5 najczęstszych problemów z implementacją EDI i jak je rozwiązać

Zakłócenia z początku 2020 roku sprawiły, że wiele firm zastanawiało się nad sposobami usprawnienia zarządzania łańcuchem dostaw. Elektroniczna wymiana danych (EDI) pozwala firmom usprawnić te zawiłości łańcucha dostaw i budować silne, zgodne z przepisami relacje z dostawcami, ale nie jest pozbawiona własnych komplikacji.

Skuteczne wdrożenie EDI wymaga planowania. Aby zrobić to dobrze, należy: 

1. Wybierz właściwy typ rozwiązania EDI. 
2. Zapewnij kompatybilność z partnerami z łańcucha dostaw.
3. Integracja danych w całej organizacji.
4. Zarządzaj bezpieczeństwem i kosztami. 
5. Dostosowanie wyników do wymagań i celów biznesowych.

Wykorzystaliśmy ponad trzy dekady doświadczenia w EDI, aby stworzyć listę pięciu najczęstszych błędów, które widzieliśmy w akcji i udzieliliśmy odpowiedzi, jak można ich uniknąć. Naprawiliśmy wiele problemów związanych z wdrażaniem EDI, których można uniknąć, upewniając się, że zaczynasz od właściwej stopy. Poprawi to zwrot z inwestycji i zapewni skuteczny wynik od pierwszego dnia. Zaczynajmy.

1. Niedocenianie złożoności łańcucha dostaw 

EDI to świetny sposób na przezwyciężenie złożoności i usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw. Jednak niedocenianie łańcucha dostaw może wykoleić projekt od samego początku. Należy pamiętać, że "EDI" nie jest tylko jedną rzeczą, ani tak naprawdę "rzeczą" w ogóle. To metodologia obejmująca wiele zestawów standardów i protokołów transmisji. Twoje rozwiązanie musi być zgodne z wymaganiami Twojej firmy i wszystkich firm w Twoim łańcuchu dostaw.   

Globalizacja zaowocowała większymi łańcuchami dostaw, zwiększając zarówno wyzwania, jak i korzyści płynące z wdrożenia EDI. Sztywny system EDI nie będzie w stanie połączyć wszystkich tych interesariuszy i może sprawić, że będziesz zmagać się z ręcznym wprowadzaniem danych i procedurami ad-hoc, które podważą sens całej inwestycji.    

Strategie, które pomogą 

Typ EDI, który wdrażasz, ma duży wpływ na Twoją zdolność do zarządzania złożonością. Usługi zarządzane i oprogramowanie oparte na chmurze mogą rozwiązać i uprościć wiele wyzwań związanych z integracją - więcej na ten temat w następnym rozdziale .    

Oprócz standardów branżowych i regionalnych (np. VDA w niemieckim przemyśle motoryzacyjnym) istnieją trzy wspólne standardy, które z pewnością trzeba będzie uwzględnić: 

• UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Jedyny prawdziwie międzynarodowy zestaw standardów, EDIFACT został opracowany przez ONZ w 1987 roku i jest szeroko stosowany. 
• ASC X12 (Akredytowany Komitet Standardów X12): Dominujący standard w Ameryce Północnej, często określany jako "ANSI X12". Założony przez American National Standards Institute w 1979 roku, ASC utrzymuje standardy X12 wraz z rosnącą liczbą schematów XML specjalnie dla opieki zdrowotnej, ubezpieczeń, transportu rządowego i finansów. 
• GS1 EDI: Część ogólnego systemu GS1, GS1 jest w rzeczywistości podzbiorem EDIFACT, który jest popularny w globalnych łańcuchach dostaw - i wspierany jako nowoczesny rozwój przez organizacje takie jak McKinsey. 

Należy również upewnić się, że system jest w stanie obsłużyć wiele różnych protokołów transmisji. Obejmują one protokoły takie jak FTP, SFTP i HTTP oraz protokoły specyficzne dla EDI, takie jak OFTP, X.400 i AS2.

Wysoki wolumen transakcji, globalni partnerzy i relacje obejmujące wiele branż to prawdopodobne czynniki komplikujące, które należy zaplanować. Złożoność może jednak przybierać różne formy. Na przykład nie należy lekceważyć wyzwania, jakim jest wprowadzenie na rynek dostawcy z niewielkim doświadczeniem w korzystaniu z EDI. 

Pro tip: Od czasu przyjęcia przez Walmart w 2002 roku, AS2 stale rośnie w przyjęciu i popularności jako protokół EDI.

2. Wybór niewłaściwego typu EDI

"Rodzaje EDI" to różne podejścia do wymiany informacji, a każde z nich ma wady i zalety. Wybór, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy, jest krytyczną decyzją na wczesnym etapie, która wpłynie na całe Twoje doświadczenie. Główne typy EDI to: 

• Bezpośrednie EDI (Point-to-Point EDI): Bezpośrednie EDI ustanawia pojedyncze połączenie między dwiema firmami. Zapewnia to największą kontrolę, jest generalnie lokalne i może być opłacalne, jeśli zostanie odpowiednio wykonane. Wymaga jednak również największej wiedzy specjalistycznej, aby skutecznie wdrożyć i może utrudniać dostosowanie się do zmian i / lub wielu protokołów i standardów. 
• EDI przez VAN: VAN (lub Value Added Network) to prywatna sieć utworzona przez stronę trzecią, która służy do wymiany dokumentów. Dodaje to elastyczności i outsourcuje utrzymanie skutecznego rozwiązania. 
• Web EDI: Web EDI upraszcza wymianę informacji poprzez powielanie dokumentów papierowych za pomocą formularzy internetowych. Zapewnia to użytkownikom prosty sposób wprowadzania informacji, które są następnie przekształcane w komunikat EDI. Ten rodzaj rozwiązania jest najczęściej dostarczany przez firmę zewnętrzną i jest szczególnie przydatny dla firm (zarówno Twojej firmy, jak i firm w Twoim łańcuchu dostaw), które mają ograniczone doświadczenie w zakresie EDI.

Każda z powyższych strategii może być realizowana poprzez opcje samoobsługowe lub jako usługa zarządzana. Usługi zarządzane są świetną drogą na skróty do ominięcia problemów z wdrożeniem i mogą pomóc w osiągnięciu bezproblemowych wyników w dłuższej perspektywie. Szczególnie jeśli chcesz zbudować rozwiązanie hybrydowe, które wdraża wiele strategii EDI, usługi zarządzane mogą znacznie uprościć ten proces dla Twojej firmy.  

Strategie, które pomogą    

Nowoczesne rozwiązania EDI koncentrują się na upraszczaniu zaangażowania. Web EDI jest tego doskonałym przykładem, a prostota korzystania z narzędzi opartych na chmurze (zarówno z punktu widzenia zarządzania, jak i użytkownika) sprawia, że mają one kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrożenia EDI i długoterminowej realizacji. Jeśli narzędzia oparte na chmurze i możliwości Web EDI nie są dostarczane "jako usługa", ważne jest, aby zbudować je we własnym zakresie. 

Zasadniczo, jeśli nie masz odpowiednich umiejętności w firmie, bezpośrednie rozwiązanie EDI nie jest właściwym wyborem. Nie zapominaj też o relacjach w łańcuchu dostaw. Twoje rozwiązanie musi nie tylko odpowiadać wymaganiom technicznym Twoich dostawców i klientów, ale także ich doświadczeniu i dojrzałości w zakresie EDI. W każdym rozwiązaniu EDI należy szukać intuicyjnych pulpitów, które filtrują raporty, prostych narzędzi do przesyłania danych, które umożliwiają niedoświadczonym użytkownikom przesyłanie danych, oraz w pełni zintegrowanych rozwiązań, które minimalizują lub usuwają ręczne czynności.   

Pro tip: Zbudowanie rozwiązania hybrydowego, które łączy w sobie elementy wielu typów EDI to dobry wybór, który może poprawić elastyczność relacji w łańcuchu dostaw.

3. Uszkodzone lub niekompletne dane

Rozpoczęcie pracy z EDI wystawi na próbę istniejące dane i wymaga wprowadzenia systemów, które z czasem uproszczą tworzenie danych. Wiele formatów EDI, na przykład EDIFACT, nie było przeznaczonych do czytania i rozumienia przez ludzi. Oznacza to, że wyłapywanie i naprawianie błędów jest trudne i wymaga specyficznych (i coraz rzadziej spotykanych) umiejętności. Nawet jeśli jest to możliwe, ręczne wykrywanie błędów jest czasochłonne i kosztowne - i nadal może skutkować błędami w transakcjach.  

Strategie, które pomogą   

Złe dane często pochodzą z poziomu zamówienia. Zazwyczaj są to nieprawidłowe ceny, pozycje niedostępne w magazynie i/lub zduplikowane zamówienia. Zaletą EDI w zakresie jakości danych jest bezpośrednia integracja systemów, eliminująca błędy ludzkie. Jednak dane te muszą być przede wszystkim poprawne. Najlepszym miejscem do sprawdzenia i poprawy jakości danych jest ich źródło - system ERP lub system partnera handlowego. Warto więc mieć narzędzia do wykrywania błędów w systemie EDI.

Pro tip: Dążąc do 100% wskaźnika przyjęcia EDI, można zminimalizować liczbę ręcznie wprowadzanych danych w łańcuchu dostaw. To z kolei zminimalizuje liczbę błędów w danych.

4. Zapomnienie o bezpieczeństwie

EDI umożliwia bliższy kontakt z partnerami w łańcuchu dostaw. Jednak dzieląc się informacjami, narażasz również elementy swojego wewnętrznego systemu na kontakt z tymi partnerami i odwrotnie. Międzynarodowe relacje mogą dodatkowo komplikować sprawy, dodając różne ramy prawne, zasady prywatności i ochrony danych oraz oczekiwania kulturowe.   

Strategie, które pomogą

Zagrożenia bezpieczeństwa stwarzane przez EDI są częściowo fizjologiczne. Realnie rzecz biorąc, wiele informacji przesyłanych przez EDI było już wcześniej udostępnianych partnerom w łańcuchu dostaw, a teraz odbywa się to po prostu w nowym formacie. Należy jednak upewnić się, że używane są szyfrowane protokoły przesyłania i że dane są odpowiednio przechowywane po obu stronach. Oznacza to otwarte omówienie zasad bezpieczeństwa z partnerami i upewnienie się, że wszyscy czują się komfortowo z zestawem najlepszych praktyk. 

Ważne jest również, aby zrozumieć wrażliwość swoich danych. Na przykład, dane dotyczące zamówień nie są zbyt wrażliwe. Natomiast faktury mogą potencjalnie ujawniać wrażliwe informacje handlowe. Jednak w przypadku zarządzania bardzo wrażliwymi danymi, takimi jak informacje dotyczące opieki zdrowotnej, należy podjąć bardziej rygorystyczne środki ostrożności.

Pro tip: Jeśli wszystkie dane są przechowywane w VAN lub innym hostowanym rozwiązaniu, jest mniej ruchomych części, które trzeba wziąć pod uwagę, aby zapewnić bezpieczny wynik. Należy jednak sprawdzić certyfikaty bezpieczeństwa VAN - na przykład akredytacje ISO 27001.

5. Rosnące koszty

Ostatecznie EDI to oszczędność kosztów. Skuteczne rozwiązanie usprawni logistykę i relacje w łańcuchu dostaw, zapewniając efektywność procesów, przepływu pracy i kosztów. Rozpoczęcie działalności może być jednak kosztowne, a jeśli występują problemy z wdrożeniem EDI, negatywnym skutkiem ubocznym będą dodatkowe koszty. Co najmniej wydłuży to okres zwrotu z inwestycji. 

Ewentualne dodatkowe koszty można ponieść niemal na każdym etapie:

• Rozwój umiejętności w zakresie EDI, struktury organizacyjnej i procesów. 
• Zbudowanie rozwiązania EDI lub znalezienie dostawcy EDI.
• Digitalizacja danych i integracja EDI w całej firmie. 
• Wdrożenie EDI do partnerów handlowych.

Problemy z wdrożeniem EDI wiążą się również z kosztami reputacyjnymi. Wielu producentów będzie karać dostawców, jeśli źle wdrożą EDI, ze względu na jego wpływ na linie produkcyjne. 

Strategie, które pomogą

Unikanie przekroczenia kosztów sprowadza się do planowania. Potrzebujesz jasnego zrozumienia swoich celów, umiejętności wewnętrznych i relacji w łańcuchu dostaw. Następnie należy dokonać wyborów, które pozwolą na stworzenie systemu dostosowanego do właściwych wyników.  

Systemy zarządzane wewnętrznie mogą potencjalnie generować najniższe koszty bezpośrednie. Jednakże, jeśli ten system zawiedzie, lub wymaga znaczących zmian lub uzupełnień w organizacji, korzyści z rozwiązania wewnętrznego mogą szybko zniknąć. EDI przez VAN i/lub Web-EDI są nieocenionymi atutami dla firm, które chcą stworzyć bardziej elastyczne rozwiązanie i uprościć elementy wdrożenia. 

Pro tip: Usługi zarządzane mogą pomóc Ci rozpocząć działalność lub zapewnić długoterminowe rozwiązanie zarządzane, nie prowadząc do spirali kosztów. Przeczytaj o naszych usługach zarządzanych i konsultacjach, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Nie zapominaj o szerszej perspektywie

Wdrożenie EDI wymaga jasnego zestawu celów i solidnego zrozumienia łańcucha dostaw. Bądź szczery co do swojej wewnętrznej wiedzy i pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wymagania swoich dostawców i klientów: ich wymagania techniczne i poziom wiedzy EDI. 

Zasadniczo należy dążyć do uproszczenia użytkowania, zarządzania i elastyczności systemu EDI na każdym kroku. Potrzebujesz hybrydowego rozwiązania, które będzie w stanie pomieścić pełne spektrum formatów, standardów i protokołów, a także będzie użyteczne dla osób z ograniczonym doświadczeniem EDI. Prawdopodobnie oznacza to korzystanie z kombinacji EDI za pośrednictwem VAN, narzędzi Web-EDI i usług zarządzanych.

Skoncentruj się na wynikach biznesowych, które może zapewnić EDI. Częścią tych korzyści jest wydajność łańcucha dostaw. Ale lepsze zrozumienie relacji w łańcuchu dostaw może usprawnić podejmowanie strategicznych i taktycznych decyzji, pomagając stać się firmą bardziej skoncentrowaną na łańcuchu dostaw.