Los 5 problemas más comunes de la implantación del EDI y cómo resolverlos
Las perturbaciones de principios de la década de 2020 llevaron a muchas empresas a plantearse cómo mejorar la gestión de su cadena de suministro. El intercambio electrónico de datos (EDI) permite a las empresas simplificar estas complejidades de la cadena de suministro y establecer relaciones sólidas y conformes a la normativa con los proveedores, pero incluso estos avances tecnológicos no están exentos de sus propias complicaciones.
Una implementación eficaz del EDI requiere planificación. Para hacerlo bien, tendrás que seguir los siguientes pasos:
- Seleccione el tipo correcto de solución EDI.
- Asegure la compatibilidad con sus socios de la cadena de suministro.
- Integre los datos en toda su organización.
- Gestionar la seguridad y los costes.
- Alinear los resultados con los requisitos y objetivos de la empresa.
Con más de tres décadas de experiencia en EDI, hemos recopilado una lista de los cinco errores más comunes que suelen cometer las empresas y hemos ofrecido soluciones para evitarlos. Puedes evitar muchos problemas en la implementación del EDI empezando con buen pie, mejorando el retorno de la inversión y garantizando un resultado eficaz desde el primer día.
Los retos que plantea la implantación del EDI pueden derivarse de la complejidad de la cadena de suministro, la selección de la solución, la calidad de los datos, la seguridad y los costes. Comprender estos problemas habituales del EDI antes de la implantación puede ayudarte a planificar de forma más eficaz, de modo que puedas desarrollar una solución que respalde a tu empresa y a tus socios comerciales.
Empecemos.
1. Subestimar la complejidad de la cadena de suministro
Si tienes experiencia en la gestión de la cadena de suministro, sabrás que cada empresa es diferente, lo que dificulta la creación de una solución EDI válida para todos los casos. Es posible que tu organización trabaje con cientos o incluso miles de proveedores, todos ellos con capacidades y requisitos distintos.
Además, cada país, sector y relación comercial tiene sus propios estándares y normativas en materia de EDI. Es necesario que conozcas estos requisitos antes de comenzar con la implementación. De lo contrario, podrías incurrir en costosos retrasos y errores.
Estos retos que plantea la implantación del EDI pueden volverse más complejos a medida que aumenta el número de socios comerciales, sistemas y requisitos de las transacciones. Por lo tanto, comprender bien el entorno de su cadena de suministro es un aspecto fundamental para que la implantación del EDI sea un éxito.
Estrategias de ayuda
Puedes evitar estos problemas haciendo lo siguiente:
- Realizar un análisis exhaustivo de tu cadena de suministro antes de la implementación.
- Identificar a tus socios comerciales, sus capacidades en materia de EDI y los estándares que utilizan.
- Comprender los requisitos y la normativa específicos que se aplican a su sector y a sus mercados.
- Desarrollar una solución EDI flexible que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
- Colaborar con un proveedor de EDI con experiencia que conozca bien tu sector y tu cadena de suministro.
Seguir unas directrices claras para la implantación del EDI en la fase de planificación puede ayudar a identificar posibles problemas de compatibilidad e integración antes de que afecten a tus socios comerciales.
Consejo profesional: Desde su adopción por parte de Walmart en 2002, AS2 ha seguido aumentando su adopción y popularidad como protocolo EDI.
2. Elegir el tipo de EDI equivocado
Los "tipos EDI" son distintos enfoques para el intercambio de información, y cada uno tiene sus pros y sus contras. Elegir el más adecuado para su empresa es una decisión crítica que afectará a toda su experiencia. Los principales tipos de EDI son:
- EDI directo (EDI punto a punto): El EDI directo establece una única conexión entre dos empresas. Ofrece el mayor control, suele implementarse en las propias instalaciones y puede resultar rentable si se ejecuta correctamente. Sin embargo, también requiere un mayor nivel de conocimientos técnicos internos para su implementación eficaz y puede dificultar la adaptación a los cambios y/o a múltiples protocolos y estándares.
- EDI a través de una VAN: Una VAN (o red de valor añadido) es una red privada creada por un tercero que se utiliza para intercambiar documentos. Esto aporta flexibilidad y permite externalizar el mantenimiento de una solución eficaz.
- EDI web: El EDI web simplifica el intercambio de información al sustituir los documentos en papel por formularios web. Este método ofrece a los usuarios una forma sencilla de introducir información que, posteriormente, se convierte en un mensaje EDI. El EDI web suele proceder de un proveedor externo y resulta especialmente útil para empresas (tanto la propia como aquellas que forman parte de su cadena de suministro) con poca experiencia en EDI.
Cada una de las estrategias mencionadas anteriormente puede llevarse a cabo mediante opciones de autoservicio o como servicio gestionado. Los servicios gestionados son una forma excelente de evitar problemas de implementación y, al mismo tiempo, ofrecer resultados óptimos a largo plazo. Especialmente si deseas crear una solución híbrida que implemente múltiples estrategias de EDI, los servicios gestionados pueden simplificar considerablemente este proceso.
Cómo elegir el enfoque de EDI adecuado
El enfoque adecuado en materia de EDI depende de factores como los requisitos de sus socios comerciales, los volúmenes de transacciones, los conocimientos técnicos internos, las necesidades de integración y los planes de crecimiento futuro. Evaluar estos factores antes de la implementación puede ayudarle a evitar complicaciones innecesarias y a seleccionar una solución que pueda adaptarse al crecimiento de su empresa.
Estrategias de ayuda
Los avances recientes en EDI se han centrado en simplificar la interacción.El EDI webes un excelente ejemplo de ello, y la facilidad de uso de las herramientas basadas en la nube (tanto desde el punto de vista de la gestión como del usuario) las convierte en fundamentales para una implementación eficaz del EDI y su funcionamiento a largo plazo. Si las herramientas basadas en la nube y las funcionalidades de EDI web no se ofrecen «como servicio», es importante desarrollarlas internamente.
En esencia, si no dispones de las competencias adecuadas a nivel interno, una solución EDI directa no es la opción adecuada. Y no te olvides de las relaciones con tu cadena de suministro. Tu solución no solo debe ajustarse a los requisitos técnicos de tus proveedores y clientes, sino también a su nivel de experiencia y madurez en materia de EDI. En cualquier solución de EDI, debes buscar paneles de control intuitivos que filtren los informes, herramientas de carga sencillas que permitan a los usuarios sin experiencia enviar datos y soluciones totalmente integradas que minimicen o eliminen los pasos manuales.
Elegir el enfoque de EDI adecuado puede ayudar a reducir las dificultades que plantea la implantación del EDI, al garantizar que la solución se adapte a tus capacidades técnicas, a los requisitos de tus socios comerciales y a las necesidades empresariales a largo plazo.
Consejo profesional: crear una solución híbrida que combine elementos de varios tipos de EDI es una buena opción que puede mejorar la flexibilidad de las relaciones de su cadena de suministro.
3. Datos corruptos o incompletos
Empezar a utilizar el EDI pondrá a prueba sus datos existentes y requiere poner en marcha sistemas que simplifiquen la creación de datos a lo largo del tiempo. Muchos de los formatos EDI, por ejemplo EDIFACT, no fueron concebidos para que los humanos los leyeran o entendieran. Esto significa que la detección y corrección de errores es un reto y requiere un conjunto de habilidades específicas (y cada vez menos comunes). Incluso cuando es posible, la detección manual de errores lleva mucho tiempo y es costosa, y puede dar lugar a errores en las transacciones.
Estrategias de ayuda
Los datos erróneos suelen tener su origen en el nivel de los pedidos. Por lo general, se observan precios incorrectos, artículos agotados y/o pedidos duplicados. La ventaja del EDI en cuanto a la calidad de los datos es que permite integrar directamente los sistemas, eliminando así el error humano. Pero esos datos deben ser correctos desde el principio. El mejor lugar para comprobar y mejorar la calidad de tus datos es en la fuente: tu ERP o el de tu socio comercial. Por eso resulta muy útil contar con herramientas de detección de errores dentro de su sistema EDI.
Los problemas habituales relacionados con la calidad de los datos también pueden provocar fallos en las transacciones EDI cuando falta información, el formato es incorrecto o no se cumplen los requisitos de validación. Por lo tanto, la resolución de problemas de EDI debe incluir la comprobación de los datos de origen, las reglas de mapeo, los errores de validación y el estado de la transmisión, con el fin de identificar en qué punto ha fallado una transacción.
La validación y la supervisión automatizadas pueden ayudar a detectar errores de EDI antes de que afecten a los sistemas posteriores o a los socios comerciales. Esto puede reducir la intervención manual y facilitar la identificación y resolución de los errores en la transmisión de EDI.
Consejo profesional: Si se esfuerza por conseguir una tasa de adopción del EDI del 100%, podrá minimizar el número de entradas manuales en su cadena de suministro. A su vez, esto minimizará los errores de datos.
4. Olvidar la seguridad
El EDI le pone en contacto más estrecho con sus socios de la cadena de suministro. Pero al compartir información, también expone elementos de su sistema interno a esos socios y viceversa. Las relaciones internacionales pueden complicar aún más las cosas al añadir diferentes marcos jurídicos, normas de privacidad y protección de datos, y expectativas culturales.
Estrategias de ayuda
Los riesgos de seguridad que plantea el EDI son, en parte, de carácter natural. Siendo realistas, ya compartías gran parte de la información que se transfiere mediante el EDI con tus socios de la cadena de suministro; ahora simplemente lo haces en un nuevo formato. Sin embargo, debes asegurarte de que se utilicen protocolos de transferencia cifrados y de que el almacenamiento de datos se realice de forma adecuada en ambos extremos. Esto implica debatir abiertamente las políticas de seguridad con tus socios, asegurándote de que todos estén de acuerdo con un conjunto de buenas prácticas.
También es importante comprender el grado de sensibilidad de tus datos. Por ejemplo, los datos de los pedidos no son nada sensibles. En cambio, las facturas pueden revelar información comercialmente sensible. Sin embargo, si gestionas datos muy sensibles, como información sanitaria, es necesario adoptar medidas de precaución más estrictas.
Las cuestiones de seguridad en el EDI también pueden incluir controles de acceso, autenticación, cifrado de datos y el cumplimiento de los requisitos de privacidad aplicables. Definir quién puede acceder a los datos del EDI, cómo se protege la información durante su transmisión y almacenamiento, y cómo se gestionan los incidentes de seguridad puede ayudar a reducir los riesgos a lo largo de toda la cadena de suministro.
En el ámbito de las relaciones comerciales internacionales, las empresas también deben tener en cuenta las cuestiones relacionadas con la seguridad jurídica y la privacidad del EDI, incluidos los requisitos aplicables en materia de protección de datos y las responsabilidades de cada socio comercial.
Consejo profesional: Si todos sus datos se almacenan en una VAN, o en otra solución alojada, hay menos partes móviles que deba tener en cuenta para obtener un resultado seguro. Sin embargo, debes comprobar las certificaciones de seguridad de tu VAN, por ejemplo, las acreditaciones ISO 27001.
5. Costes crecientes
En definitiva, el EDI tiene como objetivoel ahorro de costes. Una solución eficaz optimizará sus procesos logísticos y las relaciones dentro de la cadena de suministro, lo que se traducirá en una mayor eficiencia en los procesos, los flujos de trabajo y los costes. Sin embargo, ponerlo en marcha puede resultar costoso, ya que pueden surgir costes adicionales en etapas clave:
En casi todas las etapas se pueden producir posibles costes adicionales:
- Desarrollo de competencias en EDI, estructura organizativa y procesos.
- Crear una solución de EDI o encontrar un proveedor de EDI.
- Digitalización de datos e integración de EDI en toda tu empresa.
- Implantación del EDI a los socios comerciales.
Además, cuando surgen problemas con la implantación del EDI, también se corre el riesgo de sufrir pérdidas de reputación. Muchos fabricantes penalizan a los proveedores si cometen errores con el EDI, debido al impacto que esto tiene en las líneas de producción.
Comprender los costes de implementación del EDI
El coste total de la implantación del EDI puede depender del tipo de solución, los requisitos de integración, los volúmenes de transacciones, el número de socios comerciales y las necesidades de asistencia técnica continua. Estos factores deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar una solución de EDI para evitar gastos inesperados en fases posteriores del proceso de implantación.
Estrategias de ayuda
Evitar el exceso de costes se reduce a la planificación. Hay que conocer bien los objetivos, las competencias internas y las relaciones con la cadena de suministro. A continuación, hay que tomar decisiones que ofrezcan un sistema alineado con los resultados correctos.
A la hora de evaluar la implantación de un software de EDI, hay que tener en cuenta tanto los costes iniciales de implantación como los costes recurrentes de mantenimiento, asistencia técnica, integraciones e incorporación de socios comerciales. Una solución que parezca más económica inicialmente puede acarrear mayores costes a largo plazo si requiere importantes recursos internos o cambios frecuentes.
Los sistemas gestionados internamente tienen el potencial de generar los costes directos más bajos. Sin embargo, si ese sistema falla o requiere cambios o ampliaciones significativos en su organización, las ventajas de una solución interna pueden desaparecer rápidamente. El EDI a través de una red de valor añadido (VAN) y/o el EDI web son activos inestimables para una empresa que busque crear una solución más flexible y simplificar los aspectos de la implementación.
Consejo profesional: Los servicios gestionados pueden ayudarle a empezar o a ofrecer una solución gestionada a largo plazo sin que los costes se disparen. Lee sobre nuestros servicios gestionados y de consultoría si quieres saber más.
No olvide el panorama general
La implantación del EDI requiere unos objetivos claros y un conocimiento profundo de tu cadena de suministro. Sé sincero respecto a los conocimientos técnicos con los que cuentas en tu empresa y no olvides tener en cuenta las necesidades de tus proveedores y clientes: sus requisitos técnicos y su nivel de conocimiento sobre el EDI.
Fundamentalmente, debes procurar simplificar el uso, la gestión y la flexibilidad de tu sistema EDI en todo momento. Necesitas una solución híbrida que sea capaz de adaptarse a toda la gama de formatos, estándares y protocolos, sin dejar de ser fácil de usar para personas con poca experiencia en EDI. Es probable que eso implique utilizar una combinación de EDI a través de una red de acceso de valor añadido (VAN), herramientas de EDI web y servicios gestionados.
Un plan de acción claro para la implantación del EDI debe integrar los objetivos de tu empresa, los requisitos de tus socios comerciales, los recursos técnicos, el calendario de implantación, las pruebas y el soporte continuo. Seguir estos pasos para la implantación del EDI puede ayudar a garantizar que cada fase se planifique y se coordine con el conjunto de la cadena de suministro.
Si estás pensando en cómo implementar el EDI, empieza por definir tus necesidades, evaluar tus sistemas actuales y tus socios comerciales, seleccionar el enfoque adecuado, probar las transacciones y planificar la gestión continua.
Céntrate en los resultados empresariales que puede aportar el EDI. Parte de ese beneficio radica en la eficiencia de la cadena de suministro. Pero ten en cuenta también el impacto a largo plazo: una mejor comprensión de las relaciones dentro de tu cadena de suministro puede mejorar tu toma de decisiones estratégicas y tácticas, lo que te ayudará a convertirte en una empresa más centrada en la cadena de suministro.
| Consideración | Ejecución |
| Complejidad de la cadena de suministro | Identifica a tus socios comerciales, sus capacidades de EDI, las normas exigidas y los requisitos de integración. |
| Selección de soluciones EDI | Elige un enfoque que se adapte a tus volúmenes de transacciones, capacidades técnicas, requisitos de tus socios comerciales y crecimiento futuro. |
| Calidad de los datos | Validar los datos en su origen y establecer procesos para identificar y resolver la información inexacta, incompleta o incoherente. |
| Seguridad y cumplimiento normativo | Proteja los datos EDI mediante un cifrado adecuado, controles de acceso, autenticación y medidas de protección de datos. |
| Costes de implantación y de mantenimiento | Ten en cuenta la configuración de la solución, la integración, la incorporación de socios comerciales, el mantenimiento, la asistencia técnica y los cambios futuros. |
| Pruebas e incorporación | Prevé tiempo suficiente para probar las transacciones, resolver los problemas e integrar a los socios comerciales antes de la puesta en marcha. |
| Gestión continua | Plan para el seguimiento, las actualizaciones, los cambios en los requisitos de los socios comerciales y el apoyo continuo tras la implementación. |
Preguntas frecuentes:
Entre los problemas más habituales se encuentran subestimar la complejidad de la cadena de suministro, elegir una solución EDI inadecuada, tener que lidiar con datos inexactos o incompletos, pasar por alto los requisitos de seguridad y subestimar los costes de implementación y los costes recurrentes.
Las empresas pueden reducir los problemas de implementación definiendo claramente los requisitos, evaluando las capacidades de sus socios comerciales, eligiendo una solución EDI adecuada y escalable, validando los datos, estableciendo medidas de seguridad y planificando las pruebas y el soporte continuo.
Antes de implantar el EDI, las empresas deben tener en cuenta a sus socios comerciales, los volúmenes de transacciones, las normas y protocolos del EDI, los sistemas existentes, los requisitos de integración, las capacidades técnicas internas, las necesidades de seguridad y los requisitos de soporte a largo plazo.
El tiempo necesario para la implantación de un sistema EDI varía en función del número de socios comerciales, los tipos de transacción, las integraciones, los requisitos de datos, las pruebas y la incorporación de nuevos usuarios. Un plan de implantación claramente definido puede ayudar a identificar las dependencias y a reducir retrasos innecesarios.
La resolución de problemas de EDI suele comenzar por comprobar los datos de origen, las reglas de mapeo y validación, el estado de las transacciones y los detalles de la transmisión. La validación y la supervisión automatizadas pueden ayudar a identificar errores y transacciones fallidas, de modo que puedan resolverse antes de que afecten a los procesos posteriores.
BIO:
Lisa Bounds
Directora principal de marketing de producto, Epicor EDI
Lisa Bounds es directora principal de marketing de producto en el equipo de EDI de Epicor. Es una experta en marketing a la que le apasiona combinar estrategia y creatividad para impulsar iniciativas de lanzamiento al mercado de gran impacto.
