Cómo optimizar la integración de sus sistemas EDI y ERP
Los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) y planificación de recursos empresariales (ERP) han reformado el funcionamiento de las empresas y la comunicación entre ellas. Se prevé que el mercado del EDI alcance unos ingresos de 58.980 millones de dólares en 2030, mientras que el mercado de la ERP crecerá hasta los 71.340 millones de dólares ese mismo año.1 2
Ante este crecimiento, las empresas son cada vez más conscientes del valor de integrar ambos sistemas. En un mercado tan competitivo y cambiante como el actual, la integración de los sistemas EDI y ERP no es solo una buena idea, sino una necesidad.
Con el enfoque adecuado, la integración de EDI y ERP puede agilizar enormemente las operaciones, simplificar la cadena de suministro y aumentar la eficiencia general de la empresa. Pero hacerlo bien puede ser más fácil de decir que de hacer.
En este artículo, le daremos estrategias para optimizar esta integración y la mejor forma de aplicarlas.
¿Necesita una recapitulación sobre EDI y ERP? Nuestra explicación sobre la integración del EDI con su ERP explica por qué este proceso es tan importante para su empresa.
El coste de una mala integración EDI-ERP
Mientras que el EDI permite la conectividad frontal entre socios, el ERP es crucial para el almacenamiento y el análisis de datos de una sola fuente, lo que convierte a ambos en elementos críticos de la forma en que su empresa opera y se comunica con sus socios.
No hay que pasar por alto los peligros de una mala integración de los sistemas EDI y ERP. Algunos de los riesgos son:
- Silos de datos e incoherencias que conducen a una toma de decisiones errónea.
- Mayor probabilidad de error humano debido a la introducción manual de datos
- Retrasos en la tramitación de pedidos que cuestan entregas a tiempo
- Operaciones ineficaces que generan costes innecesarios
- Incapacidad para ampliar eficazmente las operaciones
Para evitarlos, es necesario adoptar un enfoque sistemático y estratégico de la integración EDI-ERP. Entremos en materia.
Cartografía de datos
La clave del éxito de la integración de EDI y ERP es el mapeo de datos. Se trata del proceso de vincular los campos del mensaje EDI a los campos correspondientes de la base de datos ERP.
También influye la elección del formato EDI adecuado. Cada sector prefiere un formato distinto, y utilizar un formato incorrecto puede dar lugar a problemas de compatibilidad. Por ejemplo, el formato X12 es habitual en el sector del transporte y la logística de Norteamérica, mientras que el formato EDIFACT es más popular a escala mundial.
Además, los sistemas ERP no están adaptados a ningún sector en particular, a diferencia del EDI, que suele asociarse a las cadenas de suministro y la logística. Esto significa que hay una serie de normas industriales EDI fundamentales que su sistema ERP no conocerá de forma inherente, como EDIFACT, TRADACOMS y PEPPOL.
He aquí cómo enfocar el mapeo de datos:
- Identificar los elementos de datos: Determine los elementos de datos que deben asignarse del mensaje EDI al sistema ERP. Puede tratarse de detalles de la factura, cantidades del pedido, información de envío, etc.
- Establezca conexiones: Defina cómo se correlacionan los elementos de datos de su mensaje EDI con los campos de su sistema ERP.
- Haz pruebas con regularidad: Realiza varias pruebas para asegurarte de que se transfieren los datos correctos y de que no se pierde o malinterpreta información durante el proceso.
- Revisar y realizar ajustes: Revise periódicamente la configuración de la asignación de datos para asegurarse de que sigue cumpliendo los requisitos de su empresa a medida que evolucionan.
Lectura recomendada: Para más información sobre cómo funciona el mapeo de datos, consulte nuestra guía en profundidad: ¿Qué es el mapeo EDI?
Medidas de seguridad reforzadas
Al integrar sus sistemas EDI y ERP, es esencial emplear medidas de seguridad sólidas para proteger los datos de su empresa y de sus clientes. Un sistema EDI que no reciba el mantenimiento adecuado ya es vulnerable a las filtraciones de datos. Pero si esas violaciones se producen cuando está integrado con su ERP, corre el riesgo de que toda su red se vea comprometida.3
La seguridad también es fundamental para mantener su reputación y la confianza de sus clientes. Cuando se intercambia constantemente información confidencial, como datos de envío, números de seguimiento y detalles de facturación, es innegociable proteger el intercambio de datos.
- Cifrado de datos: Todos los datos que se transfieran entre los sistemas EDI y ERP deben encriptarse para evitar accesos no autorizados.
- Acceso controlado: Aplique medidas estrictas de control de acceso. Solo el personal autorizado debe tener acceso a los datos sensibles.
- Auditorías periódicas: Realiza auditorías de seguridad periódicas para detectar posibles vulnerabilidades y solucionarlas con prontitud.
- Copia de seguridad y recuperación de datos: Haz copias de seguridad periódicas de tus datos y cuenta con un plan de recuperación en caso de fallo o violación del sistema.
Garantizar la escalabilidad
Debe asegurarse de que su integración EDI y ERP sea escalable. A medida que crezca su empresa, querrá que sus sistemas sean capaces de gestionar mayores volúmenes de datos sin comprometer el rendimiento. La escalabilidad puede lograrse mediante:
- Revisiones de la infraestructura: Evalúa periódicamente la infraestructura de tu sistema para asegurarte de que puede soportar la creciente carga de datos.
- Diseño flexible: El diseño de su integración EDI y ERP debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios a medida que evoluciona su negocio.
Técnicas de supervisión del sistema
La supervisión del sistema constituye una parte crucial de la optimización de la integración EDI y ERP. Gracias a ella, puede obtener información en tiempo real sobre el flujo de datos y el tiempo de procesamiento, y comprobar si algún componente del sistema funciona mal. Una supervisión eficaz del sistema implica:
- Comprobaciones periódicas del estado del sistema: Estas comprobaciones ayudan a identificar anomalías, si las hay, en las actividades del sistema. Pueden automatizarse y programarse periódicamente.
- Seguimiento de las métricas de rendimiento: Esto permite a las empresas realizar un seguimiento de la eficiencia de sus sistemas EDI y ERP midiendo parámetros como el tiempo de procesamiento de datos y el tiempo de finalización de las transacciones.
- Notificación de errores: Un mecanismo sólido de notificación de errores puede ayudar a identificar los problemas en una fase temprana, antes de que se conviertan en problemas más importantes.
- Supervisión de fugas de datos: Garantiza la seguridad de los datos sensibles que pasan por los sistemas EDI y ERP, alertando de posibles fugas.
Identificación y resolución de cuellos de botella
Otra parte fundamental de la optimización es localizar y resolver los cuellos de botella. Estos pueden ser físicos (como recursos insuficientes del sistema), lógicos (como algoritmos ineficaces de procesamiento de datos) u operativos (como actividades descoordinadas entre distintas unidades de negocio). Es importante emplear un enfoque sistemático para identificar los cuellos de botella, que incluya:
- Elaboración de perfiles: Consiste en analizar el sistema para detectar dónde se producen retrasos. Puede hacerse a distintos niveles, desde el estudio de componentes individuales hasta la evaluación de todo el sistema.
- Pruebas de carga: Simula altos niveles de actividad de los usuarios para ver cómo se comporta el sistema en condiciones de estrés. Esto puede poner de manifiesto cuellos de botella en el rendimiento que no serían perceptibles en condiciones normales.
- Identificar la causa raíz: Una vez identificado el cuello de botella, hay que diagnosticar la causa. Esto puede implicar evaluar el código, el hardware o incluso las prácticas organizativas.
- Resolver el problema: Por último, hay que tomar medidas para eliminar estos cuellos de botella. Esto podría implicar actualizaciones del sistema, reprogramación o incluso reciclaje del personal.
Optimizar la base de datos
La base de datos es el corazón de cualquier sistema EDI y ERP, ya que almacena y gestiona todos los datos que impulsan sus procesos empresariales. Las bases de datos no optimizadas pueden provocar tiempos de respuesta lentos, mayores tiempos de procesamiento y ralentizaciones del sistema. He aquí algunas estrategias a tener en cuenta:
- Mantenimiento regular: El mantenimiento regular de la base de datos, como la desfragmentación y la reconstrucción de los índices, puede ayudar a mantener su base de datos con un rendimiento óptimo.
- Partición de datos: Consiste en dividir los datos en partes más pequeñas y manejables, cada una de ellas almacenada por separado. Esto puede mejorar significativamente el rendimiento de las consultas.
- Almacenamiento en caché: al almacenar en memoria los datos a los que se accede con más frecuencia, se puede acelerar su recuperación y reducir la carga de la base de datos.
- Ajuste de la base de datos: Es el proceso de ajustar diversos parámetros y configuraciones para que la base de datos funcione con mayor eficacia.
Evaluaciones de eficiencia
Optimizar su integración EDI y ERP no es un proyecto de una sola vez. Las evaluaciones periódicas de la eficiencia de la integración pueden garantizar que su sistema siga funcionando al máximo rendimiento. Estas evaluaciones deben centrarse en:
- Revisar el rendimiento del sistema: Revise periódicamente la eficacia con la que sus datos se mueven entre sus sistemas EDI y ERP.
- Evalúe los costes de integración: Evalúa si el coste de mantenimiento de tu sistema está proporcionando un buen retorno de la inversión.
- Garantizar el cumplimiento: Manténgase al día de las normas del sector y de los cambios en los requisitos reglamentarios, ya que las infracciones podrían acarrear multas o la pérdida del negocio.
Piense en un socio EDI
Aunque la gestión interna de las integraciones EDI-ERP puede parecer la opción más sencilla al principio, a menudo puede acarrear costes innecesarios y complicaciones en el futuro. Aquí es donde entran en juego el software y los servicios EDI dedicados.
Al asociarse con un proveedor de servicios EDI, puede agilizar la integración EDI-ERP, mejorar la precisión de los datos, aumentar la eficiencia operativa y centrarse en las operaciones principales de su empresa. Además, el proveedor adecuado le ayudará con la supervisión y las pruebas periódicas para garantizar que todo funciona correctamente.
- Considere cuál es la mejor opción para su empresa: Dependiendo de sus requisitos específicos, puede necesitar un proveedor que ofrezca soluciones de autoservicio o gestionadas. Lo ideal es encontrar uno que ofrezca ambas cosas, lo que le permitirá reorientar sus esfuerzos a las operaciones principales de su empresa.
- Evalúe su oferta de productos: No se limite a buscar soluciones específicas para la integración EDI-ERP. Compruebe si el proveedor de servicios que ha elegido ofrece una gama de productos que puedan dar respuesta a sus distintas necesidades de EDI.
Optimice el funcionamiento de su empresa con el intercambio de datos
El camino hacia una integración EDI-ERP perfecta puede parecer desalentador. Pero con las prácticas adecuadas, un enfoque estratégico y un socio EDI de confianza, este reto puede convertirse en una oportunidad de crecimiento.
En Data Interchange, ofrecemos soluciones completas de integración EDI y ERP diseñadas pensando en su organización. Con más de 35 años de experiencia en el sector, una amplia gama de clientes satisfechos y un compromiso con la tecnología más avanzada, aportamos la experiencia que necesita para optimizar la forma en que su empresa aborda el EDI.
- Integraciones API sin fisuras: Nuestra red de valor añadido (VAN) DiNet combina la conectividad EDI y API para permitir un intercambio de datos y una integración más fluidos entre sus sistemas... y sus socios.
- Potentes funciones de mapeo: XE es nuestra respuesta a las empresas que buscan una solución de mapeo compatible con todos los formatos EDI habituales y totalmente integrable con sus sistemas y sus socios.
- Plataforma de transferencia gestionada de archivos (MTF): Nuestra plataforma de integración Epic, la mejor de su categoría, ofrece funciones de integración B2B y transferencia gestionada de archivos, que salvan las distancias entre los sistemas y procesos de su empresa y sus socios.
- Asistencia continua: Contamos con un equipo de expertos en EDI dispuestos a ayudarle a encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades y exigencias específicas.
No ponga en peligro su eficacia operativa: póngase en contacto con uno de nuestros expertos.
2 Tamaño del mercado de software de planificación de recursos empresariales [ERP], 2030
