In-house vs Managed Service EDI
Który z nich jest dla Ciebie odpowiedni?
Jego zdolność do digitalizacji i uproszczenia wymiany dokumentów elektronicznych między komputerami w czasie rzeczywistym doprowadziła do przyjęcia elektronicznej wymiany danych (EDI) aż przez 85% firm, w tym czołowe nazwy, takie jak Amazon.1
Nawet w miarę wzrostu złożoności globalnych procesów i operacji na rynkach, siła EDI pozostaje istotna i coraz bardziej niezbędna dla wielu sektorów, takich jak:
- Automotive
- Logistyka
- Produkcja
- Sprzedaż detaliczna
- Opieka zdrowotna
Dla firm chcących uzyskać pełne korzyści z wdrożenia EDI, skuteczne wdrożenie jest niezbędne. Podczas gdy rozwiązania wewnętrzne były tradycyjnie najbardziej logicznym rozwiązaniem dla firm, usługi zarządzane cieszą się coraz większą popularnością ze względu na ich łatwość i efektywność.
W tym artykule szczegółowo rozważamy oba podejścia i określamy, które rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy. Zacznijmy.
Sugerowana lektura: Aby dowiedzieć się, jak możesz zdobyć przewagę konkurencyjną z pomocą rozwiązania EDI, zapoznaj się z naszym darmowym eBookiem -. Przedsiębiorstwo skoncentrowane na łańcuchu dostaw
Co to jest EDI i dlaczego jest ważne?
Historia EDI sięga lat 60-tych, kiedy to Ed Guilbert opracował go jako znormalizowany system umożliwiający śledzenie ładunków za pomocą teleksu, radia, dalekopisu i telefonu. Jednak EDI nie zyskał powszechnego uznania aż do lat 90-tych, kiedy to firmy zdały sobie sprawę z wartości metodologii umożliwiającej swobodny przepływ krytycznych dokumentów biznesowych.
Wykorzystując zestaw najlepszych praktyk, standardów i procesów, które umożliwiają elektroniczną wymianę kluczowych dokumentów biznesowych, EDI od tamtej pory usuwa potrzebę stosowania skomplikowanych i papierowych procesów. Doprowadziło to do znacznego uproszczenia wymiany dokumentacji, w tym zamówień zakupu, dokumentów celnych, faktur i innych.
Poza poprawą relacji z dostawcami i wydajnymi procesami, EDI w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat był w stanie zapewnić przedsiębiorstwom szereg korzyści, w tym:
- Zwiększona widoczność: Pełna przejrzystość procesów zamówień od końca do końca dla przedsiębiorstw i ich partnerów handlowych umożliwia poprawę relacji, a także podejmowanie świadomych decyzji, które ułatwiają doskonalenie usług.
- Zmniejszona liczba błędów ludzkich: Usunięcie ręcznego wprowadzania danych znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, które mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień w realizacji zamówień i innych niepotrzebnych niepowodzeń.
- Zwiększona szybkość: Zautomatyzowany przepływ informacji udostępnianych w czasie rzeczywistym eliminuje potrzebę ponownego wprowadzania informacji lub oczekiwania na czas realizacji, a także zapewnia znacznie szybsze procesy i wyniki.
- Zwiększona wydajność: Szybsze, zautomatyzowane procesy zwiększają wydajność łańcucha dostaw, jednocześnie uwalniając zespoły od konieczności skupienia się na innych obszarach złożonego handlu, takich jak akwizycje i zarządzanie relacjami.
Jak każdy proces, EDI ewoluował, a starsze rozwiązania stały się mniej efektywne, a w niektórych przypadkach nawet przestarzałe ze względu na zmieniające się wymagania globalnego handlu. Dlatego firmy muszą uważnie wybierać swoje rozwiązanie ED I. Oznacza to wybór pomiędzy dwoma najbardziej popularnymi opcjami wdrożenia EDI:
- In-house EDI: Rozwiązanie EDI wdrożone, zarządzane i utrzymywane przez wewnętrzny zespół ekspertów.
- Zarządzane EDI: Rozwiązanie EDI wdrożone i zarządzane przez zewnętrznego dostawcę bez konieczności zakupu lub wdrażania oprogramowania w całej firmie.
Przyjrzyjmy się obu tym podejściom bardziej szczegółowo.
Wewnętrzny EDI
Firmy chcące wdrożyć EDI we własnym zakresie muszą zainwestować. Zarówno w dedykowaną infrastrukturę EDI, jak i w wewnętrzne zespoły posiadające wiedzę i doświadczenie wymagane do sprawnego działania systemu.
Przy takim podejściu wszystkie procesy EDI są obsługiwane wewnętrznie, w tym wdrożenie serwerów i maszyn niezbędnych do zapewnienia kompleksowego rozwiązania EDI. Ponadto zespoły muszą być przygotowane do szybkiego rozwiązywania problemów i zakłóceń, aby zapewnić nieprzerwane działanie procesów biznesowych.
Korzyści wynikające z zastosowania EDI w firmie
In-house EDI jest formą wdrożenia od czasu wzrostu popularności EDI w latach 90-tych. Chociaż wdrożenia tego rodzaju nieco straciły na popularności w świetle coraz bardziej złożonych wymagań EDI i globalnych relacji w łańcuchu dostaw, dobrze obsługiwane wewnętrzne EDI może nadal zapewnić firmom szereg korzyści, w tym:
- Wolność od polegania na osobie trzeciej
- Specjaliści EDI ze szczegółowym zrozumieniem infrastruktury firmy
- Pełna kontrola nad procesami i komunikacją EDI
- Wewnętrzna obsługa relacji z dostawcami i reputacji
- Zdolność do wprowadzania natychmiastowych zmian w systemie
- Rozwiązania dostosowane do unikalnych wymagań i partnerstwa handlowego
Koszty wewnętrznego EDI
Tradycyjnie, finansowe implikacje wdrożenia EDI w firmie były największym minusem tego podejścia. Oprócz inwestycji w infrastrukturę EDI, konieczność zatrudniania dedykowanych zespołów profesjonalistów bezsprzecznie spowodowała wzrost kosztów w miarę rozwoju możliwości EDI.
Ponadto, aby być efektywnym, in-house EDI musi reagować i dostosowywać się do zmian rynkowych, co tworzy dodatkowe i często ukryte koszty, w tym:
- Konserwacja, aktualizacje i naprawy
- Monitorowanie EDI
- Bieżące opłaty licencyjne
- Rozwijająca się infrastruktura, w tym serwery i technologia
Często czasochłonne zajmowanie się każdym z tych aspektów może również kosztować firmy efektywność, ponieważ wymaga zasobów, które mogłyby być lepiej wykorzystane w innym miejscu. Niemniej jednak, przy odpowiednim postępowaniu, pełna kontrola nad relacjami w łańcuchu dostaw, jaką zapewniają rozwiązania wewnętrzne, może pomóc w zarządzaniu relacjami z dostawcami, co zapewnia udane partnerstwo handlowe w dłuższej perspektywie.
Usługi zarządzane EDI
Usługa zarządzana EDI to model wdrażania na zasadzie outsourcingu, w którym dostawca zewnętrzny bierze pełną odpowiedzialność za wdrożenie, utrzymanie i zarządzanie EDI w organizacji.
Korzystając z tej opcji, firmy nie muszą same inwestować w infrastrukturę EDI, ale zamiast tego mogą zlecić te możliwości firmom, które już pracują w ramach ugruntowanych wdrożeń EDI, w pełni wyszkolonym zespołom specjalistów.
Korzyści z usług zarządzanych EDI
Wymagania współczesnych łańcuchów dostaw sprawiły, że usługi zarządzane EDI zyskały w ostatnich latach na popularności. Dzieje się tak dlatego, że w pełni zarządzane rozwiązania, które zapewniają obsługę wszystkich komponentów EDI przez stronę trzecią, w tym mapowanie, konserwację i inne, zapewniły łatwość i wydajność firmom, które nie mają doświadczenia w zakresie EDI.
Zdolność do redystrybucji zasobów wewnętrznych w wyniku zarządzanego EDI może również prowadzić do możliwości rozwoju w innym miejscu, a dalsze korzyści z tej opcji obejmują również:
- Niedrogi dostęp do specjalistycznej wiedzy z zakresu EDI
- Obsługa przez stronę trzecią specyficznych wymagań partnerów handlowych
- Stałe monitorowanie w celu zmniejszenia problemów z łącznością
- Zmniejszone inwestycje w infrastrukturę
- Dostęp do zaktualizowanej technologii EDI
- Zwinne wdrożenia EDI
- Lepsza reakcja partnerów handlowych
Koszty zarządzanej usługi EDI
Przystępność cenowa jest jedną z podstawowych zalet zarządzanych usług EDI, które tradycyjnie działają w oparciu o model subskrypcyjny. Jednak nie można zagwarantować, że zarządzana usługa EDI będzie efektywna kosztowo, a źle dobrani dostawcy stwarzają ryzyko związane z ceną, w tym:
- Niedopasowane procesy EDI
- Utrata kontroli nad wdrożeniem EDI
- Ukryte koszty takich rzeczy jak postęp technologiczny i monitoring
- Czasochłonne przejęcia
Aby usługa zarządzana EDI była przystępna cenowo, należy znaleźć odpowiedniego partnera i rozwiązanie. W szczególności, zwrot z inwestycji (ROI) w przypadku EDI opiera się na partnerstwie, które zapewnia konkretne korzyści związane z przystępnością cenową, w tym ustalanie cen z góry, wsparcie firmy dostosowane do potrzeb klienta oraz bieżącą obsługę EDI, z których wszystkie mogą być trudne do znalezienia.
Uzyskaj wsparcie, którego potrzebujesz dla swojego rozwiązania EDI
Pełna kontrola, jaką oferuje przedsiębiorstwom, oznacza, że wewnętrzne rozwiązanie EDI jest nadal kuszącą opcją dla wielu firm, zwłaszcza tych, które mają ugruntowane wewnętrzne zespoły i doświadczenie. Jednak wraz z rozwojem łańcuchów dostaw i pojawiającymi się wyzwaniami, ograniczenia lub starsze rozwiązania powodują utrudnienia operacyjne.
Dlatego też zarządzane wdrożenia EDI, które zapewniają zwiększone wsparcie, stają się coraz bardziej popularne, ale firmy muszą mieć pewność, że wybierają właściwego dostawcę. W Data Interchange ułatwiliśmy to dzięki EDI-as-a-Service, rozwiązaniu, które łączy narzędzia oparte na chmurze z usługami zarządzanymi.
Wierzymy, że ten remont na miarę XXI wieku jest przyszłością EDI, zapewniając szereg korzyści, które trudno znaleźć gdzie indziej, w tym:
- Widoczność i kontrola: Narzędzia i pulpity nawigacyjne oparte na chmurze zapewniają analizę w czasie rzeczywistym i holistyczny nadzór nad łańcuchem dostaw, dzięki czemu kontrola zawsze pozostaje w Twoich rękach.
- Wsparcie na żądanie: Dostęp do zarządzanego wsparcia, kiedy tylko tego potrzebujesz, upraszcza pomyślną obsługę relacji z dostawcami, a jednocześnie zawsze pomaga rozwijać wewnętrzną wiedzę o EDI.
- Uproszczone wprowadzanie: Elastyczne wykorzystanie wielu typów EDI upraszcza wprowadzanie do systemu w pełnym spektrum standardów EDI, co pozwala na integracyjną obsługę EDI z jednego źródła.
Nie odbierając kontroli zespołom wewnętrznym, zapewniamy efektywną kosztowo, zarządzaną opcję wdrożenia, która zapewnia adaptacyjne, zawsze włączone rozwiązania EDI, na których polegają nowoczesne łańcuchy dostaw.
Aby przekonać się dlaczego EDI-as-a-Service może być dla Ciebie odpowiednią opcją wdrożenia, porozmawiaj z zaufanym ekspertem Data Interchange już dziś.
