Soluciones EDI basadas en la nube frente a las locales

Los acontecimientos perturbadores de 2020 pusieron de manifiesto una serie de oportunidades de mejora y crecimiento. Estos acontecimientos también pusieron de manifiesto la importancia crítica de una gestión eficaz y transparente de la cadena de suministro. 

Si está considerando la posibilidad de implantar el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) para mejorar la gestión de su cadena de suministro y obtener mejores resultados en 2021, no es el único. Pero esta decisión empresarial más amplia viene acompañada de todo un conjunto de nuevas opciones. Decidir entre una solución EDI local o basada en la nube es una elección inicial crítica que afectará a la forma de utilizar el EDI y a los resultados que puede ofrecer. 

En este blog, explicaremos los pormenores de las herramientas de EDI locales y en la nube. También exploraremos los nuevos desarrollos en el EDI basado en la nube y los beneficios que aporta, incluyendo la flexibilidad cuando se trata de la aplicación y la gestión.

¿Listo para saber más? Empecemos.

EDI local

El EDI local se asemeja más al EDI directo (también conocido como EDI punto a punto, una de las soluciones de EDI más tradicionales), pero el término se define más específicamente por la infraestructura local. El EDI local existe en las instalaciones y se despliega a través de un software de EDI de propiedad de la empresa que funciona desde un servidor interno y se conecta a un sistema ERP para intercambiar transacciones de EDI. Por supuesto, esta configuración requiere recursos internos, como un servidor, una red, una licencia de paquete de software de EDI y personal de apoyo interno que incluya personal informático con conocimientos de EDI.

Lo que le falta a esta solución

Aunque el EDI local ofrece un control total, su naturaleza de "autoservicio" significa que se necesita un equipo interno competente para evitar cualquier problema costoso de implementación o gestión del EDI. Como descubren muchas organizaciones cuando intentan crear equipos internos, la gestión del EDI requiere unos conocimientos cada vez más raros y demandados. También es importante tener en cuenta no sólo sus habilidades internas en materia de EDI, sino también las de sus proveedores y clientes. El EDI es una vía de doble sentido, y la subcontratación de un proveedor basado en la nube puede reducir los riesgos operativos y de costes, al tiempo que minimiza la necesidad de conocimientos de EDI en todos los ámbitos. 

Otra desventaja de las herramientas locales es que el software de EDI puede ralentizar el tiempo de implantación y los procesos de incorporación de los socios comerciales, lo que supone una pérdida de ingresos y una ralentización de los tiempos de procesamiento de datos. Los recursos internos de EDI suelen abarcar numerosas funciones de EDI, como la asistencia, los nuevos negocios, la transformación y la integración. Los despliegues de la cadena de suministro a cualquier escala consumen un número significativo de recursos y requieren un profundo conocimiento en muchas áreas del EDI, incluyendo los estándares y los protocolos de seguridad, así como el apoyo continuo y el mantenimiento de las relaciones existentes.  

En el mundo actual, es cada vez más común que las organizaciones tengan cientos o incluso miles de socios comerciales (dentro de una red global de la cadena de suministro), lo que hace que la minimización del tiempo de incorporación y la simplificación de los diferentes formatos de datos mediante la asignación y la traducción sean fundamentales. 

Quién debe utilizar el EDI local 

• Empresas que confían plenamente en su experiencia interna en materia de EDI
• Empresas con un número relativamente bajo de relaciones comerciales estables 
• Organizaciones que tratan sólo con socios comerciales con capacidades EDI existentes

Por último, las soluciones locales suelen ser inflexibles y difíciles de ampliar. Una de las principales razones por las que las empresas utilizan el EDI es para reducir la complejidad. Sin embargo, si se relaciona con socios que utilizan diferentes protocolos de comunicación y formatos de mensajes, un sistema EDI local puede complicar rápidamente sus procesos y su comunicación.

EDI en la nube

El EDI basado en la nube se refiere a un número creciente de herramientas basadas en la web, fuera de las instalaciones, que permiten a las empresas enviar, recibir, almacenar y gestionar la información comercial electrónica. Como probablemente ya sepa, cuando una herramienta está "en la nube" se accede a ella y se maneja a través de una conexión de red en lugar de un ordenador local. Tanto el EDI vía VAN (Value Added Network) como el EDI Web son ejemplos de soluciones integradas basadas en la nube.

Lectura recomendada: Si quiere saber más sobre estas variantes específicas de EDI, consulte nuestro blog - Diferentes tipos de EDI comparados.

Un sistema VAN también es más fácil de escalar porque la provisión de recursos y la integración de nuevos socios de la cadena de suministro suele correr a cargo del proveedor de EDI. Básicamente, usted subcontrata la construcción y el mantenimiento de un sistema de EDI eficaz, y lo único que le queda por hacer es utilizar ese sistema.

Las herramientas de EDI basadas en la nube también pueden facilitar el uso de un sistema de EDI. Por ejemplo, WebEDI abarca una serie de herramientas en el navegador, la mayoría de las cuales tienen por objeto hacer más accesible el EDI, por ejemplo, crear formularios web que permitan a cualquier persona introducir información directamente en un sistema de EDI, independientemente de sus conocimientos técnicos. Aunque esto no sea importante para usted, puede ser fundamental para sus socios de la cadena de suministro.  

Por último, las herramientas basadas en la nube, especialmente las que funcionan en el navegador como Web-EDI, facilitan las integraciones B2B, permitiéndole incorporar rápidamente nuevos socios comerciales, incluso los que no tienen ninguna experiencia en EDI. Este es un punto de venta importante para las empresas con socios comerciales que carecen de infraestructura o conocimientos tecnológicos y de EDI. 

Lo que le falta a esta solución

Aunque las soluciones basadas en la nube eliminan gran parte del riesgo (incluidos los riesgos de coste de la implantación y los problemas de gestión) asociado al EDI local, seguirá siendo responsable de pagar los costes de los datos o los servicios de asistencia. Además, dependerá de un tercero para la prestación de servicios críticos para su empresa. Algunas empresas que migran a la nube también pueden enfrentarse a problemas de integración, especialmente con los sistemas heredados locales, pero el proveedor de servicios adecuado puede ayudarle con esto.

Quién debe utilizar las herramientas EDI basadas en la nube

• Empresas con poca o ninguna experiencia interna en EDI
• Las empresas que comercian con socios que carecen de conocimientos sobre el EDI o de competencias informáticas
• Organizaciones que buscan simplificar su cadena de suministro y la gestión del EDI
• Empresas que buscan más flexibilidad y escalabilidad 

El futuro del EDI

Entonces, ¿qué tipo de EDI se impone? En Data Interchange, creemos que el futuro del EDI estará definido por soluciones flexibles y multifacéticas. Una "solución híbrida de EDI", que se apoya en múltiples tipos de EDI (incluyendo herramientas locales y basadas en la nube), puede permitir a las empresas grandes y pequeñas aprovechar las ventajas de los diferentes sistemas de EDI en el momento adecuado. Una combinación de servicios gestionados, herramientas basadas en la nube y sofisticadas integraciones puede simplificar la adopción y el despliegue del EDI, permitiéndole centrarse en el crecimiento de su negocio.   

Esta combinación de servicios gestionados y herramientas de autoservicio crea una categoría que denominamos "EDI como servicio". Esta categoría engloba tanto la entrega de software como servicio (por ejemplo, el EDI en la web) como el resultado de una implementación efectiva del EDI entregada como servicio, por ejemplo, un servicio gestionado. 

No importa lo complicada que sea su cadena de suministro o lo limitada que sea su experiencia en EDI, un EDI eficaz está a su alcance. Trabajar con un proveedor de EDI como servicio, como Data Interchange, le permite acceder a un equipo de expertos bajo demanda, eliminando la necesidad de un costoso equipo interno. Recuerde: a medida que nos adentramos en la década de 2020, no cabe duda de que el EDI se está moviendo hacia la nube, pero fundamentalmente, se está moviendo hacia la simplicidad.

En última instancia, el objetivo del EDI es simplificar la gestión de la cadena de suministro. Pero debe ser fácil de usar para que ese objetivo se cumpla y para que la adopción del 100% del EDI sea una realidad. Las soluciones locales siguen teniendo un papel que desempeñar. Pero, cada vez más, una solución local eficaz debe complementarse con funciones basadas en la nube para que sea accesible en toda la cadena de suministro. Lo que necesita es un buen proveedor de EDI, así que inicie su viaje de EDI y planifique su futuro con Data Interchange hoy mismo.