Integrar el EDI con su ERP

La planificación de recursos empresariales (ERP) y el intercambio electrónico de datos (EDI) han sido parte integrante de los procesos empresariales desde que la globalización hizo que la hiperconectividad fuera esencial para una comunicación rápida a través de las fronteras. Al mismo tiempo, el aumento de la potencia informática ha facilitado la disponibilidad de los datos, aumentando el acceso a información empresarial de alta calidad.

El ERP buscaba amalgamar múltiples procesos dispares en uno solo. Mientras que el ERP buscaba centralizar los datos, las implantaciones de EDI buscaban facilitar el intercambio de datos entre dos o más partes, modernizando la logística y la gestión de la cadena de suministro.

En la actualidad, tanto el ERP como el EDI siguen creciendo y desarrollándose. Casi todas las empresas necesitarán implantar un software de ERP en algún momento, y se espera que el mercado de EDI pase de 1.880 millones de dólares en 2022 a 4.040 millones en 2029^.1

Dado que estos sistemas empresariales se solapan en el ámbito de la gestión de las compras y la cadena de suministro, se ha debatido mucho sobre la integración de los sistemas ERP con el EDI. Sin embargo, a pesar de que las integraciones existen desde hace varias décadas, su adopción ha sido lenta.

Hoy vamos a ver con más detalle la integración de ERP y EDI. Empecemos.

¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

información crítica que tradicionalmente se comunicaba en documentos en papel. Esto incluye:

Previsiones de entrega
Órdenes de compra
Albaranes de entrega
Facturas

El EDI surgió en los años 60, pero no fue hasta más tarde cuando muchas empresas y organizaciones de todo el mundo lo incorporaron a su repertorio. Décadas después, las soluciones EDI se han transformado con desarrollos como

Las ventajas del EDI

Desarrolladas para facilitar las comunicaciones entre empresas y eliminar los documentos en papel y los errores humanos, las soluciones EDI han evolucionado con el tiempo. Las soluciones modernas utilizan ahora la computación en la nube, las integraciones API y las redes de valor añadido (VAN), lo que proporciona acceso a herramientas de vanguardia y acelera tanto la implantación como la incorporación.

Las capacidades que conlleva el despliegue de estas modernas soluciones pueden proporcionar a las empresas una amplia gama de beneficios, entre ellos

Mayor velocidad: el EDI agiliza las comunicaciones en toda la cadena de suministro. La transferencia de documentos y datos empresariales por vía electrónica es muy superior al procesamiento manual, aumentando la velocidad del ciclo comercial en un 61%.²
Ahorro de costes: El aumento de la velocidad del ciclo comercial garantiza mejores resultados en toda la cadena de suministro, desde la compra y el suministro hasta la entrega en la última milla. El EDI recorta los costes de transporte y almacenamiento, reduciendo la necesidad de espacio en los almacenes y facilitando la logística "justo a tiempo" (JIT).
Mayor precisión y reducción de errores: El EDI permite un intercambio de datos preciso entre ordenadores. El intercambio electrónico automatizado reduce la dependencia del intercambio de documentos en papel y la introducción manual de datos, mejorando la precisión y reduciendo los errores.
Mayores niveles de eficiencia: El EDI moderno utiliza la automatización para optimizar los procesos. Esto permite a las empresas reducir las horas de trabajo dedicadas a los largos procesos manuales y reorientar los esfuerzos hacia la eficiencia. En un estudio sobre el EDI moderno, el aumento de la precisión y la eficiencia de los documentos fueron las dos ventajas más importantes.³
Conectividad: Los EDI modernos se integran con otras herramientas y plataformas empresariales, como los ERP. Los datos del EDI ya no se aíslan en un único departamento especializado, sino que pueden canalizarse a otras aplicaciones para enriquecer la información y el análisis empresarial.

¿Qué es un ERP?

Los programas informáticos de planificación de recursos empresariales (ERP) empezaron a aparecer en el mercado al mismo tiempo que el EDI. Fundamentalmente, el ERP trata de combinar y centralizar múltiples tareas y procesos empresariales, entre ellos:

Contabilidad
Adquisiciones
Gestión de proyectos
Gestión de riesgos
Cumplimiento

El mercado moderno de software ERP es colosal: su valor se estimó en 43.720 millones de dólares en 2020 y se prevé que crezca hasta unos 100.700 millones de dólares en 2025. Si bien el software ERP es

dominado por SAP, Oracle, Sage, Epicor e Intuit, también existen otras numerosas opciones específicas del sector.

Curiosamente, el software ERP ha seguido un camino similar al del EDI, pasando de las instalaciones heredadas in situ a la integración en la nube.

Las ventajas del ERP

El ERP integra los procesos empresariales que antes estaban silenciados en una plataforma ERP global. El resultado es la facilitación de un rápido intercambio de datos entre los distintos departamentos de una organización, lo que aumenta la visibilidad de los datos de la empresa.

Además, los ERP incluyen numerosas funciones de integridad de datos para garantizar la exactitud de los mismos cuando se ingieren datos de múltiples fuentes, incluyendo la validación, limpieza y deduplicación automática de datos. El objetivo final es crear una única fuente de verdad centralizada que detalle todos los recursos de la empresa.

En definitiva, la utilización de un ERP puede proporcionar a las empresas:

Mejora de la información
Ahorro de costes
Mejoras en los procesos
Gestión eficaz de la cadena de suministro

¿Qué es la integración de EDI y ERP?

La conectividad y la integración de los datos son esenciales en el mundo ágil y cambiante de hoy. Tanto el EDI como el ERP son aplicaciones fundamentalmente centradas en los datos, y el fomento de la comunicación cruzada entre ambos garantiza que los datos se movilicen y no se aíslen.

Para crear la esquiva fuente de verdad única para todos sus datos, las empresas deben tratar de integrar los datos de las plataformas EDI en su ERP. Dado que alrededor del 88% de las empresas que utilizan el EDI también utilizan el ERP, la integración es de sentido común para unir dos plataformas críticas para el negocio.

El problema es que el ERP es más general y abarcativo, mientras que el EDI está orientado a las cadenas de suministro y la logística específicamente. Además, las normas EDI, como EDIFACT, TRADACOMS y PEPPOL, utilizan su propia estructura y sintaxis, que el software ERP no conoce fácilmente.

Sin embargo, los datos de EDI son claramente valiosos para un ERP y viceversa: sólo es cuestión de integrar el front-end de EDI con el back-end del ERP. De este modo, los sistemas pueden comunicarse entre sí para intercambiar datos internos y externos y crear flujos de trabajo automatizados.

¿Por qué debería integrar el EDI y su sistema ERP?

Las integraciones EDI y ERP permiten automatizar los procesos entre las soluciones EDI y los sistemas ERP. De este modo, se optimiza la transferencia de información crítica para la empresa y se aceleran los ciclos comerciales.

Por ejemplo, si las existencias de un cliente se están agotando, se genera una orden de compra (PO) EDI 850 de salida y se envía a su proveedor. Sin la integración de EDI y ERP, la orden de compra tendría que plantearse manualmente al proveedor. Sin embargo, la integración con el ERP del proveedor puede automatizar el proceso de reposición de existencias sin intervención humana, ya que la orden de compra se activa a partir de los datos del ERP que indican que las existencias actuales son escasas.

En términos sencillos, la integración del EDI con un ERP ayuda a facilitar la automatización y el análisis, a crear eficiencias internas y a reducir las posibilidades de que un error humano afecte a los documentos críticos de la empresa.

Las ventajas del EDI integrado

La integración de EDI a ERP crea una conexión entre los procesos de la cadena de suministro internos y los de los socios. La conexión de ambos es esencial para modernizar las cadenas de suministro, creando una propuesta de valor más sólida para los socios y reforzando los procesos empresariales internos.

Las ventajas de la integración del EDI son considerables, pero quizá las más importantes para las empresas sean las siguientes

Integrar el EDI en el front-end y el ERP en el back-end: El EDI proporciona una conectividad frontal entre los socios comerciales, mientras que el ERP permite el registro y el análisis de una sola fuente. La combinación de ambos mejora la eficiencia y reduce los errores al automatizar el procesamiento de los documentos comerciales.
Reducción de costes: La integración del EDI con el ERP permite a las empresas minimizar los costes y seguir siendo competitivas al reducir e incluso eliminar los errores humanos y sus costes empresariales asociados.
Optimización de los procesos: Los canales automatizados entre EDI y ERP optimizan los procesos y aceleran los ciclos comerciales. Las empresas pueden integrar los datos relacionados con la cadena de suministro, como las existencias disponibles, las proyecciones de ventas y la capacidad de almacenamiento de los almacenes, con EDI para facilitar los procesos de la cadena de suministro con capacidad de respuesta. Esta automatización es esencial para la gestión de la cadena de suministro justo a tiempo (JIT).
Mejora de la visibilidad: La creación de una única fuente de verdad para los datos de ERP y EDI mejora la visibilidad global de la cadena de suministro. La integración permite a las empresas analizar sus datos EDI junto con otros datos empresariales, aprovechando al máximo las herramientas de análisis y visualización de datos de su ERP.

A la luz de estos beneficios, las empresas deberían intentar conectar sus sistemas EDI y ERP para mejorar la funcionalidad de ambos. Aunque la integración era antes una tarea difícil, las pasarelas de integración con funciones de mapeo, transferencias de archivos gestionadas (MFT) y seguridad de nivel empresarial están permitiendo una comunicación sin fricciones entre el EDI y los ERP.

Soluciones de integración seguras de Data Interchange

Las integraciones EDI y ERP requieren flexibilidad y seguridad para facilitar el intercambio rápido de datos y la traducción de documentos entre diferentes formatos y estándares. Solo entonces podrán las empresas empezar a automatizar el procesamiento de documentos para eliminar los errores humanos y mejorar la eficiencia.

En Data Interchange, nuestra red de valor añadido DiNet puede ayudarle a conseguirlo. El amplio soporte de traducción de protocolos y formatos de datos de DiNet le permite gestionar una única conexión con acceso a más de 10.000 socios comerciales. También puede beneficiarse de una visibilidad total sobre los intercambios de datos con una funcionalidad de seguimiento de auditoría integrada, sofisticados análisis y capacidades de elaboración de informes.

Además de la amplia compatibilidad con los sistemas ERP más conocidos, que facilita la capacidad de enviar y recibir datos de los ERP de forma automática, DiNet ofrece:

Disponibilidad constante del servicio: La fiabilidad del servicio, que supera el 99,95%, le garantiza la transmisión de mensajes EDI con una interrupción mínima
Seguridad integral: La encriptación de datos y la certificación ISO 27001 le permiten a usted y a sus socios estar seguros de que su documentación crítica está siempre protegida.
Acceso a herramientas de vanguardia: Acceda a la visibilidad de los datos que le importan con cuadros de mando equipados con funciones de filtrado, modificación y elaboración de informes.

Si desea obtener más información sobre cómo podemos satisfacer sus necesidades de integración de ERP con EDI, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo.