Los 5 problemas más comunes de la implantación del EDI y cómo resolverlos

Si está pensando en implantar el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) en 2021, no es el único. Los trastornos del año pasado hicieron que muchas empresas se plantearan cómo mejorar la gestión de su cadena de suministro. El EDI es una herramienta fundamental que aporta estabilidad, visibilidad y optimización. Pero sólo si se hace bien. Una implantación eficaz del EDI requiere planificación. Es necesario:

Seleccione el tipo correcto de solución EDI.
Asegure la compatibilidad con sus socios de la cadena de suministro.
Integre los datos en toda su organización.
Gestionar la seguridad y los costes.
Alinear los resultados con los requisitos y objetivos de la empresa.

Para ayudar, hemos utilizado nuestras más de tres décadas de experiencia en EDI en Data Interchange para recopilar una lista de los cinco errores más comunes que hemos visto en acción - y proporcionamos respuestas sobre cómo puede evitarlos. Podemos arreglar las implantaciones de EDI que han salido mal. Pero si se asegura de empezar con el pie derecho, mejorará el retorno de la inversión y garantizará un resultado eficaz desde el primer día. Empecemos.

1. Subestimar la complejidad de la cadena de suministro

El EDI es una excelente manera de superar la complejidad y mejorar la gestión de la cadena de suministro. Pero subestimar su cadena de suministro puede hacer descarrilar un proyecto desde el principio. Recuerde que el "EDI" no es sólo una cosa, o realmente una "cosa". Es una metodología que abarca muchos conjuntos de normas y protocolos de transmisión. Su solución debe ajustarse a los requisitos de su empresa y de todas las empresas de su cadena de suministro.

La globalización ha dado lugar a cadenas de suministro más amplias, lo que aumenta tanto los retos como las ventajas de la implantación del EDI. Un sistema EDI rígido no podrá conectar a todas estas partes interesadas, y podría dejarle luchando con entradas manuales y procedimientos ad hoc que socavarán todo el sentido de su inversión.

Estrategias de ayuda:

El tipo de EDI que se implante tiene un gran impacto en la capacidad de gestionar la complejidad. Los servicios gestionados y el software basado en la nube pueden resolver y simplificar muchos de los retos de la integración .

Además de las normas específicas del sector y de la región (por ejemplo, la VDA en la industria automovilística alemana), hay tres normas comunes que sin duda tendrá que incorporar:

UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): EDIFACT, el único conjunto de normas verdaderamente internacional, fue desarrollado por la ONU en 1987 y es ampliamente utilizado.
ASC X12 (Comité de Normas Acreditadas X12): La norma dominante en Norteamérica y a menudo denominada "ANSI X12". Constituido por el American National Standards Institute en 1979, el ASC mantiene las normas X12 junto con un número creciente de esquemas XML específicos para la sanidad, los seguros, el transporte gubernamental y las finanzas.
GS1 EDI: Parte del sistema global GS1, GS1 es efectivamente un subconjunto de EDIFACT que es popular dentro de las cadenas de suministro globales - y apoyado como un desarrollo moderno por organizaciones como McKinsey.

También tiene que asegurarse de que su sistema es capaz de acomodar varios protocolos de transmisión diferentes. Entre ellos se incluyen protocolos reutilizados como FTP, SFTP y HTTP, y protocolos específicos de EDI como OFTP, X.400 y AS2.

Los altos volúmenes de transacciones, los socios globales y las relaciones que abarcan múltiples industrias son factores que probablemente complican la situación y que deben ser planificados. Pero la complejidad puede adoptar muchas formas. Por ejemplo, no hay que subestimar el reto de incorporar a un proveedor con poca experiencia en el uso de EDI.

Consejo profesional: Desde su adopción por parte de Walmart en 2002, AS2 ha seguido aumentando su adopción y popularidad como protocolo EDI.

2. Elegir el tipo de EDI equivocado

Los "tipos de EDI" son diferentes enfoques para el intercambio de información, y cada uno de ellos tiene ventajas e inconvenientes. Elegir cuál es el más adecuado para su empresa es una decisión inicial crítica que afectará a toda su experiencia con el EDI. Los principales tipos de EDI son:

EDI directo (EDI punto a punto): El EDI directo establece una única conexión entre dos empresas. Es el sistema que ofrece más control, suele ser local y puede ser rentable si se ejecuta adecuadamente. Sin embargo, también requiere la mayor experiencia interna para su despliegue efectivo, y puede dificultar la adaptación a los cambios y/o a los múltiples protocolos y estándares.
EDI vía VAN: Una VAN (o Red de Valor Añadido) es una red privada establecida por un tercero que se utiliza para intercambiar documentos. Esto añade flexibilidad y externaliza el mantenimiento de una solución eficaz.
Web EDI: El Web EDI simplifica el intercambio de información replicando los documentos en papel con formularios web. De este modo, los usuarios pueden introducir de forma sencilla la información que luego se convierte en un mensaje EDI. Este tipo de solución suele ser proporcionada por un tercero, y es especialmente útil para las empresas (ya sea su empresa o las empresas de su cadena de suministro) que tienen poca experiencia en EDI.

Cada una de las estrategias anteriores puede ejecutarse mediante opciones de autoservicio o como servicio gestionado. Los servicios gestionados son un gran atajo para evitar los problemas de implementación y pueden ayudar a obtener resultados sin problemas a largo plazo. En particular, si desea crear una solución híbrida que despliegue múltiples estrategias de EDI, los servicios gestionados pueden simplificar significativamente ese proceso para su empresa.

Estrategias de ayuda:

Los desarrollos modernos del EDI se han centrado en simplificar el compromiso con el EDI. El EDI en la web es un gran ejemplo de ello, y la sencillez del uso de herramientas basadas en la nube (tanto desde el punto de vista de la gestión como del usuario) hace que sean fundamentales para la implantación efectiva del EDI y su ejecución a largo plazo. Si las herramientas basadas en la nube y las capacidades del EDI en la web no se entregan "como servicio", es importante construirlas internamente.

Fundamentalmente, si no dispone de los conocimientos adecuados en su empresa, una solución de EDI directo no es la opción adecuada. Y no se olvide de las relaciones con su cadena de suministro. Su solución no sólo debe ajustarse a los requisitos técnicos de sus proveedores y clientes, sino también a su experiencia y madurez en materia de EDI. En toda solución de EDI, debe buscar cuadros de mando intuitivos que filtren los informes, herramientas de carga sencillas que permitan a los usuarios sin experiencia enviar datos y soluciones totalmente integradas que minimicen o eliminen los pasos manuales.

Consejo profesional: crear una solución híbrida que combine elementos de varios tipos de EDI es una buena opción que puede mejorar la flexibilidad de las relaciones de su cadena de suministro.

3. Datos corruptos o incompletos

Empezar a utilizar el EDI pondrá a prueba sus datos existentes y requiere poner en marcha sistemas que simplifiquen la creación de datos a lo largo del tiempo. Muchos de los formatos EDI, por ejemplo EDIFACT, no fueron concebidos para que los humanos los leyeran o entendieran. Esto significa que la detección y corrección de errores es un reto y requiere un conjunto de habilidades específicas (y cada vez menos comunes). Incluso cuando es posible, la detección manual de errores lleva mucho tiempo y es costosa, y puede dar lugar a errores en las transacciones.

Estrategias de ayuda:

Los datos erróneos suelen tener su origen en el nivel de los pedidos. Por lo general, se observan precios incorrectos, artículos agotados y/o pedidos duplicados. La ventaja del EDI en cuanto a la calidad de los datos es que se integran directamente los sistemas, eliminando el error humano. Pero esos datos deben ser correctos en primer lugar. El mejor lugar para comprobar y mejorar la calidad de los datos es la fuente: su ERP o el de su socio comercial. Por ello, es muy valioso contar con herramientas de detección de errores dentro de su sistema EDI.

Consejo profesional: Si se esfuerza por conseguir una tasa de adopción del EDI del 100%, podrá minimizar el número de entradas manuales en su cadena de suministro. A su vez, esto minimizará los errores de datos.

4. Olvidar la seguridad

El EDI le pone en contacto más estrecho con sus socios de la cadena de suministro. Pero al compartir información, también se exponen elementos de su sistema interno a esos socios, y viceversa. Las relaciones internacionales pueden complicar aún más las cosas al añadir diferentes marcos legales, normas de privacidad y protección de datos, y expectativas culturales.

Estrategias de ayuda:

Los riesgos de seguridad que plantea el EDI son parcialmente fisiológicos. Siendo realistas, usted ya compartía gran parte de la información transferida por el EDI con sus socios de la cadena de suministro; ahora sólo lo hace en un nuevo formato. Sin embargo, debe asegurarse de que se utilizan protocolos de transferencia encriptados y de que los datos se almacenan adecuadamente en ambos extremos. Esto significa discutir abiertamente las políticas de seguridad con sus socios y asegurarse de que todos se sientan cómodos con un conjunto de buenas prácticas.

También es importante conocer la sensibilidad de los datos. Por ejemplo, los datos de los pedidos no son muy sensibles. En cambio, las facturas pueden revelar información comercialmente sensible. Sin embargo, si gestionas datos muy sensibles, como la información sanitaria, hay que tomar precauciones más estrictas.

Consejo profesional: Si todos sus datos se almacenan en una VAN, o en otra solución alojada, hay menos partes móviles que deba tener en cuenta para obtener un resultado seguro. Sin embargo, debes comprobar las certificaciones de seguridad de tu VAN, por ejemplo, las acreditaciones ISO 27001.

5. Costes crecientes

En última instancia, el EDI tiene que ver con el ahorro de costes. Una solución EDI eficaz agilizará sus relaciones logísticas y de la cadena de suministro, aportando eficiencia en los procesos, el flujo de trabajo y los costes. Pero la puesta en marcha puede ser costosa, y si tiene problemas de implantación, un efecto secundario negativo serán los costes adicionales. Como mínimo, esto aumentará su periodo de amortización.

En casi todas las etapas se pueden producir posibles costes adicionales:

Desarrollo de las competencias, la estructura organizativa y los procesos del EDI.
Crear una solución de EDI o encontrar un proveedor de EDI.
Digitalización de datos e integración EDI en toda la empresa.
Implantación del EDI a los socios comerciales.

También se enfrenta a costes de reputación si la implantación del EDI no va bien. Muchos fabricantes sancionan a los proveedores si se equivocan con el EDI por su impacto en las líneas de producción.

Estrategias de ayuda:

Evitar el exceso de costes se reduce a la planificación. Hay que conocer bien los objetivos, las competencias internas y las relaciones con la cadena de suministro. A continuación, hay que tomar decisiones que ofrezcan un sistema alineado con los resultados correctos.

Los sistemas gestionados internamente tienen el potencial de generar los costes directos más bajos. Sin embargo, si ese sistema falla, o requiere cambios o adiciones significativas en su organización, los beneficios de una solución interna pueden desaparecer rápidamente. El EDI a través de VAN y/o Web-EDI son activos inestimables para una empresa que busca crear una solución más flexible y simplificar los elementos de implementación.

Consejo profesional: Los servicios gestionados pueden ayudarle a empezar o a ofrecer una solución gestionada a largo plazo sin que los costes se disparen. Lee sobre nuestros servicios gestionados y de consultoría si quieres saber más.

No se olvide del panorama general

Para que la implantación del EDI sea eficaz, es fundamental tener un conjunto claro de objetivos y un sólido conocimiento de la cadena de suministro. Sea honesto sobre su experiencia interna y recuerde tener en cuenta los requisitos de sus proveedores y clientes: sus requisitos técnicos y su nivel de experiencia en EDI.

Fundamentalmente, debe buscar simplificar el uso, la gestión y la flexibilidad de su sistema de EDI en todo momento. Necesita un resultado híbrido que sea capaz de acomodar todo el espectro de formatos, estándares y protocolos, y que pueda ser utilizado por personas con poca experiencia en EDI. Probablemente, eso significa utilizar una combinación de EDI a través de VAN, herramientas Web-EDI y servicios gestionados.

Por último, manténgase centrado en los resultados empresariales que puede aportar el EDI. Parte de ese beneficio es la eficiencia de la cadena de suministro. Pero una mejor comprensión de las relaciones de su cadena de suministro puede mejorar su toma de decisiones estratégicas y tácticas, ayudándole a convertirse en una empresa más centrada en la cadena de suministro.