Diferentes tipos de EDI comparados

Las cadenas de suministro globales siempre han sido complejas, pero 2020 reveló tanto la fragilidad como la importancia central de la gestión de la cadena de suministro. En un año de rápidos cambios, las empresas que respondieron con rapidez y flexibilidad fueron las mismas que se recuperaron rápidamente y prosperaron en la nueva normalidad. En muchos casos, estas historias de éxito se redujeron a una excelente gestión de la cadena de suministro.

En 2020, las cadenas de suministro ya no están relegadas a la trastienda: el aumento de las expectativas de los clientes significa que ahora están en el centro, desempeñando un papel integral en el éxito comercial de su organización. El Intercambio Electrónico de Datos (EDI), un sistema de intercambio electrónico de documentos comerciales, es fundamental para obtener la visibilidad, el control y la optimización necesarios para tomar decisiones estratégicas y tácticas eficaces en la economía global. 

Acertar en las elecciones de EDI es fundamental para crear un futuro más estable, alinear estratégica y tácticamente su negocio con las realidades de la cadena de suministro y aprovechar las eficiencias para impulsar la ventaja competitiva. En Data Interchange, fuimos pioneros de algunos de los primeros sistemas EDI en el Reino Unido y Europa. También llevamos más de cincuenta años ayudando a las empresas de toda la economía a mantener las relaciones de la cadena de suministro. Desde esta perspectiva, vamos a explicar y comparar los principales tipos de EDI y a proporcionar información sobre qué tipo podría ser el adecuado para su empresa.

Tipo de EDI 1: EDI directo/punto a punto

El EDI directo, también conocido como EDI punto a punto, es la forma más antigua y tradicional de EDI. Suele implantarse en las instalaciones y proporciona una línea de comunicación directa entre dos empresas a través de un paquete de software de EDI que utiliza protocolos acordados, como AS2, OFTP o SFTP. 

Ventajas e inconvenientes de este tipo de EDI

Cuando utiliza el EDI local, tiene el control total. Puede realizar el mantenimiento de la plataforma usted mismo, lo que significa que no tiene que esperar a los equipos de asistencia de terceros. Tampoco hay costes adicionales. En comparación, si su EDI no es local, normalmente tendrá que pagar por los servicios de datos y de alojamiento. 

Para muchas empresas, el inconveniente de comunicarse individualmente con cada socio comercial es la gestión de cientos o miles de conexiones distintas. Si se añaden diferentes protocolos de comunicación, la situación puede complicarse aún más, ya que el sistema debe ser compatible con cada uno de ellos. Recuerde que tiene que adaptarse a todos los estándares EDI utilizados en su cadena de suministro, como EDIFACT, VDA y X12, por nombrar sólo algunos. 

La gestión de estas inevitables complejidades requiere un equipo competente con los conocimientos adecuados. Sin embargo, encontrar y mantener ese equipo puede ser un reto debido a la escasez de conocimientos de EDI: hasta un 29% de las empresas afirman carecer de los recursos necesarios para crear y mantener la integración en la empresa. Es importante señalar que el EDI directo es el que requiere más experiencia interna de todas las opciones de esta lista. 

Quién debe utilizar este tipo de EDI

El EDI directo es el más utilizado entre los grandes clientes y proveedores con un número significativo de transacciones EDI diarias. Estas soluciones son las más adecuadas para las empresas con experiencia interna y un número limitado de relaciones estables en la cadena de suministro. Si desea un sistema de EDI directo, los servicios de consultoría como los que ofrece Data Interchange pueden ayudarle a establecer una solución punto a punto. Pero, en última instancia, usted se encargará de gestionar su propio sistema, a menos que éste forme parte de una solución gestionada, de la que hablaremos más adelante. 

Consejo profesional: Si carece de los conocimientos adecuados en su empresa, probablemente una solución de EDI directo no sea la opción más adecuada.

Tipo de EDI 2: EDI vía VAN

Probablemente, el tipo de EDI más utilizado hoy en día es el EDI a través de redes de valor añadido (VAN). El EDI a través de VAN es una solución alojada en la nube que despliega redes privadas proporcionadas por especialistas en EDI (o proveedores de VAN) para conectarle a usted y a sus socios comerciales. El proveedor de VAN gestiona la red y proporciona a las organizaciones "buzones" en los que se pueden enviar y recibir documentos EDI, como órdenes de compra y facturas.

Ventajas e inconvenientes de este tipo de EDI

En comparación con una solución de EDI directo, una VAN es mucho más flexible, sobre todo cuando se trata de gestionar un gran número de relaciones o volúmenes de negocio diferentes dentro de su cadena de suministro. Fundamentalmente, el EDI vía VAN puede reducir sus riesgos, minimizar sus costes y aumentar su eficiencia.

Sin embargo, el uso de una VAN no elimina todos sus problemas. Se pierde cierto grado de control sobre el flujo de los datos una vez enviados a la VAN, y se añade efectivamente otro paso en la cadena que en realidad es sólo un intermediario. Todavía hay que garantizar una conexión eficaz con la VAN y su uso por parte de los socios de la cadena de suministro. También conviene recordar que cada uno de sus clientes tendrá sus métodos preferidos de comunicación de datos B2B; una vez más, esto significa muchos estándares y protocolos de comunicación diferentes. Dependiendo de la VAN en cuestión, éstos pueden ser compatibles o no, y usted debe garantizar esa compatibilidad.

Quién debe utilizar este tipo de EDI

La sencillez de los seres WebEDI aporta una serie de ventajas a las empresas a lo largo de la cadena de suministro. La naturaleza de las herramientas web, que se instalan y se ponen en marcha, las convierte en una gran opción para las empresas que trabajan con socios menos expertos en tecnología o para aquellas que se encuentran en países/regiones en los que los conocimientos de EDI y de otras tecnologías de la información son escasos. Para cualquier organización con socios en la cadena de suministro que tengan conocimientos limitados de EDI, WebEDI puede ser una herramienta esencial para integrar a esos socios en un sistema completo de EDI. 

Fundamentalmente, el Web EDI es una herramienta fundamental para cualquier empresa con conocimientos limitados de EDI: considere cómo puede beneficiarle a usted y a sus socios de la cadena de suministro.  

Tipo de EDI 3: EDI Web

El Web EDI lleva la simplicidad de una solución VAN un paso más allá. El WebEDI puede utilizarse junto con casi todas las demás estrategias aquí expuestas. Aun así, lo separamos aquí, ya que el término representa un número cada vez mayor de herramientas que operan desde los navegadores web y reducen drásticamente la curva de aprendizaje para el despliegue efectivo del EDI.

Ventajas e inconvenientes de este tipo de EDI

La principal ventaja de las herramientas de EDI en la web es la simplicidad: ofrecen más automatización y una interfaz más sencilla. Por ejemplo, muchas herramientas de EDI en la web se definen como duplicados de formularios en papel basados en el navegador, lo que permite a los usuarios sin experiencia en EDI introducir detalles. Estos formularios se utilizan para generar automáticamente una solicitud de EDI y automatizar todos los procesos técnicos de fondo. 

El hecho de que el Web EDI esté basado en un navegador es fundamental para la simplicidad que ofrece. También elimina cualquier proceso de configuración de la instalación para minimizar los problemas de integración. En efecto, el Web EDI funciona como una herramienta SaaS en la medida en que se entrega, como servicio, a través de Internet. Aunque se podría hacer una comparación similar para el EDI vía VAN. 

Quién debe utilizar este tipo de EDI

La sencillez de los seres WebEDI aporta una serie de ventajas a las empresas a lo largo de la cadena de suministro. La naturaleza de las herramientas web, que se instalan y se ponen en marcha, las convierte en una gran opción para las empresas que trabajan con socios menos expertos en tecnología o para aquellas que se encuentran en países/regiones en los que los conocimientos de EDI y de otras tecnologías de la información son escasos. Para cualquier organización con socios en la cadena de suministro que tengan conocimientos limitados de EDI, WebEDI puede ser una herramienta esencial para integrar a esos socios en un sistema completo de EDI. 

Fundamentalmente, el Web EDI es una herramienta fundamental para cualquier empresa con conocimientos limitados de EDI: considere cómo puede beneficiarle a usted y a sus socios de la cadena de suministro.  

Consejo profesional: el EDI en la web puede formar parte de un "modelo de EDI híbrido" que utiliza diferentes tipos de EDI dentro de una solución integrada. Se trata de una gran opción cuando se colabora con muchos proveedores y clientes diferentes, todos ellos con requisitos de EDI distintos. Sin embargo, hay que asegurarse de que cada componente de una solución híbrida sea capaz de funcionar a la perfección para evitar procesos manuales o ad hoc que podrían socavar la eficacia del sistema en su conjunto. 

Tipos de EDI 4: Servicio EDI gestionado 

En una nueva era global y digital, las cadenas de suministro con mayor capacidad de respuesta y más avanzadas desde el punto de vista digital se impondrán inevitablemente. El EDI como servicio es una vía directa para aprovechar esta ventaja competitiva. Cuando el EDI se suministra como servicio, puede agrupar diferentes tipos de EDI y entregar ese paquete como un resultado sin fisuras para usted. 

Ventajas e inconvenientes de este tipo de EDI

Como metodología, el EDI siempre ha prometido eliminar el reto y los puntos difíciles de la gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, como se ha señalado en secciones anteriores, la complejidad del ecosistema del EDI suele ir en contra de este objetivo. Es necesario desplegar diferentes tipos de EDI por diferentes razones, y es esencial comprometerse con múltiples normas y protocolos de EDI.

La asociación con un servicio gestionado elimina por completo toda la complejidad, incluso cuando se utilizan diferentes protocolos EDI. Un servicio gestionado configurará su implementación, promoverá la continuidad del negocio y garantizará resultados sin riesgo. Esto le permite centrarse en su actividad principal. 

La asociación con un servicio gestionado también resuelve problemas fundamentales de EDI al permitir que su sistema:

• Aumentar o reducir la escala para satisfacer la demanda: las cadenas deben construirse teniendo en cuenta los cambios continuos y las perturbaciones exógenas. Los servicios gestionados le ayudan a crear rutas receptivas y flexibles dentro de la red para mitigar el riesgo.
• Escasez de competencias internas en materia de EDI: El EDI es una tecnología fundamental necesaria en el mercado, pero también es una tecnología de nicho. A medida que una nueva generación se incorpore al sector, surgirá inevitablemente un déficit de competencias en materia de EDI, lo que dificultará la contratación y retención de expertos en la materia. Las herramientas basadas en la nube y las aplicaciones móviles de EDI pueden ayudar a reducir la curva de aprendizaje, pero tendrá que invertir tiempo y dinero en la formación del nuevo personal. Sin embargo, asociarse con un servicio gestionado le garantiza tener a mano los expertos que necesita.
• Benefíciese de un soporte 24/7: Una vez más, muchas empresas tienen dificultades para encontrar y retener a cualquier persona con talento en el campo de la EDI, y mucho menos para proporcionar un soporte 24/7. Asociarse con un servicio gestionado le proporciona acceso instantáneo y permanente a la experiencia que necesita cuando la necesita.

Quién debe utilizar este tipo de EDI

Las soluciones gestionadas permiten a las empresas, tanto grandes como pequeñas, superar las cadenas de suministro más complejas y obtener resultados sin problemas. También cabe destacar que las soluciones gestionadas ofrecen a las empresas una vía fácil para construir una solución híbrida, combinando elementos de múltiples tipos de EDI para mejorar la flexibilidad de las relaciones de la cadena de suministro. Por último, las soluciones gestionadas permiten a las empresas superar la escasez de competencias en materia de EDI/TI y liberar recursos internos para que se centren en las competencias y los resultados empresariales fundamentales. 

El futuro del EDI: un EDI como servicio más sencillo, flexible y automatizado 

La mayoría de las tendencias del EDI apuntan a una mayor inclusión de herramientas y servicios creados específicamente para simplificar el acceso y la utilización del EDI. Aunque no existe un término para esta tendencia, es algo a lo que nos referimos como "EDI como servicio". 

El EDI como servicio se utiliza a veces para referirse a los servicios gestionados de EDI. Aunque el uso de servicio gestionado es útil, el cambio que se está produciendo en el EDI es más amplio. El EDI en la web, por ejemplo, es un desarrollo importante que se define sobre todo por el uso de herramientas basadas en la nube: es efectivamente el EDI SaaS (Software-as-a-Service). Y los servicios gestionados despliegan cada vez más estas herramientas basadas en la nube dentro de su oferta de servicios para mejorar la experiencia del cliente.  

Utilizar lo mejor de cada tipo de EDI

Aunque vale la pena pensar en diferentes tipos de EDI, el futuro del EDI se definirá sin duda por modelos híbridos que despliegan múltiples tipos de EDI dentro de un único sistema simplificado por la tecnología. El EDI como servicio puede considerarse a grandes rasgos como la convergencia de estas dos tendencias. En primer lugar, el uso de herramientas SaaS para simplificar el acceso al EDI; y, en segundo lugar, el mayor despliegue de servicios gestionados para ofrecer el EDI como resultado. 

Juntas, estas dos tendencias simplifican la adopción y gestión del EDI, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa: utilizar el EDI para mejorar las relaciones de la cadena de suministro e impulsar el éxito comercial. No pierda de vista ese objetivo final. A partir de 2021, las cadenas de suministro van a ser el centro de atención. Ahora es el momento de aprovechar su poder en su beneficio. Data Interchange puede ofrecer soluciones para satisfacer sus necesidades específicas y las de su cadena de suministro, independientemente de la complejidad que conlleve.