5 najczęstszych problemów z implementacją EDI i jak je rozwiązać

Jeśli rozważasz wdrożenie EDI (Electronic Data Interchange) w 2021 roku, nie jesteś sam. Zeszłoroczne zakłócenia sprawiły, że wiele firm zastanawia się nad sposobami poprawy zarządzania łańcuchem dostaw. EDI to krytyczne narzędzie, które zapewnia stabilność, widoczność i optymalizację. Ale tylko wtedy, gdy jest dobrze wykonane. Skuteczne wdrożenie EDI wymaga planowania. Należy: 

1. Wybierz właściwy typ rozwiązania EDI. 
2. Zapewnij kompatybilność z partnerami z łańcucha dostaw.
3. Integracja danych w całej organizacji.
4. Zarządzaj bezpieczeństwem i kosztami. 
5. Dostosowanie wyników do wymagań i celów biznesowych.

Aby pomóc, wykorzystaliśmy nasze ponad trzydziestoletnie doświadczenie w EDI w Data Interchange, aby stworzyć listę pięciu najczęstszych błędów, które widzieliśmy w działaniu - i dostarczyć odpowiedzi jak możesz ich uniknąć. Możemy naprawiać wdrożenia EDI, które poszły źle. Ale upewnienie się, że zaczynasz na właściwej stopie, poprawi ROI i zapewni efektywny wynik od pierwszego dnia. Zaczynajmy.

1. Niedocenianie złożoności łańcucha dostaw 

EDI to świetny sposób na pokonanie złożoności i poprawę zarządzania łańcuchem dostaw. Ale niedocenianie łańcucha dostaw może wypaczyć projekt od samego początku. Pamiętaj, że "EDI" to nie tylko jedna rzecz - ani w ogóle nie jest to "rzecz". Jest to metodologia obejmująca wiele zestawów standardów i protokołów transmisji. Twoje rozwiązanie musi być dostosowane do wymagań Twojej firmy i wszystkich firm w Twoim łańcuchu dostaw.   

Globalizacja doprowadziła do powstania większych łańcuchów dostaw - zwiększając zarówno wyzwania, jak i korzyści z wdrożenia EDI. Sztywny system EDI nie będzie w stanie połączyć wszystkich tych interesariuszy i może sprawić, że będziesz zmagał się z ręcznym wprowadzaniem danych i doraźnymi procedurami, które podważą cały sens Twojej inwestycji.    

Strategie, które pomogą: 

Typ EDI, który wdrażasz, ma duży wpływ na Twoją zdolność do zarządzania złożonością. Usługi zarządzane i oprogramowanie oparte na chmurze mogą rozwiązać i uprościć wiele wyzwań związanych z integracją - więcej na ten temat w następnym rozdziale .    

Oprócz standardów branżowych i regionalnych (np. VDA w niemieckim przemyśle motoryzacyjnym) istnieją trzy wspólne standardy, które z pewnością trzeba będzie uwzględnić: 

• UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Jedyny prawdziwie międzynarodowy zestaw standardów, EDIFACT został opracowany przez ONZ w 1987 roku i jest szeroko stosowany. 
• ASC X12 (Accredited Standards Committee X12): Dominujący standard w Ameryce Północnej i często określany jako "ANSI X12". Utworzony przez American National Standards Institute w 1979 roku, ASC utrzymuje standardy X12 wraz z rosnącą liczbą schematów XML specjalnie dla opieki zdrowotnej, ubezpieczeń, transportu rządowego i finansów. 
• GS1 EDI: Część ogólnego systemu GS1, GS1 jest efektywnie podzbiorem EDIFACT, który jest popularny w globalnych łańcuchach dostaw - i wspierany jako nowoczesny rozwój przez organizacje takie jak McKinsey. 

Należy również upewnić się, że system jest w stanie obsłużyć wiele różnych protokołów transmisji. Obejmują one protokoły takie jak FTP, SFTP i HTTP oraz protokoły specyficzne dla EDI, takie jak OFTP, X.400 i AS2.

Wysoki wolumen transakcji, globalni partnerzy i relacje obejmujące wiele branż to prawdopodobne czynniki komplikujące, które należy zaplanować. Złożoność może jednak przybierać różne formy. Na przykład nie należy lekceważyć wyzwania, jakim jest wprowadzenie na rynek dostawcy z niewielkim doświadczeniem w korzystaniu z EDI. 

Pro tip: Od czasu przyjęcia przez Walmart w 2002 roku, AS2 stale rośnie w przyjęciu i popularności jako protokół EDI.

2. Wybór niewłaściwego typu EDI

"Typy EDI" to różne podejścia do wymiany informacji, a każdy z nich ma zalety i wady. Wybór, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy jest krytyczną decyzją, która wpłynie na całe Twoje doświadczenie z EDI. Główne typy EDI to: 

• Direct EDI (Point-to-Point EDI): Direct EDI ustanawia pojedyncze połączenie pomiędzy dwoma firmami. Zapewnia to największą kontrolę, jest generalnie w siedzibie firmy i może być opłacalne, jeśli zostanie odpowiednio wykonane. Jednak wymaga również najwięcej wiedzy wewnętrznej do skutecznego wdrożenia i może utrudniać dostosowanie do zmian i/lub wielu protokołów i standardów. 
• EDI przez VAN: VAN (lub Value Added Network) jest prywatną siecią utworzoną przez stronę trzecią, która jest używana do wymiany dokumentów. Dodaje to elastyczności i zleca na zewnątrz utrzymanie efektywnego rozwiązania. 
• Web EDI: Web EDI upraszcza wymianę informacji poprzez powielanie dokumentów papierowych za pomocą formularzy internetowych. Zapewnia to użytkownikom prosty sposób wprowadzania informacji, które są następnie przekształcane w komunikat EDI. Ten typ rozwiązania jest najczęściej dostarczany przez stronę trzecią i jest szczególnie przydatny dla firm (zarówno Twojej firmy, jak i firm w Twoim łańcuchu dostaw), które mają ograniczone doświadczenie w zakresie EDI.

Każda z powyższych strategii może być realizowana poprzez opcje samoobsługowe lub jako usługa zarządzana. Usługi zarządzane są świetną drogą na skróty do ominięcia problemów z wdrożeniem i mogą pomóc w osiągnięciu bezproblemowych wyników w dłuższej perspektywie. Szczególnie jeśli chcesz zbudować rozwiązanie hybrydowe, które wdraża wiele strategii EDI, usługi zarządzane mogą znacznie uprościć ten proces dla Twojej firmy.  

Sugerowana lektura: 10 rzeczy, których należy szukać u dostawcy usług zarządzanych EDI.

Strategie, które pomogą:    

Nowoczesny rozwój EDI koncentruje się na uproszczeniu zaangażowania w EDI. Web EDI jest tego doskonałym przykładem, a prostota korzystania z narzędzi opartych na chmurze (zarówno z punktu widzenia zarządzania, jak i użytkownika) sprawia, że są one kluczowe dla efektywnego wdrożenia EDI i długoterminowej realizacji. Jeśli narzędzia oparte na chmurze i możliwości Web EDI nie są dostarczane "as-a-service", ważne jest, aby budować je we własnym zakresie. 

Zasadniczo, jeśli nie masz odpowiednich umiejętności w firmie, bezpośrednie rozwiązanie EDI nie jest właściwym wyborem. Nie zapominaj też o relacjach w łańcuchu dostaw. Twoje rozwiązanie musi nie tylko odpowiadać wymaganiom technicznym Twoich dostawców i klientów, ale także ich doświadczeniu i dojrzałości w zakresie EDI. W każdym rozwiązaniu EDI należy szukać intuicyjnych pulpitów, które filtrują raporty, prostych narzędzi do przesyłania danych, które umożliwiają niedoświadczonym użytkownikom przesyłanie danych, oraz w pełni zintegrowanych rozwiązań, które minimalizują lub usuwają ręczne czynności.   

Pro tip: Zbudowanie rozwiązania hybrydowego, które łączy w sobie elementy wielu typów EDI to dobry wybór, który może poprawić elastyczność relacji w łańcuchu dostaw.

3. Uszkodzone lub niekompletne dane

Rozpoczęcie pracy z EDI wystawi na próbę istniejące dane i wymaga wprowadzenia systemów, które z czasem uproszczą tworzenie danych. Wiele formatów EDI, na przykład EDIFACT, nie było przeznaczonych do czytania i rozumienia przez ludzi. Oznacza to, że wyłapywanie i naprawianie błędów jest trudne i wymaga specyficznych (i coraz rzadziej spotykanych) umiejętności. Nawet jeśli jest to możliwe, ręczne wykrywanie błędów jest czasochłonne i kosztowne - i nadal może skutkować błędami w transakcjach.  

Strategie, które pomogą:   

Złe dane często pochodzą z poziomu zamówienia. Zazwyczaj pojawiają się nieprawidłowe ceny, pozycje niedostępne w magazynie i/lub zduplikowane zamówienia. Korzyścią z EDI dla jakości danych jest to, że bezpośrednio integrujesz systemy, eliminując błędy ludzkie. Ale te dane muszą być przede wszystkim poprawne. Najlepszym miejscem do sprawdzenia i poprawy jakości danych jest źródło - Twój ERP, lub Twojego partnera handlowego. Wówczas cenne jest posiadanie narzędzi do wykrywania błędów w systemie EDI.

Pro tip: Dążąc do 100% wskaźnika przyjęcia EDI, można zminimalizować liczbę ręcznie wprowadzanych danych w łańcuchu dostaw. To z kolei zminimalizuje liczbę błędów w danych.

4. Zapomnienie o bezpieczeństwie

EDI umożliwia bliższy kontakt z partnerami w łańcuchu dostaw. Jednak dzieląc się informacjami, ujawniasz tym partnerom również elementy swojego wewnętrznego systemu - i vice versa. Relacje międzynarodowe mogą dodatkowo skomplikować sprawy, dodając różne ramy prawne, zasady ochrony prywatności i danych oraz oczekiwania kulturowe.   

Strategie, które pomogą:

Zagrożenia bezpieczeństwa stwarzane przez EDI są częściowo fizjologiczne. Realistycznie rzecz biorąc, już wcześniej dzieliłeś się z partnerami z łańcucha dostaw wieloma informacjami przesyłanymi przez EDI - teraz robisz to tylko w nowym formacie. Musisz jednak zapewnić, że stosowane są szyfrowane protokoły transferu i że po obu stronach odbywa się właściwe przechowywanie danych. Oznacza to otwartą dyskusję na temat polityki bezpieczeństwa z partnerami i upewnienie się, że wszyscy są zadowoleni z zestawu najlepszych praktyk. 

Ważne jest również, aby zrozumieć wrażliwość swoich danych. Na przykład, dane dotyczące zamówień nie są zbyt wrażliwe. Natomiast faktury mogą potencjalnie ujawniać wrażliwe informacje handlowe. Jednak w przypadku zarządzania bardzo wrażliwymi danymi, takimi jak informacje dotyczące opieki zdrowotnej, należy podjąć bardziej rygorystyczne środki ostrożności.

Pro tip: Jeśli wszystkie dane są przechowywane w VAN lub innym hostowanym rozwiązaniu, jest mniej ruchomych części, które trzeba wziąć pod uwagę, aby zapewnić bezpieczny wynik. Należy jednak sprawdzić certyfikaty bezpieczeństwa VAN - na przykład akredytacje ISO 27001.

5. Rosnące koszty

W ostatecznym rozrachunku EDI to oszczędność kosztów. Efektywne rozwiązanie EDI usprawni Twoją logistykę i relacje w łańcuchu dostaw - zapewniając efektywność procesów, przepływu pracy i kosztów. Jednak rozpoczęcie działalności może być kosztowne, a jeśli wystąpią problemy z wdrożeniem, negatywnym efektem ubocznym będą dodatkowe koszty. Co najmniej, wydłuży to okres zwrotu inwestycji. 

Ewentualne dodatkowe koszty można ponieść niemal na każdym etapie:

• Rozwój umiejętności w zakresie EDI, struktury organizacyjnej i procesów. 
• Zbudowanie rozwiązania EDI lub znalezienie dostawcy EDI.
• Digitalizacja danych i integracja EDI w całej firmie. 
• Wdrożenie EDI do partnerów handlowych.

Jeśli wdrożenie EDI nie pójdzie dobrze, narażasz się również na koszty reputacji. Wielu producentów będzie karać dostawców, jeśli popełnią błąd w EDI, ze względu na jego wpływ na linie produkcyjne. 

Strategie, które pomogą:

Unikanie przekroczenia kosztów sprowadza się do planowania. Potrzebujesz jasnego zrozumienia swoich celów, umiejętności wewnętrznych i relacji w łańcuchu dostaw. Następnie należy dokonać wyborów, które pozwolą na stworzenie systemu dostosowanego do właściwych wyników.  

Systemy zarządzane wewnętrznie mogą potencjalnie generować najniższe koszty bezpośrednie. Jednakże, jeśli ten system zawiedzie, lub wymaga znaczących zmian lub uzupełnień w organizacji, korzyści z rozwiązania wewnętrznego mogą szybko zniknąć. EDI przez VAN i/lub Web-EDI są nieocenionymi atutami dla firm, które chcą stworzyć bardziej elastyczne rozwiązanie i uprościć elementy wdrożenia. 

Pro tip: Usługi zarządzane mogą pomóc Ci rozpocząć działalność lub zapewnić długoterminowe rozwiązanie zarządzane, nie prowadząc do spirali kosztów. Przeczytaj o naszych usługach zarządzanych i konsultacjach, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Nie zapominaj o szerszej perspektywie

Kluczem do skutecznego wdrożenia EDI jest jasny zestaw celów i solidne zrozumienie swojego łańcucha dostaw. Bądź szczery w kwestii swojej wewnętrznej wiedzy i pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wymagania swoich dostawców i klientów - ich wymagania techniczne oraz poziom wiedzy o EDI. 

Zasadniczo należy dążyć do uproszczenia korzystania, zarządzania i elastyczności systemu EDI na każdym kroku. Potrzebujesz hybrydowego wyniku, który jest w stanie pomieścić pełne spektrum formatów, standardów i protokołów, a także być używany przez osoby z ograniczonym doświadczeniem EDI. Prawdopodobnie oznacza to użycie kombinacji EDI przez VAN, narzędzi Web-EDI i usług zarządzanych.

Na koniec należy skupić się na efektach biznesowych, jakie może przynieść EDI. Częścią tej korzyści jest efektywność łańcucha dostaw. Jednak lepsze zrozumienie relacji w łańcuchu dostaw może usprawnić podejmowanie decyzji strategicznych i taktycznych, co pomoże Ci stać się firmą bardziej skoncentrowaną na łańcuchu dostaw.