Los 5 problemas más comunes de la implantación del EDI y cómo resolverlos
Los trastornos de principios de la década de 2020 hicieron que muchas empresas se plantearan formas de mejorar la gestión de su cadena de suministro. El intercambio electrónico de datos (EDI) permite a las empresas agilizar estas complejidades de la cadena de suministro y establecer relaciones sólidas y conformes con los proveedores, pero no está exento de complicaciones.
Una implantación eficaz del EDI requiere planificación. Para hacerlo bien, tendrá que:
- Seleccione el tipo correcto de solución EDI.
- Asegure la compatibilidad con sus socios de la cadena de suministro.
- Integre los datos en toda su organización.
- Gestionar la seguridad y los costes.
- Alinear los resultados con los requisitos y objetivos de la empresa.
Hemos utilizado más de tres décadas de experiencia en EDI para recopilar una lista de los cinco errores más comunes que hemos visto en acción y proporcionar respuestas sobre cómo puede evitarlos. Hemos solucionado muchos problemas de implantación del EDI que usted puede evitar asegurándose de empezar con buen pie. Esto mejorará el retorno de la inversión y garantizará un resultado eficaz desde el primer día. Empecemos.
1. Subestimar la complejidad de la cadena de suministro
El EDI es una excelente forma de superar la complejidad y mejorar la gestión de la cadena de suministro. Pero subestimar su cadena de suministro puede hacer descarrilar un proyecto desde el principio. Recuerde que el "EDI" no es sólo una cosa, o realmente una "cosa". Es una metodología que engloba muchos conjuntos de normas y protocolos de transmisión. Su solución debe ajustarse a los requisitos de su empresa y de todas las empresas de su cadena de suministro.
La globalización ha dado lugar a cadenas de suministro más extensas, lo que aumenta tanto los retos como las ventajas de la implantación del EDI. Un sistema EDI rígido no será capaz de conectar a todas estas partes interesadas, y podría dejarle luchando con entradas manuales y procedimientos ad hoc que socavarán todo el sentido de su inversión.
Estrategias de ayuda
El tipo de EDI que se implante tiene un gran impacto en la capacidad de gestionar la complejidad. Los servicios gestionados y el software basado en la nube pueden resolver y simplificar muchos de los retos de la integración .
Además de las normas específicas del sector y de la región (por ejemplo, la VDA en la industria automovilística alemana), hay tres normas comunes que sin duda tendrá que incorporar:
- UN/EDIFACT (Naciones Unidas/Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte): EDIFACT, el único conjunto de normas verdaderamente internacional, fue desarrollado por la ONU en 1987 y su uso está muy extendido.
- ASC X12 (Comité de Normas Acreditadas X12): La norma dominante en Norteamérica y a menudo denominada "ANSI X12". Constituido por el American National Standards Institute en 1979, el ASC mantiene las normas X12 junto con un número creciente de esquemas XML específicos para sanidad, seguros, transporte público y finanzas.
- GS1 EDI: parte del sistema global GS1, GS1 es un subconjunto de EDIFACT que goza de gran popularidad en las cadenas de suministro mundiales y que organizaciones como McKinsey apoyan como desarrollo moderno.
También tiene que asegurarse de que su sistema es capaz de acomodar varios protocolos de transmisión diferentes. Entre ellos se incluyen protocolos reutilizados como FTP, SFTP y HTTP, y protocolos específicos de EDI como OFTP, X.400 y AS2.
Los altos volúmenes de transacciones, los socios globales y las relaciones que abarcan múltiples industrias son factores que probablemente complican la situación y que deben ser planificados. Pero la complejidad puede adoptar muchas formas. Por ejemplo, no hay que subestimar el reto de incorporar a un proveedor con poca experiencia en el uso de EDI.
Consejo profesional: Desde su adopción por parte de Walmart en 2002, AS2 ha seguido aumentando su adopción y popularidad como protocolo EDI.
2. Elegir el tipo de EDI equivocado
Los "tipos EDI" son distintos enfoques para el intercambio de información, y cada uno tiene sus pros y sus contras. Elegir el más adecuado para su empresa es una decisión crítica que afectará a toda su experiencia. Los principales tipos de EDI son:
- EDI directo (EDI punto a punto): El EDI directo establece una única conexión entre dos empresas. Proporciona el mayor control, suele ser local y puede resultar rentable si se ejecuta adecuadamente. Sin embargo, también es el que requiere más experiencia interna para su implantación efectiva, y puede dificultar la adaptación a los cambios y/o a múltiples protocolos y normas.
- EDI vía VAN: Una VAN (o Red de Valor Añadido) es una red privada establecida por un tercero que se utiliza para intercambiar documentos. Esto añade flexibilidad y externaliza el mantenimiento de una solución eficaz.
- Web EDI: Web EDI simplifica el intercambio de información replicando los documentos en papel con formularios web. De este modo, los usuarios pueden introducir información de forma sencilla y convertirla en un mensaje EDI. Este tipo de solución suele ser suministrada por terceros y resulta especialmente útil para las empresas (su empresa o las empresas de su cadena de suministro) que tienen poca experiencia en EDI.
Cada una de las estrategias anteriores puede ejecutarse mediante opciones de autoservicio o como servicio gestionado. Los servicios gestionados son un gran atajo para evitar los problemas de implementación y pueden ayudar a obtener resultados sin problemas a largo plazo. En particular, si desea crear una solución híbrida que despliegue múltiples estrategias de EDI, los servicios gestionados pueden simplificar significativamente ese proceso para su empresa.
Estrategias de ayuda
Los desarrollos modernos del EDI se han centrado en simplificar el compromiso. El EDI web es un gran ejemplo de ello, y la sencillez de uso de las herramientas basadas en la nube (tanto desde el punto de vista de la gestión como del usuario) las convierte en fundamentales para la implantación eficaz del EDI y su ejecución a largo plazo. Si las herramientas basadas en la nube y las capacidades de EDI web no se ofrecen "como servicio", es importante crearlas internamente.
Fundamentalmente, si no dispone de los conocimientos adecuados en su empresa, una solución de EDI directo no es la opción adecuada. Y no se olvide de las relaciones con su cadena de suministro. Su solución no sólo debe ajustarse a los requisitos técnicos de sus proveedores y clientes, sino también a su experiencia y madurez en materia de EDI. En toda solución de EDI, debe buscar cuadros de mando intuitivos que filtren los informes, herramientas de carga sencillas que permitan a los usuarios sin experiencia enviar datos y soluciones totalmente integradas que minimicen o eliminen los pasos manuales.
Consejo profesional: crear una solución híbrida que combine elementos de varios tipos de EDI es una buena opción que puede mejorar la flexibilidad de las relaciones de su cadena de suministro.
3. Datos corruptos o incompletos
Empezar a utilizar el EDI pondrá a prueba sus datos existentes y requiere poner en marcha sistemas que simplifiquen la creación de datos a lo largo del tiempo. Muchos de los formatos EDI, por ejemplo EDIFACT, no fueron concebidos para que los humanos los leyeran o entendieran. Esto significa que la detección y corrección de errores es un reto y requiere un conjunto de habilidades específicas (y cada vez menos comunes). Incluso cuando es posible, la detección manual de errores lleva mucho tiempo y es costosa, y puede dar lugar a errores en las transacciones.
Estrategias de ayuda
Los datos erróneos suelen originarse a nivel de pedido. Por lo general, se observan precios incorrectos, artículos agotados y/o pedidos duplicados. La ventaja del EDI para la calidad de los datos es la integración directa de los sistemas, que elimina el error humano. Pero los datos deben ser correctos desde el principio. El mejor lugar para comprobar y mejorar la calidad de los datos es la fuente: su ERP o el de su socio comercial. Por tanto, resulta útil disponer de herramientas de detección de errores en el sistema EDI.
Consejo profesional: Si se esfuerza por conseguir una tasa de adopción del EDI del 100%, podrá minimizar el número de entradas manuales en su cadena de suministro. A su vez, esto minimizará los errores de datos.
4. Olvidar la seguridad
El EDI le pone en contacto más estrecho con sus socios de la cadena de suministro. Pero al compartir información, también expone elementos de su sistema interno a esos socios y viceversa. Las relaciones internacionales pueden complicar aún más las cosas al añadir diferentes marcos jurídicos, normas de privacidad y protección de datos, y expectativas culturales.
Estrategias de ayuda
Los riesgos de seguridad que plantea el EDI son parcialmente fisiológicos. Siendo realistas, usted ya compartía gran parte de la información transferida por EDI con sus socios de la cadena de suministro, ahora sólo lo hace en un nuevo formato. Sin embargo, debe asegurarse de que se utilizan protocolos de transferencia encriptados y de que los datos se almacenan correctamente en ambos extremos. Esto significa discutir abiertamente las políticas de seguridad con sus socios y asegurarse de que todos se sienten cómodos con un conjunto de buenas prácticas.
También es importante conocer la sensibilidad de los datos. Por ejemplo, los datos de los pedidos no son muy sensibles. En cambio, las facturas pueden revelar información comercialmente sensible. Sin embargo, si gestionas datos muy sensibles, como la información sanitaria, hay que tomar precauciones más estrictas.
Consejo profesional: Si todos sus datos se almacenan en una VAN, o en otra solución alojada, hay menos partes móviles que deba tener en cuenta para obtener un resultado seguro. Sin embargo, debes comprobar las certificaciones de seguridad de tu VAN, por ejemplo, las acreditaciones ISO 27001.
5. Costes crecientes
En última instancia, el EDI tiene que ver con el ahorro de costes. Una solución eficaz agilizará sus relaciones logísticas y de la cadena de suministro, aportando eficiencia en los procesos, flujos de trabajo y costes. Pero empezar puede ser caro, y si tiene problemas con la implantación del EDI, un efecto secundario negativo serán los costes adicionales. Como mínimo, esto aumentará su periodo de amortización.
En casi todas las etapas se pueden producir posibles costes adicionales:
- Desarrollo de las competencias, la estructura organizativa y los procesos del EDI.
- Crear una solución de EDI o encontrar un proveedor de EDI.
- Digitalización de datos e integración EDI en toda la empresa.
- Implantación del EDI a los socios comerciales.
Los problemas de implantación del EDI también acarrean costes de reputación. Muchos fabricantes sancionan a sus proveedores si se equivocan con el EDI por su impacto en las líneas de producción.
Estrategias de ayuda
Evitar el exceso de costes se reduce a la planificación. Hay que conocer bien los objetivos, las competencias internas y las relaciones con la cadena de suministro. A continuación, hay que tomar decisiones que ofrezcan un sistema alineado con los resultados correctos.
Los sistemas gestionados internamente tienen el potencial de generar los costes directos más bajos. Sin embargo, si ese sistema falla, o requiere cambios o adiciones significativas en su organización, los beneficios de una solución interna pueden desaparecer rápidamente. El EDI a través de VAN y/o Web-EDI son activos inestimables para una empresa que busca crear una solución más flexible y simplificar los elementos de implementación.
Consejo profesional: Los servicios gestionados pueden ayudarle a empezar o a ofrecer una solución gestionada a largo plazo sin que los costes se disparen. Lee sobre nuestros servicios gestionados y de consultoría si quieres saber más.
No olvide el panorama general
La implantación del EDI requiere una serie de objetivos claros y un sólido conocimiento de su cadena de suministro. Sea honesto sobre su experiencia interna y recuerde tener en cuenta los requisitos de sus proveedores y clientes: sus requisitos técnicos y su nivel de experiencia en EDI.
Fundamentalmente, debe tratar de simplificar el uso, la gestión y la flexibilidad de su sistema EDI en todo momento. Necesita un resultado híbrido capaz de dar cabida a todo el espectro de formatos, normas y protocolos, así como de ser utilizable por personas con una experiencia limitada en EDI. Lo más probable es que esto signifique utilizar una combinación de EDI a través de VAN, herramientas Web-EDI y servicios gestionados.
Concéntrese en los resultados empresariales que puede aportar el EDI. Parte de ese beneficio es la eficiencia de la cadena de suministro. Pero una mejor comprensión de las relaciones de su cadena de suministro puede mejorar su toma de decisiones estratégicas y tácticas, ayudándole a convertirse en una empresa más centrada en la cadena de suministro.
