Czym jest EDI: Historia i przyszłość elektronicznej wymiany danych

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to wymiana dokumentów i informacji biznesowych między komputerami. Zasadniczo, EDI jest metodologią. Jest to zestaw najlepszych praktyk, standardów, procesów i technologii, które umożliwiają swobodny przepływ informacji pomiędzy różnymi firmami - a konkretnie różnymi firmami w ramach jednego łańcucha dostaw.

Na przykład, producent samochodów (np. BMW) kupuje części od wielu różnych firm. Następnie musi rozprowadzić wyprodukowane samochody do autodetalistów - tylko niektóre z nich są pod bezpośrednią kontrolą BMW. Każde z tych zamówień i faktur może być wykonane ręcznie (drukowanie zamówień, ręczne ponowne wprowadzanie danych, wysyłanie faktur e-mailem lub pocztą itp.) Albo można to zrobić elektronicznie i automatycznie za pomocą EDI.

Jednak, aby automatycznie wymieniać informacje pomiędzy różnymi firmami, różne systemy muszą być w stanie zrozumieć siebie nawzajem. Oznacza to, że muszą one używać znormalizowanego formatowania i kompatybilnej technologii. EDI to wszystkie elementy i procesy wymagane do dostarczenia tego elektronicznego i zautomatyzowanego wyniku.

W Data Interchange spędziliśmy dekady pomagając firmom we wdrażaniu systemów EDI i jesteśmy pionierami nowych sposobów na optymalizację wyników EDI. Tutaj zamierzamy wyjaśnić jak działa EDI, jak się zmienia i jak dokładnie może kształtować przyszłość zarządzania łańcuchem dostaw.

Sugerowana lektura: Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak EDI może zapewnić transformacyjne wyniki biznesowe, sprawdź nasz eBook -. Przedsiębiorstwo skoncentrowane na łańcuchu dostaw.

Skąd się wzięło EDI?

EDI zostało po raz pierwszy wprowadzone do łańcuchów dostaw w latach 60-tych, kiedy to Ed Guilbert opracował formę komunikacji elektronicznej pomiędzy łańcuchami dostaw przesyłek w armii amerykańskiej. Chociaż EDI potrzebował czasu do wczesnych lat 90-tych, aby znaleźć szeroką integrację łańcucha dostaw, EDI był kluczowym czynnikiem ułatwiającym wczesną globalizację. Zamiast polegać na powolnych usługach pocztowych, EDI umożliwił natychmiastową komunikację na duże odległości w erze przed internetem.

Dziś niektóre z największych firm na świecie, w tym pionierzy EDI tacy jak Walmart, Volkswagen i Scania wykorzystują EDI do dostarczania takich korzyści jak:

• Niższe koszty operacyjne
• Zwiększone bezpieczeństwo transakcji
• Szybsza, usprawniona komunikacja
• Usunięcie procesów ręcznych
• I więcej

Wszystko, od handlu detalicznego po opiekę zdrowotną i przemysł motoryzacyjny, skorzystało z EDI. W rzeczywistości nasz współzałożyciel Phillip Friend pomógł opracować pierwszy protokół komunikacyjny EDI w przemyśle motoryzacyjnym (ODETTE FTP - a.k.a. OFTP 2) w latach 80.

Główne standardy EDI

Pierwotne wdrożenia EDI były całkowicie zależne od partnerów handlowych dzielących to samo standardowe oprogramowanie formatu, z których cztery najbardziej powszechne są nadal:

1. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): szeroko stosowane międzynarodowe standardy opracowane przez ONZ w 1987 roku.
2. ASC X12 (Accredited Standards Committee X12): Wprowadzony przez American National Standards Institute w 1979 roku i stosowany głównie w Ameryce Północnej
3. GS1 EDI: Popularne nowoczesne rozwinięcie EDIFACT stosowane w wielu globalnych łańcuchach dostaw.
4. VDA: Nowszy standard EDI, VDA doświadczył szybkiego przyjęcia i jest szeroko stosowany w przemyśle motoryzacyjnym, szczególnie w Niemczech.

Innym wspólnym standardem jest PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL jest szczególnie interesującym opracowaniem, ponieważ zawiera również "standard komunikacyjny" o tej samej nazwie. PEPPOL jest popularny w całej Europie - szczególnie w sektorze publicznym. W Wielkiej Brytanii NHS używa PEPPOL od 2019 roku.

Standardy komunikacji a standardy przekazywania wiadomości

Standardy komunikacyjne to metody przekazywania informacji - często nazywane również protokołami. Standardy komunikacyjne (lub po prostu standardy) to sposób formatowania i prezentacji tych informacji w kontekście protokołu. EDIFACT, X12 i GS1 są przykładami standardów komunikacyjnych.

Najpopularniejsze standardy komunikacyjne (protokoły) to OFTP i AS2, które zostały opracowane specjalnie dla EDI. Jednak powszechne są również protokoły wtórnie wykorzystane. Na przykład HTTP i FTP. PEPPOL został stworzony specjalnie dla EDI i posiada zarówno komponent komunikacyjny jak i standard komunikacyjny.

Różne rodzaje EDI

Na początku proces EDI był czymś w rodzaju pojedynczego punktu, zdominowanego przez to, co obecnie znamy jako "point-to-point EDI" lub "Direct EDI". Point-to-point EDI tworzy bezpośrednią linię komunikacyjną pomiędzy dwoma firmami przy użyciu uzgodnionych protokołów, takich jak AS2 (przyjęty przez Walmart), OFTP lub SFTP.

Niestety, niekompatybilne protokoły i konieczność nadążania za setkami dostawców korzystających z różnych standardów sprawiają, że wiele firm wciąż ma problemy z zarządzaniem integracjami. Od czasu pojawienia się Internetu, EDI ewoluowało. Dwie alternatywy dla bezpośredniego EDI to:

• EDI przez VAN: W tym przypadku wykorzystuje się chmurę hostowaną w celu ułatwienia wymiany informacji. Zamiast konfigurować i utrzymywać bezpośrednie połączenie między wszystkimi partnerami łańcucha dostaw, każdy po prostu utrzymuje połączenie z siecią VAN. Upraszcza to zarządzanie, a dostawcy VAN mogą pomóc w obsłudze szerokiego zakresu protokołów i standardów.
• WebEDI: To często działa w połączeniu z VAN, ale jest specjalnie zdefiniowane przez formularze wejściowe EDI przedstawione jako proste strony HTTP. Ułatwia to mniejszym dostawcom bez systemów EDI angażowanie się w większe przedsiębiorstwa, które wymagają komunikacji w standardzie EDI.

Jednak złożoność globalnego łańcucha dostaw i obecne zagrożenia związane z łańcuchem dostaw nie są w pełni rozwiązywane przez obecne rozwiązania EDI. Nie dziwi więc fakt, że formaty EDI są na dobrej drodze do kolejnej zmiany. Pytanie brzmi: jak dokładnie wyglądają te zmiany i dlaczego są konieczne?

Sugerowana lektura: Różne rodzaje EDI porównane.

Dlaczego EDI musi się zmienić?

EDI w ogromnym stopniu przyczyniło się do optymalizacji i widoczności w globalnych łańcuchach dostaw - nawet w znacznym stopniu wyeliminowało procesy ręczne z komunikacji na długo przed pojawieniem się Internetu. Jednak nie sposób mówić o starszym EDI bez wspomnienia, że pod wieloma względami nigdy nie udało mu się sprostać własnym oczekiwaniom.

Nie jest to niespodzianką w przypadku metodologii, która, powiedzmy sobie szczerze, znacznie wyprzedzała swoje czasy. W związku z tym, że coraz większy nacisk kładzie się na odporność i widoczność łańcucha dostaw, nieodłączne problemy z EDI ponownie mogą stanąć na przeszkodzie. Przede wszystkim obecnie firmy, które po raz pierwszy chcą korzystać z EDI, napotykają na poważne problemy związane z jego wdrażaniem - powolne i skomplikowane procesy (zwłaszcza w przypadku partnerów, którzy nie mają wcześniejszego doświadczenia w zakresie EDI), które w znacznym stopniu uniemożliwiają uzyskanie elastyczności, jaką EDI ma zapewnić.

Nawet gdy systemy są już uruchomione, firmy ciągle potykają się o kolejne komplikacje związane z EDI, w tym:

• Niezgodne protokoły i standardy EDI, które mogą być trudne lub całkowicie niemożliwe do poruszania się w systemach partnerów.
• Siloed i uszkodzone informacje z tyłu ciągłej potrzeby ręcznych go-betweens, ostatecznie zmniejszając wydajność.
• Rosnące koszty, ponieważ firmy walczą z wdrożeniem EDI, które wciąż wymaga szkoleń, digitalizacji danych i wdrożenia w całym łańcuchu dostaw.

Oczywiście, te wyzwania nie są niczym nowym. Jednak wraz ze zmianami w infrastrukturze biznesowej, firmy znacznie częściej oczekują prostych interfejsów i łatwego dostępu do narzędzi opartych na chmurze. Łącznie przyczynia się to do tego, że 41% firm nadal nie posiada żadnych rozwiązań EDI. Znalezienie prostych odpowiedzi jest ważne dla rozszerzenia wartości, jaką EDI może zapewnić w celu uspokojenia niestabilności łańcucha dostaw.

Przyszłość EDI

Jak dokładnie ma się zmienić EDI? Odpowiedź przychodzi w postaci metodologii, którą określamy jako EDI-as-a-Service. To rozszerzenie wdrożeń hybrydowych (obecnie stosowanych w zdecydowanej większości przypadków), łączy usługi zarządzane i rozwiązania oparte na chmurze, aby zapewnić firmom możliwość ostatecznego zapewnienia wyników, których potrzebują nowoczesne łańcuchy dostaw. W szczególności, ten XXI-wieczny remont EDI pozwala firmom cieszyć się godnymi uwagi i bardzo potrzebnymi korzyściami, w tym:

• Uproszczone wprowadzanie do systemu za pomocą opartych na chmurze narzędzi samoobsługowych, które umożliwiają dostosowanie do różnych standardów i protokołów, a także zapewniają, że nawet partnerzy handlowi z niewielkim lub żadnym doświadczeniem w zakresie EDI mogą być utrzymywani w pętli.
• Pełne dostosowanie standardów i protokołów EDI, z wykorzystaniem zarówno automatycznego, jak i prowadzonego przez serwis mapowania EDI.
• Proste w użyciu pulpity nawigacyjne, które umożliwiają każdemu zaangażowanie się w system EDI i łańcuch dostaw oraz znacznie zwiększają widoczność i kontrolę nad tym systemem z punktu widzenia jednego źródła prawdy.
• Usunięcie błędu ludzkiego dzięki automatyzacji wdrożonej wraz z monitoringiem, który w każdej chwili dostrzega błędy i przestoje.
• Przewidywalne koszty dzięki długoterminowym rozwiązaniom opartym na usługach, które wykorzystują narzędzia oparte na chmurze wraz z ofertą dostosowaną do potrzeb klienta, aby uprościć wydatki, a tym samym zwiększyć marżę zysku.

Nie zapominajmy, że w ostatecznym rozrachunku EDI polega na uproszczeniu komunikacji w łańcuchu dostaw i to właśnie oferuje EDI-as-a-Service. Zwiększając kontrolę i poprawiając planowanie, można wyjść poza próby utrzymania rozwiązania EDI i wykorzystać je do napędzania poprawy wyników w organizacji.

Partnerzy strategiczni mogą pomóc

Indywidualne, oparte na usługach podejście EDI-as-a-Service jest punktem zwrotnym, którego potrzebują łańcuchy dostaw i zarządzanie relacjami z dostawcami. Jednak te korzyści nie są możliwe, jeśli nie znajdziesz strategicznego partnera z najnowszą wiedzą branżową i możliwościami niezbędnymi do dostarczenia ich do Twoich drzwi.

W Data Interchange jesteśmy pionierem w dziedzinie EDI, a teraz jesteśmy pionierem lepszego podejścia do EDI w XXI wieku. Z ponad 100 ekspertami EDI pracującymi w naszej stale rosnącej sieci, możemy przeoczyć każdy etap Twojego łańcucha dostaw, spełniając potrzeby Twoje i Twoich partnerów w sposób, który jest nieosiągalny dla ograniczonych możliwości wewnętrznych. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym eBookiem lub skontaktuj się z nami na niezobowiązującą rozmowę, aby dowiedzieć się, jak możemy uprościć EDI dziś, jutro i później.