EDI: el potenciador del rendimiento de la cadena de suministro

Todavía está muy extendida la creencia de que el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es una técnica impuesta a las empresas más pequeñas por los clientes dominantes, por la que las primeras asumen todos los costes mientras que la empresa más grande cosecha las ganancias de eficiencia. En el pasado, había cierto grado de verdad en esto; pero ahora que el EDI está ampliamente disponible como un servicio gestionado, de pago, es mucho más fácil que incluso las organizaciones pequeñas justifiquen un compromiso con el EDI en su interés. De hecho, los enfoques modernos del EDI permiten ahora incluso a los proveedores de bajo nivel aprovechar muchas de las ventajas que antes estaban limitadas a los grandes actores.

Los beneficios financieros del EDI están bien ensayados: un amplio abanico de cifras según la naturaleza del comercio, pero todas ellas significativas: 14 libras por pedido es una cifra bien estudiada en el negocio de comestibles del Reino Unido, por ejemplo.

Los enfoques modernos del EDI permiten ahora incluso a los proveedores de bajo nivel aprovechar muchas de las ventajas que antes se limitaban a los grandes actores.

Pero el ahorro directo en costes administrativos ya no representa el núcleo de la oferta de retorno de la inversión en EDI. Mucho más interesantes son los efectos más amplios de la cadena de suministro, que a su vez ofrecen beneficios reales a todos los usuarios, grandes o pequeños. Si las empresas aprovechan al menos algunos de estos beneficios, las ganancias globales superan con creces las de la mera reducción de costes del personal administrativo.

La velocidad de las empresas se acelera y los plazos se reducen. Una orden de compra o de pedido solía cubrir las necesidades previstas para un mes; en algunos sectores, como el de la automoción, es para las cuatro horas siguientes. Si se tarda más que eso (y quizás en un turno de noche) en introducir los pedidos en el sistema, no es competitivo.

Los productos y servicios son cada vez más diversos, sus ciclos de vida más efímeros y el grado de personalización más intenso. La demanda y los requisitos de los clientes/consumidores son menos predecibles y cambian rápidamente; los productos básicos se han convertido en artículos de moda e incluso los clientes empresariales hacen pedidos más pequeños pero más frecuentes. Ya no existe el "artículo estándar acabado". El volumen de datos que hay que mover se multiplica inevitablemente.

Los seres humanos son bastante buenos para detectar inexactitudes y absurdos, pero, por desgracia, son aún mejores para crearlos. El EDI es esencialmente de máquina a máquina: siempre que los datos sean correctos en el sistema original, se transferirán sin alteraciones al sistema receptor.

El personal cualificado puede centrarse en tareas productivas en lugar de volver a teclear hojas de cálculo. Una mayor precisión reduce los desechos, las repeticiones y las roturas de stock. Unas operaciones más fiables y rastreables significan que los compradores pueden obtener mejores condiciones y los vendedores mejoran los ciclos de pedido a caja. El aumento de la confianza permite a ambas partes reducir los niveles de inventario, y la disminución de las disputas tiende a mejorar y a prolongar las relaciones entre proveedores y compradores.

Todo lo anterior permite a las empresas de todos los tamaños ver exactamente lo que está sucediendo en algo parecido al tiempo real, de modo que las respuestas a los mercados cambiantes pueden hacerse con confianza. Los plazos de cambio, ya sean nuevos productos o nuevas estrategias comerciales, pueden acortarse, y la entrada en nuevos mercados (de clientes o proveedores) simplificarse. El EDI puede incluso aumentar su puntuación de RSC (Responsabilidad Social Corporativa), no sólo porque ahorra tinta y papel, sino porque la transferencia de datos sin corrupción crea una única versión de la verdad.

Requiere poca inversión inicial y una formación mínima del personal.

Y todo esto es asequible: requiere poca inversión inicial y una formación mínima del personal. Aunque se presupone que los socios disponen de sistemas basados en máquinas que pueden generar y recibir mensajes EDI, no es necesario que se trate de sistemas ERP completos de SAP u Oracle: unos paquetes financieros bastante básicos permitirán a muchas pequeñas empresas empezar a aprovechar las ventajas y establecerse como actores creíbles en sus cadenas de suministro elegidas.

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