T-Set | EDIFACT DESADV

El intercambio de información entre empresas es tan importante como el intercambio de bienes y servicios. Por eso, el intercambio electrónico de datos (EDI) se ha consolidado como un pilar fundamental en el intercambio de información y documentos empresariales esenciales.

Dicho esto, existe toda una gama de conjuntos de transacciones (T-sets), normas y estructuras que hay que tener en cuenta. Comprender qué estándar de mensajería EDI es el más adecuado para su empresa es fundamental para mejorar las comunicaciones con sus socios, proveedores y fabricantes.

Hoy vamos a profundizar en el mensaje EDIFACT DESADV. El mensaje DESADV, ampliamente utilizado en diversos sectores industriales, desde la automoción hasta el farmacéutico, es clave en el proceso de compra electrónica. Siga leyendo para saber qué incluye, cuáles son sus ventajas y cómo puede aplicarlo para lograr una mejor coordinación con sus socios de la cadena de suministro.

Lecturas recomendadas: Para más información sobre la norma EDIFACT, consulte nuestro artículo explicativo: EDIFACT Explained: Estándares de mensajes y conjuntos de transacciones.

¿Qué es EDIFACT DESADV?

DESADV (DESpatch ADVice) es un T-set específico dentro del estándar EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport). 

El DESADV T-set es un documento fundamental en los procesos de la cadena de suministro, ya que proporciona información detallada sobre el contenido, el embalaje y los detalles de transporte de un envío expedido. Suele ser enviado por un proveedor a un comprador, ya sea directamente o a través de un tercero, como un proveedor logístico.

¿Cuáles son las ventajas de EDIFACT DESADV?

EDIFACT DESADV tiene varias ventajas clave que lo hacen beneficioso para las industrias manufactureras: 

  1. Aviso anticipado: El DESADV avisa con antelación de los detalles del envío a compradores y empresas de logística, ayudándoles a planificar y coordinarse mejor para recibir la entrega.
  2. Recogida y tratamiento automatizados de datos: El DESADV puede procesarse automáticamente, lo que reduce los errores manuales y aumenta la eficiencia.
  3. Transparencia y trazabilidad: El DESADV mejora la transparencia y la trazabilidad en la cadena de suministro, ayudando en la gestión de inventarios, la planificación del calendario de entregas y el seguimiento.

También hay una variedad de casos de uso para los que se puede utilizar el conjunto DESADV T:

  • Lista de embalajes: El DESADV puede dar detalles sobre la jerarquía del embalaje y las mercancías contenidas en un envío. 
  • Detalles del transporte: Un documento DESADV puede servir de referencia para la información relacionada con el transporte, como la hora prevista de salida y de llegada, la identificación del medio de transporte (como la identificación del camión o del barco) y los detalles de la ruta.
  • Seguimiento de envíos: El DESADV puede utilizarse para seguir y rastrear el movimiento de un envío a lo largo de la cadena de suministro. Puede ayudar a identificar la ubicación actual de las mercancías y proporcionar detalles sobre la hora estimada de llegada, lo que ayuda a gestionar el inventario y planificar los envíos.
  • Documentación para aduanas: En algunos casos, se puede utilizar un DESADV para proporcionar documentación para la aduana cuando se envían mercancías internacionalmente. El DESADV contiene toda la información necesaria, incluidos los productos que se envían, sus cantidades, su país de origen y destino, que suelen ser necesarios para la tramitación aduanera.
  • Gestión del calendario de entregas: Dado que detalla las horas previstas de salida y llegada del envío, su empresa puede utilizar un DESADV para planificar los recursos y las operaciones en consecuencia.
  • Confirmación de pedido: Un DESADV puede utilizarse para confirmar el contenido de un pedido de compra. Describe los artículos específicos y las cantidades enviadas en respuesta a un pedido determinado, lo que permite a los compradores confirmar que sus pedidos se han cumplido correctamente.
  • Gestión de devoluciones y reembolsos: Si un cliente necesita devolver artículos, el DESADV puede servir como documento de referencia en el que se detallen los artículos enviados originalmente, lo que ayuda a gestionar las devoluciones y a tramitar los reembolsos.

Por supuesto, éstas varían en última instancia en función de si benefician estrechamente a sus clientes, a sus proveedores o a ambos.

¿Qué incluye un mensaje EDIFACT DESADV?

Un mensaje EDIFACT DESADV puede incluir diversos detalles sobre el envío de un envío. Esto incluye, pero no se limita a:

SegmentoEjemploDescripción
UNHUNH+1+DESADV:D:96A:UN'Cabecera del mensaje. Especifica el tipo de mensaje (DESADV), el número de versión (96A) y el número de referencia del mensaje (1).
BGMBGM+7+4500567890+9′Comienzo del mensaje. Especifica el código del nombre del documento (7 representa Aviso de expedición), el número del documento y la función del mensaje (9 representa Original).
DTMDTM+137:202110180000:203′Fecha/hora/periodo.137: Es un calificador de fecha/hora/periodo, que indica la fecha en la que se espera que salga el transporte asociado.202310180000: Es la fecha y hora de salida. Se formatea como CCYYMMDDHHMM, lo que se traduce en el año 2023, 18 de octubre, a las 00:00 horas.203: Define el formato de la fecha y hora proporcionadas. En este caso, 203 representa el formato CCYYMMDDHHMM.
MEAMEA+AAE+GRM:KGM:1250′.Medidas. Especifica las medidas físicas, incluido el tipo de medida (Peso bruto), la unidad de medida (Kilogramos) y la cantidad.
RFFRFF+ON:4500567890′Referencia. Proporciona detalles de una referencia, por ejemplo, ON (número de pedido). En este caso, el ON es 4500567890.
NADNAD+BY+792820524::9′Nombre y dirección. Especifica los detalles de la parte relacionados con el mensaje del documento, POR (Comprador) y código de identificación.
CPSCPS+1+2+3′Define la estructura jerárquica de embalaje de las mercancías expedidas.
PACPAC+42++CAR'Especifica la secuencia de embalaje y el tipo de embalaje utilizado, como el cartón (CAR).
LOCLOC+7+DEHAM::139:6′Localización. Especifica la ubicación geográfica de las mercancías enviadas. DEHAM representa aquí a Hamburgo, Alemania.
GINGIN+BN+1234567890′Número de identidad de la mercancía. Proporciona el número de identidad de las mercancías.
CANTCANT+1:25:PCE'Cantidad. Especifica la cantidad y su medida. En este ejemplo, hay 25 unidades (PCE).
UNTUNT+128+1′Tráiler del mensaje. Marca el final del mensaje. También especifica el número total de segmentos del mensaje y el mismo número de referencia del mensaje de UNH.

Así que un simple mensaje DESADV sería algo como esto:

UNH+1+DESADV:D:96A:UN’BGM+7+4500567890+9’DTM+137:202110180000:203’MEA+AAE+GRM:KGM:1250’RFF+ON:4500567890’NAD+BY+792820524::9’CPS+1+2+3’PAC+42++CAR’LOC+7+DEHAM::139:6’GIN+BN+1234567890’QTY+1:25:PCE’UNT+128+1′

Además de estos elementos básicos, un mensaje DESADV puede incluir más detalles en función de la naturaleza del envío y del acuerdo entre el remitente y el destinatario.

Los equivalentes de EDIFACT DESADV en otros formatos EDI

El documento EDIFACT DESADV se representa de forma diferente en las distintas normas EDI. La terminología varía, pero la función sigue siendo la misma. A continuación se muestra cómo los distintos estándares EDI se refieren al equivalente de un documento DESADV:

Norma EDIEquivalente de EDIFACT DESADV
ANSI X12 (ASC X12)856 Aviso de embarque/Manifiesto
TRADACOMSMensaje de entrega
VDA4913 Reclamación de entrega con plan de entregas JIT
EANCOMDESADV Aviso de despacho
ODETTEInstrucción de entrega DELINS
SAP IDOCDELVRY03 Entrega
RosettaNetPIP3A4 Aviso de embarque

Consejo profesional: Es importante tener en cuenta que el contenido real de un mensaje DESADV puede variar en función de las necesidades de las empresas implicadas, la naturaleza de las mercancías transportadas y cualquier requisito específico basado en el modo de transporte o los requisitos normativos.

Cómo se procesan los conjuntos T EDIFACT DESADV

El tratamiento del DESADV T-set se realiza normalmente a través de un software EDI especializado. El proceso suele constar de los siguientes pasos:

  1. Creación: El DESADV es creado por el remitente (normalmente el proveedor), detallando el contenido, el embalaje y la información de transporte del envío.
  2. Conversión EDI: A continuación, el DESADV se convierte en un formato estándar EDIFACT DESADV T-set utilizando un traductor EDI. Esta conversión garantiza que los datos puedan ser comprendidos y procesados por el receptor.
  3. Transmisión: El T-set se transmite electrónicamente a través de una red EDI al receptor (comprador o proveedor de servicios logísticos).
  4. Recepción y traducción: Una vez recibido, el conjunto DESADV T es procesado por el software EDI del receptor, que lo traduce a un formato que pueda ser utilizado por los sistemas del receptor.
  5. Integración: Los datos del DESADV se integran en sistemas como los sistemas de gestión de almacenes o la planificación de recursos empresariales para su posterior tratamiento interno.

Recuerde que el proceso real puede variar en función del software EDI específico, la red y los sistemas internos utilizados por el emisor y el receptor.

Por qué un socio EDI es clave para su éxito

Aunque EDIFACT es una norma ampliamente aceptada, pueden producirse variaciones entre distintos sectores y empresas, lo que a veces puede causar problemas de compatibilidad. Además, el conjunto DESADV T puede resultar complejo y difícil de implementar, sobre todo para las empresas que se inician en el EDI.

Dicho esto, confiar en un socio EDI experto no sólo le ayuda a dar sentido a estas complejidades, sino que el adecuado puede ayudarle a formar una solución adaptada a las necesidades y exigencias de su empresa.

Eso es lo que ofrecemos a nuestros clientes en Data Interchange. Como proveedor de servicios especializados gestionados por EDI, creamos soluciones EDI que optimizan la forma en que las empresas se conectan entre sí, lo que conduce a una mayor eficiencia en todos los ámbitos.
Para averiguar cómo podemos ayudar a su empresa hoy mismo, póngase en contacto con uno de nuestros expertos.

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