Explicación de VDA: Normas de mensajes y conjuntos de transacciones
El intercambio electrónico de datos (EDI) y los distintos tipos de EDI constituyen un marco fundamental para una comunicación clara entre empresas y para las operaciones internas. Sin embargo, adoptar una nueva norma EDI o convertir una norma en otra es complejo. Si se hace mal, puede paralizar las operaciones.
Existen numerosos estándares de EDI. En el sector de la automoción, pocos son tan importantes como los estándares de EDI de la VDA. El formato de la VDA ofrece un marco estandarizado para la comunicación EDI en el sector de la automoción, lo que ayuda a los fabricantes, proveedores y empresas de logística a intercambiar de forma eficiente información fundamental para sus actividades.
En este artículo, analizaremos en profundidad la estructura de los mensajes VDA, los conjuntos de transacciones VDA (T-Sets), los códigos VDA, la sintaxis y los estándares de los mensajes VDA para ayudarte a adoptar el sistema VDA y coordinarte a la perfección con los socios de la cadena de suministro.
¿Qué es VDA?
VDA son las siglas de "Verband der Automobilindustrie", que en alemán significa "Asociación de la Industria del Automóvil". Como puede deducirse, esta norma EDI tiene su origen en Alemania y se utiliza principalmente en la industria del automóvil. Se estableció para proporcionar un protocolo fiable y unificado para la comunicación de datos en cadenas de suministro extensas y complejas.1
La norma VDA se utiliza ampliamente en las cadenas de suministro del sector de la automoción para facilitar el intercambio estructurado de datos entre fabricantes, proveedores y empresas de logística.
Como todas las normas EDI, el formato VDA esboza un conjunto de directrices que, cuando se utilizan eficazmente, permiten una comunicación fluida entre distintos sistemas, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los datos y facilitando unas transacciones comerciales eficientes.
Componentes de un mensaje VDA
En esencia, un mensaje VDA consiste en datos estructurados lógicamente que representan una única transacción o un documento comercial. Suele contener varias secciones, entre las que se incluyen:
- "Datenkopf" (cabeza de datos): La parte introductoria de un mensaje VDA. Sirve de "cabecera" y suele contener información que identifica y describe el mensaje en su conjunto. Esta información puede incluir los ID del remitente y el destinatario, la fecha y hora de creación del mensaje y el tipo de mensaje VDA. Su objetivo es proporcionar metadatos esenciales sobre el mensaje al sistema receptor.
- "Datenhauptteil" (cuerpo de datos): El contenido principal o "cuerpo" del mensaje VDA. Aquí es donde se encuentran los datos detallados y específicos de la transacción. Esta parte del mensaje contiene todos los segmentos de datos relacionados con la transacción, incluyendo detalles del artículo, cantidades, fechas, direcciones, etc. Es el corazón del mensaje VDA que contiene la información más crítica.
- "Datenschlussel" (pie de datos): El "pie de página" del mensaje VDA. Esta parte suele indicar el final del mensaje y puede contener datos resumidos como recuentos totales o sumas de comprobación. Es crucial para verificar la completitud e integridad de los datos recibidos.
Un elemento fundamental de cualquier mensaje VDA son los denominados «conjuntos de transacciones» o «T-sets». En un mensaje VDA, los T-sets son conjuntos de segmentos de datos que representan un tipo específico de transacción comercial. Por ejemplo, un T-set puede representar una orden de compra o un albarán de entrega. Estos conjuntos de transacciones constituyen la base del intercambio de documentos comerciales VDA y contribuyen a estandarizar la comunicación entre los socios comerciales del sector de la automoción. Cada T-set se identifica mediante un código específico de la VDA, lo que lo hace universalmente reconocible en los sistemas que cumplen con los estándares de la VDA.
Lista de códigos VDA
Cada código VDA representa un tipo específico de documento comercial o transacción, garantizando así una comunicación estructurada y uniforme dentro del marco VDA. Actúan como indicadores de casi todos los niveles adicionales de información que se proporcionan en un mensaje VDA.
Para empezar, he aquí algunos ejemplos comunes de códigos VDA:
| Código VDA | Descripción |
| 4905 | Consejos de despacho |
| 4913 | Previsión de entregas a demanda |
| 4915 | Calendario de entregas |
| 4916 | Consulta del estado de la serie |
| 4927 | Instrucciones de embalaje |
| 4938 | Denuncia |
| 4950 | Datos de envasado |
| 4965 | Solicitud de desviación del diseño |
| 4971 | Nota de crédito |
| 4981 | Preparación de ofertas |
| 4984 | Solicitud de desglose de costes |
| 4987 | Solicitud de cambio de ingeniería |
| 4988 | Acuerdo de garantía de calidad |
| 4991 | Solicitud de desviación |
| 4994 | Datos de calidad en la producción por lotes |
| 4997 | Solicitud de cambio de ingeniería |
| 4998 | Acuerdo logístico |
| 8001 | Notificación de envío |
| 8006 | Orden de entrega JIT |
| 8008 | Llamada de despacho, secuenciada |
| 8012 | Notificación de envío |
| 8015 | Llamada a la central |
| 8031 | Instrucciones de envío |
Cómo se construyen los mensajes VDA
La construcción de un mensaje VDA implica varios componentes, cada uno de los cuales añade una capa de información a la comunicación global. Para ilustrar cómo sucede esto, veamos cada capa una por una utilizando el ejemplo de un mensaje VDA común: una orden de compra.
Comprender cómo se estructuran los mensajes VDA puede ayudar a las organizaciones a mejorar la precisión de los datos y a agilizar la comunicación en las redes de socios comerciales.
Caracteres utilizables: El idioma
En el nivel más básico, un mensaje VDA se compone de caracteres ASCII estándar imprimibles.
- Caracteres alfabéticos: De la A a la Z (sólo mayúsculas)
- Caracteres numéricos: 0 a 9
- Caracteres especiales: Un conjunto de caracteres especiales, como . , - ( ) / = + : ? ' y espacios
Permiten construir de forma flexible una gama de mensajes que abarca mensajes comerciales, administrativos y de transporte.
Elementos de datos: Palabras
A diferencia de otros estándares EDI, los elementos de datos no tienen códigos explícitos en un mensaje VDA. En su lugar, se comunican en un formato estructurado dentro de tipos de mensajes VDA específicos, que sí tienen códigos.
Sin embargo, conceptualmente, los elementos de datos son los mismos en VDA que en cualquier otra norma EDI. Son las "palabras" del mensaje que contienen una información específica. Pueden ser simples, indicar una cantidad o una fecha, o utilizar varios elementos de datos simples para representar datos más complejos, como un identificador de producto.
Estos elementos de datos constituyen los componentes básicos de un mensaje VDA y garantizan que la información se intercambie en un formato coherente y normalizado.
Por ejemplo, en el contexto de nuestra orden de compra, cualquiera de los siguientes elementos de datos básicos podría incluirse en el mensaje:
| Elemento de datos | Descripción |
| PO_Number | El identificador único de la Orden de Compra. |
| ID_proveedor | El identificador del proveedor. |
| Fecha | Fecha de emisión de la orden de compra. |
| Número_de_artículo_de_línea | El identificador para cada línea única en la orden de compra. |
| ID_producto | El identificador del producto solicitado. |
| Cantidad | El importe del producto solicitado. |
| Precio_Unitario | El precio de cada unidad del producto. |
| Fecha_entrega | La fecha especificada para la entrega del producto. |
| Dirección de envío | Dirección a la que debe enviarse el producto. |
| Comentario | Cualquier nota o instrucción adicional relacionada con la orden de compra. |
Segmentos: Frases
Los segmentos son las "frases" de un mensaje VDA. Constan de elementos de datos relacionados lógicamente que, juntos, contienen una información completa.
Por ejemplo, en nuestro ejemplo de orden de compra, un segmento podría ser "BSNR 10", donde "BSNR" es un identificador de segmento que significa una partida de orden de compra, y "10" es un elemento de datos que indica la cantidad que se pide.
Conjuntos T: Párrafo
Los conjuntos T o conjuntos de transacciones son similares a los "párrafos" de un mensaje VDA. Todos los segmentos relacionados que juntos representan una transacción comercial forman un conjunto T.
Siguiendo con nuestro ejemplo de la orden de compra, una serie de segmentos que representan partidas individuales se unen para formar un conjunto T que significa una orden de compra completa. Puede incluir:
| Segmentos (Partidas) | Descripción |
| 511 4500001234 | Segmento para el número de pedido 4500001234 |
| 512 10201 | Segmento para el proveedor ID 10201 |
| 513 20220301 | Segmento para la fecha de pedido 20220301 (formateado como AAAAMMDD) |
| 515 4500001234 4500001234 10 BSNR | Segmento para la partida de compra, con ID de producto 4500001234, cantidad 10 y BSNR 4500001234 |
| 519 A 4500001234 | Segmento para datos o instrucciones adicionales, en este caso, un identificador 4500001234 y "A" que podría representar una instrucción o un estado. |
Mensajes: Un conjunto completo de acciones
De la misma forma que varios párrafos forman un documento completo en inglés, un conjunto de T-sets relacionados forma un mensaje VDA completo, que representa un documento o transacción comercial completa.
Veamos un ejemplo simplificado en el contexto de un pedido de compra (el formato y la estructura reales del VDA son más complejos):
511 4500001234
512 10201
513 20220301
515 4500001234 4500001234 10 BSNR
519 A 4500001234
511 4500001234
512 10202
513 20220302
515 4500001234 4500001234 20 BSNR
519 B 4500001235
524
Este ejemplo simplificado incluye dos conjuntos T:
- 511 4500001234 representa el número de Orden de Compra.
- 512 10201 es el ID del proveedor.
- 513 20220301 significa la fecha del pedido.
- 515 4500001234 4500001234 10 BSNR es el artículo de línea de compra con ID de producto, BSNR y cantidad.
- 519 Un 4500001234 es un segmento con datos o instrucciones adicionales.
- 511 4500001234 representa el mismo número de pedido.
- 512 10202 es el ID de proveedor de la segunda partida.
- 513 20220302 indica la fecha de pedido de la segunda partida.
- 515 4500001234 4500001234 20 BSNR es la Partida de Compra con ID de Producto, BSNR y Cantidad para la segunda partida.
- 519 B 4500001235 es un segmento con datos o instrucciones adicionales para la segunda partida.
- 524 significa el final del mensaje.
Estos dos conjuntos T juntos forman un mensaje VDA completo para un pedido de compra con dos partidas. Aunque este ejemplo simplifica la complejidad del formato VDA, da una idea de cómo se organizan los elementos de datos.
Archivos de transmisión: Mensajes múltiples
Un fichero de transmisión en términos VDA, también conocido comúnmente como intercambio, es el paquete de datos EDI completo enviado de una parte a otra. Sirve como contenedor de todos los mensajes VDA relacionados que se comunican en una única transmisión.
El fichero de transmisión está estructurado para incluir información sobre el remitente y el destinatario, la fecha y hora de la transmisión y los mensajes contenidos. Los mensajes incluidos en el fichero de transmisión pueden representar diversos documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas, avisos de expedición, etc.
Este enfoque ayuda a las organizaciones a intercambiar múltiples documentos empresariales de forma eficiente, al tiempo que se mantiene la coherencia y la integridad de los datos a lo largo de todo el proceso de comunicación.
Cómo puede ayudar un socio EDI
Aunque la norma VDA ofrece una comunicación de datos sólida y eficaz, descifrar sus entresijos puede resultar complicado y llevar mucho tiempo, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas.
Un socio con experiencia en EDI puede ayudar a simplificar la integración con VDA, la asignación de datos EDI y la comunicación continua con los socios comerciales, al tiempo que reduce la complejidad de la implementación.
De vital ayuda es el uso del EDI a través de VAN (Value-Added Network). Se trata de una red privada que alberga el intercambio seguro de mensajes EDI y puede automatizar la traducción entre normas EDI utilizando software de mapeo EDI.
En Data Interchange, ofrecemos servicios EDI flexibles que simplifican la aplicación de las normas EDI. Con el socio adecuado, es posible evitar la complejidad de la adopción y traducción de EDI, lo que le permite cumplir con confianza cualquier requisito de los socios de la cadena de suministro.
Sección de preguntas frecuentes
Entre los códigos VDA más habituales se encuentran el VDA 4905 (Aviso de envío), el VDA 4913 (Previsión de entrega bajo pedido), el VDA 4915 (Calendario de entregas), el VDA 4984 (Solicitud de desglose de costes) y el VDA 8001 (Notificación de envío). Estos códigos contribuyen a estandarizar la comunicación entre los socios comerciales.
Los conjuntos de transacciones VDA ofrecen un método estructurado para el intercambio electrónico de documentos comerciales. Contribuyen a mejorar la precisión de los datos, a reducir el procesamiento manual y a garantizar una comunicación coherente en todas las operaciones de la cadena de suministro.
VDA permite el intercambio de diversos documentos comerciales, entre los que se incluyen los calendarios de entrega, las notificaciones de envío, los avisos de expedición, las instrucciones de embalaje, los presupuestos y las solicitudes de modificación técnica.
La VDA ofrece un marco estandarizado para el intercambio de información entre fabricantes, proveedores y empresas de logística, lo que contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la coherencia de los datos en toda la cadena de suministro del sector de la automoción.
Sí. Data Interchange ofrece soluciones y experiencia en EDI para ayudar a las organizaciones a implementar, gestionar y traducir mensajes VDA, lo que permite una comunicación eficaz con los socios comerciales y simplifica la adopción e integración del EDI.
