El ANSI X12 856 T-Set: Estructura, ventajas y casos de uso

El intercambio electrónico de datos (EDI) ha transformado la forma en que las empresas intercambian documentos, permitiendo una comunicación ágil y eficaz entre sectores. Entre los muchos conjuntos de transacciones EDI (T-Sets) que existen, el ANSI X12 856 T-Set reviste especial importancia. 

Este artículo profundiza en la estructura, las ventajas y los casos de uso del ANSI X12 856 T-Set, ofreciendo a las empresas una guía completa para aprovechar esta potente herramienta.

¿Qué es el ANSI X12 856 T-Set?

El ANSI X12 856 T-Set, también conocido como Aviso/Manifiesto de Envío Avanzado, es un documento electrónico normalizado que se utiliza principalmente en logística y gestión de la cadena de suministro. Proporciona información detallada sobre el contenido de un envío, facilitando el intercambio preciso y puntual de datos de envío entre socios comerciales.

Desarrollado por el American National Standards Institute (ANSI) y encuadrado en la norma ANSI X12, este conjunto de transacciones permite a las empresas automatizar el proceso de notificación de envíos a los destinatarios. Incluye datos críticos como los artículos que se envían, sus cantidades, la fecha de envío, la información del transportista y los detalles del embalaje. 

Esta normalización ayuda a garantizar que todas las partes implicadas en el proceso de envío están en la misma página, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.

Casos de uso comunes para el ANSI X12 856 T-Set

La versatilidad del ANSI X12 856 T-Set lo convierte en un activo valioso en diversos sectores, especialmente en aquellos que dependen de una gestión precisa y eficaz de la logística y la cadena de suministro. Estos son algunos de los casos de uso más comunes:

Al por menor:

• Gestionar el flujo de mercancías de los proveedores a las tiendas y centros de distribución.
• Recepción de los avisos previos de expedición (ASN) de los proveedores.
• Racionalizar la gestión del inventario y garantizar el abastecimiento puntual de las estanterías.

Fabricación:

• Coordinar la recepción de materias primas y componentes de los proveedores.
• Mejor planificación de los programas de producción y reducción de los tiempos de inactividad.
• Apoyo a entornos de fabricación justo a tiempo (JIT).

Logística y transporte:

• Gestionar el movimiento de mercancías a través de las distintas etapas de la cadena de suministro.
• Seguimiento de envíos, planificación de rutas y coordinación con transportistas.
• Garantizar entregas eficaces y puntuales, mejorando la visibilidad de la cadena de suministro.

Sanidad:

• Gestionar el envío de suministros médicos, equipos y productos farmacéuticos.
• Mantener niveles adecuados de inventario en hospitales, clínicas y farmacias.
• Garantizar la disponibilidad de artículos médicos esenciales, en apoyo de la atención al paciente.

Comercio electrónico:

• Gestión del elevado volumen de envíos generado por los pedidos en línea.
• Actualización de los sistemas de inventario en tiempo real y gestión de las expectativas de entrega de los clientes.
• Aumentar la eficacia del proceso de cumplimiento y reducir errores y retrasos.

Ventajas de implantar el ANSI X12 856 T-Set

La adopción del ANSI X12 856 T-Set ofrece numerosas ventajas que pueden repercutir significativamente en la eficacia y precisión operativas de una empresa. Estas son algunas de las principales ventajas:

Mayor visibilidad de los envíos:

• Proporciona información completa y detallada sobre los envíos.
• Mejora la visibilidad en toda la cadena de suministro, permitiendo el seguimiento y la supervisión en tiempo real.
• Garantiza la toma de decisiones y la resolución de problemas a tiempo.

Mejor gestión del inventario:

• Facilita una mejor planificación de la llegada de mercancías.
• Reduce el riesgo de exceso de existencias.
• Optimiza la gestión del inventario y el ahorro de costes.

Eficacia operativa:

• Automatiza el intercambio de información sobre envíos, reduciendo la introducción manual de datos.
• Acelera los procesos relacionados y minimiza los errores.
• Facilita las operaciones y aumenta la productividad.

Reducción de costes:

• Reduce los costes operativos al agilizar las notificaciones de envío.
• Reduce el papeleo y minimiza los errores.
• Reduce los costes de mano de obra asociados al procesamiento manual.

Mayor satisfacción del cliente:

• Ayuda a gestionar las expectativas de los clientes con información puntual y precisa sobre los envíos.
• Mantiene informados a los clientes sobre el estado de los pedidos y los plazos de entrega.
• Mejora la satisfacción del cliente y genera confianza.

Fortalecimiento de las relaciones con los proveedores:

• Fomenta una mejor comunicación y coordinación con los proveedores.
• Garantiza la alineación mediante una información clara y puntual sobre los envíos.
• Fortalece las relaciones y mejora la colaboración.

Al integrar el ANSI X12 856 T-Set en sus operaciones, las empresas pueden beneficiarse de estas ventajas, lo que se traduce en una gestión de la cadena de suministro más eficaz, transparente y rentable.

Ejemplo de conjunto T ANSI X12 856

Para que lo entienda mejor, aquí tiene un ejemplo de lo que podría ser un ANSI X12 856 T-Set:

ST*856*0001~ BSN*00*SH123456*20240501*1234~ HL*1**S~MEA*PD*G*1500*LB~ TD1*CTN25*10~TD5*B*2*UPSN*G*ZZ~ REF*MB*123456789~ REF*CN*987654321~ N1*SF*Nombre del proveedor*92*12345~ N1*ST*Destino Nombre*92*67890~ HL*2*1*O~PRF*123456~ PID*F****Widget A~ MEA*WT*G*300*LB~ TD1*CTN25*2~ HL*3*2*P~ PO4*5*30*LB*15*CT~ PID*F****Widget B~ MEA*WT*G*1200*LB~ CTT*3*4500~SE*19*0001~

He aquí una explicación de lo que significa y representa cada uno de los diferentes segmentos:

Segmento	Ejemplo	Descripción
ST	ST8560001~	Encabezado del conjunto de transacciones: Indica el inicio del conjunto de transacciones, con '856' representando el Aviso/Manifiesto de Embarque y '0001' como número de control.
BSN	BSN00SH123456202405011234~	Segmento inicial del aviso de envío: Proporciona el número de identificación del envío, la fecha y la hora.
HL	HL*1**S~	Nivel Jerárquico: Indica el inicio de la jerarquía del envío.
MEA	MEAPDG1500LB~	Medidas: Detalla el peso total del envío.
TD1	TD1CTN2510~	Detalles del transportista (cantidad y peso): Especifica el número de contenedores y el peso total.
TD5	TD5B2UPSNG*ZZ~	Detalles del transportista (Enrutamiento): Proporciona información sobre el transportista y el enrutamiento.
REF	REFMB123456789~	Identificación de referencia: Identifica el número de conocimiento de embarque maestro.
REF	REFCN987654321~	Identificación de referencia: Identifica el número pro del transportista.
N1	N1SFS Nombre del proveedor9212345~	Nombre: Identifica al expedidor (proveedor) con su código de identificación.
N1	N1STNombre del destino9267890~	Nombre: Identifica al destinatario (destino) con su código de identificación.
HL	HL21*O~	Nivel jerárquico: Indica el inicio de la jerarquía de órdenes.
PRF	PRF*123456~	Referencia de pedido: Hace referencia al número de orden de compra.
PID	PIDF***Widget A~	Descripción del producto/artículo: Describe el artículo que se envía.
MEA	MEAWTG300LB~	Medidas: Detalla el peso del artículo.
TD1	TD1CTN252~	Detalles del transportista (cantidad y peso): Especifica el número de contenedores y el peso total para este artículo.
HL	HL32*P~	Nivel jerárquico: Indica el inicio de la jerarquía de envases.
PO4	PO4530LB15*CT~	Detalles físicos del artículo: Especifica la cantidad, el peso y los detalles de embalaje del artículo.
PID	PIDF***Widget B~	Descripción del producto/artículo: Describe otro artículo que se envía.
MEA	MEAWTG1200LB~	Medidas: Detalla el peso de otro artículo.
CTT	CTT34500~	Totales de transacción: Proporciona un resumen de la transacción, como el número total de artículos y el peso total.
SE	SE190001~	Tráiler del conjunto de transacciones: Indica el final del conjunto de transacciones, proporcionando el número total de segmentos y el número de control.

¿Cómo se procesa el ANSI X12 856 T-Set?

El procesamiento del ANSI X12 856 T-Set implica varios pasos clave, que garantizan que la información de envío se recopila, transmite y utiliza con precisión por las partes pertinentes. He aquí un desglose detallado del flujo de trabajo típico:

1. Recogida de datos: Inicialmente, la entidad responsable del envío (como un proveedor o un almacén) recopila todos los detalles pertinentes sobre el envío. Esto incluye información sobre los artículos que se envían, sus cantidades, detalles de embalaje y fechas de envío.
2. Preparación de EDI 856: Los datos recogidos se formatean en un documento EDI 856 de acuerdo con las normas ANSI X12. Esto implica estructurar la información en los segmentos y jerarquías adecuados para garantizar la claridad y el cumplimiento de la norma.
3. Transmisión: Una vez preparado el documento EDI 856, se transmite al destinatario previsto (como un minorista, distribuidor o proveedor logístico) utilizando protocolos de transmisión EDI seguros. Esto garantiza que los datos se envían de forma segura y eficiente.
4. Recepción e integración: Una vez recibido el EDI 856, el sistema del destinatario procesa el documento. Esto suele implicar la integración de la información del envío en sus sistemas internos, como los sistemas de gestión de inventarios o de planificación de recursos empresariales (ERP).
5. Verificación y conciliación: El destinatario verifica los detalles del envío recibido comparándolos con sus pedidos de compra y otros documentos relacionados. Cualquier discrepancia se anota y se resuelve, garantizando que el envío coincide con el pedido previsto.
6. Preparación para la recepción: Con información precisa sobre el envío, el destinatario puede prepararse para la llegada de la mercancía. Esto incluye asignar espacio en el almacén, programar la mano de obra para la descarga y planificar la distribución posterior si es necesario.
7. Llegada y confirmación del envío: Cuando llega el envío, las mercancías físicas se cotejan con el documento EDI 856. Esto implica confirmar las cantidades, las condiciones de los artículos y el embalaje. Esto implica confirmar las cantidades, las condiciones de los artículos y el embalaje. Se documenta cualquier problema y se toman las medidas oportunas.
8. Acuse de recibo funcional: En algunos casos, el destinatario envía un acuse de recibo funcional (como un EDI 997) al remitente. Este acuse de recibo confirma que el EDI 856 se ha recibido y procesado correctamente.
9. Actualización de los registros internos: Tanto el remitente como el destinatario actualizan sus registros internos para reflejar el estado del envío. Esto incluye actualizaciones de inventario, registros financieros y otros sistemas relevantes.
10. Comentarios y mejora continua: Se recogen y analizan los comentarios sobre el proceso de envío. Esto ayuda a identificar áreas de mejora en futuros envíos, garantizando la optimización continua de la cadena de suministro.

Siguiendo estos pasos, las empresas pueden asegurarse de que el ANSI X12 856 T-Set se procesa de forma eficaz y precisa, lo que facilita las operaciones y mejora la coordinación en toda la cadena de suministro.

¿Cuáles son los equivalentes del ANSI X12 856 T-Set en otras normas?

El ANSI X12 856 T-Set, conocido por su función de proporcionar información detallada sobre los envíos, tiene equivalentes en otras normas de intercambio electrónico de datos (EDI). Comprender estos equivalentes es crucial para las empresas que operan a escala internacional o con socios que utilizan normas EDI diferentes. 

A continuación se muestra una tabla con los equivalentes del ANSI X12 856 T-Set en los distintos estándares EDI:

Norma EDI	Equivalente de ANSI X12 856
UN/EDIFACT	DESADV (Mensaje de aviso de envío): Proporciona información detallada sobre el envío, incluidos los artículos, las cantidades, el embalaje y las fechas de envío.
TRADACOMS	DESADV (Aviso de expedición): Comunica los detalles del envío desde el proveedor al destinatario, ayudando en la coordinación de la entrega.
Odette	AVIEXP (Instrucciones avanzadas de envío): Ofrece instrucciones de envío avanzadas, detallando los artículos enviados, las cantidades y la información de embalaje, de uso común en la industria del automóvil.
VDA	VDA 4913 (Aviso de expedición/Orden de embarque): Sirve como aviso de expedición u orden de envío, proporcionando detalles completos del envío, utilizado principalmente en la industria del automóvil.

Considere el apoyo de Data Interchange

El ANSI X12 856 T-Set es una potente herramienta para gestionar las notificaciones de envío y garantizar una comunicación fluida en toda la cadena de suministro. Sin embargo, implantar y gestionar las normas EDI puede resultar complejo sin el apoyo y la tecnología adecuados.

Aquí es donde interviene Data Interchange. Nuestro equipo ofrece soluciones de software EDI avanzadas que simplifican la implantación y el funcionamiento del ANSI X12 856 T-Set, garantizando la máxima eficacia y conformidad. Con nuestra experiencia, las empresas pueden integrar las normas EDI en sus sistemas existentes sin problemas, evitando problemas comunes como errores de datos y falta de comunicación.

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