que el EDI puede aportar para calmar la volatilidad de la cadena de suministro.

El futuro del EDI

¿Cómo va a cambiar exactamente el EDI? La respuesta viene en forma de una metodología que denominamos EDI-as-a-Service. Esta ampliación de las implantaciones híbridas (utilizadas actualmente en la gran mayoría de los casos), reúne servicios gestionados y soluciones basadas en la nube para garantizar que las empresas puedan por fin ofrecer los resultados que necesitan las cadenas de suministro modernas. En concreto, esta revisión del EDI del siglo XXI permite a las empresas disfrutar de notables y muy necesarias ventajas, entre ellas

Simplificación de la incorporación con la ayuda de herramientas de autoservicio basadas en la nube que permiten acomodar diferentes estándares y protocolos, así como garantizar que incluso los socios comerciales con poca o ninguna experiencia en EDI puedan mantenerse al día.
La acomodación completa de los estándares y protocolos EDI, utilizando tanto el mapeo EDI automatizado como el dirigido por el servicio.
Cuadros de mando sencillos de utilizar que permiten a cualquier persona relacionarse con un sistema EDI y una cadena de suministro, y que mejoran en gran medida la visibilidad y el control de ese sistema desde una única fuente de información.
Eliminación del error humano gracias a la automatización implementada junto con la supervisión que detecta los errores y las interrupciones en cualquier momento.
Costes predecibles con soluciones basadas en servicios a largo plazo que aprovechan las herramientas basadas en la nube junto con ofertas personalizadas para simplificar los gastos y aumentar así los márgenes de beneficio.

No olvidemos que, en última instancia, el EDI consiste en simplificar las comunicaciones de la cadena de suministro, y esto es lo que ofrece en última instancia el EDI como servicio. Al aumentar el control y mejorar la planificación, es posible ir más allá de tratar de mantener su solución EDI y utilizarla para impulsar mejoras en los resultados de su organización.

Los socios estratégicos pueden ayudar

El enfoque a medida y orientado al servicio de EDI como servicio es el punto de inflexión que necesitan las cadenas de suministro y la gestión de las relaciones con los proveedores. Sin embargo, estas ventajas no son posibles si no se encuentra un socio estratégico con los conocimientos de vanguardia del sector y las capacidades necesarias para llevarlas a su puerta.

En Data Interchange, hemos estado a la vanguardia del EDI heredado, y ahora somos pioneros en un mejor enfoque del EDI en el siglo XXI. Con más de 100 expertos en EDI trabajando en nuestra creciente red, podemos pasar por alto todas las etapas de su cadena de suministro, satisfaciendo sus necesidades y las de sus socios de suministro de formas que están fuera del alcance de las capacidades internas limitadas. Para obtener más información, consulte nuestro libro electrónico o póngase en contacto con nosotros para una charla sin compromiso y ver cómo podemos simplificar su EDI hoy, mañana y más allá.