Mejores prácticas de gestión de proveedores después de COVID-19

La perturbación y el trastorno de los primeros cierres fueron una llamada de atención para muchas empresas. Los retrasos, la escasez y la confusión general se superaron finalmente, pero demostraron la fragilidad de las cadenas de suministro complejas y globales, y la necesidad de una mayor visibilidad y flexibilidad en el futuro. También hay que tener en cuenta el trabajo a distancia, así como las mayores exigencias logísticas del comercio electrónico y las entregas en línea.

A medida que avanzamos hacia un mundo post-pandémico, las mejores prácticas de gestión de proveedores tendrán que abordar por qué las cosas salieron mal y cómo desarrollar procesos fiables que estén protegidos contra futuros choques en la cadena de suministro. Para el 65% de las empresas, esto significa dar prioridad a una gestión más eficiente de los proveedores, seguida de una mayor visibilidad y una mayor capacidad de respuesta.

El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) ha proporcionado históricamente el marco técnico necesario para automatizar la comunicación en la cadena de suministro y mejorar su rendimiento y visibilidad. Sin embargo, hasta el 41% de las empresas sigue sin utilizar el EDI, aunque se prevé que el mercado del EDI alcance los 5.900 millones de dólares (unos 4.250 millones de libras) en 2025.

Hasta cierto punto, el crecimiento del EDI es el resultado de una mayor simplicidad en su adopción. Sin embargo, los mismos avances que están haciendo que el EDI sea más accesible para las pequeñas empresas han creado soluciones más ágiles para las grandes organizaciones. En Data Interchange, llevamos más de treinta y cinco años impulsando la innovación dentro del EDI. Aquí queremos abordar cómo está cambiando el EDI, y cómo las soluciones EDI de próximo nivel están preparadas para establecer nuevos estándares capaces de acomodar la demanda de flexibilidad con la compleja gestión de la cadena de suministro.

Recursos adicionales: Si quiere saber cómo la adopción de un EDI moderno puede suponer una ventaja competitiva, consulte nuestro libro electrónico - La empresa centrada en la cadena de suministro.

Cómo debe cambiar la gestión de los proveedores

Los principales problemas a los que se enfrentó la gestión de los proveedores durante la pandemia giraron en torno a preocupaciones como la comprensión superficial de la cadena de suministro, las operaciones de una sola fuente y los procesos manuales. Estos problemas no eran en absoluto nuevos, pero la COVID-19 proporcionó el trastorno necesario para dejar muy claros estos retos. A medida que la atención se dirige hacia el futuro pospandémico, muchas empresas se centran en nuevos objetivos clave, como:

Aumentar la flexibilidad de la cadena de suministro: La capacidad de incorporar rápidamente nuevos proveedores es fundamental para responder a las interrupciones regionales y mundiales sin perjudicar la producción.
Mejora de la eficiencia de la cadena de suministro: Al crear cadenas de suministro más eficientes, es posible reinvertir dentro de su operación, creando más eficiencias dentro de un círculo virtuoso.
Transparencia y comunicación: Tanto la flexibilidad como la eficiencia exigen una visibilidad clara para la planificación, una comunicación directa para poner los planes en marcha, y la capacidad de planificar a largo plazo crea resultados más sólidos en los que la empresa puede confiar.

Una mejor gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) debería impulsar estos objetivos a mayor escala, garantizando no sólo cadenas de suministro más eficientes en el presente, sino también proporcionando soluciones de gestión de proveedores a prueba de futuro. Entre las mejores prácticas a las que merece la pena prestar atención para garantizar la fiabilidad de las operaciones de la cadena de suministro en el futuro se encuentran las siguientes:

Comprensión sofisticada de la cadena de suministro: Cuanto mejor comprendan las empresas la complejidad de sus cadenas de suministro, mejor situadas estarán para seguir el progreso en general y para reconocer los problemas en el momento. Lamentablemente, el 33% de las empresas carecían de este nivel de supervisión cuando se produjo la pandemia, lo que provocó un efecto dominó de ineficacia que, en el futuro, ninguna cadena de suministro puede permitirse repetir.
Ampliación de la cadena de suministro: Los proveedores de una sola fuente prometen facilidad de uso y ahorro de costes. Sin embargo, como demostró la pandemia, poner los huevos en una sola cesta de suministros es un riesgo. En su lugar, el verdadero ahorro de costes consiste en ampliar las cadenas de suministro para garantizar la seguridad en caso de que uno de los socios caiga.
Digitalización de los procesos de la cadena de suministro: Los procesos manuales pueden perjudicar el buen funcionamiento de la empresa. La clave para minimizar las entradas manuales y comprobar la calidad de las que se producen es la digitalización. La digitalización ayuda a mejorar la gestión, aumentar la visibilidad y simplificar la supervisión. Esto, a su vez, aumenta la velocidad operativa, facilitando los procesos de fabricación "justo a tiempo" (JIT) y reduciendo los plazos de entrega.

Lo que las empresas deben mejorar

Las soluciones sencillas que pueden agilizar el análisis y la planificación, así como adaptarse al cambio, serán fundamentales en el futuro. Fundamentalmente, los resultados necesarios para mejorar las mejores prácticas de gestión de proveedores son los básicos que el EDI ha tratado de ofrecer desde los años sesenta. Entre ellos se encuentran:

Mayores tasas de adopción del EDI: Si se garantiza la implantación del EDI en toda la cadena de suministro, se puede crear un sistema coherente que reduzca al mínimo los errores, proporcione mayores niveles de eficiencia y mejore la visibilidad.
Incorporación ágil de proveedores: Un proceso de incorporación rápido y eficaz es esencial para evitar ineficiencias y el desperdicio de recursos y para fomentar las relaciones de colaboración con los proveedores.

Aunque las formas tradicionales de EDI han mejorado la visibilidad y la optimización de la cadena de suministro, y han eliminado en gran medida los procesos manuales de la transferencia de documentos comerciales, aún quedan retos por superar. Lo más importante es que muchos sistemas internos no han sido diseñados para manejar los numerosos conjuntos de datos que se requieren para apoyar los procesos comerciales de EDI. El resultado es la necesidad de una mayor flexibilidad y personalización, que puede presentar sutiles variaciones entre proveedores y clientes.

Para muchas empresas, los retos del desarrollo personalizado impiden la comunicación fácil, la mejora de las relaciones con los proveedores y la incorporación generalizada que exigen las cadenas de suministro modernas. Lo que se necesita son formas de superar los problemas de implementación de EDI, simplificar la integración con los socios de la cadena de suministro y ofrecer una visibilidad holística sobre la cadena de suministro.

El futuro del EDI

El EDI debe ser más flexible, accesible y sencillo para responder a las exigencias de las cadenas de suministro modernas. Sin embargo, en la mayoría de los esfuerzos por actualizar las soluciones de EDI existe una trampa. Acomodar las diferentes normas y requisitos de EDI de los distintos proveedores suele requerir un sistema complicado y multidimensional, que introduce más complejidad al tiempo que intenta resolver la complejidad, lo que socava el objetivo del proyecto.

En Data Interchange, la solución que hemos desarrollado se centra directamente en los resultados y resuelve toda la complejidad entre bastidores: una solución que llamamos "EDI como servicio". Esta solución reúne diferentes tipos de EDI (por ejemplo, Web EDI, EDI a través de VAN y soluciones punto a punto) utilizando una combinación de herramientas basadas en la nube y servicios gestionados que son capaces de simplificar el acceso, garantizar la compatibilidad y ofrecer resultados sin fisuras que se adaptan a sus necesidades exactas - y las necesidades de sus socios de la cadena de suministro. El resultado es su capacidad para:

Superar los complejos estándares y protocolos EDI: EDI-as-a-Service proporciona acceso a herramientas de mapeo EDI, facilitando la traducción de estándares para simplificar la comunicación entre los socios de la cadena de suministro. Los expertos en EDI pueden intervenir cuando las soluciones automatizadas no son suficientes.
Proporcionar apoyo continuo: Los servicios gestionados ofrecen soluciones flexibles y rentables para la gestión optimizada de la cadena de suministro, independientemente de su experiencia en EDI o la de sus socios.
Aumentar la adopción en toda la cadena de suministro: Al crear un sistema que es más sencillo para los socios (utilizando servicios gestionados y herramientas de EDI en la web), el EDI como servicio impulsa la adopción y ofrece una visión holística de la cadena de suministro en el proceso.
Automatice los intercambios de documentos EDI en una única plataforma: Mediante el uso de redes de valor añadido (VAN) basadas en la nube, el EDI como servicio traslada todos sus documentos EDI a un solo lugar a través de una única conexión, simplificando la configuración en el proceso.

Desde el punto de vista de la gestión de los proveedores, el EDI como servicio ofrece una visibilidad sin precedentes, facilitando más que nunca la gestión eficaz y suavizando por fin los problemas históricos de la cadena de suministro.

Lectura recomendada: Si está interesado en leer más sobre el EDI como servicio y las cadenas de suministro, eche un vistazo a nuestro blog - Cómo el EDI como servicio cambia las mejores prácticas de la cadena de suministro en 2021

La mejora de la visibilidad de la cadena de suministro es la clave del éxito

La falta de visibilidad ha sido siempre un riesgo primordial para los proveedores, facilitando la enrevesada incorporación y la falta de adaptabilidad que dio lugar a numerosas prácticas deficientes e impidió una base de proveedores en la que las empresas pudieran confiar durante la pandemia. Por ello, la visibilidad de la cadena de suministro es imperativa para avanzar, abriendo la puerta a las mejores prácticas comentadas y eliminando en gran medida los problemas que prevalecen en la cadena de suministro, como la ineficacia. Dado que las cadenas de suministro globales y el trabajo a distancia van a seguir siendo habituales, la visibilidad de la cadena de suministro será esencial:

Prácticas de gestión de proveedores resistentes
Gestión eficaz de las existencias
La capacidad de fomentar las relaciones de entendimiento
La capacidad de prever los riesgos

El EDI como servicio está diseñado para ofrecer la visibilidad necesaria mediante el aumento de las tasas de adopción y el despliegue de herramientas analíticas avanzadas dentro de una plataforma de fuente única de verdad. Sin embargo, independientemente de cómo se consiga este resultado, lo que se necesita es:

Intercambios de información accesibles y basados en la nube
Herramientas de información para la previsión, la evaluación de riesgos y la toma de decisiones estratégicas
Flexibilidad incorporada para una incorporación informada y rápida
Canales de comunicación transparentes

Todo ello permite impulsar una estrategia de gestión del rendimiento de los proveedores resistente y controlada de cara al futuro, no sólo abordando los puntos débiles que la pandemia ha puesto de manifiesto, sino garantizando un futuro de la cadena de suministro construido sobre bases sólidas para facilitar la supervisión y el mantenimiento.

Cómo puede ayudar el intercambio de datos

A medida que desaparece la perturbación causada por la pandemia, poder ver todos los aspectos de la cadena de suministro es más importante que nunca, ya que garantiza no sólo que las empresas puedan recuperarse, sino que puedan abordar futuras perturbaciones con un grado de flexibilidad que no existía anteriormente.

El servicio EDI-as-a-Service de Data Interchange ofrece precisamente ese beneficio, tomando los puntos positivos del EDI heredado y dándoles una revisión que permite mejorar la supervisión, las comunicaciones en tiempo real y la capacidad de adaptación incluso antes de que se produzcan futuras tormentas. Esto garantiza que, con o sin pandemia, sus cadenas de suministro y las relaciones dentro de ellas sean más fáciles de fomentar, gestionar, retener e incluso reinvertir en el futuro.

La protección de la cadena de suministro contra las tormentas no es mucho mejor que eso, y puede disfrutar de una protección casi inmediata reservando una demostración hoy mismo.