Odkrywanie usług EDI w chmurze w ERP: Architektura, bezpieczeństwo i skalowalność

Integracja ERP i EDI ma kluczowe znaczenie dla nowoczesnych operacji biznesowych. EDI ułatwia wymianę informacji między firmą, partnerami w łańcuchu dostaw i klientami. ERP organizuje te informacje, aby kierować i komunikować wewnętrzne operacje biznesowe. Błędy, opóźnienia i ręczne procesy mogą zakłócić ten przepływ informacji, szkodząc planowaniu, wydajności i dostawom. 

Tradycyjne integracje EDI/ERP stawiają na Twojej drodze złożone techniczne przeszkody. Wiele firm zwróciło się do chmury w poszukiwaniu odpowiedzi, co stało się łatwiejsze dzięki przyjęciu technologii open-source. Chmura stawia jednak własne wyzwania, a mianowicie: 

1. Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami: Chociaż dostawcy usług w chmurze stosują rygorystyczne środki bezpieczeństwa, żaden system nie jest odporny na naruszenia. W zależności od branży, wymagania dotyczące przechowywania i obsługi danych mogą podlegać określonym przepisom (takim jak RODO i HIPAA), z którymi rozwiązanie chmurowe musi być zgodne.
2. Interoperacyjność: Integracja systemu opartego na chmurze z innymi istniejącymi systemami wewnętrznymi lub opartymi na chmurze może być trudna, zwłaszcza jeśli pochodzą one od różnych dostawców.
3. Ukryte koszty: Chociaż rozwiązania chmurowe mogą być bardziej opłacalne, istnieją również ukryte koszty. Mogą one obejmować koszty związane z migracją danych, zapotrzebowaniem na przepustowość sieci lub usługami premium.

W tym artykule dowiemy się, jak ominąć te pułapki, jednocześnie przyjmując strategiczną zmianę w planowaniu przedsiębiorstwa i zarządzaniu łańcuchem dostaw poprzez skuteczne połączenie systemów EDI i ERP w chmurze. Zacznijmy od początku. 

Zrozumienie usług EDI w ERP: Architektura

Architektura integracji EDI z ERP obejmuje złożoną sieć wymiany danych, przechowywania i aktualizacji w czasie rzeczywistym. Co najważniejsze, należy wziąć pod uwagę: 

• Przetwarzanie danych: EDI odpowiada za przekształcanie dokumentów biznesowych do ustandaryzowanego formatu. Ta jednolitość pozwala na efektywne przetwarzanie i integrację danych przez systemy ERP.
• Przechowywanie danych: Przetworzone dane są następnie przechowywane na platformach ERP. Często oparte na chmurze, środowiska te ułatwiają łatwy dostęp, wyszukiwanie i analizę danych.
• Aktualizacje w czasie rzeczywistym: Aby zapobiec dezaktualizacji zestawów danych, należy upewnić się, że zmiany wprowadzone na jednym końcu są niemal natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych funkcjach, zapewniając spójny krajobraz danych.

Jak wygląda dobro

Dobrze funkcjonujący zintegrowany system EDI i ERP to więcej niż suma jego części. Zwiększa on efektywność operacji, zapewniając jednocześnie dodatkowe korzyści:

• Bezproblemowa integracja: Przede wszystkim taki system zapewnia nieprzerwane, wydajne połączenie między ERP i EDI. Obejmuje to uwzględnienie kompatybilności z różnymi formatami danych, protokołami transferu i środkami bezpieczeństwa.
• Minimalna obsługa ręczna: Wykorzystując możliwości oparte na chmurze, systemy te zmniejszają potrzebę ręcznej interwencji, zwiększając w ten sposób wydajność i zmniejszając ryzyko błędów.
• Interoperacyjność: Należy upewnić się, że systemy oparte na chmurze mogą być zintegrowane z istniejącą technologią, w szczególności ze starszymi systemami lokalnymi. Partner EDI może pomóc w ocenie istniejącego stosu technologii i zbudować wszelkie wymagane integracje na zamówienie. 

Bezpieczeństwo danych: Ochrona łańcucha dostaw

Bezpieczeństwo danych ma kluczowe znaczenie dla każdej migracji do chmury. Wiąże się to z dużymi stratami finansowymi i wizerunkowymi. Jeśli jednak zostanie to zrobione prawidłowo, usunięcie ręcznych kroków może w rzeczywistości poprawić bezpieczeństwo, pomagając zapobiec naruszeniu danych i zapewnić zgodność z przepisami. 

Jak więc chronić swoje dane? Oto kilka najlepszych praktyk:

• Szyfrowanie: Szyfrowanie danych w trakcie ich przesyłania i przechowywania stanowi dodatkową warstwę ochrony.
• Kontrola dostępu użytkowników: Ograniczenie tego, kto może uzyskać dostęp do jakich danych, może nie tylko zapobiec wewnętrznym wyciekom, ale także zmniejszyć powierzchnię potencjalnych ataków.
• Regularne audyty: Audyt środków bezpieczeństwa może pomóc zidentyfikować wszelkie potencjalne słabości i proaktywnie je wyeliminować.

Jak wygląda dobro

Bezpieczeństwo danych powinno wykraczać poza reagowanie na zagrożenia i uprzedzanie potencjalnych kwestii bezpieczeństwa. Oznacza to: 

• Działania proaktywne: Wysoko funkcjonujące systemy stale monitorują nietypową aktywność, umożliwiając wykrywanie i reagowanie na potencjalne zagrożenia w czasie rzeczywistym.
• Zaawansowane protokoły bezpieczeństwa: Obejmuje to stosowanie najnowocześniejszych metod szyfrowania i ciągłe ich aktualizowanie zgodnie z postępem technologicznym.
• Zgodność z przepisami: Najlepsze rozwiązania nie tylko spełniają, ale i przewyższają wymogi regulacyjne, zapewniając spokój ducha i pewność, że dane są odpowiednio chronione.

Oczywiście wszystkie te wymagania są specyficzne dla charakteru i profilu ryzyka Twojej firmy. Potrzebujesz partnerów, którzy poważnie podchodzą do kwestii bezpieczeństwa i potrafią dopasować się do Twoich potrzeb. 

Skalowalność i wpływ na koszty: Dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych

Ogólnie rzecz biorąc, skalowalność jest ważnym czynnikiem motywującym do korzystania z chmury. Chmura umożliwia rozszerzenie lub ograniczenie dostępu do infrastruktury i oprogramowania za naciśnięciem jednego przycisku. Nie inaczej jest w przypadku opartych na chmurze systemów EDI i ERP. Co więcej, zintegrowany i zaawansowany system EDI i ERP zapewnia dodatkowe możliwości krytyczne dla skalowania operacji biznesowych, w szczególności:    

• Elastyczność łańcucha dostaw: Wraz z rozwojem firmy może zaistnieć potrzeba przyjęcia nowych partnerów w łańcuchu dostaw. Oparty na chmurze system EDI może obsługiwać różne typy formatów EDI, umożliwiając łatwą integrację z nowymi dostawcami i partnerami.
• Elastyczność operacyjna: Oparte na chmurze systemy ERP zapewniają elastyczną bazę, na której można skalować w górę lub w dół przechowywanie danych, dostęp i funkcje w celu dostosowania do zmian w łańcuchu dostaw, eliminując potrzebę czasochłonnych i kosztownych przeglądów infrastruktury.

Co ważne, modele płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem (pay-as-you-go) oferowane przez wiele usług opartych na chmurze pozwalają bezpośrednio skorelować koszty z użytkowaniem, zapewniając, że nie poniesiesz nadmiernych wydatków na usługi, których nie potrzebujesz.

Jak wygląda dobro

Jak zatem wygląda skalowalne i opłacalne rozwiązanie?

• Adaptacyjna infrastruktura: Oznacza to solidną, elastyczną infrastrukturę, która dostosowuje się w miarę rozwoju lub kurczenia się firmy. Łatwość modyfikowania usług w celu dopasowania ich do bieżących potrzeb jest kluczowym atrybutem dobrego rozwiązania.
• Kalkulacja kosztów oparta na wykorzystaniu: Najlepsze rozwiązania oferują modele kalkulacji kosztów oparte na wykorzystaniu, zapewniając, że opłaty są naliczane tylko za wykorzystaną pojemność. Pozwala to kontrolować budżet przy jednoczesnej maksymalizacji wydajności operacyjnej.
• Przejrzyste ceny: Oprócz kosztów opartych na zużyciu, wszyscy dostawcy powinni być w stanie przedstawić pełny podział kosztów, w tym koszty wszelkich dodatkowych usług premium. W szczególności należy przyjrzeć się wszelkim kosztom związanym z migracją danych i różnicom cenowym między przesyłaniem i pobieraniem danych do chmury. 
• Łatwa rozbudowa: Kluczowe znaczenie ma możliwość rozbudowy systemów w celu dostosowania ich do rozwoju firmy bez konieczności przeprowadzania gruntownych remontów lub migracji. Dostawcy wysokiej jakości będą w stanie wykazać, kiedy i gdzie jest to możliwe.  

Rozpoznanie korzyści kosztowych skalowalnych, zintegrowanych systemów EDI i ERP pozwoli na podjęcie świadomej decyzji o takiej inwestycji. 

Wartość partnera EDI

Partner EDI może pomóc w poruszaniu się po złożoności integracji EDI i ERP oraz znacznie uprościć ogólne zastosowanie EDI. Przyszłość EDI zależy od jego bezpośredniej integracji z pełnym zakresem krytycznych aplikacji biznesowych. Prawidłowa integracja EDI i ERP jest podstawą sukcesu. 

W Data Interchange wbudowaliśmy rozwiązania ERP w serce naszych usług EDI. Możemy tworzyć integracje na zamówienie dla dowolnego dostawcy ERP i mamy gotowe funkcje dla SAP, Sage, Dynamics, Oracle, Netsuite i Infor. Niezależnie od używanego systemu ERP, zapewnia to:   

• Jedno połączenie, wielu partnerów: Nasza sieć DiNet Value Added Network umożliwia zarządzanie pojedynczym połączeniem, a jednocześnie komunikację z ponad 10 000 partnerów biznesowych. Funkcja ta znacznie upraszcza zarządzanie siecią.
• Przejrzystość i kontrola: Dzięki wbudowanej funkcji ścieżki audytu oraz zaawansowanym funkcjom analitycznym i raportowania zyskujesz pełny wgląd w wymianę danych.
• Niezawodność: Nasze usługi przekraczają 99,95% dostępności, zapewniając nieprzerwaną transmisję wiadomości EDI.
• Bezpieczeństwo: Możesz być spokojny o bezpieczeństwo swoich poufnych informacji, dzięki naszemu zaangażowaniu w szyfrowanie danych i certyfikacji ISO 27001.
• Technologia gotowa na przyszłość: Nasze zaawansowane narzędzia oferują pulpity nawigacyjne wyposażone w funkcje filtrowania, ostrzegania i raportowania, umożliwiając firmie korzystanie z rozwijających się technologii i trendów.

Mamy doświadczenie, które pomoże Ci w integracji EDI i ERP. Jeśli jesteś gotowy, aby przejść do chmury z pewnością siebie, skontaktuj się z nami. 

¹ Jak firmy B2B mogą najlepiej wdrożyć systemy ERP - Forbes