Jak wybrać właściwego dostawcę EDI w 2022 r.

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to cyfryzacja wymiany między komputerami kluczowych dokumentów biznesowych w łańcuchach dostaw od lat 60. ubiegłego wieku, kiedy to po raz pierwszy zastosowano ją w celu przyspieszenia przepływu dokumentów przewozowych i transportowych. 

Metodologia ta jest szczególnie istotna dla coraz bardziej złożonego handlu globalnego, a widoczność łańcucha dostaw, elastyczność i planowanie to tylko niektóre z powodów, dla których aż 85% firm, w tym Walmart, Volkswagen i Amazon, postawiło na rozwiązania EDI, aby rozwijać się pomimo ostatnich niepowodzeń.

Nawet w obliczu złożoności globalnego łańcucha dostaw, EDI pozwala na znacznie szybsze procesy przy niższych kosztach. Jednak, ponieważ jego znaczenie w wielu branżach wciąż rośnie, zdolność do odczuwania prawdziwych korzyści z EDI nadal zależy od skutecznego wdrożenia z pomocą właściwego dostawcy EDI. 

W Data Interchange posiadamy wieloletnie doświadczenie w zakresie EDI w wielu branżach. Nasz współzałożyciel Phillip Friend był nawet zaangażowany w rozwój pierwszych protokołów EDI dla branży motoryzacyjnej w latach 80-tych. Dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić rozwiązania EDI dostosowane do potrzeb każdego sektora. 

Jednak poszukiwanie odpowiedniego dostawcy jest tak wyjątkowe, jak wyzwania, przed którymi stoi Twój łańcuch dostaw. Dlatego w tym artykule wykorzystaliśmy naszą rozległą wiedzę na temat EDI, aby przyjrzeć się kilku pytaniom, które powinieneś sobie zadać, szukając dostawcy EDI spełniającego specyficzne potrzeby Twojej firmy. 

Czy potrzebujesz wsparcia, czy dasz radę sam?

Integracja i zarządzanie EDI wśród globalnych partnerów może być niezwykle skomplikowana, co oznacza, że nawet firmy, które uważają się za zdolne do obsługi EDI, muszą zadać sobie pytanie o poziom wsparcia, jakiego oczekują od dostawcy. 

Z reguły poziomy wsparcia dostawców mieszczą się gdzieś pomiędzy dwoma kontrastującymi kategoriami, którymi są:

• Usługi zarządzane: Zarządzanie systemami EDI jest odciążone do sprzedawcy, który zapewnia ciągłe wsparcie w zakresie konserwacji technicznej, monitorowania transakcji, a nawet specyfikacji partnerów handlowych.
• Usługi niezarządzane: Dostawcy dostarczają wszystkie narzędzia niezbędne do zarządzania EDI, ale pozostawiają integrację, nadzór i codzienną obsługę zespołom wewnętrznym.

Firmy wybierające pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami będą musiały rozważyć dostępne zasoby, wewnętrzne doświadczenie i ogólny budżet EDI. Dla firm, które już zajmują się EDI jako główną kompetencją, usługi niezarządzane, które skutecznie eliminują pośrednika, oferują pewien poziom wewnętrznej swobody, jak również potencjał do bardziej natychmiastowych zmian w terenie. 

Jednakże, ponieważ szybsze wprowadzanie i korzyści z adaptacji w dużej mierze kształtują sukces w nowoczesnym krajobrazie EDI, potencjalnie przestarzała obsługa wewnętrzna może stać się pułapką, która uniemożliwia korzyści dla łańcucha dostaw, które EDI ma do zaoferowania w pierwszej kolejności. To jeden z powodów, dla których usługi zarządzane szybko zyskują na popularności. Rozwiązywanie problemów związanych z wdrażaniem EDI bez zwiększania obciążenia pracą jest szczególnie cenne, podobnie jak profesjonalny nadzór, który zapewnia wdrożenie nowoczesnych najlepszych praktyk EDI.

EDI w chmurze czy w siedzibie firmy?

Wybierając dostawcę EDI, firmy muszą upewnić się, że identyfikują partnera zdolnego do dostarczenia rozwiązania EDI, które spełnia specyficzne wymagania ich działalności. Oznacza to, że należy zdecydować się na EDI w chmurze lub rozwiązanie stacjonarne, a następnie dokonać odpowiedniego wyboru dostawcy.

Przyjrzyjmy się nieco bardziej szczegółowo rozwiązaniom EDI on-premises i opartym na chmurze: 

• On-premises EDI: Często preferowany przez firmy z istniejącym doświadczeniem EDI lub małych łańcuchów dostaw, on-premises EDI jest wdrażany na miejscu za pośrednictwem serwerów wewnętrznych. Są to kompletne rozwiązania, a eliminacja kosztów takich jak opłaty za dane i dostawcy może być również zaletą dla firm już zatrudniających ekspertów EDI we własnym zakresie.
• EDI w chmurze: EDI w chmurze, dostępne za pośrednictwem połączenia sieciowego, zwiększa wydajność, poprawia widoczność i ułatwia płynną współpracę. Mówiąc wprost, rozwiązania oparte na chmurze wymagają mniej czasu i zasobów do budowy i zarządzania. Dwa najlepsze przykłady rozwiązań EDI opartych na chmurze to EDI przez VAN (Value Added Network) i Web EDI. 

Stale zmieniający się krajobraz biznesowy uwydatnił potrzebę elastycznych, szybkich rozwiązań, które dostosowują się do wyzwań w miarę ich pojawiania się. Stanowi to silny argument za podejściem opartym na chmurze do EDI w większości przypadków, co ma również dodatkową zaletę w postaci wyjątkowej opłacalności.

Niemniej jednak, dla firm chcących uniknąć polegania na firmach trzecich i dodatkowych kosztach, które mogą się z tym wiązać, jednorazowe wydatki związane z całkowicie samodzielnie zarządzanymi rozwiązaniami lokalnymi mogą być nadal atrakcyjne. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku, gdy w pełni obsadzone zespoły IT mogą z łatwością sprostać takim wyzwaniom, jak skomplikowane, długie wprowadzanie do systemu.

Zrozumienie, jak dobrze wyposażony jest dostawca, aby dostarczyć rozwiązanie, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, jest istotną częścią decyzji o wyborze odpowiedniego dostawcy EDI dla Twojej firmy.

A co z Twoimi partnerami w zakresie dostaw?

Chociaż rozwiązania EDI powinny bez wątpienia spełniać Twoje specyficzne wymagania, warto również pamiętać, że w dużej mierze rozważasz EDI w pierwszej kolejności, aby zwiększyć atrakcyjność jako perspektywa dla handlu. Dlatego też należy rozważyć, w jaki sposób dostawca przynosi korzyści zarówno obecnym partnerom w łańcuchu dostaw, jak i przyszłym klientom. 

Niestety, przewidywanie potrzeb firm, z którymi do tej pory miałeś ograniczone kontakty, może być trudne, zwłaszcza jeśli nie posiadasz odpowiedniej komunikacji w łańcuchu dostaw. Niezależnie od wewnętrznej specyfiki, wybór idealnego dostawcy EDI jest możliwy dzięki rozważeniu zróżnicowanych potrzeb partnerów handlowych w ogóle, poprzez zadawanie kluczowych pytań, takich jak:

• Czy partnerzy handlowi potrzebują wsparcia? Tylko biorąc pod uwagę doświadczenie w zakresie EDI i istniejące integracje partnerów, można zapewnić elastyczne rozwiązania niezbędne dla globalnego zasięgu, pozytywnego zarządzania relacjami z dostawcami (SRM) i widoczności w całej sieci. W zależności od poziomu doświadczenia dostawców i zrozumienia EDI, dostawcy będą musieli albo zaoferować wsparcie w czasie rzeczywistym, albo procesy, które pasują do obecnych operacji. 
• Jak często trzeba włączać/wyłączać dostawców? Konieczne jest również zrozumienie, jak często kończą się relacje z dostawcami, jak prawdopodobne jest, że w najbliższej przyszłości będą oni wchodzić na rynek lub z niego schodzić, oraz jak najlepiej sprawić, aby było to płynne doświadczenie dla wszystkich. Dostawcy, którzy oferują szybsze wprowadzanie na rynek oraz dostosowanie do szerokich protokołów komunikacyjnych i standardów, powinni być priorytetem dla firm, które regularnie zmieniają relacje z dostawcami, podczas gdy skupienie się na partnerach handlowych o dłuższym stażu wymaga priorytetowego potraktowania SRM i zwiększonej widoczności jako standardu.

Tylko dzięki uwzględnieniu tych czynników na wczesnym etapie, firmy mogą zidentyfikować rozwiązania EDI, które działają na korzyść wszystkich partnerów, a tym samym czerpać korzyści z niezwykle ważnych, silnych, opartych na współpracy relacji z dostawcami, jakie może zaoferować EDI. 

EDI jako usługa to Twoja odpowiedź

Zbyt często, gdy rozważa się dostawców EDI, można odnieść wrażenie, że trzeba iść na niemożliwe kompromisy. W rzeczywistości jednak, najlepszy możliwy dostawca powinien oferować pełne rozwiązanie, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby bez kompromisów.

W Data Interchange opracowaliśmy nowoczesne rozwiązanie EDI, które nazywamy EDI-jako-usługa, aby upewnić się, że spełniamy Twoje wymagania, zamiast prosić Cię o ustalenie priorytetów. Oferując idealną mieszankę opartego na chmurze nadzoru ekspertów i dostosowanych do potrzeb własnych rozwiązań, to wieloaspektowe podejście XXI wieku do EDI oferuje najbardziej atrakcyjną możliwą odpowiedź na wszystkie podniesione priorytety dostawców, pomagając tym samym Tobie i Twoim partnerom handlowym cieszyć się szeregiem korzyści, które obejmują:

• Uproszczone wprowadzanie na rynek
• Pełna adaptacja standardów i protokołów EDI
• Kontrola jednego źródła prawdy
• Przewidywalne koszty
• Uproszczona automatyzacja

Elastyczność i wsparcie oferowane przez EDI-as-a-Service są niezbędne, aby firmy mogły zachować przewagę konkurencyjną, niezależnie od tego, jak branże będą się zmieniać w 2022 roku. Aby dowiedzieć się dokładnie, dlaczego możemy być idealnym dostawcą, który zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby w zakresie EDI w ciągu najbliższego roku i później, skontaktuj się z ekspertem już dziś.