Cómo elegir el proveedor de EDI adecuado en 2022

El intercambio electrónico de datos (EDI) lleva digitalizando el intercambio de documentos comerciales cruciales entre ordenadores a través de las cadenas de suministro desde la década de 1960, cuando se utilizó por primera vez para acelerar el movimiento de los documentos de envío y transporte. 

Esta metodología es especialmente relevante para un comercio global cada vez más complejo, con la visibilidad de la cadena de suministro, la flexibilidad y la planificación como algunas de las razones por las que hasta el 85% de las empresas, incluidas Walmart, Volkswagen y Amazon, se han apoyado en las soluciones EDI para prosperar a pesar de los recientes contratiempos.

Incluso frente a las complejidades de la cadena de suministro global, el EDI permite procesos significativamente más rápidos a menor coste. Pero, a medida que su importancia en varios sectores sigue creciendo, la capacidad de sentir los verdaderos beneficios del EDI sigue dependiendo de una implementación eficaz con la ayuda del proveedor de EDI adecuado. 

Aquí, en Data Interchange, tenemos décadas de experiencia en EDI en múltiples sectores, nuestro cofundador Phillip Friend incluso participó en el desarrollo de los primeros protocolos EDI de automoción en la década de 1980. Como resultado, estamos en una posición ideal para garantizar soluciones EDI a medida que se adapten a cada necesidad y sector. 

Sin embargo, su búsqueda del proveedor adecuado es tan singular como los retos a los que se enfrentan sus cadenas de suministro. Por eso, en este artículo, hemos utilizado nuestros amplios conocimientos sobre EDI para analizar varias preguntas que debería plantearse a la hora de buscar un proveedor de EDI que satisfaga las necesidades específicas de su empresa. 

¿Necesita apoyo o puede hacerlo solo?

La integración y la gestión del EDI a través de los socios globales puede ser increíblemente compleja, lo que significa que incluso las empresas que se consideran capaces de utilizar el EDI deben cuestionar el nivel de apoyo que están buscando de un proveedor. 

En general, los niveles de apoyo de los proveedores tienden a situarse entre dos categorías contrastadas, que son:

• Servicios gestionados: La gestión de los sistemas EDI se transfiere a un proveedor que proporciona un apoyo continuo en términos de mantenimiento técnico, seguimiento de las transacciones e incluso especificaciones de los socios comerciales.
• Servicios no gestionados: Los proveedores suministran todas las herramientas necesarias para gestionar el EDI, pero dejan la integración, la supervisión y el manejo diario a los equipos internos.

Las empresas que elijan entre ambas opciones deberán tener en cuenta los recursos disponibles, la experiencia interna y el presupuesto global para el EDI. Para las empresas que ya manejan el EDI como competencia principal, los servicios no gestionados que eliminan efectivamente al intermediario ofrecen cierto nivel de libertad interna, así como la posibilidad de realizar cambios más inmediatos sobre el terreno. 

Sin embargo, dado que una incorporación más rápida y los beneficios de la adaptabilidad determinan en gran medida el éxito en un panorama moderno de EDI, una gestión interna potencialmente obsoleta puede convertirse en un escollo que impida los beneficios que el EDI ofrece a la cadena de suministro en primer lugar. Esta es una de las razones por las que los servicios gestionados están ganando rápidamente en popularidad. Resolver los problemas de implementación del EDI sin aumentar la carga de trabajo es especialmente valioso, al igual que la supervisión profesional que garantiza el despliegue de las mejores prácticas modernas de EDI.

¿EDI en la nube o en las instalaciones?

A la hora de elegir un proveedor de EDI, las empresas deben asegurarse de identificar a un socio capaz de ofrecer una solución de EDI que satisfaga las demandas específicas de sus operaciones. Esto significa decidirse por un EDI basado en la nube o por una solución local y elegir el proveedor en consecuencia.

Veamos con más detalle las soluciones EDI locales y las basadas en la nube: 

• EDI en las instalaciones: A menudo lo prefieren las empresas con experiencia en EDI o con pequeñas cadenas de suministro, el EDI en las instalaciones se despliega in situ a través de servidores internos. Se trata de soluciones completas, y la eliminación de costes, como las tasas de datos y de proveedores, también puede ser una ventaja para las empresas que ya cuentan con expertos en EDI dentro de la empresa.
• EDI en la nube: al que se accede a través de una conexión de red, el EDI basado en la nube aumenta la eficiencia, potencia la visibilidad y facilita la colaboración. En pocas palabras, las soluciones basadas en la nube requieren menos tiempo y recursos para su creación y gestión. Dos ejemplos principales de soluciones de EDI basadas en la nube son el EDI a través de VAN (red de valor añadido) y el EDI web. 

Un panorama empresarial en constante cambio ha puesto de manifiesto la necesidad de contar con soluciones flexibles y rápidas que se adapten a los retos a medida que van surgiendo. Esto supone un argumento de peso a favor de un enfoque de EDI basado en la nube en la mayoría de los casos, que además tiene la ventaja añadida de ser extremadamente rentable.

Dicho esto, para las empresas que buscan evitar depender de terceros y los costes adicionales que ello puede suponer, los gastos únicos de las soluciones locales totalmente autogestionadas pueden seguir teniendo cierto atractivo. Esto es especialmente cierto en los casos en que los equipos de TI con todo su personal pueden abordar con facilidad retos como la enrevesada y larga incorporación.

Comprender lo bien equipado que está un proveedor para ofrecer la solución que mejor se adapte a usted es una parte esencial a la hora de decidir el proveedor de EDI adecuado para su empresa.

¿Y sus socios proveedores?

Aunque las soluciones de EDI deberían satisfacer inevitablemente sus requisitos específicos, también conviene recordar que, en gran medida, se está considerando el EDI en primer lugar para aumentar el atractivo como perspectiva para el comercio. Por lo tanto, también es fundamental tener en cuenta cómo un proveedor beneficia a los socios de la cadena de suministro existentes o a los futuros clientes potenciales. 

Desgraciadamente, puede ser difícil predecir las necesidades de empresas con las que hasta ahora se ha tenido un trato limitado, sobre todo si no se tiene una comunicación de la cadena de suministro al día. Dicho esto, independientemente de las particularidades internas, es posible elegir el proveedor de EDI ideal si se tienen en cuenta las distintas necesidades de los socios comerciales en general, formulando preguntas cruciales como las siguientes:

• ¿Necesitan apoyo los socios proveedores? Sólo teniendo en cuenta la experiencia en materia de EDI y las integraciones existentes de los socios es posible garantizar las soluciones receptivas necesarias para un alcance global, una gestión positiva de las relaciones con los proveedores (SRM) y una visibilidad en toda la red. En función de los niveles de experiencia y conocimiento del EDI de los proveedores, éstos tendrán que ofrecer un apoyo receptivo y en tiempo real, o bien procesos de respaldo que se ajusten a las operaciones tal y como están. 
• ¿Con qué frecuencia hay que incorporar/descargar a los proveedores? También es imprescindible saber con qué frecuencia terminan las relaciones de suministro, qué probabilidad hay de que se incorporen o abandonen los proveedores en un futuro próximo, y cuál es la mejor manera de hacer que esa experiencia resulte sencilla para todos. Los proveedores que ofrecen una incorporación más rápida y la adaptación de protocolos y normas de comunicación de gran alcance deben ser una prioridad para las empresas que ciclan regularmente las relaciones de suministro, mientras que un enfoque en los socios comerciales más duraderos requiere la priorización de SRM y una mayor visibilidad como estándar.

Sólo si se tienen en cuenta estas consideraciones en una fase temprana, las empresas pueden identificar soluciones de EDI que funcionen para todos los socios y, por tanto, beneficiarse de las importantísimas relaciones de colaboración con los proveedores que puede ofrecer el EDI. 

El EDI como servicio es su respuesta

Con demasiada frecuencia, al considerar los proveedores de EDI, puede parecer que hay que hacer compromisos imposibles. En realidad, sin embargo, el mejor proveedor posible debe ofrecer una solución completa que satisfaga todas sus necesidades sin concesiones.

En Data Interchange, hemos desarrollado una moderna solución de EDI que denominamos EDI-as-a-Service para asegurarnos de satisfacer sus requisitos, en lugar de pedirle que priorice sus necesidades. Al ofrecer la combinación ideal de supervisión experta basada en la nube y soluciones autodirigidas a medida, este enfoque multifacético del siglo XXI para el EDI ofrece la respuesta más atractiva posible a todas las prioridades de los proveedores planteadas, ayudándole así a usted y a sus socios proveedores a disfrutar de una serie de ventajas que incluyen:

• Simplificación de la incorporación
• Adaptación completa de las normas y protocolos EDI
• Un control de fuente única de la verdad
• Costes previsibles
• Automatización simplificada

La flexibilidad y el apoyo que ofrece el EDI como servicio son esenciales para que las empresas conserven una ventaja competitiva, independientemente de cómo sigan cambiando los sectores a medida que avanzamos hacia 2022. Para saber exactamente por qué podríamos ser el proveedor ideal para satisfacer todas sus necesidades de EDI durante el próximo año y más allá, póngase en contacto con un experto hoy mismo.